采購與付款內(nèi)部控制培訓(xùn)課件

第五章采購和應(yīng)付賬款的內(nèi)部控制

內(nèi)容提要控制內(nèi)容控制弊端控制要點(diǎn)第五章采購和應(yīng)付賬款的內(nèi)部控制

內(nèi)容提要1第一節(jié)采購和應(yīng)何賬款的內(nèi)容第一節(jié)采購和應(yīng)何賬款的內(nèi)容2采購與付款內(nèi)部控制培訓(xùn)課件3第二節(jié)采購和應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)中的常見弊端1．盲目采購。2．收受回扣，中飽私囊。3．虛報損耗，中途轉(zhuǎn)移。4．混淆采購成本。5．驗收不嚴(yán)，以少報多、以次充好。6．違規(guī)結(jié)算，資金流失。第二節(jié)采購和應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)中的常見弊端1．盲目采購。41．盲目采購。含義：采購部門沒有根據(jù)已批準(zhǔn)的采購計劃或請購單進(jìn)行采購，而是盲目采購或采購不及時，造成超儲積壓或者供應(yīng)脫檔的情況。1．盲目采購。5盲目采購常見情形原材料當(dāng)期市價下跌，采購部門為節(jié)約成本，大量買進(jìn)儲備已充足的材料，造成材料積壓變質(zhì)，增加成本。請購控制制度存在漏洞先購買再補(bǔ)填請購單，請購控制流于形式對請購單沒有嚴(yán)格的審批制度盲目采購常見情形原材料當(dāng)期市價下跌，采購部門為節(jié)約成本，大量6審計策略檢查請購單請購單的日期是否早于驗貨單的日期請購單上是否有審批人的簽名請購的審批和購買業(yè)務(wù)的執(zhí)行是否由不同的人擔(dān)任審計策略檢查請購單72．收受回扣，中飽私囊采購人員在采購中違反比價管理，選擇有回扣的供應(yīng)商，這往往造成采購材料質(zhì)量得不到保證，或者價格高于市場平均價。(見案例)2．收受回扣，中飽私囊8控制措施加強(qiáng)采購人員的素質(zhì)教育建立供應(yīng)商資料系統(tǒng)實(shí)施比價采購管理控制措施93．虛報損耗，中途轉(zhuǎn)移含義：運(yùn)輸部門為了中飽私囊，在運(yùn)輸途中轉(zhuǎn)移材料，而對公司上報稱為損耗。屬企業(yè)的內(nèi)盜現(xiàn)象。控制措施：建立合理損耗的指標(biāo)。對損耗在合理范圍之內(nèi)的給予獎勵，鼓勵運(yùn)輸人員保護(hù)公司財產(chǎn)。3．虛報損耗，中途轉(zhuǎn)移104．混淆采購成本會計人員在會計記賬中，對采購成本沒有很好的區(qū)分，確認(rèn)的成本不能真實(shí)反映企業(yè)是為采購材料而發(fā)生的。生產(chǎn)企業(yè)對與材料采購相關(guān)的運(yùn)輸費(fèi)、保險費(fèi)、人庫整理費(fèi)、合理損耗，沒有計入采購成本。4．混淆采購成本11控制措施：加強(qiáng)會計記賬人員專業(yè)學(xué)習(xí)，熟悉會計法規(guī)制度。審計人員對成本會計分錄所附的發(fā)票、運(yùn)輸單必須仔細(xì)核對，以確定成本的真實(shí)性?？刂拼胧?25．驗收不嚴(yán)，以少報多、以次充好采購驗收人員玩忽職守，不能嚴(yán)格驗收采購材料的質(zhì)量和數(shù)量。后果：偽劣材料魚龍混雜，損害企業(yè)利益?zhèn)瘟赢a(chǎn)品充斥市場，損害消費(fèi)者利益5．驗收不嚴(yán)，以少報多、以次充好采購驗收人員玩忽職守，不能嚴(yán)13控制措施：采購人員和驗收員職責(zé)分離杜絕驗收中的造假行為審計人員通過檢查當(dāng)期成本計算單列示的廢品損失給予分析性復(fù)核，并與前期比較是否有大幅增長，看這種增長是否由于材料不合格造成的?？刂拼胧?46．違規(guī)結(jié)算，資金流失通常企業(yè)收到采購發(fā)票后，根據(jù)發(fā)票金額授權(quán)會計簽發(fā)支付憑證，出納審核后支付劃撥賬款，如果沒有嚴(yán)格的付款控制流程，就存在結(jié)算隱患。形式：重復(fù)付款誤期支付6．違規(guī)結(jié)算，資金流失15控制措施付款憑證預(yù)先編號，附上支持性憑證(如定購單、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等)，被授權(quán)人在憑證上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑證付款。所有未付憑證的副聯(lián)保存在未付憑證檔案中，以待日后付款。審計人員可以通過檢查付款憑證的編號是否連續(xù)測試是否存在重復(fù)付款的可能性。審計人員還可從未付憑證的支持性憑證日期，看企業(yè)是否存在資金周轉(zhuǎn)不靈短期內(nèi)無償付能力而拖延支付的可能性?？刂拼胧?6第三節(jié)采購和應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)控制制度第三節(jié)采購和應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)控制制度171．職務(wù)分離制度(1)采購申請必須由生產(chǎn)、銷售等部門提出，采購業(yè)務(wù)由采購部門完成。(2)貨物的采購入不能同時擔(dān)任貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂購買偽質(zhì)材料。

1．職務(wù)分離制度(1)采購申請必須由生產(chǎn)、銷售等部門提出，18(3)付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)。(4)付款的審批通常經(jīng)過驗貨或驗單后執(zhí)行。(5)貨物的采購、儲存保管人不能擔(dān)任賬務(wù)記錄工作，防止繞過驗單，以減少誤記貨物數(shù)量金額的可能。(3)付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)19(6)付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離。(7)應(yīng)付賬款記錄人不能同時擔(dān)任付款職務(wù)。支票的簽字和應(yīng)付賬款的記賬相互獨(dú)立。(6)付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離。202．貨物和勞務(wù)請購制度A.原材料或零配件請購控制B.臨時物品的采購注意：不同的需要有不同的確定和提出請購的方法不同的需要由不同的授權(quán)部門提出采購申請2．貨物和勞務(wù)請購制度A.原材料或零配件請購控制21(3)請購單由材料保管部門主管簽字(4)負(fù)責(zé)采購的人員審查審批請購單簽字。目的檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出。檢查是否存在其他不合理的請購品種和數(shù)量。(5)負(fù)責(zé)資金預(yù)算的管理人員進(jìn)行審批簽字。該項請購符合經(jīng)營目標(biāo)在資金預(yù)算范圍內(nèi)，(6)采購部門應(yīng)將處理過的請購單歸納備案。(3)請購單由材料保管部門主管簽字22A.原材料或零配件請購控制(1)由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知單提出請購單。從事大批量產(chǎn)品生產(chǎn)且需求一直比較穩(wěn)定的企業(yè)，請購單也可由材料保管部門也可以在庫存材料已達(dá)到最低存量時就提出。(2)材料保管人員接到請購單后，應(yīng)將材料保管卡上記錄的庫存數(shù)同生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較，當(dāng)生產(chǎn)所需的材料數(shù)量和倉儲所需的后備數(shù)量合計已超過庫存的數(shù)量時，就簽字同意請購。A.原材料或零配件請購控制(1)由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃或即將23B.臨時物品的采購臨時物品的采購控制要點(diǎn)：請購單由使用者直接提出。使用者在請購單上要對采購需要做出描述，解釋其目的和用途。請購單須由使用者的部門主管審批同意簽字，請購單須經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員同意簽字采購部門根據(jù)請購單辦理采購手續(xù)。B.臨時物品的采購臨時物品的采購控制要點(diǎn)：243．訂貨控制制度采購部門人員(不是由使用部門)的主要職責(zé)：決定貨源確定談判條件發(fā)出購貨定貨單3．訂貨控制制度采購部門人員(不是由使用部門)的主要職責(zé)：25決定：(1)訂貨數(shù)量(2)供應(yīng)商(確定貨源)(3)發(fā)出購貨定單的時間購貨部門收到請購單購貨部門發(fā)出購貨定單決定：購貨部門收到請購單購貨部門發(fā)出購貨定單26購貨部門購貨數(shù)量控制要點(diǎn)：對請購單請購數(shù)量審查是否在控制限額的范圍內(nèi)。檢查使用物品和勞務(wù)獲得部門主管是否在請購單上簽字同意。對于需大量采購的原材料、零配件，必須做成本分析(分析各種采購數(shù)量對成本影響)對于請購數(shù)量不大，或者零星采購的物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。購貨部門購貨數(shù)量控制要點(diǎn)：27供應(yīng)商選擇的內(nèi)部控制要點(diǎn)：正式填制購貨定單前，必須向不同的供應(yīng)商(通常要求兩家以上)索取供應(yīng)物品的價格、質(zhì)量指標(biāo)、折扣和付款條件以及交貨時間等資料。比較不同供應(yīng)商所提供的資料，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。對于大宗的交易，采用一套有效的指標(biāo)程序。供應(yīng)商選擇的內(nèi)部控制要點(diǎn)：28發(fā)出購貨定單時間控制控制目的：正常的生產(chǎn)過程被推遲防止現(xiàn)金被擱置在存貨發(fā)出購貨定單時間控制控制目的：29發(fā)出購貨定單時間控制要點(diǎn)：存貨管理部門運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點(diǎn)確定請購單已經(jīng)提出，購貨部門及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉儲和生產(chǎn)部門。對于過去因各種原因未能填制購貨定單而被積壓下來的請購單定期進(jìn)行復(fù)查。發(fā)出購貨定單時間控制要點(diǎn)：30購貨定單的控制制度購貨定單填制：購貨部門購貨定單作用：授權(quán)執(zhí)行并記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)購貨定單的控制制度購貨定單填制：購貨部門31購貨定單的控制要點(diǎn)：(1)預(yù)先編號。目標(biāo)：確保定單能完整地保存確保在會計上所有購貨定單都得到處理(2)確保購貨定單的有效性。在購貨定單向供應(yīng)商發(fā)出前必須由專人檢查：定單是否得到購貨授權(quán)人的簽字定單是否經(jīng)的請購單作為支持憑證購貨定單的控制要點(diǎn)：32(3)由專人復(fù)查購貨定單的編制過程和內(nèi)容。包括復(fù)查從請購單上摘錄的資料復(fù)查有關(guān)供應(yīng)商的主要文件資料復(fù)查價格數(shù)量和金額的計算注意：價格須同過去經(jīng)驗確定的標(biāo)準(zhǔn)或平均價格相比照，以保證購貨定單的正確性。如果購貨定單的金額較小或?qū)儆诹阈琴徹浀男再|(zhì)，此項復(fù)查可以簡略一些。(3)由專人復(fù)查購貨定單的編制過程和內(nèi)容。包括33(4)購貨定單的副本應(yīng)交提出請購單的部門，以便讓請購入證實(shí)購貨定單的內(nèi)容是否符合他們的要求。(5)購貨定單也應(yīng)交收貨部門，以便他們在收到貨物時，有驗收的標(biāo)準(zhǔn)。(4)購貨定單的副本應(yīng)交提出請購單的部門，以便讓請購入證實(shí)購344．購入貨物的驗收制度購入貨物的驗收(收貨)控制的雙重作用控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動控制存貨的管理工作4．購入貨物的驗收制度購入貨物的驗收(收貨)控制的雙重作用35購入貨物驗收的控制要點(diǎn)收貨的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會計部門的人員來承擔(dān)。收貨部門的控制責(zé)任主要在根據(jù)購貨定單上的數(shù)量和質(zhì)量要求獨(dú)立地檢驗收到的貨物。購入貨物驗收的控制要點(diǎn)36數(shù)量驗證。收貨部門在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過計數(shù)、過磅或測量等來證明貨運(yùn)單上所列到的數(shù)量。要防止收貨人不經(jīng)檢驗就根據(jù)購貨定單上的數(shù)量來填制收貨報告單(本來是作為其檢驗結(jié)果的控制文件)，提高收貨人獨(dú)立確定數(shù)量的可能性。方法遞交收貨部門的購貨定單副本中的刪去數(shù)量資料要求兩個收貨人在收貨報告單上簽字?jǐn)?shù)量驗證。收貨部門在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過計數(shù)、過磅或測量37質(zhì)量檢驗收貨部門應(yīng)在其可能的范圍內(nèi)對質(zhì)量進(jìn)行檢驗(有無因運(yùn)輸損失而導(dǎo)致的缺陷)。如貨物質(zhì)量檢驗需要有較高的專業(yè)知識或者必須經(jīng)過儀器或?qū)嶒灢拍苓M(jìn)行，收貨部門應(yīng)將部分樣品送交專家和實(shí)驗室對其質(zhì)量進(jìn)行檢驗。并要求專家和實(shí)驗室分析人員在收貨報告單上簽署意見。質(zhì)量檢驗38填制收貨報告單。包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨定單編號等內(nèi)容。該單應(yīng)及時報告購貨部門和會計部門，以防止少計應(yīng)付賬款或成本以及存貨。經(jīng)收貨部門驗收合格的貨物應(yīng)交適當(dāng)?shù)膱鏊鎯蛑苯咏皇褂谜?。填制收貨報告單。包括供?yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)395．退貨和折讓的控制制度購貨部門在接到收貨報告單后，如發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合購貨定單要求，應(yīng)及時函告或電告供應(yīng)商。對于數(shù)量上的短缺，要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足。對于質(zhì)量上的問題：通知使用部門不能使用該批貨物決定退貨還是要求折讓5．退貨和折讓的控制制度購貨部門在接到收貨報告單后，如發(fā)現(xiàn)貨40貨物退回購貨部門應(yīng)編制退貨通知單，授權(quán)運(yùn)輸部門將貨物退回。退貨通知單要經(jīng)授權(quán)人審核批準(zhǔn)。購貨部門將退貨通知單副本寄交供應(yīng)商。運(yùn)輸部門經(jīng)手貨物退回后，通知購貨部門和會計部門。購貨部門在貨物退回后，應(yīng)編制借項憑證。借項憑證由獨(dú)立于購貨、運(yùn)輸、存貨職能的人員檢查。會計部門根據(jù)借項憑證來調(diào)整應(yīng)付賬款。貨物退回購貨部門應(yīng)編制退貨通知單，授權(quán)運(yùn)輸部門將貨物退回。退41借項憑證的內(nèi)容：退貨數(shù)量價格日期供應(yīng)商名稱金額計算借項憑證的內(nèi)容：42折讓折讓需要同供應(yīng)商談判來最終確定。折讓金額一般必須由被授權(quán)的高級管理人員批準(zhǔn)許可。當(dāng)合適的折讓金額一經(jīng)確定，購貨部門即應(yīng)編制借項憑證，通知會計部門調(diào)整應(yīng)付賬款。折讓折讓需要同供應(yīng)商談判來最終確定。43注意：退貨和折讓要求的提出和由此產(chǎn)生的賬戶調(diào)整大多屬于非常規(guī)的、各具特點(diǎn)的和偶然發(fā)生的事件，因此很難制定出常規(guī)的適合于各種退貨和折讓業(yè)務(wù)的控制辦法。為了彌補(bǔ)這方面的不足，可設(shè)置專人定期向企業(yè)中各方面的人員進(jìn)行調(diào)查以審查有關(guān)退貨或折讓發(fā)生后，借項記錄的合理性。注意：446．應(yīng)付賬款控制制度應(yīng)付賬款意義：應(yīng)付賬款構(gòu)成了流動負(fù)債的最主要內(nèi)容，它對資產(chǎn)負(fù)債表能否正確合理地揭示企業(yè)的財務(wù)狀況影響很大。應(yīng)付賬款即為債權(quán)人的應(yīng)收賬款，債權(quán)人備有其詳細(xì)記錄。因此應(yīng)付賬款上的不正確記錄和不按時償還該債務(wù)，導(dǎo)致交易雙方不必要的債務(wù)糾紛。6．應(yīng)付賬款控制制度應(yīng)付賬款意義：45應(yīng)付賬款控制要點(diǎn)：(1)應(yīng)付賬款的記錄必須由獨(dú)立于請購、采購、驗收、付款的職員來進(jìn)行。(2)應(yīng)付賬款的入帳還必須在取得和審核各種必要的憑證以后才能進(jìn)行。應(yīng)付賬款控制要點(diǎn)：46供應(yīng)商的發(fā)票核對發(fā)票正確性的憑證憑證請購部門的請購單收貨部門的收貨報告單購貨部門的購貨定單借項通知單應(yīng)付賬款入帳應(yīng)取得和審核的各種必要憑證供應(yīng)商的發(fā)票憑證請購部門的請購單應(yīng)付賬款入帳應(yīng)取得和審核的各47負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的職員必須審核這些原始憑證，審核后應(yīng)簽字以示這一控制過程已完成。審核內(nèi)容：是否齊全日期和貨物內(nèi)容是否一致有無經(jīng)授權(quán)人的核準(zhǔn)簽字發(fā)票的折扣是否與購貨定單要求相一致各種原始憑證之間的數(shù)量、價格、加總合計是否正確負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的職員必須審核這些原始憑證，審核后應(yīng)簽字以示這一48(3)對預(yù)付貨款的交易，收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)將預(yù)付金額沖抵部分發(fā)票金額后記錄應(yīng)付賬款。(4)對于享有折扣的交易，要求將供應(yīng)商發(fā)票金額扣去折扣金額的凈額來登記應(yīng)付賬款。(3)對預(yù)付貨款的交易，收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)將預(yù)付金額沖抵49(5)必須分別設(shè)置應(yīng)付賬款的總賬戶和明細(xì)賬?？傎~戶根據(jù)匯總的應(yīng)付憑證登記。明細(xì)賬分別債權(quán)人根據(jù)發(fā)票登記。月末核對總賬和明細(xì)賬總額。(5)必須分別設(shè)置應(yīng)付賬款的總賬戶和明細(xì)賬。50(6)月供應(yīng)商對賬單同應(yīng)付賬款明細(xì)賬余額相核對。由財務(wù)經(jīng)理或其授權(quán)的、獨(dú)立于應(yīng)付賬款明細(xì)記錄的職員來辦理。任何差異應(yīng)予以稽查，如稽查結(jié)果表明本企業(yè)無會計上的記賬錯誤，必須及時與債權(quán)人聯(lián)系，以便調(diào)整差異。(6)月供應(yīng)商對賬單同應(yīng)付賬款明細(xì)賬余額相核對。517．付款控制制度要點(diǎn)：(1)防止未核準(zhǔn)的款項被支付(2)所有已確認(rèn)的負(fù)債都應(yīng)及時支付

(3)正確地付款和記錄。應(yīng)付賬款現(xiàn)金支付支票付款7．付款控制制度要點(diǎn)：應(yīng)付賬款52

(1)防止未核準(zhǔn)的款項被支付A.應(yīng)付賬款付款人應(yīng)檢查付款憑證和是否經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，任何付款都必須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

(1)防止未核準(zhǔn)的款項被支付A.應(yīng)付賬款53B.現(xiàn)金支付控制要點(diǎn)：檢查賣主的發(fā)票蓋過“款已付訖”的戳記，以防止已經(jīng)支付的賬款被第二次支付。審查支付款項是否具備與該款項有關(guān)并已得到審核認(rèn)可的收貨報告單。B.現(xiàn)金支付控制要點(diǎn)：檢查賣主的發(fā)票蓋過“款已付訖”的戳記，54C.支票付款控制關(guān)鍵：支票實(shí)物控制應(yīng)保證已簽字支票由簽字人本人寄送支票不得讓核準(zhǔn)付款或處理付款的人員接觸支票未簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管作廢支票予以注銷或另加控制，并且要制定一個注銷已簽發(fā)支票的方法。在賣方發(fā)票上注明已簽發(fā)支票號碼加蓋“款已付訖”戳記，防止重復(fù)開具發(fā)票C.支票付款控制關(guān)鍵：支票實(shí)物控制55(2)及時支付所有已確認(rèn)的負(fù)債控制目的：獲得現(xiàn)金折扣的好處加強(qiáng)同供應(yīng)商的良好關(guān)系維持企業(yè)的信用控制要點(diǎn)：會計部門應(yīng)定期檢查應(yīng)付賬款的明細(xì)賬和有關(guān)文件，以防失去可能的現(xiàn)金折扣為了控制負(fù)債的及時支付，可將應(yīng)得到但未獲得的折扣作為一項費(fèi)用來處理，以加強(qiáng)會計部門的財務(wù)管理。(2)及時支付所有已確認(rèn)的負(fù)債控制目的：56(3)正確地付款和記錄在付款前，應(yīng)復(fù)核賣主的發(fā)票上數(shù)量、價格和合計數(shù)以及折扣條件。對于因退貨或折讓而造成的應(yīng)付賬款借項，在有良好的控制制度下，也可于未收到供應(yīng)商的貸項通知單之前，從付款金額中予以扣除。(3)正確地付款和記錄在付款前，應(yīng)復(fù)核賣主的發(fā)票上數(shù)量、價格571、每一個成功者都有一個開始。勇于開始，才能找到成功的路。10月-2310月-23Sunday,October1,202