電子文檔管理與技巧PPT課件講義

2023/9/251電子文檔管理與技巧2023/9/252培訓目錄文件命名及存檔管理文件打印前的準備工作打印選項縮放功能的使用其它注意事項2023/9/2531、文件命名及存檔管理1.1文件命名及保存1.2文件的基本內容1.3自動存檔的正確設置1.4文檔分類管理2023/9/2541.1文件命名及保存1.1.1文件命名及保存的常規(guī)樣式Word文件命名樣式Excel文件命名樣式文件命名后的正確顯示樣式錯誤的文件命名樣式2023/9/2551.1文件命名及保存1.1.2注意事項：文件一旦建立后應立即命名和保存以防丟失文件名必須與文件內容相一致，否則難以查找保存時應分類存檔在復制同格式的文件編輯時，必須立即更改文件名并保存，否則會覆蓋并導致原文件丟失2023/9/2561.2文件的基本內容1.2.1文件內容：文件名創(chuàng)建人創(chuàng)建/修訂日期2023/9/2571.2文件的基本內容1.2.2注意事項：如文件需提交相關人員審核時，應補充完整如文件超過一頁時，應設置頁碼，以便識別日期“年月日”的輸入必須完整。為防止錯誤，可直接從菜單“工具”--“插入”--“日期和時間”直接輸入2023/9/2581.3自動存檔的正確設置1.3.1Word自動保存樣式設置點擊下拉菜單“工具”--“選項”打開“選項”后，選擇“保存”對話框選擇“自動保存時間間隔”對話框，設定好自已所需的時間單擊“確定”按鈕2023/9/2591.3自動存檔的正確設置1.3.2Excel自動保存樣式設置選擇菜單“工具”--“加載宏”，系統(tǒng)彈出“加載宏”對話框在“當前加載宏”列表框中選中“自動保存”復選框單擊“確定”按鈕選擇“工具”--“自動保存”，系統(tǒng)彈出“自動保存”對話框2023/9/25101.3自動存檔的正確設置1.3.2Excel自動保存樣式設置選中“自動保存時間間隔”復選框（該復選框是在a、b、c操作后產生的），在“分鐘”框中，輸入希望Excel自動保存工作簿的時間間隔單擊“確定”按鈕注意事項：清除“保存前提示”復選框，否則Excel將在每次自動保存前顯示提示信息，用戶進行選擇確認后，才能繼續(xù)編輯，以免影響工作效率2023/9/25111.4文檔分類管理創(chuàng)建文件時應按類型或性質進行定義并創(chuàng)建好文檔，如創(chuàng)建“電子文檔管理與技巧”培訓教程文檔名，同時創(chuàng)建“培訓”文件夾對制作或接收的文件分類歸檔。保存文件時，直接將“電子文檔管理與技巧”保存在”培訓”文件夾中為節(jié)省和縮短查詢時間，建議大家在建立文件是盡量使用英文。當打開分類文檔時，直接使用鍵盤輸入第一個字母即可找到對應的文檔2023/9/25122、文件打印前的準備工作檢查文件內容是否完整（文件名/創(chuàng)建人/日期）檢查拼寫，符號及語法是否正確（尤其是英文資料）檢查文件是否超頁（超頁時需調整文件格式）檢查文檔是否美觀合理（字體盡量保持一致）檢查打印設備是否連接且正常工作最終打印時必須進行打印預覽注：打印設備包括打印機，電源，紙張及連接打印機的電腦2023/9/25133、打印選項縮放功能的使用3.1Word的操作步驟3.2Excel的操作步驟說明：打印預覽時，如發(fā)現文件部分超邊（即超頁）或需打印在一頁時，可使用此項功能。2023/9/25143.1Word的操作步驟3.1.1操作步驟：選擇【文件】菜單下的【打印】命令；在打開的“打印屬性”設置框中，單擊“按紙型縮放”設置項處的下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選中你需要的打印紙型；設置好縮放紙型后，單擊“確定”按鈕。2023/9/25153.1Word的操作步驟3.1.2注意事項：默認狀態(tài)下，打印機選中的是“無縮放”類型；且“每頁的版數”無須改變；在【文件】--【打印】--“屬性”--【效果】--【正常尺寸的%(N)】的比例縮放，只能改變文檔整體比例，并不能改變頁數。2023/9/25163.2Excel的操作步驟選擇【文件】菜單下的【頁面設置】命令；在打開的對話框中，單擊“縮放比例”設置項處的對話框；設置好縮放比例后，單擊“打印預覽”按鈕直到顯示理解效果；單擊“確定”按鈕。2023/9/25174、其它注意事項4.1“我的文檔”位置的正確設置4.2妙用“格式刷”4.3如何設置“頁眉與頁腳”4.4在WORD中如何美化你的表格4.5充分發(fā)揮你的左右手—快捷鍵的使用2023/9/25184.1“我的文檔”位置的正確設置4.1.1更改前樣式4.1.2更改后樣式4.1.3更改原因4.1.4更改步驟2023/9/25194.1“我的文檔”位置的正確設置4.1.1更改前樣式即系統(tǒng)默認格式，C:\DocumentsandSettings\user\MyDocuments4.1.2更改后樣式更改為非系統(tǒng)盤存儲，即將文檔存屬更改為“D:\MyDocuments”或“E:\MyDocuments”2023/9/25204.1“我的文檔”位置的正確設置4.1.3更改原因

系統(tǒng)出現故障時，系統(tǒng)盤默認的程序和文檔通常都會丟失或無法打開，非系統(tǒng)盤文件一般不受影響注：什么是系統(tǒng)盤

系統(tǒng)盤通常指的就是Window系統(tǒng)安裝后的硬盤區(qū)域，默認盤為C盤2023/9/25214.1“我的文檔”位置的正確設置4.1.4更改步驟右擊桌面“我的文檔”，選擇“屬性”；選擇“屬性”下的“目標文件夾”，將原路徑“C:\DocumentsandSettings\user\MyDocuments”更改為““D:\MyDocuments”或“E:\MyDocuments”更改時，彈出對話框“創(chuàng)建文件夾”；點擊“是”按鈕。2023/9/25224.2妙用“格式刷”4.2.1什么是“格式刷”4.2.2格式刷的原理及作用2023/9/25234.2.1什么是“格式刷”“格式刷”實際上是一種特殊的復制、粘貼工具，主要用于對字符、段落和單元格的格式化2023/9/25244.2.2格式刷的原理及作用4.2.2.1工作原理將已設定好的樣本格式快速復制到文檔或工作表中需設置此格式的其它部分，使之自動與樣本格式一致。簡言之，“格式刷”就是“刷”格式用的，也就是復制格式用的4.2.2.2作用在進行版面格式的編排時，使用格式刷可以避免大量的重復性操作，大大提高工作效率。2023/9/25254.3如何設置“頁眉與頁腳”選擇【視圖】菜單下的【頁眉和頁腳】命令。切換到【頁面】視圖，并出現【頁眉和頁腳】工具欄Word可通過單擊工具欄上的【在頁眉和頁腳間切換】按鈕或者利用垂直滾動條向上、向下滾動，就可以在頁眉和頁腳之間切換Excel則可直接在對話框中進行頁眉與頁腳切換在“頁眉與頁腳中”輸入相關文字后，單擊【頁眉和頁腳】工具欄上的【關閉】按鈕2023/9/25264.3如何設置“頁眉與頁腳”注意事項：可插入頁碼、日期和時間等作為文檔的頁眉或頁腳對于首頁、偶數和奇數頁，可使用不同的頁眉或頁腳附：頁眉與頁腳樣式2023/9/25274.4在WORD中如何美觀表格4.4.1如何設置表格標題行重復選擇菜單欄“表格”下“標題欄重復”選項，則從下頁標題欄自動重復，避免單頁閱讀時有針對性的查找和對比上下文2023/9/25284.4在WORD中如何美觀表格4.4.2“表格屬性”的邊框、底紋和選項的使用選中要標注邊框或底紋的單元格后，然后選中相應的線型，這樣便可以直接從預覽圖中查看效果有關“選項”，主要用于更改文字與邊距的大小，一方面，有利于增加輸入更多文字；另一方面，更有利于調整整個文本的格式2023/9/25294.4在WORD中如何美觀表格4.4.3行與列距的設置方法別忘記最簡單易行的設置方法：直接選中整個表框，然后把鼠標放置在表格的右下角自由拉動，只到選擇合適的位置放松鼠標即可；選中工菜單欄“表格”的下拉菜單“自動調整”進行行與列的自由設定；手動調整（略）2023/9/25304.5快捷鍵的使用如果希望快速完成需要頻繁執(zhí)行的任務，指定快捷鍵不失為一種非常好的方式，您只需按下鍵盤上的一個或多個按鍵，即可完成一項任務在操作過程中，要特別協(xié)調和利用好您的左右手，這樣操作會節(jié)省大量時間快捷鍵規(guī)則（略）2023/9/2531TheEnd!Thanksforyouallcoming!謝謝大家2023/9/2532Word文件命名樣式

2023/9/2533Excel文件命名樣式

2023/9/2534文件命名后的正確顯示樣式

2023/9/2535錯誤的文件命名樣式

2023/9/2536Word自動保存設置步驟12023/9/2537Word自動保存設置步驟22023/9/2538Excel自動保存設置步驟12023/9/2539Excel自動保存設置步驟22023/9/2540Excel自動保存設置步驟32023/9/2541Exce