辦公室日常管理制度

辦公室日常管理制度總則為規(guī)范公司管理日常工作，樹立良好的外部形象，提高工作質(zhì)量和辦事效率，根據(jù)公司項(xiàng)目管理辦法，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定此制度。員工行為規(guī)范：著裝儀表規(guī)范1、正常工作時(shí)間內(nèi)，所有員工均需按公司要求著工裝。2、儀容要以干凈、整潔、素雅為標(biāo)準(zhǔn)，女員工可化淡妝，工作時(shí)間不能當(dāng)眾化妝，勿戴過多飾品；領(lǐng)口過低、裙、褲過短的服裝禁止穿著。3、鞋、襪保持干凈、衛(wèi)生，在工作場所不赤腳、不穿拖鞋。4、行為舉止要文明、禮貌，不得打架，斗毆，酗酒，從事違法亂紀(jì)的活動(dòng)。5、同事之間溝通問題時(shí)，應(yīng)本著“換位思考、解決問題”的原則，語言應(yīng)委婉，禮貌。嚴(yán)禁說臟話、忌語，使用文明用語。6、保持良好的坐姿、行姿，切勿高聲呼叫他人。7、出入會(huì)議室或上司辦公室，主動(dòng)敲門示意，進(jìn)入房間隨手關(guān)門。8、接待客人時(shí)，要熱情主動(dòng)。客人到時(shí)應(yīng)起立迎接，安排入座，雙手遞水；告辭時(shí)，應(yīng)道別。接待客人的過程中，不以貌取人，不盛氣凌人。：日常工作行為規(guī)范1、遵守黨和國家的法律、法規(guī)，遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2、員工不得攜帶違禁品、危險(xiǎn)品、槍支、管制刀具等進(jìn)入辦公場所。3、辦公大廳、各獨(dú)立辦公室應(yīng)保持安靜，禁止高聲喧嘩、打鬧、打游戲、網(wǎng)絡(luò)聊天、下載電影、游戲及做與工作無關(guān)之事。4、員工應(yīng)自覺維護(hù)辦公場所的清潔衛(wèi)生，禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙，嚴(yán)禁堆放雜物、隨意丟棄廢棄物，嚴(yán)禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設(shè)備等的清潔整齊。5、辦公桌上應(yīng)素雅、整齊、清潔，各類文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放。6、個(gè)人外套、大衣應(yīng)盡量懸掛于更衣柜內(nèi)，請勿擺置于椅子后方。7、工作時(shí)間內(nèi)禁止在辦公區(qū)域內(nèi)食用有氣味的食品及零食。8、工作中不得擅自翻閱他人的文件、資料、報(bào)告等材料。9、未經(jīng)行政部同意，禁止私自調(diào)換工作位置或挪動(dòng)工作臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)施。電器使用規(guī)范第三條：每位員工應(yīng)愛護(hù)公司的財(cái)產(chǎn)，如有損壞，照價(jià)維修或賠償。不得私自挪動(dòng)、拆卸公司的各種電器，如有需要，須提前申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可操作。第四條：公司的各種電器，原則上不能用于私人用途，若有特殊原因，須事先提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。第五條：辦公室人員應(yīng)保守企業(yè)秘密，不準(zhǔn)利用電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等對外泄露公司有關(guān)經(jīng)營管理中的一切信息。否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將根據(jù)情節(jié)輕重，給予經(jīng)濟(jì)及行政處罰，嚴(yán)重的解除上崗合同。第六條：電腦的使用規(guī)定1、從事計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)時(shí)，必須遵守《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》的規(guī)定，應(yīng)遵守國家法律、法規(guī)，加強(qiáng)信息安全教育。2、任何人不得利用網(wǎng)絡(luò)制作、復(fù)制、查閱和傳播封建迷信、淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖、教唆犯罪的內(nèi)容。2、電腦由公司統(tǒng)一配置并定位，任何部門和個(gè)人不經(jīng)允許不得私自挪用調(diào)換、外接和移動(dòng)電腦。3、電腦的日常維護(hù)由使用人負(fù)責(zé)，如遇故障影響正常使用的情況，請及時(shí)通知行政部，行政部將聯(lián)系專業(yè)人員對電腦進(jìn)行維修，不得擅自處理。5、電腦操作應(yīng)按規(guī)定的程序進(jìn)行。1）電腦的開、關(guān)機(jī)應(yīng)該按正常程序操作，因非法操作而使電腦不能正常使用的，修理費(fèi)用由該使用人負(fù)責(zé)；2）不得隨意在電腦上安裝無用的軟件；3）電腦使用人應(yīng)在每周進(jìn)行殺毒軟件的升級，每月打好系統(tǒng)補(bǔ)??；4）使用移動(dòng)設(shè)備時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行病毒檢測。5）嚴(yán)禁上班期間用電腦上網(wǎng)聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無關(guān)的事。如有違規(guī)，發(fā)現(xiàn)一次按遲到一次處理。6）為文件資料的安全起見，勿將重要文件保存在系統(tǒng)的活動(dòng)分區(qū)內(nèi)如：C盤、我的文檔、桌面等；請將本人的重要文件存放在硬盤其它活動(dòng)分區(qū)（如D、E、F）。并定期清理本人相關(guān)文件目錄，及時(shí)把一些過期的、無用的文件刪除，以免占用硬盤空間。7）所有電腦必須設(shè)置登錄密碼，一般不要使用默認(rèn)的administrator作為登錄用戶名，密碼必須自身保管，嚴(yán)禁告訴他人，計(jì)算機(jī)名與登錄名不能一致，一般不要使用含有和個(gè)人、單位相關(guān)信息的名稱。第七條：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等的使用規(guī)定。1、在使用以上設(shè)備時(shí)，如當(dāng)前文件含有公司或客戶信息，必須本人親自監(jiān)督整個(gè)過程，確保整個(gè)過程中相關(guān)信息不會(huì)外泄。2、在使用傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)后，所產(chǎn)生的錯(cuò)誤報(bào)告或廢紙等，須及時(shí)處理，重要文件應(yīng)予以銷毀，非重要文件應(yīng)回收再利用。傳真后的稿件，應(yīng)立即拿走，禁止堆放在傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)上。3、以上機(jī)器不使用時(shí)應(yīng)當(dāng)關(guān)閉，以避免電力損耗。第八條：空調(diào)使用規(guī)定。1、空調(diào)作為辦公設(shè)施，僅限于辦公期間使用，不允許在非辦公時(shí)間使用空調(diào)。使用空調(diào)時(shí)，應(yīng)先關(guān)閉門窗，如需通風(fēng)換氣要先關(guān)閉空調(diào)。下班前15分鐘關(guān)閉空調(diào)，堅(jiān)決杜絕開窗使用空調(diào)現(xiàn)象。2、辦公室在使用空調(diào)時(shí)根據(jù)氣象臺溫度預(yù)報(bào)結(jié)果，夏季室外最高氣溫達(dá)28度以上，可開啟空調(diào)制冷，制冷溫度設(shè)置不應(yīng)低于25度左右，其余時(shí)間（晚間、陰雨天溫度未達(dá)要求時(shí)等）不得開啟空調(diào)；冬季室外氣溫低于8度以下的，方可開啟空調(diào)制熱，制熱溫度設(shè)置不應(yīng)高于24度。3、辦公人員離開或辦公室無人預(yù)計(jì)半小時(shí)以上的，應(yīng)關(guān)閉空調(diào)，嚴(yán)禁室內(nèi)長時(shí)間無人情況開啟空調(diào)。4、夏季雷雨天氣應(yīng)立即關(guān)閉空調(diào)，切斷電源，以免遭受雷擊。第九條：電話使用規(guī)定。1、打電話的時(shí)間應(yīng)盡量避開上午8點(diǎn)前、晚上8點(diǎn)以后的時(shí)間，還應(yīng)避開晚飯時(shí)間、午休時(shí)間。電話交談持續(xù)時(shí)間不宜過長，事情說清楚就可以了，一般以3-5分鐘為宜。2、通話之前應(yīng)核對對方公司或單位的電話號碼、公司或單位的名稱及接話人姓名。寫出通話要點(diǎn)及詢問要點(diǎn)，準(zhǔn)備好在應(yīng)答中使用的備忘紙和筆，以及必要的資料和文件。3、撥打電話先說明自己是誰，公務(wù)電話要同時(shí)報(bào)出你的公司及部門名稱，然后再提一下對方的名稱；應(yīng)說明撥打電話的內(nèi)容，且用語應(yīng)禮貌、規(guī)范、簡潔、扼要。4、撥打及接聽電話應(yīng)說標(biāo)準(zhǔn)用語，如“您好！桐凡物業(yè)管理服務(wù)有限公司”面對公司內(nèi)部職能部門應(yīng)說統(tǒng)一用語：“您好！**部門，我是***?！?、在電話響三聲內(nèi)必須接聽電話，超過三聲接通應(yīng)致歉“對不起，讓您久等了”。接聽電話時(shí)應(yīng)保持端正的姿態(tài)，不得吃東西、喝水、嚼口香糖等，不得出現(xiàn)一些影響正常交談的動(dòng)作。在接聽電話過程中，要仔細(xì)聆聽對方的講話，并及時(shí)應(yīng)答，給對方以積極的反饋；通話不清楚或聽不明白時(shí)，要馬上告訴對方。如“抱歉，請?jiān)僬f一遍好嗎”。7、原則上接到不屬于自己分管的業(yè)務(wù)電話，最好不要擅自做主回答問題，讓對方選擇留下姓名和聯(lián)系方式，轉(zhuǎn)給處理該項(xiàng)業(yè)務(wù)的同事，請他給客戶回電話，解決問題。8、如果對方請你代轉(zhuǎn)電話，應(yīng)弄明白對方是誰，要找什么人，以便與接電話人聯(lián)系。此時(shí)，請告知對方“稍等片刻”，并迅速找人。9、如果不放下話筒喊距離較近的人，可用手輕捂話筒或按保留按鈕，然后再呼喊接話人。10、轉(zhuǎn)接電話時(shí)不要對方等太久；假如要讓顧客等待，一定要先致歉，告訴對方要等多久，提供選擇；11、假如等候的時(shí)間過長，每20秒再問是否還要繼續(xù)等待12、如果要接電話的人不在，應(yīng)為其做好電話記錄，記錄完畢，最好向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，以免遺漏或記錯(cuò)。13、在處理顧客投訴時(shí)，以傾聽顧客抱怨的方式來穩(wěn)定顧客情緒；并盡快將電話轉(zhuǎn)接到有經(jīng)驗(yàn)的主管或經(jīng)理來處理。14、談話結(jié)束，應(yīng)表達(dá)謝意（“感謝您的致電，再見?！?、“謝謝，再見?！保却龑Ψ较葤祀娫??？记谥贫鹊谑畻l：工作時(shí)間：周一至周五上午9:00----12:00下午13:30-----17:30第十一條：打卡制度公司實(shí)行上、下班指紋錄入打卡制度。全體員工都必須自覺遵守工作時(shí)間，實(shí)行不定時(shí)工作制的員工不必打卡。打卡次數(shù)：一日兩次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。打卡時(shí)間：打卡時(shí)間為上班到崗時(shí)間和下班離崗時(shí)間；因公外出不能打卡應(yīng)填寫《外勤登記表》,注明外出日期、事由、外勤起止時(shí)間。因公外出需事先申請，如因特殊情況不能事先申請，應(yīng)在事畢到崗當(dāng)日完成申請、審批手續(xù)，否則按曠工處理。因停電、卡鐘（工卡）故障未打卡的員工，上班前、下班后要及時(shí)到部門考勤員處填寫《未打卡補(bǔ)簽申請表》，由直接主管簽字證明當(dāng)日的出勤狀況，交由行政部存底，并記錄當(dāng)月考勤。忘記打卡的員工每月有3次機(jī)會(huì)填寫《未打卡補(bǔ)簽申請表》，超過3次機(jī)會(huì)的員工按曠工處理。第十二條：遲到/早退30分鐘（含）以內(nèi)，扣RMB20元；遲到/早退30分鐘以上，扣半天工資；月累計(jì)遲到/早退累計(jì)3次（含）者，按礦工1天論處并給予警告處分；曠工半天扣1天工資，礦工1天扣3天工資，并給予1次警告處分；月累計(jì)曠工2天（含）者，扣發(fā)5天工資，并給予記過1次處分；每月累計(jì)曠工3天（含）者，扣發(fā)10天工資，并給予記大過1次處分；月累計(jì)曠工3天以上，7天以下者，扣發(fā)半月工資，第二個(gè)月起留用察看，發(fā)放基本工資；月累計(jì)曠工7天（含）以上者，予以辭退，不發(fā)放工資。第十三條：參加公司組織的會(huì)議、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考試或其他團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，如有事請假須提前向組織者或帶隊(duì)者請假。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未到或早退的，按照本制度遲到/早退規(guī)定處理；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自不參加的，視為曠工半天處理。未經(jīng)批準(zhǔn)，值班人員不得空崗或遲到，如有遲到、空崗者，視為曠工1天處理。第十四條：公司員工享有法定假、病假、事假、婚假、喪假、產(chǎn)假、護(hù)理假、工傷假、年休假。法定假：按國家規(guī)定執(zhí)行，元旦1天、春節(jié)3天、五一勞動(dòng)節(jié)1天、清明節(jié)1天