合同管理規(guī)定

湖南原子九洲光電工程有限公司合同管理規(guī)定.目的為建立公司的合同管理制度，維護(hù)公司的合法權(quán)益，規(guī)范公司合同的簽訂程序，防止不應(yīng)有的糾紛，控制公司風(fēng)險，特制定本規(guī)定。.合用范圍本規(guī)定合用湖南原子九洲光電工程有限公司、湖南原子照明科技有限公司以及聯(lián)名合作公司對外簽訂的所有合同。.定義本規(guī)定所指的合同，是指公司在經(jīng)營活動中以法人及聯(lián)名合作公司名義對外簽訂的各種合同（包括具有合同性質(zhì)的各種定單、協(xié)議書等）。公司合同的種類包括各類采購合同、工程合同、產(chǎn)品合同、聯(lián)名公司合同、等經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各種有名和無名合同。合同管理是指對公司合同的審核、監(jiān)督和管理，包括合同的評審、合同格式的提供，合同履行的監(jiān)督以及合同糾紛處理等全過程的管理。.合同管理部門與職責(zé)公司財務(wù)部是公司合同的歸口管理部門，各主要業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的管理和合同事務(wù)承辦。2公司財務(wù)部負(fù)責(zé)對公司的合同統(tǒng)一進(jìn)行監(jiān)督管理并行使以下職責(zé)：（一）制訂完善合同管理制度，提高公司合同管理水平；（二）評審公司對外簽訂的所有合同；（三）制訂公司需對外簽訂的各種合同格式，并在履行過程中不斷修改完善;（四）監(jiān)督合同履行情況，并對存在問題提出整改意見；（五）參預(yù)公司重大合同的談判；（六）配合有關(guān)部門辦理相關(guān)合同的公證、登記、備案等事項；（七）對公司業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員進(jìn)行合同法律常識方面的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。公司各部門合同主辦人員主要履行以下職責(zé)；（一）在權(quán)限內(nèi)負(fù)責(zé)辦理與本人業(yè)務(wù)有關(guān)的合同簽訂、變更、解除等有關(guān)事宜；（二）起草本人業(yè)務(wù)過程中需要的各種合同文本并與財務(wù)、財務(wù)審核后確認(rèn)；（三）認(rèn)真執(zhí)行其本人業(yè)務(wù)往來中所簽合同；（四）對合同履行中發(fā)生的問題和糾紛采取必要措施，并及時匯報，協(xié)助有關(guān)部門積極的解決問題和有關(guān)糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益；（五）負(fù)責(zé)將其本人簽訂的合同文件整理形成檔案，交由所在部門統(tǒng)一保存；（六）配合公司財務(wù)，對合同的日常管理工作提供必要的協(xié)助。.合同的訂立與資信調(diào)查公司對外交易活動，除能即時結(jié)清、無風(fēng)險的小金額交易外，必須簽訂書面合同，無風(fēng)險的口頭定單參照本規(guī)定執(zhí)行。無需簽訂書面合同的口頭定單是指合同金額在2000元以下且能即時結(jié)清，公司沒有風(fēng)險（主要是不涉及后續(xù)的產(chǎn)品質(zhì)量保證和售后服務(wù)事宜）的普通商品買賣交易。與所簽訂合同有關(guān)的補充協(xié)議、往來文書、圖紙、表格、信函、傳真、數(shù)據(jù)電文（電子郵件）等均為合同的組成部份。合同簽訂之前的風(fēng)險調(diào)查：公司相關(guān)部門在選定合作對象之后，合同簽訂之前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況調(diào)查對方的資信狀況和履約能力，特別是對欲建立長期合作關(guān)系和涉及食品安全、工程安全的供貨商、銷售商，必須派人調(diào)查其詳細(xì)的經(jīng)營狀況，主要包括以下幾個方面：（一）審查工商營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、安裝資質(zhì)、安全許可等資質(zhì)證明文件的真實性以及年檢情況；審查個人身份證明、授權(quán)委托書等。通過此項審查確定對方當(dāng)事人是否具有簽訂合同的主體資格和經(jīng)營資質(zhì)；（二）調(diào)查對方以往產(chǎn)品、安裝工程的質(zhì)量情況、貨源渠道和售后服務(wù)情況，通過此項調(diào)查確認(rèn)對方的業(yè)務(wù)能力和誠信狀況；（三）考察對方的地址、經(jīng)營狀況、人員情況等，以此確定對方的實際履約能力。各部門合同主辦人員應(yīng)當(dāng)將調(diào)查了解的對方資信、經(jīng)營狀況形成書面文件，并提出合同簽訂意見由該部門負(fù)責(zé)人簽字后，作為附件，隨合同一起評審。.合同評審及流程.1合同的起草6.L1統(tǒng)一合同文本的制定。公司財務(wù)統(tǒng)計各業(yè)務(wù)部門的合同簽訂需求，經(jīng)過與業(yè)務(wù)部門商議，在公司現(xiàn)有的各種合同文本基礎(chǔ)上進(jìn)行修改或者重新起草修訂，制定公司統(tǒng)一的合同文本格式，以便于在后續(xù)業(yè)務(wù)活動中采用。其他暫時性合同或者專業(yè)性較強的合同文本由公司財務(wù)會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同起草修訂。6.2合同的評審合同經(jīng)辦人將整理好的合同文本（含公司統(tǒng)一的合同文本或者其他公司提供的合同文本）隨合同審批表一起送交與該項業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門審核傳閱，并對各部門提出的意見進(jìn)行篩選，完善合同事項，形成合同評審意見稿。6.2.2合同經(jīng)辦人將合同評審意見稿發(fā)送對方進(jìn)行商談，將對方提出的修改意見進(jìn)行反饋，由該業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與公司財務(wù)共同確定合同內(nèi)容。公司與合同有關(guān)的保底性條款不得更改。6.2.3合同經(jīng)辦人將確定好的合同文本、合同審批表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交總經(jīng)理審批。合同經(jīng)辦人或者部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在合同審批表中注明需要總經(jīng)理審批或者關(guān)注的特殊事項（如合同的價格、付款條件、特殊質(zhì)量要求等相關(guān)條款）。合同經(jīng)總經(jīng)理審核完畢簽字批準(zhǔn)后，合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同簽訂具體事務(wù)的辦理。合同經(jīng)辦人在最終簽訂合同時，不得對已經(jīng)評審確認(rèn)好的合同進(jìn)行任何的添加或者修改，如確需修改合同時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人與公司財務(wù)共同確認(rèn)后方可更改，但關(guān)于合同價款、特殊工藝質(zhì)量要求、付款方式的更改仍需總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.合同的履行合同簽訂生效后，各部門合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)注意合同的每一個履行階段，監(jiān)督合同對方的履約情況；并確保公司按照約定履行合同義務(wù)，避免浮現(xiàn)違約情況。在合同履行過程中，遇履約艱難或者爭議，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人匯報。合同付款2.1合同付款的普通要求：（一）除能即時結(jié)清金額在2000元以內(nèi)合同外，普通不得采用現(xiàn)金付款；（二）采用銀行電匯方式付款時，原則上應(yīng)支付至合同對方的戶名和賬號，如對方要求我公司將款項支付至其他銀行賬戶，必須在合同中特殊注明或者由合同對方向我公司出具收款賬戶證明，否則不得將款項支付至其他賬戶；（三）合同付款種類分為定金（或者預(yù)付款）、貨前款、貨后款、安裝驗收（或者調(diào)試驗收）后款、質(zhì)保金。公司業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況，在進(jìn)行合同談判時,將除合同定金外的付款控制為貨到驗收或者調(diào)試安裝后，減少貨前或者驗收前支付款項，并且盡量降低定金數(shù)額（普通情況下定金的最高數(shù)額不得超過合同總額的20%）,預(yù)留一定數(shù)額的質(zhì)保金，以充分保證公司的利益。（四）付款時必須向合同對方索要發(fā)票或者收據(jù)。財務(wù)付款后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時向?qū)Ψ铰鋵嵖铐椀劫~情況，付款過程中浮現(xiàn)問題時應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時處理。合同收款3.1除2000元以內(nèi)小額合同或者對方上門付款的情形外，其他合同履行中不得收取現(xiàn)金。3.2合同或者業(yè)務(wù)經(jīng)辦人收到對方支付的款項后應(yīng)當(dāng)在第一時間交付公司財務(wù)部。3.3客戶采用支票、電匯方式付款時，財務(wù)部應(yīng)當(dāng)在款項到賬后即將通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門，以做好合同履行工作，避免浮現(xiàn)違約現(xiàn)象。合同履行過程中，涉及合同變更、驗收、通知等重要事項時，應(yīng)當(dāng)采取書面文件的形式，如需將上述文件提供對方時，應(yīng)當(dāng)采用快遞或者直接由對方簽收等方式發(fā)出，快遞單據(jù)或者對方的簽收憑證應(yīng)當(dāng)隨合同一起妥善保存。合同履行過程中，禁止公司任何人在合同對方提供的各種文件資料上簽署名字或者加蓋印章；如因業(yè)務(wù)需要必須簽字或者加蓋印章時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)該部門的負(fù)責(zé)人對需簽字的文件內(nèi)容審核通過后方可。8、合同糾紛處理合同履行中產(chǎn)生糾紛時，合同主辦部門負(fù)責(zé)處理，財務(wù)部門予以協(xié)助。合同糾紛發(fā)生后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)先以商議解決為基本方法，商議不成時，再采用訴訟或者仲裁的方式。對重大合同糾紛，合同管理和承辦人應(yīng)提出處理意見，并將合同糾紛情況經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交送財務(wù)部，由財務(wù)部出具處理意見報總經(jīng)理審批后組織實施。8.4進(jìn)入訴訟或者仲裁階段的合同糾紛按照公司訴訟管理辦法另行規(guī)定。9、合同檔案公司各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)指定專人，將本部門簽訂的各種合同文件建立檔案并且統(tǒng)一妥善保存。合同檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同原件、補充協(xié)議、報價單、交貨單據(jù)、驗收證明以及雙方在合同履行過程中的往來信函、傳真和電子郵件等與合同履行有關(guān)的一切文件。10、罰則凡未按本規(guī)定的要求簽訂和管理合同事宜、或者發(fā)生問題未及時匯報情況的,將根據(jù)具體情節(jié)賦予相應(yīng)責(zé)任人100元以上500元以下的經(jīng)濟(jì)處罰。因違反本規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將追究責(zé)任人的法律責(zé)任。11、附則1本規(guī)定解釋權(quán)歸財務(wù)部2本規(guī)定自2022年6月8日起實施12、與合同管理規(guī)定有關(guān)的記錄與文件.1合同審批流程圖（附件一）.2合同審批表（附件二）附件一:合同審批流程圖一、合同審批流程圖（另附詳細(xì)文字說明）承辦部門/經(jīng)辦人（合同方向擬定）組織起草編制 外部或者標(biāo)準(zhǔn)合同不合格，返回修改不通過不通過J通過經(jīng)辦人把合同稿報送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人初審并出示意見，初審?fù)ㄟ^送合同管理員就文本格式進(jìn)行審核。不合格，返回修改不通過不通過J通過經(jīng)辦人把合同稿報送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人初審并出示意見，初審?fù)ㄟ^送合同管理員就文本格式進(jìn)行審核。J通過審核通過后，經(jīng)辦人填寫《合同審批表》，附合同草案及相關(guān)文件資料，送會簽部門審查簽批。（通過一審查部門應(yīng)提出具體的審查意見，按職責(zé)在會簽單上簽署“允許”或者“不允許”的確定性意見并簽通過公司法律顧問審查，認(rèn)為符合法律產(chǎn)定并有利于公司經(jīng)營的，提出券力的審查意見并蓍署“允許"二 通過?總經(jīng)理簽批-認(rèn)為法律上有漏洞或者不利于公司經(jīng)營的，應(yīng)當(dāng)要求經(jīng)辦人與合同方協(xié)商并進(jìn)行修改。必要即，法建管問可直接修改。a不通過二、合同備案1、所有合同原件均由財務(wù)部保存，同時提供合同正本掃描件。業(yè)務(wù)部門合同申請人可自行保留合同復(fù)印件以備參考。2、在合同雙方簽署蓋章后，合同申請人應(yīng)在三個工作日內(nèi)將合同原件返還存檔。三、合同執(zhí)行及備注1、相關(guān)部門及簽署人特殊是合同申請人均應(yīng)對合同的執(zhí)行負(fù)責(zé)。2、合同申請人應(yīng)該掌握合同執(zhí)行的整體情況，確保公司權(quán)益得到保障及未構(gòu)成違約。3、鑒于一些部門的特殊情況可以和法律部聯(lián)系商議特殊流程，經(jīng)法律部確認(rèn)后可執(zhí)行。附件二：合同審批表合同編號： 合同名稱申報類型口緊急 口普通保密類型口絕密 口保密 口普通合同類型口聯(lián)名類 口項目類 口產(chǎn)品類 口采購類 口