行政文件保管年限

06行政類行政類檔案保留年限基準(zhǔn)表適用各機(jī)關(guān)（構(gòu)）及學(xué)校一般行政之檔案，範(fàn)圍含括綜合業(yè)務(wù)、研考業(yè)務(wù)、議事管理、對外聯(lián)繫、文書管理、檔案管理、採購業(yè)務(wù)、出納管理、財產(chǎn)管理、物品管理、車輛管理、廳舍管理、法令規(guī)章等。0601綜合業(yè)務(wù)本項次包括公務(wù)登錄；出版品、圖書及刊物管理；資訊管理；公報彙編及管理；工作檢核；訓(xùn)練及講習(xí)等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註 060101-1-2公務(wù)登錄本機(jī)關(guān)日誌、大事記、公務(wù)登記簿、工作概況或備查簿提供上級機(jī)關(guān)編製機(jī)關(guān)年鑑或大事記所需相關(guān)文獻(xiàn)永久保留三年060102-1出版品、圖書及刊物管理出版品編印發(fā)行之相關(guān)文獻(xiàn)三年出版品至少應(yīng)永久保留一份-2060103-1資訊管理收受他機(jī)關(guān)編印出版品及管理圖書與刊物之相關(guān)文獻(xiàn)行政業(yè)務(wù)資訊化規(guī)劃、建置相關(guān)作業(yè)及文獻(xiàn)一年五年-2060104-1-2公報彙編及管理行政業(yè)務(wù)資訊化應(yīng)用、管理、維護(hù)相關(guān)作業(yè)及文獻(xiàn)編印、發(fā)行及管理公報等相關(guān)文獻(xiàn)收受及管理他機(jī)關(guān)編印公報等相關(guān)文獻(xiàn)三年三年一年公報至少應(yīng)永久保留一份060105工作檢核事務(wù)管理各項工作檢查、考核之紀(jì)錄、報告及相關(guān)文獻(xiàn)三年含內(nèi)、外部查核事項，如上級機(jī)關(guān)查考等060106-1-2訓(xùn)練及講習(xí)本機(jī)關(guān)主辦之訓(xùn)練及講習(xí)計畫、報告、會議資料及相關(guān)文獻(xiàn)參訓(xùn)機(jī)關(guān)收受訓(xùn)練及講習(xí)計畫、報告、會議資料及相關(guān)文獻(xiàn)五年一年0602研考業(yè)務(wù)本項次包括計畫及報告；研究報告；追蹤列管及績效評估；為民服務(wù)等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註060201-1計畫及報告本機(jī)關(guān)編擬之中長程施政計畫、年度施政計畫、施政綱要、施政目標(biāo)施政報告及重要專案計畫之相關(guān)文獻(xiàn)永久保留-2本機(jī)關(guān)例行性計畫之相關(guān)文獻(xiàn)十年-3收受他機(jī)關(guān)之中長程施政計畫、年度施政計畫、施政綱要、施政目標(biāo)、施政報告及專案計畫之相關(guān)文獻(xiàn)五年060202-1-2研究報告機(jī)關(guān)自行研究、委託專案研究及出國研究等結(jié)案報告及電子檔機(jī)關(guān)自行研究、委託專案研究及出國研究之相關(guān)過程性文獻(xiàn)永久保留三年060203-1追蹤列管及績效評估重要專案計畫之追蹤管制相關(guān)文獻(xiàn)十年-2-3例行性計畫、交辦案件之追蹤管制相關(guān)文獻(xiàn)重要專案計畫工作考核（成）及績效評估相關(guān)文獻(xiàn)五年永久保留-4例行性計畫工作考核（成）及績效評估相關(guān)文獻(xiàn)十年060204-1-2為民服務(wù)推動為民服務(wù)方案、計畫及考評、獎懲相關(guān)文獻(xiàn)民意調(diào)查、人民陳情案件、民眾申辦案件電子化單一窗口、首長與民有約活動等相關(guān)文獻(xiàn)十年三年0603議事管理本項次包括會報（議）；一般議事管理事項等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註060301會報（議）本機(jī)關(guān)首長召集例行性主管會報（議）之資料、紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留060302一般議事管理事項會議登記紀(jì)錄、、會前準(zhǔn)備工作檢查表及相關(guān)文獻(xiàn)一年0604對外聯(lián)繫本項次包括民意機(jī)關(guān)聯(lián)繫；新聞聯(lián)繫；監(jiān)委巡察；一般公共關(guān)係事項等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註060401-1民意機(jī)關(guān)聯(lián)繫交辦、質(zhì)詢及擬答資料或紀(jì)錄、國（議）會聯(lián)繫之相關(guān)文獻(xiàn)十年-2民意代表拜會、訪視之活動資料、紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)一年060402新聞聯(lián)繫新聞稿、記者會之相關(guān)文獻(xiàn)三年060403-1監(jiān)委巡察監(jiān)委巡察本機(jī)關(guān)之資料、紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)五年-2收受他機(jī)關(guān)監(jiān)委巡察資料、紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)三年060404一般公共關(guān)係事項其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人聯(lián)繫、參訪活動及一般婚喪喜慶之邀請函、賀卡、請柬、題辭、出刊序、輓聯(lián)等相關(guān)文獻(xiàn)一年0605文書管理本項次包括收發(fā)文處理；公文流程管理；一般文書管理；印信管理等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註060501-1收發(fā)文處理收發(fā)文紀(jì)錄（含機(jī)密文書專設(shè)文簿）、公文登錄簿三十年收發(fā)文紀(jì)錄經(jīng)認(rèn)證電子型式者，保留年限亦同，如紙本與經(jīng)認(rèn)證電子型式併存時，紙本保留年限得調(diào)降-2移文單、各項傳遞簽收紀(jì)錄一年

060502公文流程管理文書稽催管制、流程簡化、公文查考及運用資訊技術(shù)相關(guān)工作等相關(guān)文獻(xiàn)三年060503-1-2一般文書管理年度發(fā)文代字綜合性、週知性相關(guān)文獻(xiàn)三年一年060504-1-2印信管理印信申請、啟用、製換發(fā)、繳銷及印模單用印申請單永久保留三年用印申請單經(jīng)認(rèn)證電子型式者，保留年限亦同，如紙本與經(jīng)認(rèn)證電子型式併存時，紙本保留年限得調(diào)降0606檔案管理本項次包括檔案點收；檔案檢調(diào)；檔案移交；檔案清理；檔案鑑定；一般檔案管理等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註060601檔案點收歸檔紀(jì)錄及逾期歸檔案件稽催表（單）三年本項目相關(guān)表（單）經(jīng)認(rèn)證電子型式者，保留年限亦同，如紙本與經(jīng)認(rèn)證電子型式併存時，紙本保留年限得調(diào)降060602-1檔案檢調(diào)調(diào)案紀(jì)錄卡（單）保留至借調(diào)檔案銷毀或移轉(zhuǎn)調(diào)案紀(jì)錄卡（單）經(jīng)認(rèn)證電子型式者，保留年限亦同，如紙本與經(jīng)認(rèn)證電子型式併存時，紙本保留年限得調(diào)降-2機(jī)關(guān)或民眾申請借閱檔案等相關(guān)文獻(xiàn)五年-3調(diào)卷（案）單、展期單、催還單及調(diào)案數(shù)量統(tǒng)計表一年保留年限自檔案歸還之日起算060603檔案移交機(jī)關(guān)檔案移交清冊及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留060604-1-2-3檔案清理本機(jī)關(guān)之檔案銷毀計畫、銷毀目錄、移轉(zhuǎn)目錄及相關(guān)文獻(xiàn)（含銷毀及移轉(zhuǎn)核準(zhǔn)函）收受他機(jī)關(guān)之檔案銷毀計畫、銷毀目錄、移轉(zhuǎn)目錄及相關(guān)文獻(xiàn)檔案清查計畫、報告、盤點、銷毀執(zhí)行之相關(guān)文獻(xiàn)永久保留三年二十年060605檔案鑑定會議資料、鑑定報告、鑑定分析單及相關(guān)文獻(xiàn)二十年060606-1-2-3一般檔案管理文號、檔號對照表及相關(guān)文獻(xiàn)本機(jī)關(guān)目錄彙送、檔案立案編目、檔案保留修護(hù)、檔案複製、庫房管理及檔案應(yīng)用計畫、簿冊(紀(jì)錄)及相關(guān)文獻(xiàn)收受他機(jī)關(guān)目錄彙送、檔案立案編目、檔案保留修護(hù)、檔案複製、庫房管理及檔案應(yīng)用計畫、簿冊(紀(jì)錄)及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留三年一年

0607採購業(yè)務(wù)本項次包括巨額採購；未達(dá)巨額或為商業(yè)性轉(zhuǎn)售或用於製造產(chǎn)品、提供服務(wù)以供轉(zhuǎn)售目的所為之採購；終止或解除契約，且未重行辦理招標(biāo)；取消採購；依政府採購法第九十九條甄選投資廠商；與採購標(biāo)的之設(shè)計、結(jié)構(gòu)或安全有關(guān)之資料；採購爭議處理；一般採購管理等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註060701-1巨額採購採購標(biāo)的物屬消耗性質(zhì)者，自機(jī)關(guān)開始計劃至廠商完畢契約責(zé)任期間（含未得標(biāo)廠商及流標(biāo)或廢標(biāo)）所產(chǎn)生之採購文獻(xiàn)二十年巨額採購係依「投標(biāo)廠商資格與特殊或巨額採購認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)」定義；含驗收程序者，保留年限自所有驗收之日起算；無驗收程序者，保留年限自最後付款之日起算-2採購標(biāo)的物屬非消耗性質(zhì)者，自機(jī)關(guān)開始計劃至廠商完畢契約責(zé)任期間（含未得標(biāo)廠商及流標(biāo)或廢標(biāo)）所產(chǎn)生之採購文獻(xiàn)三十年060702未達(dá)巨額或為商業(yè)性轉(zhuǎn)售或用於製造產(chǎn)品、提供服務(wù)以供轉(zhuǎn)售目的所為之採購自機(jī)關(guān)開始計劃至廠商完畢契約責(zé)任期間（含未得標(biāo)廠商及流標(biāo)或廢標(biāo)）所產(chǎn)生之採購文獻(xiàn)五年含驗收程序者，保留年限自所有驗收之日起算；無驗收程序者，保留年限自最後付款之日起算060703終止或解除契約，且未重行辦理招標(biāo)自機(jī)關(guān)開始計劃至終止或解除契約期間所產(chǎn)生之採購文獻(xiàn)二十年保留年限自終止或解除契約之日起算060704取消採購自機(jī)關(guān)開始計劃至取消採購期間所產(chǎn)生之採購文獻(xiàn)十年保留年限自取消採購之日起算060705060706依政府採購法第九十九條甄選投資廠商與採購標(biāo)的之設(shè)計、結(jié)構(gòu)或安全有關(guān)之資料自機(jī)關(guān)開始計劃至廠商完畢契約責(zé)任期間所產(chǎn)生之採購文獻(xiàn)採購案件自機(jī)關(guān)開始計劃至標(biāo)的報廢期間所產(chǎn)生之採購文獻(xiàn)五年一年保留年限自廠商完畢契約責(zé)任之日起算保留年限自標(biāo)的報廢之日起算060707採購爭議處理採購爭議（含司法訴訟、訴願、仲裁、調(diào)解等）相關(guān)文獻(xiàn)二十年司法裁判書、訴願決定書、仲裁判斷書、調(diào)解書及審議判斷書之保留年限自收受送達(dá)之日起算060708-1-2一般採購管理本機(jī)關(guān)採購稽核、採購事項蒐集、公告、協(xié)調(diào)、案例態(tài)式等週知性文獻(xiàn)收受他機(jī)關(guān)採購稽核、採購事項蒐集、公告、協(xié)調(diào)、案例態(tài)式等週知性文獻(xiàn)三年一年0608出納管理本項次包括各項費用扣繳；收付款作業(yè)；出納帳表；一般出納管理等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註060801各項費用扣繳扣繳各種稅款、捐款、貸款、保險費及借支等款項相關(guān)文獻(xiàn)七年060802收付款作業(yè)現(xiàn)金、票據(jù)、有價證劵、保管品、各項押標(biāo)金、保證金及保固金等收付款紀(jì)錄、表單等相關(guān)文獻(xiàn)保留至相關(guān)會計憑證銷毀有約定保固案件者，保留至保固期滿後三年060803出納帳表-1機(jī)關(guān)員工薪津發(fā)放清冊保留至相關(guān)會計憑證銷毀-2現(xiàn)金出納備查簿、零用金備查簿、存庫保管品備查簿、保管品紀(jì)錄簿、保管品月報表、傳票遞送簿、銀行往來帳、催收欠款單及其他各種收支相關(guān)文獻(xiàn)保留至相關(guān)會計帳簿及重要備查簿銷毀060804一般出納管理印鑑登記更換、領(lǐng)取公庫支票人員異動及一般出納會辦事項等相關(guān)文獻(xiàn)三年0609財產(chǎn)管理本項次包括動產(chǎn)；不動產(chǎn)；權(quán)利；有價證券；珍貴動產(chǎn)、珍貴不動產(chǎn)等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註060901-1-2動產(chǎn)管理機(jī)關(guān)獲得（含撥入、受贈、購置、孳生、交換、其他）、登記、減損（含轉(zhuǎn)撥、報廢、贈與、交換、毀損、遺失、其他）等相關(guān)文獻(xiàn)主管及層轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)收受他機(jī)關(guān)獲得（含撥入、受贈、購置、孳生、交換、其他）、登記、減損（含轉(zhuǎn)撥、報廢、贈與、交換、毀損、遺失、其他）等相關(guān)文獻(xiàn)十年三年主管機(jī)關(guān)係依預(yù)算法第三條定義保留年限自管理機(jī)關(guān)完畢減損程序後起算-3管理機(jī)關(guān)租（借）用及收益等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)五年保留年限自契約屆滿之日起算-4-5-6-7保養(yǎng)、維修及管理之紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)管理機(jī)關(guān)奉準(zhǔn)報廢財產(chǎn)之變賣及估價作業(yè)等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)主管及層轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)收受他機(jī)關(guān)租（借）用及收益等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)實施盤點及盤點紀(jì)錄等相關(guān)文獻(xiàn)五年五年三年三年-8保險單及相關(guān)文獻(xiàn)三年保留年限自契約屆滿之日起算-9主管及層轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)收受他機(jī)關(guān)奉準(zhǔn)報廢財產(chǎn)之變賣及估價作業(yè)等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)三年-10管理機(jī)關(guān)財產(chǎn)報告及相關(guān)文獻(xiàn)三年-11主管及層轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)收受他機(jī)關(guān)財產(chǎn)報告及相關(guān)文獻(xiàn)一年060902-1不動產(chǎn)管理機(jī)關(guān)獲得（來源含接受、徵收、購置、撥用、受贈、新登錄、沒收、交換）、登記及減損（含轉(zhuǎn)撥、報廢、贈與、交換、毀損、其他）等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留-2主管及層轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)收受他機(jī)關(guān)獲得（來源含接受、徵收、購置、撥用、受贈、新登錄、沒收、交換）、登記及減損（含轉(zhuǎn)撥、報廢、贈與、交換、毀損、其他）等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)五年-3管理機(jī)關(guān)開發(fā)運用委託經(jīng)營、委託管理、出租、借用及收益等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)五年保留年限自契約屆滿之日起算-4-5保管、維護(hù)及管理之紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)主管及層轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)收受他機(jī)關(guān)開發(fā)運用委託經(jīng)營、委託管理、出租、借用及收益等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)五年三年-6實施盤點及盤點紀(jì)錄等相關(guān)文獻(xiàn)三年-7保險單及相關(guān)文獻(xiàn)三年保留年限自契約屆滿之日起算-8管理機(jī)關(guān)訴訟、占用糾紛處理之紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留-9主管及層轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)收受他機(jī)關(guān)訴訟、占用糾紛處理之紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)五年060903-1權(quán)利管理機(jī)關(guān)獲得（來源含撥入、受贈、接受、出資）設(shè)定、登記、權(quán)屬確定、發(fā)售、移撥、贈與等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留-2主管及層轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)收受他機(jī)關(guān)獲得（來源含撥入、受贈、接受、出資）設(shè)定、登記、權(quán)屬確定、發(fā)售、移撥、贈與等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)五年-3保管、檢查等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)三年060904-1有價證券管理機(jī)關(guān)獲得（來源含計價投資、移撥、受贈、接受、沒收、孳生）登記、發(fā)售、贈與、其他減少等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留-2主管及層轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)收受他機(jī)關(guān)獲得（來源含計價投資、移撥、受贈、接受、沒收、孳生）登記、發(fā)售、贈與、其他減少等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)五年-3保管、檢查等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)三年060905-1珍貴動產(chǎn)、珍貴不動產(chǎn)獲得（含受贈、購置、交換、其他）登記、處分、減損（含移撥、贈與、交換、報廢、報損）等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留-2保管、維護(hù)、出租及收益等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留-3檢查及考核等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留-4借入、寄存珍貴動產(chǎn)、珍貴不動產(chǎn)登記及保管等紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)永久保留0610物品管理本項次包括非消耗性物品；消耗性物品；廢品處理等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註061001非消耗性物品物品收發(fā)、保管、借用、報廢等相關(guān)文獻(xiàn)三年保留年限自物品報廢之日起算061002061003消耗性物品廢品處理物品收發(fā)、保管、報廢等相關(guān)文獻(xiàn)廢品整頓、變賣、運用、轉(zhuǎn)撥、銷毀等相關(guān)文獻(xiàn)一年三年

0611車輛管理本項次包括肇事處理；車輛使用及維護(hù)；車輛檢驗等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註061101肇事處理肇事及理賠紀(jì)錄、資料及相關(guān)文獻(xiàn)五年保留年限自善後處理完畢之日起算061102車輛使用及維護(hù)派車單、里程登記表、消耗油料登記表、用油量使用紀(jì)錄、油料購存及保養(yǎng)維修相關(guān)文獻(xiàn)三年本項目相關(guān)表（單）經(jīng)認(rèn)證電子型式者，保留年限亦同，如紙本與經(jīng)認(rèn)證電子型式併存時，紙本保留年限得調(diào)降061103車輛檢驗驗車紀(jì)錄及相關(guān)文獻(xiàn)一年0612廳舍管理本項次包括災(zāi)害與破壞事件；公共與消防安全；辦公處所管理；通訊管理；宿舍管理；占用宿舍處理；集會佈置等。項目編號項目內(nèi)容描述保留年限備註061201-1災(zāi)害與破壞事件本機(jī)關(guān)各種天然或人為