以F公司為例談企業(yè)組織結(jié)構調(diào)整中崗位說明書的修訂

以F公司為例談企業(yè)組織結(jié)構調(diào)整中崗

位說明書的修訂關鍵詞：崗位說明書；組織結(jié)構調(diào)整；工作分析在激烈的市場競爭中，許多大型企業(yè)需要轉(zhuǎn)變管理方式，組織結(jié)構，優(yōu)化業(yè)務流程，以實現(xiàn)組織結(jié)構集約化、扁平化管理。在組織結(jié)構調(diào)整背景下，對公司原有崗位設置及每個崗位的職責進行科學梳理，修訂崗位說明書成為當務之急。本文將以公司f為例，探析企業(yè)組織結(jié)構調(diào)整中，如何高質(zhì)量地完成崗位說明書的修訂。一、崗位說明書的定義首先我們先說明一下工作分析，工作分析（jobanalysis）是一種系統(tǒng)地收集與崗位有關信息的過程，包括工作職責、任職資格工作環(huán)境、工作強度以及工作的其他特征。工作分析的直接結(jié)果是崗位說明書，就是客觀地給崗位（job）畫像。崗位說明書也叫工作說明書或職位說明書，它說明了任職者應該做什幺，如何去做，在什幺樣的條件下工作，這些工作對任職者的要求是什幺等等。二、修訂崗位說明書的意義和原因一）企業(yè)組織結(jié)構調(diào)整必然帶來業(yè)務流程和人員配置的巨大變化，修訂崗位說明書是適應企業(yè)改革需要的重要工作。首先，修訂崗位說明書有助于員工明確工作職責、清晰績效標準、知曉任職要求、找準學習資源、明確努力方向；有助于管理者更好地了解組織結(jié)構調(diào)整后員工應當承擔的工作，認清自己的管理職責和權限，從而考核更清晰、輔導更有效，并且更易達成共識，避免責任推諉相互扯皮。其次，崗位說明書是一切人力資源管理工作的基礎，可以為企業(yè)有效開展招聘、培訓和員工能力提升等工作提供依據(jù)；同時崗位說明書將為職位價值評估、構建全員績效管理體系和提煉員工關鍵業(yè)績指標提供便利。（二）隨著企業(yè)組織機構調(diào)整，f公司原版崗位說明書存在不少問題，如許多部門設置與崗位分工發(fā)生變化；部分職責描述不清晰；工作內(nèi)容沒有呈現(xiàn)績效標準與要求，缺乏工作好壞評價標準；對崗位知識技能要求不明確，任職資格過于籠統(tǒng)等。為適應f公司發(fā)展的需要，進一步明確和細化崗位職責，優(yōu)化崗位管理體系，提升崗位分析結(jié)果對績效考核的指導，細化任職資格，明確培訓方向的目的；公司從管理基礎抓起，開展崗位說明書的梳理修訂。三、修訂崗位說明書中遵循的原則和問題分析（一）遵循原則功能最優(yōu)原則。修訂后的崗位說明書能夠客觀、真實反映各崗位信息，不遺漏重要內(nèi)容，能滿足公司人力資源管理需要。規(guī)范性原則。文字表述力求簡潔明了，使用規(guī)范用語，避免使用籠統(tǒng)且含糊不清的語句。結(jié)合實際原則。結(jié)合公司實際，在充分調(diào)查基礎上修訂崗位說明書。遵循法律法規(guī)原則。遵循勞動法、勞動合同法等相關法規(guī)規(guī)定保障職工合法權益。（二）可能存在問題分析編制工作說明書的準備工作不足。一是沒有做好修訂崗位說明書的宣傳動員工作，公司員工沒有認識到工作說明書的重要性，在工作分析過程中敷衍了事。二是修訂崗位說明書通常被認為是人力資源管理部門的事情，其他部門配合不力。三是沒有事先結(jié)合公司實際情況確定崗位說明書的模板，給最后形成崗位說明書初稿帶來很多不必要的麻煩。四是缺乏對參與編寫崗位說明書的員工培訓?？绮块T業(yè)務接口關系不明確，職責交叉與遺漏問題突出。在沒有清晰界定部門職能之前便收集工作信息編寫說明書，容易造成職責的交叉與遺漏，為日后部門之間以及崗位之間的互相扯皮與推諉崗位信息的收集方法選擇不當。收集崗位信息最常用的方法是問卷調(diào)查法，此外還有訪談法、觀察法、關鍵事件法、工作日志法、資料分析法等，各種方法都有其適用性。企業(yè)在工作分析時，沒有考慮自身的實際情況，并未從當前管理水平、員工素質(zhì)和崗位性質(zhì)等差別去決定采取哪種信息收集方法，沒有科學的工作分析，企業(yè)無法理順各部門的職責和權限。工作說明書的審查修訂工作不到位。企業(yè)對崗位說明書的初稿審查工作做得比較粗淺，只是局限于格式、用語是否統(tǒng)一規(guī)范，沒有依據(jù)業(yè)務流程圖、部門職能說明書審查，更沒有與相關部門主管進行討論，以致雖然花費不少精力但編制出的說明書并不能用在實處。四、f公司崗位說明書的修訂

f公司成立于上世紀90年代，近年來，隨著f公司的不斷發(fā)展,公司進行了部分的機構調(diào)整和流程再造，過程中增加了不少的崗位，原有崗位的職能也發(fā)生了變化。在組織結(jié)構和人員配置上進行了比較大的調(diào)整前，公司下設職能部門18個，長期職工4120人、外包人員865人。根據(jù)上級公司對f公司定員編制情況的規(guī)定，f公司對置工作已完成。本著適合本企業(yè)、趨利避害、高效科學的編制原則，本文嘗試為a公司編制工作說明書提供總體思路和具體操作步驟。機構、人員進行了調(diào)職能部門精簡為機構、人員進行了調(diào)職能部門精簡為15個，相應的人員調(diào)整配1?工作說明書修訂前的準備工作。該項工作獲得f公司領導層的支持和推動，并由人力資源主管、其他職能部門主管和外部聘請的工作分析專家組成工作分析小組。該小組確定崗位說明書的模板，編制工作說明書編寫標準、培訓撰寫工作說明書初稿的崗位任