合同管理制度

HR的春天里知識旗艦店第第頁合同管理制度1.總則1.1目的1.1.1為了規(guī)范合同的管理，明確相關(guān)部門的工作職責(zé)和管理權(quán)限，通過合同簽訂前的審核及履行中的跟進，防范和控制合同風(fēng)險，維護公司的權(quán)益。1.2適用的范圍1.2.1本制度適用于廣東XXXXXXXXX公司（以下簡稱“公司”）1.3合同的定義1.3.1本制度所稱合同，是指公司與自然人、個體戶、法人、其他經(jīng)濟組織為設(shè)立、變更、終止權(quán)利義務(wù)關(guān)系所達成的一致意見，包括以“合同”、“合同書”、“協(xié)議”、“協(xié)議書”、“備忘錄”等名稱冠名的各類書面合同，上述合同指尚未履行完畢的合同。2.合同管理部門及職責(zé)2.1合同管理部門2.1.1合同管理由公司的人力資源部及各業(yè)務(wù)部門共同負責(zé)。2.2管理部門的職責(zé)2.2.1參與合同的評審，評估合同是否滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，是否具有可操作性等；2.2.2保管合同的復(fù)印件及與合同的簽訂、履行、變更、解除等有關(guān)的文件和資料，并及時進行整理、歸檔；2.2.3負責(zé)合同糾紛仲裁、訴訟前的和解、調(diào)解。2.3合同的談判、草擬2.3.1合同承辦人應(yīng)當在其業(yè)務(wù)授權(quán)范圍內(nèi)進行合同談判。2.3.2書面合同的內(nèi)容應(yīng)當根據(jù)合同的類型及具體業(yè)務(wù)背景加以草擬，一般應(yīng)包括當事人的名稱、住所、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行的期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、合同變更和解除的條件、保密、知識產(chǎn)權(quán)保護、擔保、合同的簽訂、生效的時間和條件等。2.4模板合同的制定與使用2.4.1XX公司法務(wù)將根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)需求，制定各部門的合同模板，并負責(zé)定期的更新。2.4.2合同模板制定須由業(yè)務(wù)部門提供詳細的合同履行內(nèi)容及注意點，法務(wù)擬定初稿后由合同履行中涉及的相關(guān)部門審核修改，最終法務(wù)在各部門協(xié)商修改基礎(chǔ)上進行審核定稿。2.4.3除法務(wù)未制定模板合同或特殊情況外，各部門應(yīng)當使用模板合同。2.4.4各部門在使用模板合同的過程中，一般不得對模板合同進行修改、刪減；需對模板合同正文進行補充的，應(yīng)當在模板合同中的“其他特別約定”條款中進行約定，或另行簽署補充協(xié)議。3.合同的評審3.1評審部門及職責(zé)3.1.1合同須經(jīng)承辦部門負責(zé)人、XX公司法務(wù)、財務(wù)部及相關(guān)業(yè)務(wù)決策人依次評審，業(yè)務(wù)決策人不在時可由其授權(quán)人代理評審。3.1.2承辦部門負責(zé)人應(yīng)當對合同的必要性、可行性、經(jīng)濟性進行評審。3.1.3法務(wù)應(yīng)當對合同的合法性、權(quán)利義務(wù)對等性以及存在的法律風(fēng)險進行評審。3.1.4財務(wù)部應(yīng)當對合同的付款條件、付款方式、擔保要求以及存在的財務(wù)風(fēng)險等進行評審。3.1.4.1標的是否符合公司經(jīng)批準的經(jīng)營范圍，符合公司的經(jīng)濟利益。3.1.4.2所涉財務(wù)數(shù)據(jù)是否嚴密準確：包括數(shù)量、價款、金額等標示準確，計算方式正確;相關(guān)附件齊備，符合公司價格政策、采購政策等有關(guān)規(guī)定。3.1.4.3是否符合相關(guān)財稅法律法規(guī)的規(guī)定：如資金來源合法、資金使用合法、結(jié)算方式合法；合同雙方均不得違反稅收法律法規(guī)。3.1.5業(yè)務(wù)決策人由公司總經(jīng)理擔任，業(yè)務(wù)決策人應(yīng)根據(jù)承辦部門負責(zé)人、XX公司法務(wù)、財務(wù)部的評審意見對業(yè)務(wù)合同文本進行綜合評審。超過總經(jīng)理權(quán)限的按規(guī)定報批。3.1.6如果合同的內(nèi)容、履行涉及其他部門的職責(zé)，合同承辦人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)決策人的要求，將合同遞交其他相關(guān)部門評審。相關(guān)部門負責(zé)人應(yīng)就合同中與其所屬部門職責(zé)相關(guān)的內(nèi)容進行評審。3.2評審的意見3.2.1參與合同評審的人員應(yīng)在合同評審表中簽署評審意見。評審意見應(yīng)明確具體，不應(yīng)使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言。3.3合同變更與解除協(xié)議的評審3.3.1合同履行過程中發(fā)生變更或解除的，書面變更或解除協(xié)議應(yīng)按上述規(guī)定提交評審。4.合同的簽字和蓋章4.1合同文本需要業(yè)務(wù)決策人簽署，如業(yè)務(wù)決策人授權(quán)他人簽署合同文本，被授權(quán)人應(yīng)當在其授權(quán)范圍內(nèi)簽署合同。4.2印章管理員憑經(jīng)審核人及業(yè)務(wù)決策人簽字的合同評審表對合同文本加蓋印章。5.合同存檔5.1人力資源部對合同原件進行分類、歸檔和保管，并編制合同臺帳。5.2合同檔案管理人員應(yīng)當履行以下職責(zé)：5.2.1對合同原件進行分類、歸檔、保管；5.2.2編制合同臺帳。5.3合同簽訂后，各合同承辦部門應(yīng)當及時將合同副本送所在公司財務(wù)部備案；發(fā)生變更或