職務說明書工作分析工作說明書與工作規(guī)范

工作分析、工作說明書與工作標準在人力資源治理中，工作分析、工作說明書與工作標準的設計是一項格外重要的工作。工作分析是確定完成各項工作所需技能、責任和學問的系統(tǒng)過程。它是一種重要而一般的人力資源治理技術。工作分析的目的是為了解決以下6個重要的問題：工人完成什么樣的體力和腦力勞動？工作將在什么時候完成？工作將在哪里完成？工人如何完成此項工作？為什么要完成此項工作？完成工作需要哪些條件？以下三種狀況才需要工作分析。第一，當組織建立，工作分析首次被正式引進；其次，當的工作產生時；第三，當工作由于技術、方法、工藝系統(tǒng)的產生而發(fā)生重要變化時。當工作性質發(fā)生變化時，最需要進展工作分析。工作分析可幫助組織覺察環(huán)境正發(fā)生變化這一事實工作說明書是一份供給有關任務、職責信息的文件〔工作的內容是什么〕。工作標準包含了一個人完成某項工作所必備的根本素養(yǎng)和條件〔雇傭什么樣的人來從事這一工作〕。假設聘請者不知道勝任某項工作所必需的資格條件，那么員工的聘請和選擇就將是漫無目的的。假設缺少適時的工作說明和工作標準，就會在沒有一個清楚的指導性文件的狀況下去聘請、選擇員工，而這樣做的結果將是很糟的。實際上，當企業(yè)在獵取原材料、供貨或設備這些資源時，這種做法也是不曾聽說的。例如。即使在訂購一臺復印機時，選購部門通常也會提出準確的說明。固然，在尋求企業(yè)最有價值的資產〔人力資源〕時，也應承受同樣的規(guī)律。工作標準中的信息在確定人力資源開發(fā)需求方面常常是很有用的。假設工作標準指出某項工作需要特別的學問、技能或力量，而在該職位上的人又不具備所要求的條件，那么培訓和開發(fā)可能就是不必要的了。這種培訓應當旨在幫助工人履行現有工作說明所規(guī)定的職責，并且?guī)椭麄優(yōu)樯w到更高的工作職位做好預備。至于績效評價，應依據員工完成工作說明中規(guī)定的職責的好壞進展。假設一名經理評價員工依據的不是工作說明中包括的因素，則這種評價在很大程度上就會帶有不公正性作為一名主管人員或人事治理專業(yè)人員，你通常需要通過進展工作分析來搜集以下的某一類或某幾類信息：1、工作活動。2、工作中人的行為。3、工作中所使用的機器、工具、設備以其他關心工作用具。工作的績效標準。4、工作背景。5、工作對人的要求。你所進展的工作分析〔不是依據那些雇員自己報告說他們的工作職責有哪些，而是依據你自己對這些工作應當完成哪些任務的了解所做出的推斷〕就覺察了一些必需被分派到人頭上但卻被全部人都無視了的職責。像這一類被無視的工作職責常常可以通過工作分析被挖掘出來。這樣，工作分析在挽救可能因此〔如沒有人對庫存治理負責〕而造成的嚴峻后果方面就能夠起到樂觀的作用。在做工作分析時，應當依據以下六個步驟來進展。1、確定工作分析信息的用途。2、搜集與工作有關的背景信息組織圖不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯結的直線明確說明白誰應當向誰匯報工作，以及工作的擔當者將同誰進展信息溝通等等。工作流程圖則供給了與工作有關的更為具體的信息。3、選擇有代表性的工作進展分析。4、搜集工作分析的信息。5、同擔當工作的人共同審查所搜集到的工作信息。6、編寫工作說明書和工作標準大多數狀況下，在完成了工作分析之后都要編寫工作說明書和工作標準。工作說明書就是對有關工作職責、工作活動、工作條件以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進展的書面描述。工作標準則是全面反映工作對從人員的品質、特點、技能以及工作背景或經受等方面要求的書面文件。有時侯，工作說明書和工作標準書分成兩份文件來寫，有時侯則合并在一份工作說明書之中。搜集工作分析信息的工作通常由實際擔當工作的人員、工作擔當人員的直接上級主管，以及一名人力資源治理專家來共同進展。通常的做法是：首先由人力資源治理專家(人力資源治理者、工作分析專家或詢問人員等)觀看和分析正在被進展中的工作，然后編寫出一份工作說明書和一份工作標準。雇員及其直接上級主管出要參與此項工作訪談法是搜集工作分析信息的方法之一，一般可以使用以下三種訪談法：〔1〕對每個雇員進展個人訪談；〔2〕對做同種工作的雇員群體進展的群體訪談；〔3〕對完全了解被分析工作的主管人員進展的主管人員訪談。訪談法可能是最廣泛運用以確定工作任務和責任為目的的工作分析方法，它的廣泛應用程度正是其優(yōu)點的最好表現之一。更為重要的是，通過與工作擔當者進展面談，還可以覺察一些在狀況下不行能了解到的工作活動和行為。訪談法的最主要問題之一是：搜集上來的信息有可能是被扭曲的。這種信息的扭曲可能是由于被訪談者在無意中造成的，也可能是由于被訪談者有意制造的。由于工作分析常常被作為轉變工資主的依據。工作分析人員將依據以下7項要素來分別對每一項任務進展分析：學問要求。技術要求。力量要求。工作中所包含的身體活動。工作的特定環(huán)境條件。典型工作大事。對雇員興趣的要求。量化的工作分析方法無疑是最好的。兩種最為常用的量化分析方法是職位分析問卷法和功能性工作分析法。職位分析問卷法的優(yōu)點在于，它將工作依據五個根本領域進展并供給了一種量化的分數挨次或挨次輪廓。這五個根本領域是：是否負有決策／溝通／社會方面的責任；是否執(zhí)行嫻熟的技能性活動；是否伴隨有相應的身體活動；是否操縱汽車／設備；是否需要對信息進展加工。因而，職位分析問卷的真正優(yōu)勢在于：它對工作進展了等級劃分。換言之，職位分析問卷法使你依據決策、嫻熟性活動、身體活動、汽車／設備操縱以及信息加工等特點對于每一項工作安排一個量化的分數。于是，你就可以運用職位分析問卷法所得出的結果對工作進展比照，以確定比方說哪一種工作更富有挑戰(zhàn)性，然后你可以依據這一信息來確定每一種工作的或工資等級。功能性工作分析法：功能性工作分析法不僅僅是依據信息、人、物三個方面工作進展分類，它對工作的分類還考慮以下四個因素：在執(zhí)行工作時需要得到多大程度的指導；執(zhí)行工作時需要運用的推理和推斷力量應到達什么程度；完成工作所要求具備的數學力量有多高；執(zhí)行工作時所要求的口頭及評議表達力量如何。，運用功能性工作分析法來對工作進展分析，使你可以答復下面的問題：“為了完成這項任務并到達的績效標準，需要對雇員進展何種培訓？“工作說明中常常使用的術語如下：應履行的主要職責在各項職責上所消耗時間的百分比應到達的業(yè)績標準工作條件和可能產生的危急完成工作的人員數和承受其匯報的人數工作中使用的機器和設備工作說明中使用最廣泛的內容是：〔1〕工作識別；〔2〕工作分析日期；〔3〕工作小結；〔4〕履行的職責。工作識別局部包括工作名稱、部門、匯報關系和工作編號。一個好的工作名稱將很接近工作內容的性質，并能把一項工作與其他工作區(qū)分開來。但圓滿的是，工作名稱常常使人產生誤會〔一些書籍中竟然提倡這種做法，如把輪胎檢查搬運員稱之為地區(qū)效勞經理助理等〕。樣的描述可以秋主管人員分派工作供給更大的敏捷度，但一些專家明確認為，假設一一類的語言，就很可能會成為躲避責任的一種托辭，由于這使得對工作的性質以及雇員需要完成的工作的表達消滅了漏洞。工作說明書的另外一局部是擅長工作責任和工作任務的具體排列。工作說明書中還應當界定工作擔當者的權限范圍，包括決策的權限、對其他人實施監(jiān)視的權限以經費預算的權限等。有些工作說明書還包括一局部有關工作績效標準的內容。這局部內容說明雇主期望雇員在執(zhí)行工作說明書中的每一項任務時所到達的標準是什么樣的。確定績效標準的一個最為直接的方法是只要把下面的話補充完整就可以了：“假設你……，我會對你那么就形成了一套完整的績效標準。工作標準以工作說明書的內容為依據來答復這樣一個問題，那就是：“要做好這項工，職位擔當者必需具備什么樣的特點和閱歷？“通常狀況下，都把它放在工作說明書的反面建立完整的、能準時反映雇員最狀況的技能庫。有一種方法可以使雇員用于更技能庫內容的時間縮短到最少，這就是在實際