公文寫作與處理培訓資料,第十三章,案卷整理與歸檔

——文章來源網(wǎng)，僅供分享學習參考——文章來源網(wǎng)，僅供分享學習參考公文寫作與處理培訓資料，第十三章，案卷整理與歸檔第十三章案卷整理與歸檔案卷整理與歸檔：或稱正式立卷與移交歸檔，是機關文書部門在平時歸卷的基礎上，對案卷進一步系統(tǒng)整理編目，最終完成立卷工作，然后移交給機關檔案部門。它包括：組合案卷、編目成卷和移交歸檔等。第一節(jié)案卷的組合案卷的組合，簡稱組卷，指機關文書部門或業(yè)務部門在終或第二上半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進行調整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。（1）調整定卷，是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適應的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。1）調整定卷的必要性。從三個方面來分析比較。歸卷與立卷。歸卷不等于立卷。（詳見P380）卷夾與案卷。卷夾不等于案卷。條款名稱與案卷標題。條款名稱不等于案卷標題。2）調整定卷應注意的問題：要檢查卷內(nèi)文件的成份。要檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系。要檢查卷內(nèi)文件材料的數(shù)量。要檢查卷內(nèi)文件材料的保存價值。（2）卷內(nèi)文件排列和編號1）卷內(nèi)文件排列。是指將每個案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個回定的位置。卷內(nèi)文件的排列方法：可以按時間、問題、重要程度、文號、作者、地區(qū)、通訊者、文種名稱、人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進行排列。具體排列方法有幾種：按時間先后排列。2.按作者－－時間排列。3.按問題－－時間排列。4.按地區(qū)－－時間排列。按通訊者－－時間排列。6.按姓氏筆畫或拼音字母2）卷內(nèi)文件的編號。用阿拉伯數(shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計和保護文件。編號時，需要注意的幾點：3點。P383頁。凡是裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每一頁文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫頁號。卷內(nèi)文件編號的范圍只限于卷內(nèi)有文字的文件材料。編號應當先用鉛筆，經(jīng)檢查準確無誤后，再用打號機打號。（“頁號”與“張?zhí)枴辈煌?，就以“頁”為單位。）?）擬寫案卷標題案卷標題：是案卷的名稱，也稱案卷題名，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概述。1）案卷標題的結構及標法。通常應當標明卷內(nèi)文件作者、問題、名稱三個基本部分。有些案卷標題還需要標明時間、地區(qū)、或通訊者，若標通訊者，則取——文章來源網(wǎng)，僅供分享學習參考——文章來源網(wǎng)，僅供分享學習參考――文章來源網(wǎng)，僅供分享學習參考――文章來源網(wǎng)，僅供分享學習參考代作者位置。文種名稱則使用泛稱代之。排列順序通常是：（時間、地區(qū)）作者（時間、地區(qū)）問題名稱（通訊者）（泛稱）案卷標題各項的一般標法：標明卷內(nèi)文件作者。是為了說明該卷內(nèi)的文件由誰形成，即指文件法定的作者，而不是指擬稿人或簽發(fā)人。標明卷內(nèi)文件的問題。是案件標題的核心，必須使問題概括得全面、準確、簡練。標明卷內(nèi)文件的名稱。是反映文件的性質和利用價值，一般寫在案卷標題的末尾。標明卷內(nèi)文件時間。這里所說的“時間”，是指標明文件內(nèi)容針對的時間，而不是文件形成的時間。標明卷內(nèi)文件通訊者。由往來文件組成的案卷應標明通訊者雙方，如果通訊者又不止一對時，可將問題要素插入通訊者此方與彼方之間，并將同一性質的機關概括為總稱。標明卷內(nèi)文件涉及的地區(qū)。當案卷涉及到某某地區(qū)時，案卷標題要標明地區(qū)的名稱。2）案卷標題的擬寫要注意的幾個問題：要注意政治上的正確性。要注意文字表述簡練通順、概括準確。要注意案卷標題的基本結構要力要完整，合乎語法，標點正確。第二節(jié)編目成卷工作編目成卷工作，是指在組案卷的基礎上，對卷內(nèi)文件進行編目、裝訂、以及案卷的排列、編號等一系列工作。（1）案卷的編目案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎上，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。）填寫卷內(nèi)文件目錄。主要項目有：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等。（表及詳見P390）2）填寫卷內(nèi)備考表。是用以注明卷內(nèi)文件材料需要說明的情況的表格，以備案卷移交檔案部門后管理人員和查檔人員對此卷有一概括了解。備考表置于案卷末尾，項目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名。（表及詳見P392）3）.填寫案案封皮。是指用以保護卷內(nèi)文件、標注案卷內(nèi)容的卷皮，用牢固厚實的牛皮紙統(tǒng)一制作，使用毛筆正楷字填寫，起醒目作用，并便于長期保存。案卷封皮項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管理期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等.（表及詳見P394）檔號：封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。由檔案部門填寫。全宗號是檔案館指定給立檔單位的編號，在一個檔案館內(nèi)全宗號不能重復；目錄號是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在一個全宗內(nèi)案卷目錄不能重復；案卷號目錄內(nèi)案卷的順序編號，在一個案卷目錄內(nèi)案卷號不能重復。（2）案卷的裝訂與裝盒案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。案卷裝訂的要求：整齊、牢固，不影響閱讀。裝訂、裝盒的案卷，應根據(jù)不同情況，區(qū)別對待。一般來說帶底稿的文件為正卷，應裝訂。第二套卷，即重份文件卷，應裝盒。對永久、長期保存的案卷應使用質量較好的卷皮裝訂。短期保存的案卷則可采用簡易的卷皮裝訂。“散裝卷”的具體步驟和做法：對本單位每年應該立卷歸檔的文件按照保管期限，劃分為永久、長期、短期三個部分；同在一保管期限的文件中，按內(nèi)容相近程度分為若干類，拆除文件上的金屬物，編頁號、填寫卷內(nèi)目錄。使用軟皮卷并用細線訂住每份文件，內(nèi)容緊密聯(lián)系的相關文件訂在一起，如正本與定稿、正件與附件、批復與請示、原件與批轉件等。軟卷皮封面印案卷封面項目，封二印卷內(nèi)文件目錄項目，封三印卷內(nèi)備考表項目，填寫要求與方法與硬卷皮相同。將每份訂好的文件裝入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm（長X寬），其中根據(jù)需要分別設置30、40或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口外中部要設置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒封面為空白面，卷盒脊背項目包括全宗號名稱、目錄號、年度、起止卷。按照不同的保管期限對卷盒進行系統(tǒng)排列，編寫檔號、編制案目錄。卷脊項目的填寫方法同硬卷皮格式，其中起止號填“XXXX卷“。散裝卷的優(yōu)點：一是方便利用，便的保密。二是便于保護和管理文件。缺點是：容易把卷內(nèi)文件弄亂或造成文件丟失。（3）案卷排列與編號案卷排列與編號，是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個年度、一個組織機構的案卷進行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機關的工作活動。1）案卷的排列。方法主要有：將一個組織單位的案卷先按保管期限分開，即永久、長期、短期分別排列。案卷排列可以在條款排列的基礎上適當?shù)剡M行調整，既保持案卷與案卷之間的聯(lián)系，又要按重要程度、作者、名稱、時間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。上級機關、本機關、下級機關所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進行排列。一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。如紀檢部門處分案卷、信訪部信訪案卷，可以采用按姓氏筆劃，或地區(qū)排列的方法。）案卷的編號。為了最后固定案卷分類排列順序的位置，并便于檔案的統(tǒng)計、保管和查找利用，必須對所有的案卷進行編號。案卷的編號：主要是指編案卷的順序號，即案卷號。具體編法是：將本機關一年所形成的案卷，依次按永久、長期、短期和副卷（重份卷）編制統(tǒng)一的案卷順序號。第三節(jié)案卷的歸檔案卷組合和編目完成卷工作完成后，公文處理部門根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度對案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。（1）案卷目錄的編制案卷目錄是對經(jīng)過分類排列和編號的案卷進行登記所形成的。案卷目錄的封面采用長X寬為300mmX220mm規(guī)格、漆皮或塑料面皮夾紙，主要項目有：目錄名稱（年度或組織機構）、全宗號、目錄號及保管期限等。案卷目錄的項目有”案卷號、案卷題名、頁數(shù)、保管期限、備注“等。（表及詳見P401）1）案卷目錄的編制方法。一般有兩種：一是由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號、編制正式的案卷目錄。二是由機關檔案室通盤組織，指導部門的公文立卷人員統(tǒng)一分類、編排卷號、直接編制案卷目錄.1.案卷目錄與案卷封皮的項目內(nèi)容要一致，如發(fā)現(xiàn)有不準確的地方要隨時改正。注意將歸檔時的案卷順序號中的永久、長期、短期三種保管期限案卷以及副卷（重份文件卷）分別填寫，以便檔案部門在編制系統(tǒng)化案卷號時單獨進行裝訂。2）文件檢索工具的編制文件檢索工具：是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。主要有：1.文件索引.又叫文件作者目錄，它是以文號編排為主的2.文件分類目錄。又叫文電綜合分類目錄。）案卷的歸檔：公文立卷部門立好的案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為“歸檔”。歸檔制度包括：1.歸檔范圍。凡機