水利水電工程檔案管理辦法

水利水電工程檔案管理措施第一章總則第一條為加強(qiáng)水利水電工程的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、原則化、規(guī)范化、積極保護(hù)和有效運(yùn)用檔案信息資源，為工程建設(shè)和管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《山東省檔案條例》、《山東省基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理措施》及有關(guān)的規(guī)范和原則，結(jié)合工程實(shí)際，特制定本措施。第二條水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的有保留價(jià)值的多種文字、圖表、照片、磁性載體文獻(xiàn)及計(jì)算機(jī)軟件等不一樣形式的歷史記錄，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，各單位必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入單位目的管理崗位責(zé)任制，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在工程建設(shè)與管理中要?jiǎng)澇鰴n案工作專題經(jīng)費(fèi)，以保障檔案工作的正常開展。第三條檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理措施，積極采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不停提高檔案管理水平，努力實(shí)現(xiàn)“一流工程，一流檔案”。第四條檔案工作要保證檔案的完整精確、安全保管和有效運(yùn)用。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條各單位要根據(jù)工作需要配置政治條件好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其重要職責(zé)是：集中統(tǒng)一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等所有檔案。制定有關(guān)的措施、制度，負(fù)責(zé)接受、保管、記錄、鑒定、提供運(yùn)用等工作，并對(duì)文獻(xiàn)形成單位的檔案工作及文獻(xiàn)材料的形成、整頓、歸檔等狀況進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，保證檔案的完整、系統(tǒng)、精確和案卷質(zhì)量的原則化。第六條檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)和同級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第七條檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具有專業(yè)知識(shí)，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學(xué)歷，身體健康，嚴(yán)守秘密，遵紀(jì)遵法。要保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。第三章文獻(xiàn)材料的歸檔第八條實(shí)行文獻(xiàn)形成單位（部門）立卷制度。各施工單位在工程建設(shè)管理中所形成的科技材料（土方工程、建筑物工程等）、文書文獻(xiàn)及磁性載體材料（照片、錄像帶、錄音帶等）必須按有關(guān)規(guī)定搜集、整頓、分類、立卷和歸檔，并按規(guī)定報(bào)指揮部和監(jiān)理部立案存查，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔、上報(bào)。第九條科技檔案是水利水電工程檔案的重要構(gòu)成部分。建設(shè)期間，各施工單位檔案工作的重點(diǎn)是按《水利水電工程驗(yàn)收實(shí)行細(xì)則》中的規(guī)定和本措施規(guī)定做好科技文獻(xiàn)材料的搜集、整頓、分類、立卷。在竣工驗(yàn)收前，工程指揮部檔案專（兼）職人員會(huì)同建設(shè)、監(jiān)理、施工管理人員進(jìn)行核驗(yàn)、審查，凡不符合歸檔規(guī)定的，限期整改，對(duì)符合規(guī)定的竣工檔案，在竣工驗(yàn)收時(shí)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，移交對(duì)應(yīng)的檔案部門保留。第十條歸檔范圍與案卷質(zhì)量：（一）歸檔的文獻(xiàn)材料要遵照其形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)絡(luò)，精確反應(yīng)工程建設(shè)與管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，便于運(yùn)用和保管。文書檔案與科技檔案分類清晰，組卷合理，防止反復(fù)立卷，與工程項(xiàng)目親密的管理性文獻(xiàn)應(yīng)列入科技檔案（在工程項(xiàng)目中組卷）；文書檔案保管期限劃分精確，卷內(nèi)文獻(xiàn)排列系統(tǒng)，案卷題名簡(jiǎn)要確切，編寫頁(yè)碼、所有檔案的卷內(nèi)目錄一律用微機(jī)打印，認(rèn)真填寫備考表，案卷線裝（去掉金屬物），結(jié)實(shí)美觀，禁用圓珠筆、純蘭墨水、鉛筆書寫及復(fù)寫，以利長(zhǎng)期保留。（二）科技檔案、文書檔案、照片及磁性載體檔案的歸檔范圍與案卷質(zhì)量的詳細(xì)規(guī)定見本措施附錄一、附錄二、附錄三。第十一條歸檔套（份）數(shù)、時(shí)間。（一）科技檔案：正本（原件）二份（套），其中一份（套）報(bào)指揮部立案存查，副本三份（套）。在竣工驗(yàn)收前歸檔完畢，在竣工驗(yàn)收后的二周內(nèi)上報(bào)。（二）文書檔案：原則定為二套，一套定稿與印件；一套供借閱。（三）照片連同對(duì)應(yīng)的文字材料一并歸檔；磁性載體檔案以盒、帶為單位歸檔。第十二條凡歸檔（上報(bào)）的科技文獻(xiàn)材料、整頓立卷后要編制案卷目錄，并由指揮部和監(jiān)理部分管負(fù)責(zé)人簽字。第十三條保管期限：科技檔案原則上定為“永久”（50年以上）、密級(jí)定為“秘密”，文書檔案參照有關(guān)規(guī)定，根據(jù)文獻(xiàn)材料的重要程度確定。第十四條為保證歸檔文獻(xiàn)材料的完整、精確、系統(tǒng)，要嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)應(yīng)可控制措施：（一）檔案工作與工程建設(shè)堅(jiān)持兩同步一超前的建檔原則，即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文獻(xiàn)材料的歸檔規(guī)定同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度同檢查文獻(xiàn)材料的形成狀況同步；單元、分部、單位工程驗(yàn)收及所有工程竣工初步驗(yàn)收前必須首先對(duì)對(duì)應(yīng)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。（二）建設(shè)、監(jiān)理及施工管理單位均要明確一名專（兼）職檔案人員或工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)所承擔(dān)的建筑物或土方工程建設(shè)全過程文獻(xiàn)材料的監(jiān)督、檢查及搜集，嚴(yán)格登記，妥善保管，做好立卷、歸檔工作。（三）監(jiān)理部檔案人員要督促、檢查指導(dǎo)科技文獻(xiàn)材料形成單位的立卷、歸檔工作，發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)材料短缺及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善。（四）監(jiān)理單位專（兼）職檔案人員要加強(qiáng)歸檔前文獻(xiàn)材料的管理工作，會(huì)同工程技術(shù)人員對(duì)文獻(xiàn)材料的歸檔狀況進(jìn)行定期檢查。（五）指揮部、監(jiān)理部對(duì)已接受的分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收及所有工程竣工初步驗(yàn)收要進(jìn)行認(rèn)真的校核，進(jìn)行必要的補(bǔ)充，完善立卷、歸檔工作。第四章檔案的管理與運(yùn)用第十五條各施工單位要按本措施制定各項(xiàng)管理細(xì)則，要根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置符合規(guī)定的專用檔案庫(kù)房和對(duì)應(yīng)的檔案設(shè)施，按有關(guān)原則嚴(yán)格保管檔案，保證檔案安全，防止檔案的破損、霉變和散失，任何單位、個(gè)人不得偽造或私自銷毀檔案。第十六條各施工單位要加強(qiáng)檔案工作的平常管理，指揮部和監(jiān)理部對(duì)各單位檔案工作狀況進(jìn)行定期考核和不定期抽查，其考核成果作為評(píng)比獎(jiǎng)勵(lì)的根據(jù)和評(píng)估優(yōu)質(zhì)工程的條件之一。第十七條編制多種檢索工具，最大程度地滿足運(yùn)用者的需要，采用多種形式積極服務(wù)，重視運(yùn)用效果。第十八條在工程建設(shè)期間，對(duì)檔案的綜合管理及單項(xiàng)管理成績(jī)突出的單位及個(gè)人可予以精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。凡未按規(guī)定規(guī)定提交竣工檔案的單位，延緩工程驗(yàn)收，財(cái)務(wù)不予結(jié)算，限期改正，直至合格為止。第十九條檔案的鑒定措施待工程建成并成立管理部門后另行制定。第五章附則第二十條本措施合用于水利水電工程。第二十一條本措施自下達(dá)之日起執(zhí)行。附錄一科技檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量規(guī)定一、科技檔案歸檔范圍1.可研匯報(bào)與評(píng)估征詢材料。2.上級(jí)批文、指導(dǎo)性技術(shù)文獻(xiàn)和有關(guān)工程專業(yè)會(huì)議文獻(xiàn)。3.有關(guān)規(guī)定、措施、規(guī)范。4.工程招、投標(biāo)文獻(xiàn)及協(xié)議、協(xié)議。5.征地賠償、移民遷安、確權(quán)劃界的有關(guān)文獻(xiàn)、證明材料及圖表。6.科學(xué)試驗(yàn)成果材料。7.工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、測(cè)量、氣象、地震等資料，環(huán)境影響評(píng)價(jià)。8.設(shè)計(jì)（圖紙、計(jì)算書、闡明書、概算書）及設(shè)計(jì)批復(fù)。9.設(shè)計(jì)變更告知及補(bǔ)充修改圖紙。10.動(dòng)工匯報(bào)、施工方案、組織設(shè)計(jì)和技術(shù)交底材料。11.施工原始記錄（建筑材料、砼、砂漿試驗(yàn)匯報(bào)等）。12.施工單位的工程質(zhì)量檢查、檢測(cè)、試驗(yàn)、勘查、觀測(cè)、鑒定及分析匯報(bào)等原始記錄。13.與工程建設(shè)有關(guān)的照片、錄相、錄音等原始資料。14.建設(shè)質(zhì)檢、監(jiān)理單位的有關(guān)工程質(zhì)量檢查、檢測(cè)、試驗(yàn)等原始資料。15.工程建設(shè)、監(jiān)理、施工大事記及日志。16.工程質(zhì)量事故處理及檢查記錄。17.工程驗(yàn)收計(jì)劃的同意文獻(xiàn)。18.隱蔽工程、單元工程、分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收簽證、鑒定書及有關(guān)資料。19.竣工圖紙及工程竣工驗(yàn)收的所有材料。重要包括：工程設(shè)計(jì)總結(jié)匯報(bào)；工程建設(shè)管理匯報(bào)；工程施工管理總結(jié)匯報(bào)；工程建設(shè)監(jiān)理匯報(bào)；工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督及檢測(cè)匯報(bào)；竣工預(yù)算、決算匯報(bào)；工程建設(shè)征地賠償及移民遷安匯報(bào)；初步驗(yàn)收工作匯報(bào)；竣工驗(yàn)收工作匯報(bào)；工程試運(yùn)行或管理狀況匯報(bào)。20.水文測(cè)驗(yàn)水質(zhì)監(jiān)測(cè)資料。21.工程投入運(yùn)行后的管理、工程改建、擴(kuò)建、綠化、歲修的多種技術(shù)性文獻(xiàn)及圖紙。22.建筑物運(yùn)用及渡汛方案。23.工程運(yùn)用及調(diào)度規(guī)劃。24.設(shè)備開箱驗(yàn)收，隨機(jī)圖樣及技術(shù)性資料。25.其他有價(jià)值的技術(shù)性文獻(xiàn)材料。二、科技檔案案卷質(zhì)量規(guī)定（一）引用原則（GB/T11822—89）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般規(guī)定（二）術(shù)語(yǔ)1.科學(xué)技術(shù)檔案：是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保留價(jià)值的文字、圖表等不一樣形式的歷史記錄。2.科技文獻(xiàn)材料：是記錄和反應(yīng)科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的文字、圖表等技術(shù)文獻(xiàn)的總稱。3.案卷：由互相聯(lián)絡(luò)的若干文獻(xiàn)組合而成的一種檔案保管單位。4.卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文獻(xiàn)及其排列次序的目錄。5.卷內(nèi)備考表：闡明案卷內(nèi)文獻(xiàn)狀況的表格。6.檔號(hào)：檔案的編號(hào)。包括分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)。（三）案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料的排列1.建設(shè)項(xiàng)目按根據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（初設(shè)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收、調(diào)度運(yùn)行等次序排列。2.案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。3.案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料排列規(guī)定文字材料在前，圖樣在后。（四）案卷的編目1.編寫案卷頁(yè)號(hào)（1）案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。（2）頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙目萍嘉墨I(xiàn)材料在右下角編寫頁(yè)碼；雙面書寫的科技文獻(xiàn)材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁(yè)號(hào)。（3）案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。2.案卷封面的編制案卷封面采用外封面形式。案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)要、精確提醒卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料的內(nèi)容，一律用中文書寫。編制單位：填寫案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料的形成單位。編制日期：填寫案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料的起止日期。3.卷內(nèi)目錄的編制次序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。文獻(xiàn)材料題名：亦稱文獻(xiàn)標(biāo)題，填寫科技文獻(xiàn)材料標(biāo)題的全稱。文獻(xiàn)編號(hào)：填寫文獻(xiàn)的文號(hào)或圖紙的圖號(hào)。責(zé)任者：填寫文獻(xiàn)材料的直接編制部門。日期：填寫編制科技文獻(xiàn)材料的年、月、日。（6）頁(yè)次：填寫每份科技文獻(xiàn)材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)次，最終一份科技文獻(xiàn)材料要寫明起止頁(yè)號(hào)。（7）卷內(nèi)目錄排列在案卷科技文獻(xiàn)材料的首頁(yè)之前。4.卷內(nèi)備考表的編制（1）卷內(nèi)備考表要注明案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要闡明的問題。（2）卷內(nèi)備考表排在案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料的尾頁(yè)之后。（3）卷內(nèi)備考表要填寫立卷人及日期。5.案卷脊背的編制：其項(xiàng)目有案卷題名及檔號(hào)。（五）案卷裝訂的規(guī)定1.案卷可采用裝訂文字材料和不裝訂圖紙兩種形式。2.案卷內(nèi)不一樣尺寸的科技文獻(xiàn)材料要折疊為統(tǒng)一幅面（297mm×210mm），圖紙的標(biāo)題欄應(yīng)便于查看。3.案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物。4.案卷不裝訂時(shí)須在每份科技文獻(xiàn)材料的右上方加蓋檔號(hào)章。并逐件編件號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄依次排列有序。檔號(hào)章的位置在每件文獻(xiàn)首頁(yè)的右上角，其格式與尺寸是：（六）檔案裝具卷皮、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷盒、案卷脊背一律執(zhí)行國(guó)標(biāo)。上述裝具及施工日志簿、施工大事記簿、監(jiān)理日志簿等由監(jiān)理部統(tǒng)一制作。附錄二文書檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量規(guī)定一、引用原則機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范GB9705—88文書檔案案卷格式二、文書檔案歸檔范圍但凡反應(yīng)本單位工作活動(dòng)，具有查考運(yùn)用價(jià)值的文獻(xiàn)材料均屬歸檔范圍。（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文獻(xiàn)材料1.上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的重要文獻(xiàn)材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文獻(xiàn)，以及普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文獻(xiàn)。3.黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查當(dāng)?shù)貐^(qū)、本單位工作時(shí)的重要指示、發(fā)言、題詞。4.代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文獻(xiàn)的最終草稿和印本。5.上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文獻(xiàn)（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）。（二）本單位的文獻(xiàn)材料1.本單位組織召開的多種會(huì)議的全套會(huì)議文獻(xiàn)，以及在工作活動(dòng)中形成的重要文獻(xiàn)材料。2.本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）多種正式文獻(xiàn)的簽發(fā)稿、印制稿，重要文獻(xiàn)的修改稿。3.本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文獻(xiàn)、下級(jí)單位的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)文獻(xiàn)。4.本單位及其所屬內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)。5.反應(yīng)本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文獻(xiàn)材料。6.本單位檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文獻(xiàn)材料。7.本單位或本單位匯總的記錄報(bào)表和記錄分析資料。8.內(nèi)容重要的人民來信，來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示和本單位處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理匯報(bào)，記錄分析材料等。9.本單位成立、合并、撤銷、更更名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文獻(xiàn)材料。10.本單位制定的工作條例、章程、制度等文獻(xiàn)材料。11.本單位歷史沿革、大事記、年鑒、反應(yīng)本單位重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物。12.本單位（包括上報(bào)和下批）干部任免（包括立案）調(diào)配、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等文獻(xiàn)材料。13.本單位的財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)。14.本單位編印的快報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本。15.本單位與有關(guān)單位簽訂的多種協(xié)議、協(xié)議書等文獻(xiàn)材料。（三）同級(jí)單位和非從屬單位的文獻(xiàn)材料1.同級(jí)單位和非從屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)文獻(xiàn)。2.有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作檢查形成的重要文獻(xiàn)。3.同級(jí)單位和非從屬單位與本單位聯(lián)絡(luò)、協(xié)商工作的重要來往文獻(xiàn)。（四）下級(jí)單位的文獻(xiàn)材料下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、匯報(bào)、總結(jié)、經(jīng)典材料、記錄報(bào)表等文獻(xiàn)。下級(jí)單位報(bào)送的法規(guī)性立案文獻(xiàn)。三、文書檔案的案卷質(zhì)量規(guī)定（一）歸檔的文獻(xiàn)材料種類、份數(shù)以及每份文獻(xiàn)的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（二）在歸檔的文獻(xiàn)材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文獻(xiàn)的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文獻(xiàn)與原件立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。（三）不一樣年度的文獻(xiàn)一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最終一年立卷；跨年度的會(huì)議文獻(xiàn)放在會(huì)議開幕年立卷。監(jiān)察、審計(jì)、信訪及紀(jì)檢的文獻(xiàn)需結(jié)案的放在結(jié)案年立卷。（四）卷內(nèi)文獻(xiàn)材料的排列：密不可分的文獻(xiàn)材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要地法規(guī)性文獻(xiàn)的定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性的文獻(xiàn)材料在前，調(diào)查根據(jù)材料在后。（五）卷內(nèi)文獻(xiàn)材料應(yīng)按排列次序、依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文獻(xiàn)材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。（六）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄。對(duì)文獻(xiàn)材料的題名不要隨意更改或簡(jiǎn)化；沒有題名的應(yīng)擬寫題名外加“[]”號(hào)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和重要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。（七）卷內(nèi)目錄的填寫1.次序號(hào)的填寫：按卷內(nèi)文獻(xiàn)次序填寫次序號(hào)。正件與附件，批復(fù)與附件，批復(fù)與請(qǐng)示等只占一種次序號(hào)，但題名都要填寫清晰。2.文號(hào)的填寫：每一頁(yè)目錄第一件文獻(xiàn)的文號(hào)要填寫齊全，下面發(fā)文機(jī)關(guān)相似者可只填號(hào)數(shù)。3.責(zé)任者的填寫：第一份文獻(xiàn)要填寫直接編制部門的全稱，如作者相似，可用“″”號(hào)表達(dá)。4.日期的填寫：要準(zhǔn)時(shí)間先后排列，每頁(yè)的第一件文獻(xiàn)的年、月、日要填寫齊全，如下文獻(xiàn)若年代相似可只填寫月、日。5.頁(yè)號(hào)的填寫：填寫每份文獻(xiàn)首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最終一份文獻(xiàn)要填寫起止頁(yè)號(hào)。（八）卷內(nèi)備考表排在卷內(nèi)材料之后，凡有關(guān)卷內(nèi)文獻(xiàn)材料的闡明，均應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，同步填寫立卷姓名，并由審核人簽字。（九）卷內(nèi)文獻(xiàn)材料要用統(tǒng)一規(guī)格的辦公原則用紙，裝訂線以外嚴(yán)禁書寫文字，對(duì)破損的文獻(xiàn)進(jìn)行裱糊，長(zhǎng)頁(yè)折齊，短頁(yè)貼補(bǔ)，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制，并與原件一起立卷。（十）案卷采用三孔一線的措施裝訂，不裝訂的案卷，卷中的文獻(xiàn)應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。（十一）案卷封皮，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清晰。案卷題名要簡(jiǎn)要，確切地反應(yīng)卷內(nèi)文獻(xiàn)材料的內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡(jiǎn)潔。一般在30—40個(gè)字為宜。用耐久材料書寫，字跡要工整、清晰。（十二）案卷封皮：軟卷皮裝訂后再裝硬卷盒。（十三）文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄、備考表、檔號(hào)的格式執(zhí)行《文書檔案案卷格式》（GB9705—88）。附錄三照片、磁性載體檔案的搜集范圍及整頓、歸檔規(guī)定一、引用原則GB/T1182—89照片檔案管理規(guī)范DA/T15—95磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范二、照片、磁性載體檔案搜集范圍（一）省市領(lǐng)導(dǎo)同志和著名學(xué)者、專家在視察考察、檢查工作、聽取匯報(bào)、審閱本工程等重大公務(wù)活動(dòng)中所形成的照片及錄像（音）帶。（二）反應(yīng)本單位重要職能活動(dòng)和工作成果的錄像（音）、照片檔案。（三）工程施工現(xiàn)場(chǎng)表?yè)P(yáng)會(huì)議，動(dòng)工、竣工典禮等的照片、錄像（音）檔案。（四）工程施工中拍攝的關(guān)鍵項(xiàng)目（如工程施工的關(guān)鍵部位，隱蔽工程、新技術(shù)、事故缺陷及竣工狀況等）的錄像（音）帶及照片檔案。（五）其他具有保留價(jià)值的照片、磁性載體檔案。三、照片檔案的整頓規(guī)定（一）搜集歸檔規(guī)定底片、照片、闡明齊全。底片與照片的影像相符（二）照片檔案的整頓1.整頓原則：保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)絡(luò)利于保管，便于運(yùn)用。其底片應(yīng)單獨(dú)整頓和寄存，照片和闡明一同整頓和寄存。2.底片整頓措施（1）底片分類：將一種全宗內(nèi)的底片提成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種，并單獨(dú)整頓和寄存。（2）底片編號(hào)：在全宗內(nèi)編流水號(hào)，即全宗號(hào)——底片號(hào)（例如：2—536）；底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處。（3）底片保管：放入專用底片袋內(nèi)，并在右上方標(biāo)明底片號(hào)；按底片號(hào)次序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?cè)。3.闡明的編寫措施和規(guī)定（1）符號(hào)闡明的項(xiàng)目有：照片號(hào)（案卷內(nèi)照片的次序號(hào)）、底片號(hào)和參見號(hào)[與本張（組）照片有聯(lián)絡(luò)的其他檔案的檔號(hào)]。（2）文