公司、企業(yè)會(huì)議管理辦法

公司、企業(yè)會(huì)議管理辦法L目的加強(qiáng)對(duì)公司各類會(huì)議的管理，使會(huì)議組織規(guī)范、有序、高效進(jìn)行。2.范圍適用于xx物業(yè)總公司及所屬子（分）公司。3.職責(zé)1各部門負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)會(huì)議的組織與安排。3.2綜合管理部門負(fù)責(zé)公司級(jí)會(huì)議的組織與安排，并監(jiān)督本辦法的執(zhí)行。4.方法與過程控制公司周辦公例會(huì)每周召開一次，會(huì)議時(shí)間為每周五下午14：00時(shí)。4.1.2會(huì)議主持人為所屬公司總經(jīng)理或指定授權(quán)人。1.3會(huì)議記錄人為所屬公司綜合管理部門行政文秘或其它指定人員。1.4周辦公例會(huì)的與會(huì)人員包括：1）所屬公司管理層成員；各部負(fù)責(zé)人（正、副職）；各專業(yè)口業(yè)務(wù)主管；必要時(shí)，各子（分）公司可邀請(qǐng)各專業(yè)口領(lǐng)班或管家參加;4.1.5召開周辦公例會(huì)的前，應(yīng)經(jīng)完成以下工作：1）各部門本周工作計(jì)劃的執(zhí)行總結(jié)；2）收集各部門下周工作計(jì)劃的提案；3）對(duì)本周工作計(jì)劃執(zhí)行情況的檢查。4.1.6周辦公例會(huì)的基本議程1）本周工作計(jì)劃完成情況回顧；2）存在問題的討論與研究；3）下周的工作安排。4.1.7周辦公例會(huì)的控制要點(diǎn)：1）各部門事先必須以工作周報(bào)的形式將本周工作情況及下周工作計(jì)劃報(bào)送所屬綜合管理部門；2）綜合管理部門根據(jù)工作周報(bào)對(duì)各部門本周工作的完成情況進(jìn)行跟蹤檢查，并形成匯總報(bào)告；3）各部門負(fù)責(zé)人報(bào)告工作時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)；未完成計(jì)劃工作的原因必須具體，并提出解決辦法；4）會(huì)議對(duì)待解決問題應(yīng)形成明確的解決方案，包括：具體措施、責(zé)任、時(shí)間及督辦要求等；對(duì)不能討論確定的問題應(yīng)明確進(jìn)一步研究解決的途徑或提出召開專題會(huì)議的決定；5）對(duì)下周的工作計(jì)劃應(yīng)明確各項(xiàng)工作的具體目標(biāo)和責(zé)任人；6）必須形成會(huì)議紀(jì)要，并分發(fā)至各部門負(fù)責(zé)人，指定綜合管理部門負(fù)責(zé)督辦；7）各子（分）公司必須于每周一10:00時(shí)前，將上周的辦公例會(huì)紀(jì)要報(bào)送總公司綜合管理部。2總經(jīng)理辦公會(huì).1每月召開一次，一般安排在每月的第一周進(jìn)行，具體時(shí)間由總經(jīng)理決定。.2會(huì)議主持人為所屬公司總經(jīng)理。1.3會(huì)議記錄人為所屬公司綜合管理部門行政文秘或其它指定人員?？偨?jīng)理辦公會(huì)的與會(huì)人員包括：1）所屬公司管理層成員；2）各部負(fù)責(zé)人（正、副職）；3）各專業(yè)口業(yè)務(wù)主管及其它指定人員。召開總經(jīng)理辦公會(huì)的前，應(yīng)完成以下工作：1）各部門上月工作計(jì)劃的執(zhí)行總結(jié)；2）收集各部門對(duì)本月工作計(jì)劃的提案；3）公司及各部門財(cái)務(wù)收支報(bào)表；4）公司例行的月度工作檢查以及公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各部門上月工作計(jì)劃執(zhí)行情況的審查結(jié)果。4.2.6總經(jīng)理辦公會(huì)的基本議程1）上月工作計(jì)劃完成情況回顧；2）年度工作計(jì)劃的適宜性評(píng)估（是否需要調(diào)整）；3）改進(jìn)經(jīng)營(yíng)績(jī)效的具體措施；4）下月經(jīng)營(yíng)計(jì)劃及工作安排；5）業(yè)主投訴及月度質(zhì)量控制匯總分析；6）經(jīng)營(yíng)狀況分析（完成情況與預(yù)期計(jì)劃的差距、計(jì)劃執(zhí)行的有利和不利客觀因素、計(jì)劃執(zhí)行過程中的成績(jī)和不足、下月經(jīng)營(yíng)狀況預(yù)測(cè)、對(duì)完成年度計(jì)劃的影響等）。7總經(jīng)理辦公會(huì)的控制要點(diǎn)：1）事先必須形成月度工作計(jì)劃執(zhí)行情況的審查意見，擬訂具體的會(huì)議議題；2）部門報(bào)告工作時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)；未完成計(jì)劃工作的原因必須具體，并提出解決辦法；3）會(huì)議對(duì)待解決問題應(yīng)形成明確的解決方案，包括：具體措施、責(zé)任、時(shí)間及督辦要求等。對(duì)不能討論確定的問題應(yīng)明確進(jìn)一步研究解決的途徑或提出召開專題會(huì)議的決定；4）對(duì)下月的工作計(jì)劃應(yīng)明確各項(xiàng)工作的具體目標(biāo)；5）必須形成會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)至各部門負(fù)責(zé)人，指定所屬公司綜合管理部門負(fù)責(zé)督辦。6）各子（分）公司應(yīng)及時(shí)將總經(jīng)理辦公會(huì)的紀(jì)要報(bào)送總公司綜合管理部備案。3公司年度工作總結(jié)會(huì)1年度工作總結(jié)會(huì)是對(duì)公司年度工作進(jìn)行全面總結(jié)、分析，并對(duì)下年度工作目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃的會(huì)議；一般安排在年末項(xiàng)目公司或集團(tuán)的年度工作會(huì)議召開之前完成。2年度工作總結(jié)會(huì)應(yīng)與員工大會(huì)區(qū)別開，員工大會(huì)所做的工作總結(jié)、表彰及下年度工作展望均必須基于年度工作總結(jié)會(huì)的結(jié)論。4.4公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)4.4.1會(huì)議原則每月召開一次，具體由總經(jīng)理決定；如所屬公司管理層僅有1人時(shí)，該會(huì)議取消。會(huì)議主持人為所屬公司總經(jīng)理。4.4.3會(huì)議記錄人為總經(jīng)理指定授權(quán)人。與會(huì)人員為所屬公司管理層人員，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總助等人員。會(huì)議內(nèi)容主要為公司發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)決策、重大問題等的討論與研究。4.4.5總經(jīng)理可指定授權(quán)人形成會(huì)議紀(jì)要，該會(huì)議紀(jì)要應(yīng)嚴(yán)格控制在保密范圍內(nèi)，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。4.5部門周工作例會(huì)5.1各部門每周至少召開一次工作例會(huì)，具體時(shí)間由各部門決定。因特殊情況，部門工作例會(huì)可以臨時(shí)取消，但不允許連續(xù)三周不召開部門工作例會(huì)。5.2會(huì)議主持人為部門負(fù)責(zé)人或指定授權(quán)人。5.3會(huì)議記錄人為部門指定授權(quán)人。5.4部門工作例會(huì)的與會(huì)人員包括：1）職能部門、客服部門的周例會(huì)，由本部門全體工作人員參加；2）運(yùn)營(yíng)中心部門例會(huì)，由各業(yè)務(wù)主管、各作業(yè)班組負(fù)責(zé)人參加；3）因臨時(shí)議題所需，可邀請(qǐng)其他部門人員或公司領(lǐng)導(dǎo)參加;4）本部門業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡可能安排參加，每月應(yīng)至少參加一次；4.5.5部門工作例會(huì)的基本議程：部門工作例會(huì)的重點(diǎn)在于交流工作方法和體會(huì)，討論改進(jìn)工作質(zhì)量和效率的措施，是推進(jìn)員學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的基本手段。1）工作情況回顧及下周工作重點(diǎn)；2）工作方法和經(jīng)驗(yàn)交流與討論；3）工作表現(xiàn)點(diǎn)評(píng)；4）公司要求傳達(dá)的內(nèi)容。5.6部門工作例會(huì)的控制要點(diǎn)：1）在不影響正常工作的情況下，不應(yīng)拘泥于會(huì)議時(shí)間，鼓勵(lì)交流和討論；2）工作情況回顧應(yīng)避免流水賬式的匯報(bào)，應(yīng)重點(diǎn)突出，著重于結(jié)果報(bào)告和新的工作方法與體會(huì)；3）應(yīng)防止本部門人員不能深入討論自身工作方法和態(tài)度的問題，面過多強(qiáng)調(diào)其他部門責(zé)任，甚至抱怨、發(fā)牢騷，影響例會(huì)效果；4）部門負(fù)責(zé)人所做的工作點(diǎn)評(píng)不一定針對(duì)每一位部門成員，主要是針對(duì)突出的工作成績(jī)、工作方法、工作態(tài)度，以及應(yīng)引起重視，并切實(shí)改進(jìn)的不足問題；5）部門例會(huì)不強(qiáng)調(diào)形成正式的會(huì)議紀(jì)要，但各部門應(yīng)自行建立會(huì)議記錄本，記錄每次會(huì)議的召開情況，特別是工作方法的討論結(jié)果和部門負(fù)責(zé)人的點(diǎn)評(píng)；6）每月，綜合管理部門應(yīng)對(duì)所屬公司各部門的例會(huì)開展工作進(jìn)行抽查，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檢查結(jié)果。5.7各業(yè)務(wù)班組每周應(yīng)召開例會(huì)，主管主持、班組領(lǐng)班及業(yè)務(wù)骨干參加，形式參照部門周工作例會(huì)。6作業(yè)班組班前班后會(huì)6.1班前班后會(huì)每日進(jìn)行，班前會(huì)時(shí)間為接班前15分鐘，班后會(huì)時(shí)間為當(dāng)班全體人員交班完畢后。6.2會(huì)議主持人為作業(yè)班組長(zhǎng)。6.3與會(huì)人員為當(dāng)班全體成員。6.4班前班后會(huì)的主要議程：1）班前會(huì)主要為班前點(diǎn)名和當(dāng)班注意事項(xiàng)；2）班后會(huì)主要為班后點(diǎn)名、當(dāng)日工作點(diǎn)評(píng)、工作方法和經(jīng)驗(yàn)交流與討論以及公司要求傳達(dá)。4.6.5班前班后主要用于工程維修、環(huán)境維護(hù)、安全管理等業(yè)務(wù)班組，可不必形成會(huì)議紀(jì)要；各專業(yè)主管負(fù)責(zé)督導(dǎo)執(zhí)行。4.7臨時(shí)不定期和專題會(huì)議4.7.1臨時(shí)的不定期和專題會(huì)議分為公司級(jí)和部門級(jí)。4.7.2公司級(jí)臨時(shí)會(huì)議和專題會(huì)議由公司職能部門或授權(quán)部門組織進(jìn)行。部門臨時(shí)會(huì)議和專題會(huì)議應(yīng)征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可進(jìn)行。4.7.4專題會(huì)議需提前擬訂會(huì)議議題及議程，并下發(fā)至各參會(huì)人員準(zhǔn)備。4.8會(huì)議準(zhǔn)備1會(huì)前應(yīng)明確會(huì)議主題、臨時(shí)出席或列席人員，以便與會(huì)人員做好準(zhǔn)備，提高會(huì)議時(shí)效。會(huì)議召集人負(fù)責(zé)確定會(huì)議場(chǎng)所，準(zhǔn)備會(huì)議文件或資料，必要時(shí)進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試。4.9會(huì)議通知4.9.1會(huì)議召集人需提前至少半天（特殊時(shí)應(yīng)提前1個(gè)小時(shí)，已固定開會(huì)時(shí)間的會(huì)議除外）通過電話、郵件（提前一天）或張貼公告形式通知與會(huì)人員。出席會(huì)議的重要或主要人員，應(yīng)通過郵件或電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。4.10會(huì)議要求10.1與會(huì)人員必須準(zhǔn)時(shí)參加，不得遲到、早退、缺席、中途溜號(hào)，有特殊原因不能參會(huì)者應(yīng)提前2個(gè)小時(shí)給會(huì)議召集人請(qǐng)假，違者將給予20元/次的經(jīng)濟(jì)處罰。10.2與會(huì)人員須將手機(jī)設(shè)為關(guān)機(jī)（震動(dòng)、無(wú)音）狀態(tài)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)不得抽煙，違者將給予20元/次的經(jīng)濟(jì)處罰。11會(huì)議記錄11.1在會(huì)議進(jìn)行中要做好記錄，記錄方式主要是速記筆錄，必要時(shí)可錄音、錄像；與會(huì)人員須填寫《會(huì)議簽到表》并由組織部門保存。11.2會(huì)議紀(jì)要必須在會(huì)后兩天內(nèi)發(fā)送相關(guān)人員。12公司及各部門在會(huì)議中確定需協(xié)調(diào)解決的問題分別由綜合管理部門、各部門指定專人跟蹤處理。5.附則1總公司綜合管理部負(fù)