論企業(yè)財務(wù)會計向電算帳轉(zhuǎn)化的轉(zhuǎn)型

論企業(yè)財務(wù)會計向電算帳轉(zhuǎn)化的轉(zhuǎn)型

一、領(lǐng)用材料管理子系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)偽造事故墜江h(huán)化工有限公司（注：公司及人物均為虛假姓名，稱為姓名）是一家大型央企?！?年×月該公司財會部接到開戶銀行電話,應(yīng)銀監(jiān)局最新要求,該公司向個人帳戶Q某的轉(zhuǎn)款5.7萬,需要單位出具證明銀行才能予以劃轉(zhuǎn)。財會部經(jīng)查,該款項是其下屬單獨開立銀行結(jié)算戶的物資采購部財務(wù)科所付,遂通知其科。該科科長A某經(jīng)詢問科員及采購員大為驚訝,竟然無人知道Q某其人,該部更從未有過與Q某的業(yè)務(wù)往來。詢問間出納B某悄然離去……隨后該科接到公安機關(guān)通知:在某江岸邊發(fā)現(xiàn)一失事摩托車,車主疑似墜江,證件是該科出納B某的。A科長感覺此事大為蹊蹺,請來鎖匠撬開B某的保險柜和辦公桌,發(fā)現(xiàn)保險柜內(nèi)現(xiàn)金除零鈔外被提取一空,立刻將情況向公司領(lǐng)導(dǎo)及公安機關(guān)報告,公安機關(guān)當即展開調(diào)查。次日,該科會計C某也神秘失蹤。后經(jīng)公安機關(guān)偵查緝捕,將偽造事故墜江現(xiàn)場潛逃的出納B某抓獲,C某也隨后自首。檢察機關(guān)經(jīng)過數(shù)月的調(diào)查取證,終于查清B某C某兩人合謀貪污公款87萬元的犯罪事實,B某C某獲刑,全案告破。二、保理費中材料出庫分錄表H公司作為一家老牌大型企業(yè),有著較為健全的企業(yè)管理制度和嚴格的財務(wù)制度,內(nèi)控制度日漸完善,財務(wù)管理長抓不懈,設(shè)有專職的稽查機構(gòu)、內(nèi)部審計機構(gòu)定期不定期進行檢查監(jiān)督、專項審計,每年還專門從外部聘請專職會計事務(wù)所的注冊會計師對公司財務(wù)報表進行審計。那么B某和C某是怎樣聯(lián)手舞弊在長達三年的時間里陸續(xù)將87萬公款據(jù)為己有的呢?讓我們來剖析一下他們的作案手法。H公司由于規(guī)模較大,實行的是二級財務(wù)核算管理體制。內(nèi)部各單位之間是以公司內(nèi)銀行轉(zhuǎn)帳支票進行結(jié)算。為便于物資采購,物資采購部財務(wù)科單獨開立了銀行結(jié)算帳戶。該科所需貨幣資金由該科開出公司內(nèi)銀行轉(zhuǎn)帳支票從公司財會部提取,財會部根據(jù)公司內(nèi)銀行轉(zhuǎn)帳支票向物資采購部財務(wù)科結(jié)算戶劃撥真實貨幣資金。提款后,物資采購部財務(wù)科根據(jù)采購業(yè)務(wù)需要自行從結(jié)算戶付款。購入的材料物資辦理入庫手續(xù)后轉(zhuǎn)入倉庫,公司內(nèi)各部門根據(jù)需要開出領(lǐng)料單從倉庫領(lǐng)用。每月末物資采購部財務(wù)科根據(jù)領(lǐng)料單開出公司內(nèi)銀行轉(zhuǎn)帳支票向各單位收款并辦理材料物資出庫。按照總部要求,該科已開始實行會計電算化,由于處于電算化初期,故手工帳和電算帳兩套帳同時記帳并軌運行。在手工帳的分工上,A科長分管總帳;出納B某分管現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、公司內(nèi)銀行存款日記帳;會計C某分管往來帳和一部分原材料二級帳;其他幾名科員分管其余的明細帳。該科的日常業(yè)務(wù)流程是先手工填制憑證辦理會計業(yè)務(wù),然后每日將當日憑證錄入電算帳,各科員根據(jù)手工憑證登記分管的明細帳,月末A科長根據(jù)計算機出具的匯總表登記總帳,會計報表是由計算機出具。相對手工帳而言,該科人員對電算帳的熟悉程度和操作規(guī)程的重視程度不夠,電算帳登錄密碼并沒有嚴格按規(guī)程做到經(jīng)常更換,再加上共事已久彼此熟悉信任,大家錄入自己密碼時也并沒有回避旁邊的同事,這樣,有心的B某很容易就竊取到了該科其他人的密碼,為作案奠定了基礎(chǔ)。B某和C某經(jīng)過長期觀察,終于揣摩出一套自以為神不知鬼不覺的方法向物資采購部流動不息的大額采購資金伸出了貪婪的手……月末,當所有憑證在電算帳上錄入、復(fù)核、記帳完畢后,B某用竊取的密碼,輕而易舉地在電算帳上進行取消記帳、取消復(fù)核、重新填制憑證的操作,將C某分管的原材料帳戶材料出庫的分錄進行篡改……例如,×號憑證原材料出庫分錄本來是:第二步,將該筆款項5萬加成在實際向公司外某單位付款的分錄上。例如,×號憑證向公司外某單位付款10萬元分錄本應(yīng)為:然后,B某將倒出的公司內(nèi)銀行收款5萬,開出轉(zhuǎn)帳支票轉(zhuǎn)入以C某之母Q某名義在郊縣開立的個體戶帳戶。由于該科印鑒全部是由出納B某一個人管理(盡管財務(wù)制度明文禁止),該科的日常業(yè)務(wù)又是大宗多筆的匯轉(zhuǎn)采購款,向個體戶Q某轉(zhuǎn)帳開戶許可證等手續(xù)齊全,銀監(jiān)局以前也并沒有要求向個體戶轉(zhuǎn)款單位必須開具證明,故很順利5萬元就被B某C某收入囊中。公款雖已到手,可事情并沒有到此結(jié)束,狡猾的B某和C某為使手工帳和已篡改的電腦帳余額一致,逃避各項檢查,在手工帳的登記上,煞費了一番苦心:為篡改方便,平時二人記帳只登記發(fā)生額,不結(jié)余額,承前頁和過次頁也不填寫。該科由于已經(jīng)實行電算化,手工憑證是及時輸入電腦的,電算帳上各明細帳的發(fā)生額、余額可以隨時調(diào)出看到,因此A科長對各科員分管的手工帳并沒有經(jīng)常抽查,他也曾發(fā)現(xiàn)過B某和C某帳上這種現(xiàn)象,還以為兩人是因為太忙了沒及時登記,提醒一句也就不再深究了。出納B某在轉(zhuǎn)出贓款當日的銀行存款日記帳承前頁過次頁處,從貸方將5萬元強行減出,余額也相應(yīng)減少5萬。這樣手工帳、電算帳、銀行對帳單余額就一致了。該科銀行對帳單是由出納B某核對并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,這樣銀行對帳單上有而單位銀行存款日記帳上無的向Q某轉(zhuǎn)款5萬元就無人發(fā)現(xiàn)。每當上級機關(guān)下來檢查審計時,由于時間有限,檢查貨幣資金時,都是對照電算帳和手工帳余額先由出納點庫檢查現(xiàn)金;然后打印出銀行存款電算帳的各月余額,和手工帳及銀行對帳單余額進行核對;最后打印出公司內(nèi)銀行存款電算帳的各月余額,和公司內(nèi)銀行存款手工帳、公司內(nèi)銀行存款對帳單余額進行核對。狡猾的B某從來沒有動過現(xiàn)金,公司內(nèi)銀行存款和真實的銀行存款僅對余額又是帳帳相符、帳實相符,所以一次次僥幸從檢查人員眼皮底下逃脫。有心的B某,甚至還專門用一本轉(zhuǎn)帳支票來開向Q某的轉(zhuǎn)款,這樣憑證后面的轉(zhuǎn)帳支票存根是連號的,檢查人員也不會起疑。會計C某所分管的其他應(yīng)付款帳只是電算帳借貸兩方發(fā)生額同增,不改變余額,就沒有對手工帳做篡改。檢查人員來檢查時,也是由于時間有限,該部門往來款項又繁多,所以只打印出往來帳電算帳余額與手工帳余額核對,而僅對余額帳帳也是相符的(如果函證去對方單位查余額,帳實也是相符的)。而C某所分管的原材料二級帳需要篡改,因為已經(jīng)篡改的電算帳上并沒有做該筆材料出庫的分錄,而手工帳上是發(fā)生了的。C某在原材料手工帳的承前頁過次頁處將本已出庫的原材料5萬元從貸方強行加回,余額也相應(yīng)增加5萬。這樣,原材料手工帳與電算帳余額就一致了。該部門原材料實行的是三級核算:三級帳是數(shù)量金額帳在倉庫,平時材料進出庫由保管員登記數(shù)量,月末分管會計從庫房取回料單和三級帳帳本登記金額;二級帳是三欄帳,由財務(wù)科幾名科員分管,根據(jù)三級帳匯總登記,只登記金額不登記數(shù)量;總帳由A科長分管,于每月末根據(jù)計算機打印出的匯總表進行登記。B某總會趕在A科長出匯總表記手工帳前篡改完電算帳,而根據(jù)篡改后的匯總表登記的原材料總帳余額肯定與二級帳是相符的。在B某和C某作案后,余額唯一不一致的就是原材料二級帳和三級帳的余額。該科對庫房的三級帳非常重視,盤查嚴密,經(jīng)常抽檢盤點,倉庫保管員又盡心盡責(zé)很少發(fā)生盤盈盤虧的事項。由于三級帳的帳實長期相符,二級帳又是根據(jù)三級帳匯總登記的,而總帳和二級帳余額也是相符的,該科對二級帳的重視反而不夠,放松了警惕,常有人抽檢庫房帳實是否相符,卻沒有人抽檢原材料帳二級帳和三級帳是否相符。有時A科長也要問C某一句分管的二三級原材料帳對上沒,C某回答對上了,A科長也就信以為真不去抽檢了。B某和C某用以上手法,試探性地竊取了第一筆資金后,見無人發(fā)現(xiàn),便放心大膽地開始作案了……物資采購部的大額采購資金流動不息,原材料進出庫頻繁且金額巨大,B某和C某每月只截留竊取幾小筆,這幾小筆流失的采購款,相對于龐大的采購資金和原材料庫存款而言是微乎其微的。由于兩案犯聯(lián)合舞弊,鉆內(nèi)部控制和管理的空子,手法狡猾,在長達三年的時間里,頻繁作案,積少成多,截止案發(fā)貪污的公款總額竟達87萬元之巨。三、警告這起會計出納聯(lián)合貪污舞弊案暴露了H公司在內(nèi)部控制和管理方面的問題和不足,引發(fā)我們的思考,帶給我們啟示:1、建立空白票據(jù)丟失和材料檢疫的程序,定期開展檢疫應(yīng)明確支票等重要票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,建立備查登記,定期不定期進行抽檢,防止空白票據(jù)遺失和被盜用。在這起案件中B某從買回的支票中專門拿出一本來開給Q某的轉(zhuǎn)款,竟無人發(fā)現(xiàn)。2、禁一人保管支付介入印文(1)財務(wù)專用章應(yīng)由專人保管,個人名章應(yīng)由本人或其授權(quán)人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。(2)嚴格履行簽字或蓋章手續(xù)。在這起案件中該科為轉(zhuǎn)款快捷方便,有章不循,竟由出納B某保管全部印鑒,該科在方便辦理日常業(yè)務(wù)的同時,也為兩案犯合謀舞弊盜取公款開了方便之門。3、編制銀行存款時效表調(diào)節(jié)不符應(yīng)依法執(zhí)單位應(yīng)當定期獲取銀行對帳單并指定專人(出納以外),核對銀行帳戶,查實銀行收付款項及余額,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,使銀行存款帳面余額與銀行對帳單調(diào)節(jié)相符。如調(diào)節(jié)不符,應(yīng)查明原因,及時處理。本案中銀行對帳單的獲取和對帳均是由出納B某來完成,缺乏監(jiān)管。如果換他人來核對銀行對帳單,立刻就會發(fā)現(xiàn)銀行對帳單上已付,而單位銀行存款日記帳上未付的向Q某的異常轉(zhuǎn)款。4、銀行存款收入轉(zhuǎn)移公司內(nèi)銀行存款雖沒有真實的貨幣資金流,但應(yīng)視同真實銀行存款進行管理。對于公司內(nèi)銀行轉(zhuǎn)帳支票的填制、審核和簽發(fā)應(yīng)嚴格權(quán)限和手續(xù)。應(yīng)每月獲取公司內(nèi)銀行存款對帳單,查實公司內(nèi)銀行收付款及余額。本案中B某和C某實質(zhì)上就是將公司內(nèi)銀行存款收入轉(zhuǎn)化為真實的貨幣資金流出中飽私囊,所以公司內(nèi)部銀行存款也同真實的銀行存款一樣重要,也應(yīng)追蹤其流向。此案給實行二級財務(wù)核算管理體制的單位敲響了警鐘。5、定期檢疫的問題原材料帳應(yīng)帳帳相符(這里的帳帳相符有其雙重含義:一是各級帳的相符,二是電算帳和手工帳的相符)、帳實相符,并定期不定期抽檢。有條件的單位還可以建立電子物流系統(tǒng),及時掌握材料物資入、出、存情況,這樣在方便物流管理的同時也方便了會計記帳對帳。本案中,如果有人抽檢原材料總帳二三級帳的對應(yīng)情況,會立即發(fā)現(xiàn)原材料二三級帳余額不符、二級帳手工帳與電算帳發(fā)生額不符的異常情況,順藤摸瓜就可以查清B某C某聯(lián)合舞弊貪污公款的犯罪事實。6、沒有帳套主管密碼,也不會取消記帳實行會計電算化的單位,應(yīng)建立密碼管理制度,并嚴格遵照執(zhí)行。密碼應(yīng)嚴格保密,按規(guī)定時期更換。本案中就是因為該科人員在密碼管理方面放松了警惕,沒有做到嚴格保密和及時更換,所以被B某鉆了空子,才得以作案?？梢哉f,如果密碼管理嚴格,B某根本就不可能在電算帳上做手腳。沒有帳套主管密碼,不可能取消記帳;沒有復(fù)核人密碼,不可能取消復(fù)核;沒有制單人密碼,不可能重新填制憑證……關(guān)卡重重卻形同虛設(shè),而B某暢通無阻,但凡有一個環(huán)節(jié)卡住哪至如此?可嘆哪!有章不循真是禍害無窮。所有實行會計電算化的單位都應(yīng)高度重視密碼的管理。這是因為在手工帳的情況下,每個人都會親筆留下痕跡,而電算帳每個操作員是憑密碼登錄,留下電子簽名,一旦密碼被別人竊取,他人就可以以該被竊密操作員的名義進行操作而不留下自己的痕跡。從手工帳過渡到電算帳,由于同事之間的信任和熟悉,密碼的管理是最容易有章不循,不以為然,麻痹大意的,這樣就會被心懷叵測的人鉆空子,做出手工帳下所不能為的舞弊行為。會計機構(gòu)會計人員要適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變,對密碼的管理要從思想上高度重視,要建立密碼管理制度,并嚴格遵循。7、正確界定會計制度,避免帳目混亂實行會計電算化的單位,系統(tǒng)管理員在電算帳上設(shè)置操作員權(quán)限時,應(yīng)嚴格按照內(nèi)部控制的要求,分別賦權(quán)。例如出納就只能賦權(quán)出納簽字,現(xiàn)金、銀行日記帳查詢,憑證查詢,明細帳查詢……就不能賦權(quán)填制憑證、復(fù)核憑證、記帳、會計報表……每個會計人員都應(yīng)該很清楚會計制度明文規(guī)定:“出納不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)帳目的登記工作”,這一規(guī)定在電算帳下同樣適用,如果電算帳下出納被賦予帳套主管的全權(quán)限,那么根本不用知道他人密碼就可以進行全部的操作。如果有人鉆空子,必然引起帳目混亂,后果會很嚴重。在實際工作中,處于會計手工帳到會計電算帳轉(zhuǎn)軌期的會計同仁在電算帳上的熟悉程度往往遠不如手工帳,電算帳的管理水平也參差不齊,操作員權(quán)限這個控制點往往會疏忽,應(yīng)給予足夠的重視。8、沒有批簽批審的問題目前,許多會計軟件都設(shè)有出納批量簽字和會計批量審核的功能項。個人認為不應(yīng)該有這個功能項,如果有也應(yīng)設(shè)置成取消此功能,如不能取消,最好強制規(guī)定不允許使用。道理很簡單,在手工帳的情況下,會計對每筆憑證的復(fù)核是慎之又慎嚴格審核才會簽名,而出納對會計復(fù)核后的憑證也要看了又看才會收付款,正確收付款后才會簽字。而有了批簽批審功能項,可以根本不用看憑證,只需登錄電算帳點未簽字或未復(fù)核憑證就可以一步將所有未簽未核憑證簽上字。實際工作中誰會允許連看都不看就全部簽字的現(xiàn)象存在呢?這是極為不負責(zé)任的。而且批量復(fù)核還會造成一個問題就是電算帳上的復(fù)核人與憑證手工復(fù)核人可能會不一致。這是因為辦理會計業(yè)務(wù)時憑證已經(jīng)手工復(fù)核過了。如果電算帳不及時復(fù)核,而是隔一段時間由某一個操作員復(fù)核的話,那么電算帳上的復(fù)核人就全是這一個操作員,如果手工憑證不完全是這個操作員復(fù)核的,就會造成手工憑證和計算機憑證復(fù)核人的不一致。鑒于以上原因,最好不要使用批簽批審的功能項。9、加工人員資料,模塊與電算帳的關(guān)系在手工帳與電算帳并軌運行的單位,必須注意手工帳與電算帳的一致。(1)手工帳與電算帳憑證制單人的一致。如果手工憑證先制單,電算憑證后錄入,要注意誰出的手工憑證誰錄入,手工憑證與電算憑證制單人要完全一致。實際操作中,電算憑證錄入滯后的單位為圖省事,往往是一個操作員連續(xù)錄入一批憑證,這些憑證如果不完全是該操作員填制的,其中還有他人填制的,就會造成手工憑證和電算憑證的制單人不一致,這是不符合規(guī)定的,責(zé)任也不分明。(2)手工帳與電算帳憑證復(fù)核人的一致。理由同上,另見第8條。(3)手工帳與電算帳,總帳與明細帳、帳帳、帳實余額的一致。本案中原材料總帳與二級帳手工帳和電算帳余額是相符的,但與手工帳三級帳余額不符,與實際庫存也不符。(4)手工帳與電算帳發(fā)生額的一致。本案中其他應(yīng)付款電算帳借貸兩方發(fā)生額同時虛增,與手工帳發(fā)生額不一致。銀行存款日記賬、原材料二級帳手工帳與電算帳發(fā)生額也不一致。以上幾個控制點也是財務(wù)檢查的重要檢查點。10、進一步明確了賬戶使用的方式目前,許多會計軟件都設(shè)有取消復(fù)核、取消記帳、取消結(jié)帳的功能項。理由是,在計算機特定的工作環(huán)境中,由于實際工作中會存在錯誤的憑證,這些錯誤憑證如果不予以糾正,電算帳中將會存在無用的冗余信息,影響對會計信息的使用。這些功能項在實際工作中使用起來確實很方便,取消結(jié)帳、取消記帳、取消復(fù)核后,錯誤的憑證可以完全重新填制,絲毫不留改動痕跡,但問題就出在絲毫不留改動痕跡上。在手工帳