行政管理課件-信息工作

信息工作

6.1信息工作概述

6.2信息工作程序圖

6.3信息的收集與整理

6.4信息的傳遞與存儲(chǔ)

6.5信息的開發(fā)與利用

6.6信息的反饋

6.7技能訓(xùn)練6.1信息工作概述

6.1.1信息的含義及類型

對事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)經(jīng)過一定的方式傳遞后的再現(xiàn)。文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)。

6.1.2信息的特點(diǎn)

1、可量度。2、可識別。3、可轉(zhuǎn)換。4、可存儲(chǔ)。5、可處理。6、可傳遞。7、可再生。8、可壓縮。9、可利用。10、可共享。6.1信息工作概述6.1.3信息對秘書工作的意義秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)；秘書人員處理日常事務(wù)的依據(jù)。秘書人員起草文書的基礎(chǔ)；秘書人員協(xié)助管理、協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。

6.1信息工作概述6.1.4信息工作的基本要求及時(shí)；準(zhǔn)確；全面；適用。6.1.5目前最急需的信息預(yù)測性信息。動(dòng)態(tài)性信息。反饋性信息。綜合性信息。6.1.6秘書信息工作的特點(diǎn)普遍性。緊迫性。開拓性。

6.2信息工作程序圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋6.3信息的收集與整理6.3.1信息的收集

1、范圍

政策法規(guī)信息;社會(huì)動(dòng)態(tài)信息組織內(nèi)部信息；國際信息同級相關(guān)信息；貿(mào)易信息客戶信息；交際信息

6.3信息的收集與整理10.3.1信息的收集2．渠道信息網(wǎng)絡(luò)渠道、大眾傳描媒介渠道文書渠道、調(diào)查渠道會(huì)議渠道、圖書館渠道關(guān)系渠道、信訪渠道檔案渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道

6.3信息的收集與整理

6.3.1信息的收集

3、方法

1)觀察法2)詢問法

3)問卷法4)閱讀法

5)交換法6)索取法

7)購置法8)網(wǎng)絡(luò)法6.3信息的收集與整理

6.3.1信息的收集

4、原則價(jià)值原則時(shí)效性原則層次性原則針對性原則全面系統(tǒng)性原則6.3信息的收集與整理6.3.2信息整理

1、分類方法

1）字母分類法；2）主題分類法；

3）來源分類法；4）地區(qū)分類法；

5）數(shù)字分類法；6）時(shí)間分類法。6.3信息的收集與整理6．3．2信息整理

2、篩選方法

1）查重法。2）時(shí)序法。

3）比較法。4）測評法。

3、校核方法

1）溯源法。2）比較法。

3）核對法。4）邏輯法。

5）調(diào)查法。6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。6.3信息的收集與整理

6.3.2信息整理

4、綜合分析方法1）點(diǎn)面結(jié)合法。2）定性定量分析法。3）預(yù)測分析法。

5、信息加工的形式1）編寫信息簡報(bào)。2）信息資料的編寫。

6.4信息的傳遞與存儲(chǔ)

6.4.1信息傳遞的方法

當(dāng)面對話召開會(huì)議

1、語言傳遞

接打電話電臺(tái)傳送

電視傳輸

文本

2、文字傳遞

表格圖表

表格示例收文機(jī)關(guān)名稱收文號

收文日期

年月日存檔號

柱狀圖餅狀圖折線圖框圖收集整理存儲(chǔ)傳遞利用開發(fā)反饋組織圖校長教學(xué)副校長副校長后勤副校長教務(wù)科實(shí)習(xí)基地教研組圖書館實(shí)驗(yàn)室學(xué)生科招生就業(yè)辦辦公室人事科總務(wù)科財(cái)務(wù)室門衛(wèi)食堂醫(yī)務(wù)室6.4信息的傳遞與存儲(chǔ)6.4.1信息傳遞的方法電話、電報(bào)

3、電訊傳遞

傳真電子郵件攝影、攝像

4、實(shí)物及輔助設(shè)備傳遞投影實(shí)物展示6.4信息的傳遞與存儲(chǔ)

10.4.2信息存儲(chǔ)

1、方法登記編碼存放排列檢索

2、方式手工存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、電子存儲(chǔ)、縮微膠片存儲(chǔ)。6.5信息的開發(fā)與利用

6.5.1信息的開發(fā)

1、形式剪報(bào)、剪報(bào)、索引、目錄編制、文摘簡訊、調(diào)查報(bào)告、資料冊和綜述。

2、方法匯集法。歸納法?？v深法。連橫法。圖表法。轉(zhuǎn)換法。6.5信息的開發(fā)與利用

6.5.2信息的利用

1、信息利用服務(wù)的途徑

（1）信息檢索服務(wù)

①信息復(fù)制服務(wù)。

②信息發(fā)布服務(wù)。

③數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)。

④網(wǎng)絡(luò)信息檢索。

⑤電子期刊利用。6.5信息的開發(fā)與利用

6.5.2信息的利用

(2)信息加工服務(wù)

(3)定題、查詢利用服務(wù)

(4)信息咨詢服務(wù)

(5)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)6.6信息的反饋

6.6.1信息反饋的形式

1、正反饋和負(fù)反饋

2、縱向反饋和橫向反饋

3、前反饋和后反饋

6.6.2信息反饋的方法

1、口頭反饋

2、書面反饋

3、通訊反饋?zhàn)⒁馐马?xiàng)既報(bào)喜也報(bào)憂做到快準(zhǔn)結(jié)合做到深淺結(jié)合做到冷熱結(jié)合6.7技能訓(xùn)練1．收集有關(guān)環(huán)保信息，然后將信息資料整理成一本小冊子，供宣傳普及用。2．收集技能考證方面的信息，包括外語等級、計(jì)算機(jī)等級、教師資格證證書、職業(yè)資格鑒定證書、上崗資格證書等，因各人情況不同，請你根據(jù)你小組成員的情況，整理出適合他們參加考試的信息。3．到學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)辦公室索取今年來本校招聘的用人單位信息，并將這些信息整理加工，形成《