質(zhì)量管理體系記錄的控制要求、控制程序

宏運(yùn)福有限公司記錄控制程序文件編號(hào)：SJ/QP-002文件版本：生效日期：發(fā)文編號(hào)：B2004.11.01綜合部審核批準(zhǔn)記錄控制流程圖XXXX有限公司目的建立并保持質(zhì)量管理體系記錄的控制要求，以保證能夠提供產(chǎn)品符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運(yùn)行的證據(jù)及其追溯。2.適用范圍適用于質(zhì)量體系運(yùn)行中產(chǎn)生的記錄，包括來(lái)自供方和顧客指定的記錄。職責(zé)綜合部是記錄的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定記錄的編碼規(guī)則及管理體系文件記錄的審定和建立。各職能部門負(fù)責(zé)本部門記錄的控制和管理。工作程序及要求記錄清單建立、備案、標(biāo)識(shí)各部門根據(jù)質(zhì)量管理過(guò)程的需要建立記錄清單。清單中要明確記錄的名稱、編號(hào)、保存部門、保存期限，并經(jīng)部門經(jīng)理審批。綜合部對(duì)各部門擬定的記錄形式和內(nèi)容進(jìn)行審核，各部門經(jīng)理批準(zhǔn)，確保符合質(zhì)量管理體系規(guī)定要求。各部門把經(jīng)過(guò)審批的記錄清單、記錄和空白表格報(bào)綜合部備案。綜合部對(duì)記錄空白表格給予文件編號(hào)，具體編碼規(guī)則如下：SJ/JL—XXX—X/X 版本/修改狀態(tài)記錄編號(hào) 公司及記錄的拼音縮寫(xiě)4.2記錄的使用各種記錄要有記錄人、審核人、記錄時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。記錄應(yīng)做到字跡清晰，記錄的事實(shí)或數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改。如需要更改時(shí)采用劃改，劃去原文后寫(xiě)上更改內(nèi)容，更改人簽名。記錄表單要按照規(guī)定的格式進(jìn)行填寫(xiě)，不必填寫(xiě)處要用“/”劃去，不能留有空白。記錄收集的內(nèi)容各部門根據(jù)其職能，確定、準(zhǔn)備和收集以下記錄（記錄可以是任何媒體形式，如拷貝或電子媒體）：管理評(píng)審、合同評(píng)審、產(chǎn)品審核、工藝審核的有關(guān)記錄；過(guò)程設(shè)計(jì)的輸入、輸出、評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)、更改的有關(guān)記錄；供方評(píng)價(jià)記錄及合格供方的質(zhì)量記錄；有可追溯性要求時(shí)，產(chǎn)品唯一性標(biāo)識(shí)的記錄；設(shè)備、設(shè)施、工裝、環(huán)境、安全、過(guò)程控制的有關(guān)記錄；對(duì)過(guò)程、設(shè)備、人員的鑒定記錄；進(jìn)貨、過(guò)程、最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)的記錄（包括讓步放行記錄）檢驗(yàn)、測(cè)量、試驗(yàn)設(shè)備的校準(zhǔn)檢定記錄；不合格品控制的有關(guān)記錄持續(xù)改進(jìn)、糾正措施和預(yù)防措施的有關(guān)記錄內(nèi)部質(zhì)量體系審核結(jié)果及糾正措施驗(yàn)證記錄；各種培訓(xùn)記錄；與服務(wù)有關(guān)的記錄；與統(tǒng)計(jì)分析有關(guān)的記錄；搬運(yùn)、貯存、包裝、防護(hù)、交付有關(guān)的記錄；來(lái)自供方的質(zhì)量記錄和顧客工程規(guī)范的質(zhì)量記錄；可靠性分析、驗(yàn)證記錄；其它質(zhì)量活動(dòng)完成后的記錄或所達(dá)到的結(jié)果的記錄；S.對(duì)顧客或供方的PPAP相關(guān)記錄；t. 滿足法律法規(guī)和顧客要求的記錄；u. 效益、效率、成本相關(guān)記錄。記錄的編目、歸檔、貯存各部門對(duì)記錄進(jìn)行分類并按順序編好目錄。各部門所產(chǎn)生的記錄自行歸檔，對(duì)要?dú)w檔的記錄應(yīng)按記錄的時(shí)間順序或編號(hào)序進(jìn)行分類裝訂，對(duì)已歸檔的記錄，記錄管理人員要填寫(xiě)《記錄歸檔及處理登記臺(tái)帳》，且歸檔記錄要標(biāo)準(zhǔn)明確、分類清楚、易于存取、追溯、查閱。貯存各部門自行貯存本部門所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄。貯存環(huán)境要適宜，防止損壞或丟失。記錄的保管要做到臺(tái)帳清晰，便于識(shí)別、查閱、存取。記錄保存期限如下：內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核和管理評(píng)審記錄保留3年。產(chǎn)品風(fēng)險(xiǎn)分析、措施記錄保留15年；生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件、工裝記錄、采購(gòu)單和修改單的保存時(shí)間必須為零件（或零件系列）在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有效期再加上一個(gè)日歷年（當(dāng)顧客有特殊要求時(shí)，按顧客要求執(zhí)行）；質(zhì)量運(yùn)行狀態(tài)記錄（控制圖、檢驗(yàn)和試驗(yàn)結(jié)果）必須在其生產(chǎn)的當(dāng)年和下一個(gè)日歷年予以保留；以上規(guī)定的保留時(shí)間必須理解為“最短的”保存時(shí)間，本要求不替代任何政府規(guī)定的要求；所有質(zhì)量記錄的具體保存期限按質(zhì)量記錄目錄清單規(guī)定的期限保存。記錄的查閱、作廢處置、監(jiān)督檢查4.5.1查閱記錄借閱要履行借閱手續(xù)，借閱人要在《借閱登記臺(tái)帳》上登記，簽名，標(biāo)明借閱份數(shù)和返還日期等。歸檔的記錄，原則上只能查閱，不能帶出，以防損壞，丟失。合同要求時(shí)，在商定期限內(nèi)，記錄可提供給顧客或其代表進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)查閱。4.5.2作廢處置超出保存期限的記錄，如無(wú)繼續(xù)保存的價(jià)值，各部門應(yīng)進(jìn)行作廢處理。記錄需作廢處理應(yīng)列出處理清單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)、綜合管理部備案后方能進(jìn)行處理，作廢的處理方式一般采取無(wú)痕銷毀。綜合管理部不定期對(duì)各部門的