會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展與應(yīng)用

會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展與應(yīng)用

會(huì)計(jì)要素是計(jì)算中采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)的縮寫(xiě)，是計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代會(huì)計(jì)的結(jié)合的產(chǎn)物。其實(shí)質(zhì)是將電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中,即是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬與報(bào)賬,以及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)和決策的過(guò)程。近幾年來(lái),我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化取得了引人注目的發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化的普及,使會(huì)計(jì)工作發(fā)生了很大的變化。大大提高了會(huì)計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性,能為用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息,是會(huì)計(jì)事業(yè)發(fā)展史上一次史無(wú)前例的飛躍。計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展沖擊著各個(gè)領(lǐng)域,在會(huì)計(jì)領(lǐng)域,將計(jì)算機(jī)技術(shù)用于會(huì)計(jì)工作已經(jīng)成為歷史的必然,對(duì)會(huì)計(jì)工作將產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)的影響。一、會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能1.系統(tǒng)目標(biāo)一致。兩者都對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄和核算,最終目標(biāo)都是為了加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理,提供會(huì)計(jì)信息,參與經(jīng)營(yíng)決策,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。2.采用的基本會(huì)計(jì)理論與方法一致。兩系統(tǒng)都要遵循基本的會(huì)計(jì)理論和方法,都采用復(fù)式記賬原理。3.都要遵守會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)制度,以及國(guó)家的各項(xiàng)財(cái)經(jīng)法紀(jì),嚴(yán)格貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)法規(guī),從措施、技術(shù)、制度上堵塞各種可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。4.系統(tǒng)的基本功能相同。任何一個(gè)信息要達(dá)到系統(tǒng)目標(biāo),都應(yīng)具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項(xiàng)功能。5.都要保存會(huì)計(jì)檔案。作為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輸出,會(huì)計(jì)信息檔案必須妥善保存,以便查詢。6.編制會(huì)計(jì)報(bào)表的要求相同。兩系統(tǒng)都要編制會(huì)計(jì)報(bào)表,并且都必須按國(guó)家要求編制企業(yè)外部報(bào)表。二、會(huì)計(jì)要素與傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)的主要差異1.會(huì)計(jì)系統(tǒng)的主要內(nèi)容手工會(huì)計(jì)的初始化工作包括建立會(huì)計(jì)科目,開(kāi)設(shè)總賬,登錄余額等;會(huì)計(jì)電算化的初始化設(shè)置工作則較為復(fù)雜,且?guī)в幸欢ǖ碾y度,其內(nèi)容主要有會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安裝,賬套的設(shè)置,網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限設(shè)置,操作員及權(quán)限的設(shè)置,軟件運(yùn)行環(huán)境的設(shè)置,科目級(jí)別與位長(zhǎng)的設(shè)置,會(huì)計(jì)科目及其代碼的建立,最明細(xì)科目初始余額的輸入,憑證類型設(shè)置,自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄定義,會(huì)計(jì)報(bào)表名稱、格式、數(shù)據(jù)來(lái)源公式的定義等。2.對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分散收集、分散處理、重復(fù)登記的操作手工會(huì)計(jì)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)方式和管理形式的不同,采用不同的會(huì)計(jì)核算形式,常用的賬務(wù)處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等,對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復(fù)登記的操作方法,通過(guò)多人員、多環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部牽制和相互核對(duì),目的是為了簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)核算的手續(xù),以減少舞弊和差錯(cuò)。而在會(huì)計(jì)電算化中,一般要根據(jù)文件的設(shè)置來(lái)確定,常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式,在一個(gè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,通常只采用其中一種核算形式,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。3.賬頁(yè)的打印和登記在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,賬簿的格式分為訂本式、活頁(yè)式和卡片式三種,并且對(duì)現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須采用訂本式賬簿。而在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,由于受到打印機(jī)的條件限制,不太可能打印出訂本式賬簿,因此根據(jù)《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》規(guī)定,所有的賬頁(yè)均可按活頁(yè)式打印后裝訂成冊(cè);總賬賬頁(yè)的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬,后者可代替前者;明細(xì)賬的格式可有三欄式、多欄式和數(shù)量金額式等。轉(zhuǎn)貼于手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中賬簿記錄的錯(cuò)誤要用劃線更正法或紅字更正法進(jìn)行更正;賬頁(yè)中的空行、空頁(yè)要用紅線劃銷等。而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,可以不存在紙質(zhì)賬簿,一切數(shù)據(jù)均以文件形式存在機(jī)器內(nèi)部,登賬只是一個(gè)沿用的舊名詞,而且文件也并不一定按日記賬、總賬、明細(xì)賬分別設(shè)置,有些系統(tǒng)甚至只設(shè)置一個(gè)憑證文件,根本就不存在機(jī)內(nèi)日記賬、總賬和明細(xì)賬,各種財(cái)務(wù)信息可直接從憑證文件中導(dǎo)出,劃線更正法或紅字更正法根本就不存在,代之的是負(fù)號(hào)更正法。實(shí)際上只要憑證輸入正確,機(jī)器處理準(zhǔn)確無(wú)誤,即使由于憑證數(shù)據(jù)有錯(cuò),導(dǎo)致機(jī)內(nèi)賬的結(jié)果有錯(cuò),也不能直接進(jìn)行修改而只能通過(guò)記賬憑證去更正。4.總賬與明細(xì)賬的執(zhí)行在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)登賬時(shí),總賬由一名會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的記賬憑證,或科目匯總表,或匯總記賬憑證進(jìn)行登錄,明細(xì)賬由另一名會(huì)計(jì)也根據(jù)原始憑證或記賬憑證進(jìn)行平行登錄,月末校驗(yàn)兩者是否相等。由于兩名會(huì)計(jì)在登錄時(shí)有可能發(fā)生錯(cuò)誤,因此平行登賬可以檢查錯(cuò)誤。但是在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,總賬與明細(xì)賬的數(shù)據(jù)均來(lái)源于原始憑證或記賬憑證,計(jì)算機(jī)按照登錄總賬和明細(xì)賬的程序命令,將數(shù)據(jù)從記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)中轉(zhuǎn)移到總賬數(shù)據(jù)庫(kù)和明細(xì)賬數(shù)據(jù)庫(kù),而計(jì)算機(jī)的內(nèi)部運(yùn)算是不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運(yùn)算錯(cuò)誤的,所以在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中總賬金額恒等于明細(xì)賬金額。因此,平行登賬的校驗(yàn)功能在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中已失去了其原先的作用。5.會(huì)計(jì)電算化中的科目設(shè)置及使用在手工會(huì)計(jì)中,由于手工核算的限制,將賬戶分設(shè)為總賬和明細(xì)賬,明細(xì)賬大多僅設(shè)到三級(jí)賬戶,此外,再開(kāi)設(shè)輔助賬戶以滿足管理核算上的需要;科目的設(shè)置和使用一般都僅為中文科目。而在會(huì)計(jì)電算化中,計(jì)算機(jī)可以處理各種復(fù)雜的工作,科目的級(jí)數(shù)和位長(zhǎng)設(shè)置因不同的軟件而異,有的財(cái)務(wù)軟件將科目的級(jí)崐數(shù)可設(shè)置到6級(jí)以上,完全滿足了會(huì)計(jì)明細(xì)核算方面的需要;科目的設(shè)置上除設(shè)置中文科目外,仍應(yīng)設(shè)置與中文科目一一對(duì)應(yīng)的科目代碼,使用科目時(shí),計(jì)算機(jī)只要求用戶輸入某一科目代碼,而不要求輸入該中文科目,但在顯示打印時(shí),一般都將中文科目和與之對(duì)應(yīng)的科目代崐碼同時(shí)顯示。6.自動(dòng)編制報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表是企業(yè)會(huì)計(jì)核算中一項(xiàng)重要的事項(xiàng),在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,報(bào)表的編制是最復(fù)雜的一項(xiàng)工作,報(bào)表編制人應(yīng)了解各種報(bào)表的結(jié)構(gòu),報(bào)表中各個(gè)數(shù)據(jù)的來(lái)源渠道,若數(shù)據(jù)來(lái)自賬上的,還應(yīng)弄清是發(fā)生額還是余額,通過(guò)何種運(yùn)算關(guān)系取得,若數(shù)據(jù)來(lái)自本報(bào)表或外報(bào)表中某項(xiàng)目的,應(yīng)懂得其各種運(yùn)算關(guān)系,同時(shí)還應(yīng)明確各種報(bào)表之間的勾稽關(guān)系及數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系,這樣才能開(kāi)始編制報(bào)表。而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,各種報(bào)表的注冊(cè)、結(jié)構(gòu)描述、格式定義、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式定義、報(bào)表的審核公式定義、報(bào)表的打印參數(shù)設(shè)置等工作,則作為報(bào)表子系統(tǒng)初始化設(shè)置的內(nèi)容,在正式編制報(bào)表前可預(yù)先設(shè)置好,而后在月末編制報(bào)表時(shí),操作員只需在鍵盤(pán)上輕按報(bào)表子系統(tǒng)提供的報(bào)表生成命令鍵,系統(tǒng)即自動(dòng)根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)公式取得數(shù)據(jù),在短則幾秒,長(zhǎng)則十幾分鐘時(shí)間內(nèi)快速生成報(bào)表,并且能自動(dòng)校驗(yàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的各種內(nèi)在關(guān)系。此外,還能使上下級(jí)公司之間的同名報(bào)表即時(shí)合并。綜上所述,我們應(yīng)該看到,傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)隨著企業(yè)組織外部環(huán)境的變化和內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的提高,由于自身的條件所限,提供的會(huì)計(jì)信息及其會(huì)計(jì)信息所能實(shí)現(xiàn)的價(jià)值