公司行政前臺(tái)管理制度

恒天財(cái)富投資管理股份有限公司前臺(tái)管理制度公司的前臺(tái)是一個(gè)單位的臉面和名片，所以前臺(tái)工作人員必須掌握公司前臺(tái)的工作職責(zé)、工作要求、辦公禮儀等，這對(duì)于塑造公司形象有著非常重要的作用，為使公司前臺(tái)人員工作更加規(guī)范，特制訂本制度。一、前臺(tái)工作內(nèi)容接轉(zhuǎn)總機(jī)電話。負(fù)責(zé)傳真、快速、文件、報(bào)紙的收發(fā)與管理。負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、登記。4)引見(jiàn)、招待、接送來(lái)賓。負(fù)責(zé)公司前臺(tái)的衛(wèi)生清理及桌面擺放并保持整潔干凈。負(fù)責(zé)前臺(tái)花卉植物的維護(hù)和保養(yǎng)。負(fù)責(zé)清潔員的工作監(jiān)督與考核，檢查公司清潔與衛(wèi)生情況。接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作安排并協(xié)助行政辦公室員工其他工作；不得隨意離開(kāi)工作崗位，造成不便。做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄和會(huì)后內(nèi)容整理工作及開(kāi)會(huì)時(shí)需要配合的一些相關(guān)后勤工作。檢查員工工作牌佩戴及著裝情況。公司電腦，打印機(jī)復(fù)印機(jī)等文印設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)通知維修人員或供貨商修復(fù).確保設(shè)備正常使用。并協(xié)助各部門進(jìn)行文字掃盲相關(guān)設(shè)備及時(shí)添加打印紙。二、前臺(tái)工作要求（一）儀容儀表：1、著工裝，服裝整潔，搭配協(xié)調(diào)。頭發(fā)整齊不零亂，不得批頭散發(fā)，需化淡妝，給人清新的印象，忌濃妝。上班前不能喝酒或吃有異味的食品。（二）工作要求：1、凡與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員應(yīng)拒絕入內(nèi)。2、上班時(shí)間，不得有閑雜人等在前臺(tái)區(qū)域高談闊論，影響公司形象。3、接待公司客人應(yīng)禮貌請(qǐng)其座下，再通知部門相關(guān)人員是否接見(jiàn)。4、上班時(shí)間不準(zhǔn)打私人電話或電話聊天不準(zhǔn)看書(shū)籍和報(bào)紙。5、上班時(shí)間禁止做其他與本職工作無(wú)關(guān)的事情，以免影響工作質(zhì)量。6、負(fù)責(zé)管理會(huì)客室的整潔，并主動(dòng)給參加會(huì)議的人倒茶水，會(huì)議結(jié)束后，立即通知保潔清理會(huì)議室。（三）負(fù)責(zé)前臺(tái)電話轉(zhuǎn)接，接電話禮儀要求：1、鈴聲響起三聲之內(nèi)，應(yīng)立即接起電話。2、接電話時(shí)不允許出現(xiàn)“喂，喂”或“你找誰(shuí)”或查問(wèn)對(duì)方“你是誰(shuí)，你有什么事”等。3、如果找公司領(lǐng)導(dǎo)，不能隨意報(bào)出領(lǐng)導(dǎo)在哪，更不能隨意報(bào)出領(lǐng)導(dǎo)的電話。4、代接電話時(shí)對(duì)方如有留言，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)用紙筆記錄對(duì)方姓名，電話及內(nèi)容，之后復(fù)述一遍，以免有誤。并告訴對(duì)方會(huì)及進(jìn)轉(zhuǎn)告。5．遇到對(duì)方撥錯(cuò)號(hào)碼時(shí)，不可大聲怒斥，或用力掛電話，應(yīng)禮貌告知對(duì)方，如果是自己撥錯(cuò)了號(hào)碼應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢?。（四）前臺(tái)工作態(tài)度：前臺(tái)對(duì)待員工或其他客人要禮貌大方、熱情周到。對(duì)來(lái)找高層管理者的客人，要問(wèn)清事先有無(wú)預(yù)約，并主動(dòng)通知被找者。三、來(lái)訪接待禮儀客戶或來(lái)訪者進(jìn)門，前臺(tái)馬上起身接待，并致以問(wèn)候或歡迎辭。如站著則先于客人問(wèn)話而致以問(wèn)候或歡迎辭。.引導(dǎo)客戶或來(lái)訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營(yíng)銷宣傳資料；.當(dāng)場(chǎng)解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)；.引領(lǐng)客戶或來(lái)訪者接觸相關(guān)人員，行走時(shí)走在客戶或來(lái)訪者側(cè)前位置，并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表示致意；4.進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽(tīng)到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門；.介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開(kāi)身回應(yīng)，則安撫客戶或來(lái)訪者稍等，退出。四、其他工作內(nèi)容1、會(huì)議、活動(dòng)組織：負(fù)責(zé)公司高管會(huì)議、公司例會(huì)組織、安排、服務(wù)工作。負(fù)責(zé)辦公環(huán)境的美化，企業(yè)文化海報(bào)上墻。2、物品管理:負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)申請(qǐng)、入庫(kù)核對(duì)，發(fā)放登記、庫(kù)存盤點(diǎn)；制定辦公用品計(jì)劃，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批；做好每月的分發(fā)、調(diào)配、保管工作，建全登記制度，做到帳物相符。3、安全保衛(wèi):負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)工作。制定安全防火制度，負(fù)責(zé)公司防火、防盜等安全保衛(wèi)工作，安排值班。4、設(shè)備管理：負(fù)責(zé)公司設(shè)備（打印機(jī)、飲水機(jī)等）的管理及設(shè)備維護(hù)。5、事務(wù)工作:負(fù)責(zé)交納電話費(fèi)、物業(yè)費(fèi)，保證公司各部室飲用水供應(yīng)，處理相關(guān)事務(wù)。6、費(fèi)用分?jǐn)?，包括飲用?/p>