文件管理程序

編制會簽審核同意文獻編制和修訂狀況序號修訂時間修訂頁次修訂內(nèi)容摘要版本號公布日期文獻分發(fā)范圍□董事長（1）份□人事行政部（1）份□財務部（1）份□客戶服務部（1）份□質量管理部（1）份□供應鏈管理部（1）份□市場部（1）份□采購部（1）份□軟件/硬件開發(fā)部（1）份□物料部（1）份□生產(chǎn)部（1）份配置總份數(shù)：份1.目的對與質量管理體系有關的文獻的編制、審批、發(fā)放、修訂、廢止和管理進行控制，保證在合適的工作場所能得到現(xiàn)行有效的、清晰的、完整的文獻。2.合用范圍合用于企業(yè)質量管理體系文獻和外來文獻的控制。3.定義3.1質量手冊：它是規(guī)定組織質量管理體系的文獻。闡明：質量手冊是對質量管理體系的總體描述，是一份大綱性文獻。屬于管理類文獻。3.2程序文獻，為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑。闡明：我司質量管理體系所波及之運作程序文獻，是對質量手冊的支持并被質量手冊引用。屬于管理類文獻。3.3工作指導書：意在詳細描述管理中的某一種流程或過程怎樣執(zhí)行，一般不波及詳細的產(chǎn)品、設備等。闡明：工作指導書一般用于對程序文獻作深入展開和詳細闡明，此類文獻根據(jù)運作及管理需要可隨時新增或取消。屬于管理類文獻。3.4技術類文獻：意在詳細描述產(chǎn)品和機器設備等的設計、作業(yè)或操作環(huán)節(jié)、檢查過程等。（如圖紙、工藝工序卡、檢驗指導書、作業(yè)指導書、設備操作指導書等）3.5外來文獻：非我司內(nèi)部制定的文獻與資料,包括外部原則和法規(guī)、客戶圖紙等資料。3.6內(nèi)部文獻:企業(yè)內(nèi)部自行規(guī)劃或參照外來資料制定發(fā)行的書面原則文獻,如質量手冊、程序文獻、作業(yè)指導書、一般文獻等。3.7受控文獻:是企業(yè)質量管理體系運行中作業(yè)的根據(jù)性文獻(含內(nèi)/外部文獻),如需修訂,受到更改的控制。3.8非受控文獻：作業(yè)參照文獻或與產(chǎn)品品質無直接關系的文獻,只做登錄不需作變更管理的文獻。4.職責和權限4.1質量部（主職部門）4.1.1負責對各部門提交資料和文獻進行原則化審核確認，保證受控文獻原則化；4.1.2嚴格按照質量體系文獻規(guī)定的編號、保管、發(fā)放、更改、回收、銷毀等的規(guī)定進行控制；4.1.3組織對質量管理體系文獻定期評審和更改，保證使用部門獲得有效版本，同步對本程序文獻進行維護和修訂。4.2各部門：負責本部門體系文獻的管理和控制（包括外來文獻），制定或修改文獻時嚴格按照程序文獻規(guī)定執(zhí)行。4.3文獻的編制、修訂、審核和同意職責:文獻類型編制/修訂審核同意備注質量方針和目的質量部管理者代表董事長登記表單應與對應的文獻一同審批質量手冊質量部管理者代表董事長程序文獻部門負責人管理者代表董事長工作指導書性文獻跨部門部門負責人部門總監(jiān)總經(jīng)理本部門部門有關人員部門經(jīng)理部門經(jīng)理技術文獻技術人員部門經(jīng)理開發(fā)總監(jiān)外來文獻有關人員搜集，由部門經(jīng)理確認登記表單格式部門有關人員部門經(jīng)理管理者代表5.工作流程圖（見附件1）6.工作程序和內(nèi)容6.1文獻的分類、編號和版本控制：6.1.1質量手冊的編號為：ICT+QM-001。ICT為企業(yè)名稱代號，QM表達為質量手冊，001為次序號；6.1.2程序文獻的編號為：ICT+COP-001。ICT+為企業(yè)名稱代號，COP表達為程序文獻，001為次序號；6.1.4工作指導書等指導性文獻的編號為：ICT+XX-WIN-001。ICT+為企業(yè)名稱代號，XX為部門代號，WIN表達工作指導性文獻，001表達流水號，其中部門代號規(guī)定如下：部門代號部門代號部門代號部門代號質量部QC開發(fā)部（硬件）HW人事行政部HR財務部CW物控部PM開發(fā)部（軟件）SW市場部SC生產(chǎn)部PR客戶服務部CS供應鏈GY采購CI文獻次序號由各編寫部門按次序進行編號，也可征詢體系部編號措施。6.1.5技術圖紙文獻格式及編號按技術文獻的有關管理規(guī)定進行；6.1.6記錄的編號為：XX-FORM-001-00XX為部門代號，F(xiàn)ORM表達登記表單,001為次序號，00為登記表單版本號。6.1.7外來文獻的編號：ICT+DE-XX-001ICT+為企業(yè)名稱代號，DE表達為外來文獻，XX企業(yè)接受部門代號，001為次序號;6.1.8所有的文獻在初版發(fā)行時版本號A.0,當文獻發(fā)行后內(nèi)部條款有修訂時，版本號從A.1、A.2、A.3……的次序進行編排,修訂號最大為5，當超過5則進行換版即文獻版本改為B.0,C.0,D.0依次排序；記錄在初版發(fā)行時版本號00,當記錄發(fā)行后發(fā)生修訂時，版本號從01、02、03……的次序進行編排。6.1.9文獻每修訂一次，都換一次版本號，對于文獻頁次較多的，但修訂幅度不大的，可采用抽頁換取的方式進行，但版本號應予以更改（限質量手冊文獻）。6.1.10其他記錄，如計劃、告知、內(nèi)部聯(lián)絡單、會議記錄、匯報、傳真、備忘錄等，原則上應具有企業(yè)Logo、標題、編號（以便檢索）、內(nèi)容、時間、頁次、發(fā)出部門，收件部門、編制和審核等欄目。6.2文獻的編寫、修訂和審批：6.2.1文獻的制定、修訂和審核及同意按本程序4.3條款進行制定和審批，必要時文獻應交由運行的有關部門對文獻的合適性和充足性，以及組織間的接口的合理性進行評審承認后，方可進行同意公布。Ea）當內(nèi)容波及兩個或以上部門運作時，流程為：EE調(diào)查研究編寫（或修訂）召集有關部門討論修改完善合議審核同意受控Eb)當內(nèi)容僅波及本部門運作時，流程為：調(diào)查研究編寫（或修訂）部門內(nèi)部討論修改完善審核同意受控6.2.2管理類文獻編寫格式規(guī)定a)文獻構成B①一般由封面、正文文獻、附件三部分構成；B②封面之格式已經(jīng)固定，其內(nèi)容一般應包括文獻名稱、編號、版本、頁碼、編制和修訂狀況、文獻分發(fā)范圍等。b)正文重要包括如下9個序號、次序及名稱固定的主題：1.目的2.合用范圍3.定義4.職責和權限5.工作流程圖6.工作程序7.有關文獻8.有關記錄9.附件闡明：1、假如某個或某幾種上述之主題并不合用新編文獻，則可以考慮使用諸如“無”或“不合用”來注明，但不得將該主題刪去掉。2、根據(jù)詳細狀況而定與否附加流程圖，假如非流程性或流程性不強的可以不必附加流程圖。6.2.3其他文獻的編寫格式規(guī)定非管理類文獻編寫，可視實際需要而定，但必須具有文獻名稱，文獻編號、版本號、頁次、制定、審查和同意等欄目。此外必須使用原則統(tǒng)一的模板（表格），不得隨意，以保證同一類文獻整體規(guī)范。6.2.4制定文獻時，文獻中所有的中文字體必須使用（宋體）文字，英文字體使用（TimesNewRoman）文字，文字除了標題和表頭用（加粗）字體，其他均使用（常規(guī)）字體。6.2.5文獻的格式：正文的行距使用固定值20磅。內(nèi)文段落用數(shù)字編號，條款內(nèi)的子內(nèi)容必須與數(shù)字編號縮進對齊。6.2.7非質量體系類文獻文獻字體及格式規(guī)定見附件2《非質量體系類文獻格式》。6.2.8記錄的格式見《質量記錄管制程序》的規(guī)定。6.2.9文獻應對的，清晰，協(xié)調(diào)、易于識別和檢索。6.3文獻的管理、分發(fā)和控制：6.3.1質量方針和質量目的、質量手冊、程序文獻、工作指導書、技術文獻及表格格式的原稿由質量部DCC保留。6.3.2所有文獻在得到評審、審批后，交由質量部DCC對文獻進行受控。在原文檔上蓋“原本”章，需要發(fā)放的文獻上加蓋“受控副本”章。并在“文獻發(fā)放記錄清單”上記錄。需要作成電子文檔的由DCC負責進行掃描，將掃描成為PDF格式（技術圖紙若不便于掃描者，可電腦直接轉換為PDF，由部門負責人確認后轉發(fā)質量部DCC，且轉發(fā)圖紙應與簽發(fā)圖紙相似。）的程序文獻存儲在“企業(yè)體系共享文獻檔”中對應的文獻夾；文獻夾應包括《一階文獻》《二階文獻》《三階文獻》《作業(yè)指導》《登記表單》《法律法規(guī)》《顧客資料》《技術圖紙》，其每個文獻夾皆應建立對應之目錄，并修改《企業(yè)受控文獻清單》。同步以企業(yè)電子郵件方式告知需要發(fā)放的部門并修改對應部門的《受控文獻清單》。審批后的原稿由質量部DCC建檔管理。6.3.3如發(fā)生文獻替代時，文控人員需記錄于《文獻替代登記表》中，并將被替代文獻移動到“企業(yè)體系共享文獻檔”中的“已失效文獻檔”中；企業(yè)所有作廢保留的文獻由DCC至少保留產(chǎn)品原則使用年限加一年，但從放行產(chǎn)品的日期起不少于2年；對于出口歐盟產(chǎn)品的有關資料文獻保留期限不少于5年，對超過年限的文獻根據(jù)文獻的重要性申請報廢處理。6.3.5當文獻修訂后，應將其交由原文獻審批部門進行審批，如由其他部門進行審批時，應將有關背景資料提供與該審批部門，以便作出審批決定。6.3.8當文獻不再合用時，由原文獻審批人員決定與否作廢，如需作廢則由文控人員將該份文獻移動到“企業(yè)體系共享文獻檔”中的“已失效文獻檔”中，并修改《受控文獻清單》。同步以企業(yè)電子郵件方式告知需要發(fā)放的部門并修改對應部門的《受控文獻清單》。并在作廢的文獻上加蓋“作廢”章。6.3.10當文獻需要提供與外單位使用時，應提供《外發(fā)文獻申請單》經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，由DCC打印并蓋“外發(fā)文獻”章，而后發(fā)出。DCC應做好《外發(fā)文獻記錄單》應包括：發(fā)往單位、發(fā)出文獻名稱、編號、版本號，以及申請部門及發(fā)往用途及發(fā)出時間。如需回收的圖紙資料，發(fā)出部門應向外單位發(fā)出《外發(fā)資料管理措施》并保證文獻的回收工作得到貫徹。6.4外來文獻的控制：企業(yè)的外來文獻分為兩類予以控制，一類為國家或行業(yè)原則、國家法律、法規(guī)文獻（包括政府和其他事業(yè)管理機關的有關文獻），一類是顧客提供的文獻及其他外來的資料文獻等。6.4.1對于國家或行業(yè)原則、國家法律、法規(guī)文獻，接受人員應填寫《外來文獻受控發(fā)放申請表》將其交部門經(jīng)理進行審核，如其規(guī)定合用于企業(yè)產(chǎn)品和經(jīng)營，則應將其記錄于《外來文獻受控發(fā)放申請表》內(nèi)，并在表內(nèi)注明合用的條款，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后交體系部受控按6.3執(zhí)行。6.4.2各部門對外接受到的圖紙經(jīng)內(nèi)部確認無誤后，填寫《外來文獻受控發(fā)放申請表》經(jīng)部門負責人同意，將填寫《外來文獻受控發(fā)放申請表》與對外接受到的圖紙一起交DCC統(tǒng)一編號后再按照6.3執(zhí)行。6.4.3文獻主管部門負責人對也許更新版本的外來文獻及時跟蹤，搜集文獻的最新版本，按6.4.1或6.4.2執(zhí)行。6.5企業(yè)體系共享文獻檔的使用權限：按上述6.3及6.4建立的“企業(yè)體系共享文獻檔”，應有充足的方案保證其儲存安全性，并保證寄存文獻中：一階、二階、三階文獻所有顧客只具有查閱權，作業(yè)指導及登記表單對應使用部門指定顧客有下載的權，其他部門及人員只有查閱權。法律法規(guī)、顧客資料、技術圖紙只有對應部門指定用戶具有查閱權及下載權。任何人不具有對存檔文獻的修改、編輯權。6.6記錄是一種特殊的文獻，其控制執(zhí)行《質量記錄管制程序》。7.有關文獻7.1質量記錄管制程序……………………ICT+COP-0038.有關記錄8.1文獻發(fā)放記錄8.2文獻替代登記表8.3外發(fā)文獻申請單8.4外來文獻受控發(fā)放申請表8.5受控文獻清單9．附件9.1附件1：文獻管制工作流程圖9.2附件2：非質量體系類文獻編寫格式附件1：文獻管制工作流程圖序號作業(yè)流程責任部門有關表單重點闡明12345文獻編寫或修訂文獻的管理、分發(fā)和控制文獻接受組織培訓文獻實行各部門質量部各部門質量部各部門各部門《外來文獻受控發(fā)放申請表》《文獻發(fā)放記錄》《受控文獻清單》《文獻替代登記表》《外發(fā)文獻申請單》《部門受控文獻清單》《培訓記錄》*文獻的制定、修訂和審核及同意按本程序4.3條款進行制定和審批，必要時文獻應