受控文件管理規(guī)定

4管理文件受控文件管理規(guī)定1目的為規(guī)范受控文件的發(fā)放、使用、回收、作廢等過程，防止作廢文件的非預(yù)期使用，特制定本規(guī)定。2適用范圍適用于公司內(nèi)部使用的工藝規(guī)范、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、程序文件、管理文件，以及各部門制定的內(nèi)部使用的文件。3職責(zé)3.1質(zhì)檢部負責(zé)各類工藝規(guī)范、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程的歸口管理；3.2總經(jīng)理辦公室負責(zé)各類管理文件及相關(guān)外來文件的歸口管理；3.3各部門負責(zé)本部門內(nèi)部使用的各類文件、合同的管理。3.4生產(chǎn)部負責(zé)原糧供方合同、運輸協(xié)議、設(shè)備采購合同文件進行管理。4管理要求4.1受控文件的發(fā)放4.1.1各類受控文件在經(jīng)過規(guī)定流程要求的審核、批準后由歸口部門負責(zé)發(fā)放。4.1.2受控文件發(fā)放前應(yīng)在文件首頁上加蓋紅色“受控文件”章，填寫分發(fā)號和發(fā)放日期。每種工藝規(guī)范的第一頁上加蓋藍色“生產(chǎn)用圖”或“試制”章和發(fā)放日期。4.1.3受控文件分發(fā)號應(yīng)嚴格執(zhí)行下表的規(guī)定：序號文件接收部門/人分發(fā)號序號文件接收部門/人分發(fā)號1存檔09品牌推廣部0082總經(jīng)理00110質(zhì)檢部0093總經(jīng)理辦公室00211倉儲部0104副總經(jīng)理00312后勤保衛(wèi)部0115財務(wù)總監(jiān)00413生產(chǎn)部0126營銷總監(jiān)00514配送部0137外埠銷售部00615財務(wù)部0148銷售部00716人力資源部0154.1.4受控文件發(fā)放時由文件歸口部門填寫“文件資料發(fā)放處置單”，由接收人簽字接收。接收人的簽字應(yīng)與文件分發(fā)號相對應(yīng)。4.2受控文件的保管與使用4.2.1各部門應(yīng)由專人負責(zé)管理本部門使用的各類受控文件。其職責(zé)包括修訂本部門“受控文件清單”；妥善整理、裝訂和保管；借閱時進行登記并及時回收；文件修改后及時發(fā)放新文件并回收作廢文件等。4.2.2受控文件應(yīng)妥善使用，不應(yīng)破損或丟失。若不慎丟失，應(yīng)及時向文件歸口部門申請補發(fā)。4.3受控文件的復(fù)制4.3.1使用部門因工作原因需要復(fù)制受控文件時，應(yīng)向文件歸口部門提出申請，由文件歸口部門復(fù)制，各部門不應(yīng)擅自復(fù)制。4.3.2所有復(fù)制的受控文件一律在首頁加蓋紅色“受控”章。4.3.3復(fù)制的受控文件也應(yīng)填寫分發(fā)號和發(fā)放日期。分發(fā)號的填寫方式為“部門文件分發(fā)號—序號（兩位）”，發(fā)放日期為復(fù)制后實際發(fā)放的日期。4.3.4復(fù)制的受控文件發(fā)放時由文件歸口部門在該文件的“文件資料發(fā)放處置單”上進行登記，由接收人簽字。4.4受控文件的更改與收回4.4.1受控文件由文件歸口部門根據(jù)需要進行更改。需換頁的更改文件的發(fā)放范圍按原文件的“文件資料發(fā)放處置單”的登記確定，其余按4.3條款的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.4.2受控文件更改后，換頁后的原文件即為作廢文件。作廢文件應(yīng)由文件歸口部門及時收回并加蓋“作廢”章。4.4.3人員離職、部門合并或撤消的，原分發(fā)的受控文件應(yīng)由文件歸口部門及時收回。4.4.4文件收回時由文件歸口部門填寫“文件回收處置單”，由交、收雙方簽字。4.4.5作廢文件收回后由文件歸口部門單獨存放并標識，待積存到一定數(shù)量時申請一次性銷毀。4.5電子版受控文件的管理4.5.1在公司內(nèi)部局域網(wǎng)和網(wǎng)站上公布的受控文件4.5.2文件歸口部門應(yīng)對電子版的受控文件及時更新，避免因更新不及時而帶來的混亂。4.6提供給客戶使用的文件的管理4.6.1銷售部應(yīng)要求客戶方建立相應(yīng)的文件管理辦法，對我方提供的文件嚴格按受控文件要求進行控制。4.6.2銷售部應(yīng)以每一客戶為單位建立文件發(fā)放檔案，填寫“文件資料發(fā)放處置單”，文件發(fā)放后應(yīng)要求對方確認并登記。4.6.3客戶對我方提供的文件如需復(fù)制，應(yīng)填寫該單位的“發(fā)放記錄”并回傳至我方進行確認。4.6.4凡我方更改的文件，應(yīng)及時收回原文件并填寫該單位的“回收記錄”，回傳至我方進行確認。4.6.5銷售部應(yīng)將所填寫的以每一供方為單位的“文件資料發(fā)放處置單”，以及收到的“發(fā)放記錄”、“回收記錄”一起建立供方檔案，妥善保管。5相關(guān)文件6記錄a)文件資料發(fā)放處置單(格式見附錄1)附錄1作廢文件回收處置單