企業(yè)公文寫作與行文規(guī)范8186992課件

06十月2023企業(yè)公文寫作與行文規(guī)范818699206十月2023企業(yè)公文寫作與行文規(guī)范81869921公文概述10/6/20232公文概述10/6/20232黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定3企業(yè)公文（包括傳真、電報、電子文件等）是實施企業(yè)管理和進行商務(wù)活動過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法治企和進行商務(wù)活動的重要工具。李榮融：“管理科學(xué)是現(xiàn)代企業(yè)制度的重要內(nèi)容。加強企業(yè)管理是企業(yè)增強競爭力的迫切要求，也是中央企業(yè)的一項重要工作。公文是實施管理的重要工具，做好公文處理工作，對于企業(yè)優(yōu)化管理流程、提高管理效率、加強內(nèi)部控制、促進科學(xué)決策都具有十分重要的意義?！币?、企業(yè)公文的概念公文旨在“辦事”一種管理工具10/6/20234企業(yè)公文（包括傳真、電報、電子文件等）是實施企業(yè)管理和進行商二、公文的特征

公文是由法定作者制成并向一定的對象發(fā)布公文必須反映與處理公務(wù)活動公文有一套規(guī)范的體式和相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的處理程序。公文具有合法性、權(quán)威性、強制性、時效性等性質(zhì)。10/6/20235二、公文的特征公文是由法定作者制成并向一定的對象發(fā)布公文必三、公文的作用一是法規(guī)和準繩作用

二是領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用

三是溝通和合作作用

四是宣傳和教育作用

五是記錄和憑證作用10/6/20236三、公文的作用一是法規(guī)和準繩作用二是領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用三是溝《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中央中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2012年4月16日發(fā)布，2012年7月1日起正式實施）（原中共中央辦公廳1996年印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和國務(wù)院2000年發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》于2012年7月廢止）《黨政機關(guān)公文格式》（國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、國家標準化管理委員會2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日起正式實施）（原國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》2012年7月廢止）《國務(wù)院公文主題詞表》（1997年12月國務(wù)院辦公廳發(fā)布，1998年2月1日起執(zhí)行）（新《條例》的公文要素中取消了“主題詞”一項）四、公文處理的依據(jù)——法規(guī)依據(jù)10/6/20237《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中央中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2GB/T9704—2012《黨政機關(guān)公文格式》GB/T15834-1995《標點符號用法》GB/T15835-1995《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》GB/T16159《漢語拼音正詞法基本規(guī)則》GB/T148印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸GB3100國際單位制及其應(yīng)用GB3101有關(guān)量、單位和符號的一般原則GB3102.1-13（空間和時間等所有部分）量和單位四、公文處理的依據(jù)——國標依據(jù)GB/T9704—2012《黨政機關(guān)公文格式》四、公文處理8公文的種類公文的種類9一、公文不同的分類方法及種類1、按特點和作用分（1）指揮性公文。如命令（令）、決議、決定、批復(fù)、意見等。（2）告知性公文。如公報、通報、公告、通告、通知、函等。（3）報請性公文。如議案、報告、請示等。（4）記錄性公文。如紀要。一、公文不同的分類方法及種類1、按特點和作用分102、按行文方向分：（1）上行文。如報告、請示等。（2）下行文。如批復(fù)等。（3）平行文。如函。3、按秘密等級分：（1）絕密公文。（2）機密公文。（3）秘密公文。2、按行文方向分：114、按緊急程度分：（1）特急公文。（2）加急公文。5、按適用范圍分：（1）通用公文。是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位均使用的公文。（2）專用公文。是指外交、司法、軍事等特殊部門用于專門業(yè)務(wù)的公文。4、按緊急程度分：12二、公文的分類及演變（一）黨的機關(guān)公文

第一次，1950年4月至1954年8月，中央辦公廳先后下發(fā)了《關(guān)于統(tǒng)一文件紙形與格式的規(guī)定》、《關(guān)于規(guī)定黨內(nèi)文件的紙形與格式等問題的通知》，規(guī)定凡各級黨委的各種文件及印行的文件匯集、黨內(nèi)刊物，均一律使用16開紙，文字豎排，右側(cè)裝訂。第二次，1956年1月，中央辦公廳頒發(fā)了《關(guān)于黨內(nèi)文書改為橫寫、橫排的通知》。自此，黨內(nèi)文件由豎排改為橫排，公文格式進一步規(guī)范和完善。二、公文的分類及演變（一）黨的機關(guān)公文13

第三次，1989年4月，依據(jù)國家技術(shù)監(jiān)督局頒布的《國家機關(guān)公文格式》等三項國家標準，中央辦公廳首次頒布了有關(guān)黨內(nèi)公文的規(guī)章《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)文件處理條例(試行)》，對文件種類和格式作了具體規(guī)定，明確黨的文件主要種類為13種。第四次，1996年5月3日，中央辦公廳正式頒布了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》，文種確定為14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要等。第三次，1989年4月，依據(jù)國家技術(shù)監(jiān)督局頒布的《國家機14（二）行政機關(guān)公文

第一次，1951年9月，政務(wù)院首次頒布了《公文處理暫行辦法》，規(guī)定我國行政機關(guān)公文為7類12種。第二次，1957年10月，國務(wù)院秘書廳又發(fā)布了《關(guān)于對公文名稱和體式的幾點意見》，對部分文種作了調(diào)整，但仍是7類12種。第三次，1981年2月，國務(wù)院辦公廳頒布了《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》，將行政機關(guān)公文的文種重新規(guī)定為9類15種。（二）行政機關(guān)公文15第四次，1987年2月，國務(wù)院辦公廳頒發(fā)了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，正式規(guī)定行政機關(guān)公文的種類為10類15種。第五次，1993年11月，國務(wù)院辦公廳又對這一《辦法》進行了修訂，規(guī)定行政機關(guān)公文的種類為12類13種。第六次，2000年8月，國務(wù)院頒發(fā)了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，規(guī)定行政機關(guān)公文的文種為13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要等。第四次，1987年2月，國務(wù)院辦公廳頒發(fā)了《國家行政機關(guān)16（三）黨政機關(guān)公文的統(tǒng)一2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），規(guī)定該《條例》自2012年7月1日起施行。同時廢止了1996年5月中辦印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和2000年8月國務(wù)院印發(fā)的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。新《條例》規(guī)定公文種類為15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要。（三）黨政機關(guān)公文的統(tǒng)一17三、《黨政機關(guān)公文

處理工作條例》的新特點（一）重新界定了公文處理的概念《辦法》規(guī)定“公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！薄稐l例》規(guī)定，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！睂⒐霓k理工作概括為“擬制、辦理、管理”三個工作環(huán)節(jié)?！皵M制”包括了“起草、審核、簽發(fā)”三個環(huán)節(jié)（《辦法》中隸屬于發(fā)文辦理），同時將“整理（立卷）、歸檔”劃歸至公文辦理范疇。

三、《黨政機關(guān)公文

處理工作條例》的新特點（一）重新界定了公18（二）增加了公文的文種《辦法》中規(guī)定公文種類為13種，新《條例》中增加了“決議”（適用于會議討論通過的重大決策事項）和“公報”（適用于公布重要決定或者重大事項），同時將“會議紀要”改為“紀要”，共計15種?！稐l例》比《辦法》增加了決議、公報2種；比原《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》增加了命令（令）、公告、通告、議案4種，減少了指示、條例、規(guī)定3種。因為“指示”在公文中從來沒用過；“條例”“規(guī)定”可以用通知印發(fā)。（二）增加了公文的文種19（三）公文要素做出了調(diào)整《條例》規(guī)定：“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成”。增加了“份號”、“發(fā)文機關(guān)署名”、“頁碼”，刪除了“主題詞”。對涉密文件、緊急公文、聯(lián)合行文、公文標題等有了明確的規(guī)定：涉密文件要標注份號；緊急公文標注“特急”“加急”；聯(lián)合發(fā)文可以單獨用主辦機關(guān)名稱；公文標題應(yīng)標明發(fā)文機關(guān)；有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文可以不加蓋公章等。新增聯(lián)合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）格式首頁版式等式樣。（三）公文要素做出了調(diào)整20（四）行文規(guī)則上做了具體規(guī)定向上級機關(guān)行文：“原則上主送一個上級機關(guān)”（《辦法》只對請示作此規(guī)定)；“黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)”；“請示”應(yīng)當一文一事，并要提出傾向性意見；“除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文”；向下級機關(guān)行文：“黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求?！薄包h委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。”（四）行文規(guī)則上做了具體規(guī)定21（五）文件簽發(fā)程序更加規(guī)范《條例》規(guī)定：“重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)”（《辦法》只對上行文作此規(guī)定）；“黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負責人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)”。（五）文件簽發(fā)程序更加規(guī)范22（六）公文辦理環(huán)節(jié)更加簡明將公文辦理系統(tǒng)地歸類為收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔三個大方面，五個條款，更為系統(tǒng)合理。在“收文辦理”中，將“審核”改為“初審”，將“分辦”、“批辦”并入“承辦”，并增加了“傳閱”、“答復(fù)”2個環(huán)節(jié)。“發(fā)文辦理”的環(huán)節(jié)由8個減少為4個，其中，“起草”、“審核”、“簽發(fā)”3個環(huán)節(jié)列入“公文擬制”，“用印”并入“印制”?！稐l例》將發(fā)文辦理的“分發(fā)”改為“核發(fā)”，規(guī)定：“公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。”（六）公文辦理環(huán)節(jié)更加簡明23（七）公文管理環(huán)節(jié)更加嚴格“黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委（黨組）的縣級以上單位應(yīng)當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備?！钡谌l對“復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文”也做出了明確詳細的規(guī)定。（七）公文管理環(huán)節(jié)更加嚴格24四、黨政機關(guān)公文的文種屬性（一）決議適用于會議討論通過的重大決策事項。決議是經(jīng)過會議討論通過，對某些重大事項、重大問題作出決策、并要求貫徹執(zhí)行的公文文件。它體現(xiàn)了集體或集團的意志，具有無可辯駁的集體性，以及權(quán)威性、規(guī)范性。（二）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。決定是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。分為：1．表彰決定；2．處分決定；3．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。四、黨政機關(guān)公文的文種屬性（一）決議25（三）命令

適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發(fā)令機關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。（四）公報適用于公布重要決定或者重大事項。公報具有權(quán)威性、指導(dǎo)性和新聞性。常見種類：1、會議公報。是用以報道重要會議或會談的決定和情報的公報。2、事項公報。黨政高級機關(guān)用以發(fā)布重大情況、重要事件或向人民群眾公布重大決策、重要事項或重大措施時使用的公報。3、聯(lián)合公報。用以發(fā)布國家之間、政黨之間、團體之間經(jīng)過會議達成的某種協(xié)議。（三）命令26(五)公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項。如宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。由有關(guān)職能部門按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標法》規(guī)定的注冊商標公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。第三類是向特定對象發(fā)布的公告。公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡短簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結(jié)語。10/6/202327(五)公告10/6/202327(六)通告

適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。通告的標題大體有三種：一是由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。如國務(wù)院國資委《關(guān)于部分中央企業(yè)規(guī)范簡稱的通告》10/6/202328(六)通告10/6/202328(七)意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見的指導(dǎo)性很強，有時是針對當時帶有普遍性的問題發(fā)布的，有時是針對局部性的問題而發(fā)布的，意見往往在特定的時間內(nèi)發(fā)生效力。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。10/6/202329(七)意見10/6/202329(八)通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時效性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。如教育部外交部公安部國家旅游局《關(guān)于進一步加強對中小學(xué)生出國參加夏（冬）令營等有關(guān)活動管理的通知》（教外監(jiān)〔2012〕26號）關(guān)于開展中央企業(yè)加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟發(fā)展方式監(jiān)督檢查的通知(八)通知30(九)通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。通報和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力；而通報只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。如《關(guān)于國資委直屬機關(guān)在首屆中央國家機關(guān)公文寫作技能大賽中獲獎情況的通報》10/6/202331(九)通報10/6/202331(十)報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。10/6/202332(十)報告10/6/202332(十一)請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。請示的類型：

請求指示。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補充。

請求批示、解決問題。請求上級機關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示。

請求批轉(zhuǎn)。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關(guān)部門照辦，而需要請求上級審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行。如《關(guān)于電網(wǎng)主輔分離改革重組工作方案的請示》(十一)請示33(十二)批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。批復(fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)如果不同意下級的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應(yīng)安排。10/6/202334(十二)批復(fù)10/6/202334(十三)議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。(十三)議案35(十四)函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不相隸屬的機關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。

(十五)紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其它專題會議紀要兩大類。10/6/202336(十四)函10/6/202336五、公文撰寫規(guī)范及要求所謂規(guī)范，即文件的體式、行文關(guān)系、文種的選用、語言運用、文件制發(fā)的程序、標點符號及校對符號的使用都應(yīng)符合國家統(tǒng)一規(guī)定的標準，國家未做明確規(guī)定的，應(yīng)當符合約定俗成的原則，切不可隨意自造。只有這樣才能確保公文本身的質(zhì)量和效用。五、公文撰寫規(guī)范及要求所謂規(guī)范，即文件的體式、行文關(guān)系、文種37（一）語言運用的規(guī)范（二）漢字運用的規(guī)范（三）選詞煉句的規(guī)范（四）名稱使用的規(guī)范（五）數(shù)字運用的規(guī)范（六）計量單位運用的規(guī)范（七）文中引文的規(guī)范（八）標點符號運用的規(guī)范（一）語言運用的規(guī)范38公文的格式公文的格式39*401.是公文區(qū)別于其它書面材料的一個顯著標志。2.是公文具有法定權(quán)威性和行政約束力在內(nèi)容和形式上表現(xiàn)。3.是保證公文質(zhì)量和提高辦事效率的重要手段。*401.是公文區(qū)別于其它書面材料的一個顯著標志。40*41公文用紙幅面及版面尺寸：幅面：210mm×297mm（A4型紙）天頭（上白邊）：37mm±1mm；下白邊35mm訂口（左白邊）：28mm±1mm；右白邊26mm版心尺寸：156mm×225mm排版規(guī)格每面排22行，每行排28字。*41公文用紙幅面及版面尺寸：41字體、字號選擇發(fā)文機關(guān)標識：居中排布，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色。公文標題：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布。標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。字體、字號選擇42秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字。發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、正文、附注一般用3號仿宋體字；簽發(fā)人姓名用3號楷體字；正文中如有小標題，一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間一般用4號仿宋體字。秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字。43*44公文用紙主要技術(shù)指標：60g—80g膠版印刷紙或復(fù)印紙紙張白度為80%—90%橫向耐折度≥15次不透明度≥85%pH值為7.5—9.5*44公文用紙主要技術(shù)指標：44A4型公文用紙頁邊及版心尺寸

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸45*46公文格式要素標識

公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心外。版頭部分（原稱眉首）：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人。

主體部分：標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。版記部分：抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。*46公文格式要素標識46公文中各要素標識規(guī)則版頭部分（一）份號公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。編公文份數(shù)序號便于掌握印制份數(shù)，掌握公文的去向和回收公文。其他公文根據(jù)需要也可編公文份數(shù)序號。目前，國務(wù)院的公文都編公文份數(shù)序號。公文中各要素標識規(guī)則版頭部分47（二）秘密等級

涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。如未具體標明，則按國家保密的有關(guān)規(guī)定，絕密文件保密期限為３０年，機密文件保密期限為２０年，秘密文件保密期限為１０年。如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。（二）秘密等級48

（三）緊急程度

公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

特急公文，要求隨到隨辦，最遲不超過24小時。加急公文，要求在三天內(nèi)處理完畢。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。（三）緊急程度49（四）發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。

①“紅頭文件”：文件首頁上端印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。②“白頭文件”：即不用版頭的文件，一般用于印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的講話等文字材料。（四）發(fā)文機關(guān)標識50（五）發(fā)文字號

由“發(fā)文機關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號”構(gòu)成，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。如“國發(fā)〔2006〕56號”。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入（注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則）。序號不編虛位(即1不編為01)，不加“第”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。（五）發(fā)文字號51（六）簽發(fā)人

上行文要在發(fā)文字號右側(cè)標注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

簽發(fā)人必須是本單位正職或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)。（六）簽發(fā)人52主體部分（七）公文標題

公文標題有三要素，即發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種。公文標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。公文標題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號和一些特定省略用雙引號外，一般不用標點符號。主體部分53（八）主送機關(guān)

主送機關(guān)在標題下空一行頂格標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法為“主送：”，之間不加分隔線。公文主送機關(guān)就是受理、辦理公文的機關(guān)，或稱送達機關(guān)和行文對象。標識主送機關(guān)時應(yīng)標明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。所謂同類型機關(guān)的統(tǒng)稱如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。（八）主送機關(guān)54（九）公文正文內(nèi)容公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。公文的內(nèi)容應(yīng)符合下列要求：（1）符合黨的路線、方針、政策，國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示，完整準確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并與現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。（2）全面準確地反映客觀實際情況，提出的政策，措施切實可行。（3）觀點明確，條理清晰，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確。（4）開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，文風端正。（九）公文正文內(nèi)容55（十）附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”及名稱，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。（十）附件56（十一）公文的生效標識公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。

一般公文均應(yīng)有發(fā)文機關(guān)署名和印章。發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱，字體字號用3號仿宋，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字。兩個以上機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關(guān)名稱上下并排，等距撐開，長度相同。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)該加蓋印章?！凹o要”、印制有特定版頭的普發(fā)性公文和以領(lǐng)導(dǎo)人名義制發(fā)的公文，則不需要蓋公章。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（十一）公文的生效標識57加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。加蓋印章的公文58不加蓋印章的公文單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應(yīng)當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。不加蓋印章的公文59加蓋簽發(fā)人簽名章的公文單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，應(yīng)當先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當標注全稱。簽名章一般用紅色。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文60（十二）成文日期

署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。成文時間用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。決議、決定、條例、規(guī)定不標明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標于標題下方居中位置。（十二）成文日期61（十三）附注

附注一般是對公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。如“此件發(fā)至縣團級”、“此件可見報”等，不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。附注應(yīng)用圓括號括入，居左空2字標識在成文時間的下一行。（十三）附注62版記部分（十四）主題詞（新《條例》中已從公文格式要素中刪除）首先選用《國務(wù)院公文主題詞》表中的主題詞。如還需要且在表中找不到，再根據(jù)公文主題內(nèi)容另擬與表中近似的詞，所用的詞最好是名詞或名詞性詞組。最新的《國務(wù)院公文主題詞》表（1998）共有15類1049個主題詞。版記部分63（十五）抄送

除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。抄送機關(guān)一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。（十五）抄送64（十六）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間（印發(fā)份數(shù)）印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機關(guān)的辦公廳(室)或文秘部門。

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（十六）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間（印發(fā)份數(shù)）65（十七）頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。（十七）頁碼66公文的尺寸格式文件式公文：上行文：發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，也就是說發(fā)文機關(guān)紅頭上邊緣至上頁邊為37十80=117mm。平行下行文:發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是說發(fā)文機關(guān)紅頭上邊緣至上頁邊為37+25=62mm。信函式公文：發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距土頁邊的距離為30mm，用紅色小標宋體字(20mnm×14mm)，發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處，為一條文武紅（上細下粗）,兩條線均為170mm。命令：發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。紀要：紀要標志由“×××××紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。公文的尺寸格式文件式公文：67公文的行文規(guī)則10/6/202368公文的行文規(guī)則10/6/202368一是上下級關(guān)系。即領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，這是直接垂直的關(guān)系，一般在上下一級之間。

二是隸屬關(guān)系。不論大小和級別，都在同一系列內(nèi)。

三是平級關(guān)系。是在一個系列中的同等級別的機關(guān)或者部門、單位之間的關(guān)系。

四是非隸屬關(guān)系。指不是同一垂直系列不發(fā)生直接職能往來的機關(guān)及其部門、單位之間的關(guān)系。行文關(guān)系一、行文規(guī)則概述10/6/202369一是上下級關(guān)系。即領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，這是直接垂直的關(guān)系，一般行文方向上行文指公文向上級機關(guān)單位運行。行政公文的上行文有議案、報告和請示等。下行文指公文向下級機關(guān)單位運行。下行的行政公文較多。

平行文指公文向同級或不相隸屬的機關(guān)單位運行。函、通知、意見等都可以平行。

泛行文指公文可以同時上行、下行或平行，并向社會公布。行政公文中的公告和通告就屬此類。

10/6/202370行文上行文指公文向上級機關(guān)單位運行。行政公文的上行文有議向上級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：（一）原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。（二）黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當直接報送上級主管部門。（三）下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。（四）請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。（五）除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。（六）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。向上級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：71向下級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：（一）主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。（二）黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。（三）黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。（四）涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當責令其糾正或者撤銷。（五）上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。向下級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：72同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于73二、企業(yè)公文的行文規(guī)則一、確有必要，注重效用二、依法行文，黨政分開三、企業(yè)部門行文

（一）企業(yè)各部門在職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向下一級單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。

（二）企業(yè)各部門向下一級單位行文只能采用函的形式。

（三）部門對外單位行文，需主辦部門草擬文稿，由公司統(tǒng)一行文。

四、聯(lián)合行文

1.聯(lián)合行文的前提是同級。公司和分公司不得聯(lián)合行文。2.聯(lián)合行文一定要協(xié)商一致的原則。

3.聯(lián)合行文確有必要。4.屬于黨、政各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行10/6/202374二、企業(yè)公文的行文規(guī)則一、確有必要，注重效用二、依法行文，企業(yè)公文的行文規(guī)則五、抄送規(guī)則1.向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。

2.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)。

六、請示規(guī)則1.一文一事。

2.只寫一個主送機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。

3.下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。4.不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。5.報告中不得夾帶請示事項。

6.一般不得越級請示和報告。如遇特殊情況，必須越級請示、報告時，應(yīng)當同時抄送被越過的上級單位。

10/6/202375企業(yè)公文的行文規(guī)則五、抄送規(guī)則1.向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要幾個常用文種的區(qū)別▲報告與請示的區(qū)別報告與請示同是上行文，但區(qū)別在：（1）行文功能不同。報告主要是匯報情況、反映問題等；請示則主要是請求批準、指示和解決問題等。（2）處理方式不同。報告屬閱件，可不回復(fù)；請示則屬辦件，需要辦理、批復(fù)。（3）時間要求不同。請示應(yīng)在事前行文，即所謂“事前請示”；報告一般是報告辦理結(jié)果或有關(guān)情況，即所謂“事后報告”。幾個常用文種的區(qū)別▲報告與請示的區(qū)別76▲通知和通報的區(qū)別：通知和通報都具有知曉性和指導(dǎo)性，其區(qū)別主要體現(xiàn)在周知事項上。通知大都要求貫徹執(zhí)行，使用范圍廣于通報，周知的事項是具體的，具有一定的約束力；通報重在對重要精神和重要情況的傳達，以使有關(guān)單位和人員知曉，一般起到引導(dǎo)、警誡、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用?！鷱?fù)與復(fù)函的區(qū)別批復(fù)屬下行文，復(fù)函是函的一種形式，屬平行文；批復(fù)適用于答復(fù)下級單位的請示事項，對不相隸屬的單位請求批準事項不使用批復(fù)，而應(yīng)當使用復(fù)函予以答復(fù)?！ㄖ屯▓蟮膮^(qū)別：77公文寫作中常見問題公文寫作中常見問題78格式方面（一）亂用文種一是生造文種把沒列為文種的公文種類作為文種使用。新《條例》規(guī)定公文種類為15種，即：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要。除此之外，均不可直接行文，但可作為“印發(fā)”、“頒發(fā)”式“通知”的“附件”行文。格式方面79二是混用文種1．“請示”和“報告”兩種文種張冠李戴。⑴該用“請示”的用了“報告”，例如：《××公司關(guān)于申請核銷×××的報告》。⑵該用“報告”的卻用了“請示”，例如：《××公司先進性教育領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于×××工程情況的請示》?！罢埵尽焙汀昂庇袝r也存在混用?！稐l例》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項時用函?？墒怯行﹩挝划斢星笥趯Ψ剑ú幌嚯`屬單位）時卻用請示。二是混用文種80⒉“通報”和“通知”不分而錯用。⑴誤以為“通報”只有批評錯誤或表揚先進的功能，而縮小了其使用范圍，不適當?shù)赜谩巴ㄖ比〈巴▓蟆薄＠纭丁痢凉娟P(guān)于一季度現(xiàn)場安全文明施工大檢查情況和下一步整改工作要求的通知》。⑵把握不準二者的區(qū)別，在部署重要工作、轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)有關(guān)重要方案時，錯用“通報”代替“通知”，例如：《××公司關(guān)于明確信息網(wǎng)絡(luò)安全防護幾個問題的通報》、《××公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××××<××××年工作要點>的通報》⒊“意見”和“批復(fù)”不分而錯用。答復(fù)下級單位有關(guān)請示事項時應(yīng)使用“批復(fù)”，卻用了“意見”，例如：《××公司關(guān)于××工程更新改造計劃的審核意見》。⒉“通報”和“通知”不分而錯用。⑴誤以為“通報”只有批評錯誤81⒋“批復(fù)”和“決定”不分而錯用。例如，某子公司向省公司報送了《××公司關(guān)于××××事故和違紀人員的處分決定》，省公司就此下發(fā)了《××公司（上級單位）關(guān)于同意××公司（下級單位）對××事故和違紀人員的處分決定的批復(fù)》。這就產(chǎn)生了“批復(fù)”和“決定”不對應(yīng)的兩個問題。⒌批復(fù)”和“復(fù)函”不分而錯用。⑴有些對不相隸屬單位的詢問或申請批準事項的答復(fù)，錯用“批復(fù)”，例如：《××公司關(guān)于×××發(fā)電有限公司建設(shè)×××機組并網(wǎng)意向的批復(fù)》。⑵有些對下級單位的請示應(yīng)用“批復(fù)”而錯用“復(fù)函”，例如：《××公司（上級單位）關(guān)于××公司（下級單位）業(yè)績考核指標有關(guān)問題的復(fù)函》。⒋“批復(fù)”和“決定”不分而錯用。例如，某子公司向省公司報送了82《關(guān)于上報收益管理局2012年工作思路和計劃要點的請示》《關(guān)于擬請×××省長會見××電網(wǎng)公司×××總經(jīng)理的請示》《關(guān)于要求修建袁崇煥故居紀念館的請示》《關(guān)于申請扶貧貸款的請示》《關(guān)于請求將××同志追認為革命烈士的報告》請示標題中容易出現(xiàn)的問題《關(guān)于上報收益管理局2012年工作思路和計劃要點的請示》請示83問題討論：前段時間，在審核我公司×××部門草擬的向國資委報送的《關(guān)于×××公司2008年財務(wù)決算的報告》時，我認為文種應(yīng)當改為“請示”，但公司財務(wù)部門同志則提出，報送財務(wù)決算的報告是國資委要求的，請問應(yīng)當怎樣理解？國資委辦公廳回答：關(guān)于您提出的《關(guān)于×××公司2008年財務(wù)決算的報告》的文種使用問題，有這樣幾點需要明確：一是財務(wù)決算需國資委進行批復(fù)；二是國資委要求報送的“財務(wù)決算報告”，是一種專用的財務(wù)文書，與“報告”的文種不是同一含義。因此，該標題可考慮修改為《關(guān)于報請審批×××公司2008年財務(wù)決算的請示》。問題討論：前段時間，在審核我公司×××部門草擬的向國資委報送84（二）不合規(guī)范《黨政機關(guān)公文格式》中就公文的格式、標準都作出了明確的規(guī)定。在具體行文中常見錯誤有：1．排版規(guī)格不當。公文標題應(yīng)在紅色反線下空２行，用２號小標宋體字，正文用３號仿宋體字，一般每面排２２行，每行排２８個字。而在實際操作中往往上各行其是，嚴重影響了公文的嚴肅性。2．發(fā)文號標注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在，一是錯用括號，如：×政建（2003）240號；二是用虛數(shù)，如：×政辦〔2003〕005號；三是字體字號不標準?！陡袷健芬?guī)定：發(fā)文字號，用３號仿宋體字，居中排布，年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識。而在實際應(yīng)用中對于字號和字體，有的小于3號，有的用小標宋體字，也有的用楷體、黑體等，五花八門。（二）不合規(guī)范853．標題濫用符號。原《辦法》第三章公文格式第十條第六款規(guī)定：“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。但是在實際應(yīng)用中，濫用標點符號的例子屢見不鮮。例如：《××××公司關(guān)于印發(fā)〈×××領(lǐng)導(dǎo)同志在××××會議上的講話〉的通知》、《關(guān)于嚴格執(zhí)行操作規(guī)程，杜絕誤操作事故的緊急通知》、《關(guān)于批轉(zhuǎn)×××部、×××部〈加快實施新農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)方案〉的通知》等。4．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)則?！陡袷健芬?guī)定，文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。但是目前有些單位一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況，要注意《格式》規(guī)定的序數(shù)數(shù)詞的寫法，其中“一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓和點號。3．標題濫用符號。原《辦法》第三章公文格式第十條第六款規(guī)定：865．引用文號格式不對。原《辦法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號?！庇行﹩挝粚@一規(guī)定沒有掌握好，常出現(xiàn)像“據(jù)×辦〔2003〕12號文《關(guān)于××××××的通知》”的情況，正確的引用方式應(yīng)為“據(jù)《關(guān)于××××××通知》（×辦〔2003〕12號）”。6．“抄報”現(xiàn)象依然存在。目前，行政公文無論是對上級還是對下級抄送，概用“抄送”一詞。5．引用文號格式不對。原《辦法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當先引標題87７．附件標注不符合規(guī)定。附件是公文的有機組成部分，《條例》對附件有明確的要求，但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標識、附件序號使用漢語數(shù)字標識，附件名稱后加標點符號等毛病。特別是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時不管是附件還是附注全當作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認錯誤。８．蓋印不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機關(guān)對公文生效負責的憑證，必須按規(guī)定正確使用。但不規(guī)范現(xiàn)象常見于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齊；印章間相交或相切，相距超過3mm；聯(lián)合行文單位印章順序混亂，或一排超過3個，或左右距公文紙邊距離不合標準等。７．附件標注不符合規(guī)定。附件是公文的有機組成部分，《條例》對88行文規(guī)則方面（一）越級請示（二）越權(quán)行文（三）黨政不分（四）多頭請示（五）一文多事（六）向領(lǐng)導(dǎo)同志個人報文（七）報告夾帶請示事項（八）協(xié)商會簽不到位行文規(guī)則方面89內(nèi)容方面一、表述不清1．名稱混亂公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中多次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。如公司名稱第一次在公文中出現(xiàn)時為“中國航天科工集團公司”，在未標注簡稱的情況下，第二次為“航天科工集團公司”，第三次出現(xiàn)又為“航天科工集團”。2．提法不當例如：某單位制定的××管理規(guī)定，其中罰則中“構(gòu)成犯罪的，移送司法機關(guān)依法處理”的表述是不準確的。因為是否構(gòu)成犯罪應(yīng)由司法機關(guān)認定，如何處理是司法機關(guān)的職權(quán)。因此，上述表述可修改為“涉嫌犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。”。內(nèi)容方面一、表述不清903．時間表述含糊(一)用時間代名詞而不用具體日期。(二)年份隨意省略。(三)年份不使用公元紀年。4．前后矛盾，概念不清例如：“我公司嚴格遵守與貴行簽訂的協(xié)議，恪守信用，想盡辦法，如期歸還了所欠貴行的2億元貸款本息。由于……我公司已無力籌集資金按計劃償還貸款，特商請貴行延期…”例如：“黨中央、國務(wù)院及各級黨委、政府”；“今年，我公司制定和完善了《××××公司××××××管理辦法》等有關(guān)法規(guī)?！?．表述不準確如“2004年我公司利潤總額3.5億元，而上年達到5.7億元?！?．時間表述含糊91二、用詞不當

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當。

(四)濫用模糊詞語。如“××變電站已經(jīng)運行了20至30年，急需改造?！?五)錯用異型詞語。如：筆畫—筆劃；訂貨—定貨；分內(nèi)—份內(nèi)；宏圖—鴻圖；就座—就坐；狼藉—狼籍；流連—留連；模仿—摹仿；凝練—凝煉；人才—人材等。二、用詞不當92三、語法錯誤（一）成分殘缺。如“我公司各級領(lǐng)導(dǎo)深入一線，嚴防死守，不惜一切代價確保了搶險救災(zāi)的物資供應(yīng)?！奔m正：這段話在“嚴防死守”之前省略了“帶領(lǐng)廣大職工”，容易產(chǎn)生歧義，應(yīng)當補全。（二）成分多余。如《關(guān)于上報……的報告》標題中，“上報”為多余項。（三）搭配不當。如“請你公司采取有效措施，理順產(chǎn)權(quán)，防止國有資產(chǎn)流失，并將有關(guān)整改情況及時向省公司本部報告。”（四）語序不當。要注意順次排列，前因后果。例如：“我公司于9月30日召開了表彰先進個人和先進集體大會，總經(jīng)理和其他公司領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會議?！崩纾骸皫讉€分公司的職工來省公司反映了這一情況?！比?、語法錯誤93四、數(shù)字使用不統(tǒng)一

數(shù)字使用不規(guī)范。應(yīng)該用阿拉伯數(shù)字的用了漢字,如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”;應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯數(shù)字,如“黨的十四大”錯成“黨的14大”。數(shù)量概念混亂。如“2004年度，××××公司人均主營業(yè)務(wù)收入實際完成××萬元／人，人均主營業(yè)務(wù)成本××萬元／人……”。數(shù)值范圍不規(guī)范。例如：“4-6％”、“0.2-6”等。糾正：規(guī)范的寫法應(yīng)分別為“4％～6％”、“0.2～0.6”四、數(shù)字使用不統(tǒng)一941.“倍”的錯用一是與“增加了”合用時的誤用?！霸黾恿恕笔窃谠瓟?shù)基礎(chǔ)上，向上增加若干個原數(shù)。二是與“增加到”合用時的誤用?！霸黾拥健笔前ǖ讛?shù)，指增加后的總數(shù)。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現(xiàn)“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。2.“以上”與“以下”的運用“以上”、“以下”等詞與前面的數(shù)字連用，習慣上應(yīng)包括前面的本數(shù)在內(nèi)，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應(yīng)把本數(shù)排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準確，應(yīng)注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。3.“時間”數(shù)字的運用規(guī)則（1）公文中的“時間”，要表明完整的年、月、日，盡量避免使用“上年”、“明天”、“本月”、“上月”、“上月以前”、“去年之后”等需借助其他時間概念才能準確理解其含義的時間代詞。（2）表示時間范圍時，可用“2000—2005年”、“3—4月”，但不能用“2000—2005年度”、“3—4月份”。1.“倍”的錯用95五、標點符號使用不規(guī)范⒈引號的使用問題引號表示文中直接引用的部分，有時也用來表示需要著重論述的對象或具有特殊含義的詞語等。常見的問題是后引號與句號位置錯誤。五、標點符號使用不規(guī)范96⒉逗號的使用問題不規(guī)范的問題主要是當用不用，引起歧義。如“3日內(nèi)蒙古人民共和國有暴風雪?！奔m正：在“3日內(nèi)”后邊應(yīng)當有一個逗號，但因缺少了這個逗號后，容易引起歧義，甚至可能帶來嚴重的政治問題。3.并列短語中的頓號、逗號的使用問題并列短語中各成分之間如果沒有顯著的停頓，當中便不用頓號。如“工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”不寫成“工、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”，“五六個”不寫成“五、六個”，“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)”不寫成“各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)”。⒉逗號的使用問題974.冒號的使用問題常見的問題主要是當冒號用在總括性話語的后面表示引起下文的分說時，往往忽視冒號的提示范圍或用逗號或分號終結(jié)冒號的提示范圍。例如：“當前要做好三件事：一要保障電煤供應(yīng)；二要合理安排電網(wǎng)運行方式；三要留足旋轉(zhuǎn)備用機組；”糾正：冒號表示的是僅次于句號的句內(nèi)停頓，只有句號才能終結(jié)冒號。第三個分號要改為句號。4.冒號的使用問題98（六）標題不規(guī)范⒈要素不全。⑴標題中“事由”缺失，關(guān)鍵詞隨意省略，看不出決定的主要內(nèi)容、事項和基本觀點，例如：《××××公司決定》。⑵缺失“文種”，難以分清是報送上級單位，還是印發(fā)下級單位，例如：《關(guān)于××××××的回復(fù)》、《××××公司2005年工作計劃》。（六）標題不規(guī)范99⒉提煉不精。例如：某公司轉(zhuǎn)發(fā)國資委轉(zhuǎn)發(fā)的財政部文件，標題為：《××××公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國資委〈關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部〈關(guān)于××××年××××××工作有關(guān)問題的通知〉的通知〉的通知》，明顯冗長。此類問題多見于轉(zhuǎn)發(fā)性通知。糾正：可采用省略法，改為《××××公司關(guān)于國資委轉(zhuǎn)發(fā)財政部××××年××××××工作有關(guān)問題的通知》?？刹捎锰娲?，改為《××××公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部有關(guān)進一步做好××××年××××××工作的通知》?？刹捎弥鞭D(zhuǎn)法，改為《××××公司轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于××××年××××××工作有關(guān)問題的通知》。⒉提煉不精。例如：某公司轉(zhuǎn)發(fā)國資委轉(zhuǎn)發(fā)的財政部文件，標題為：100⒊概括不準確。例如：《××××公司關(guān)于××××××產(chǎn)品問題的請示》，該標題中“關(guān)于××××××產(chǎn)品問題”是指價格問題、質(zhì)量問題、運輸問題還是供應(yīng)問題，表述不清，使人不知所云。⒋使用介詞不當。⑴“關(guān)于”和“對”的連用。例如《××××公司關(guān)于對××××××案件查處情況的通報》。⑵缺少介詞“關(guān)于”或用“對”、“有關(guān)”、“就”等代替“關(guān)于”。例如《××××公司對執(zhí)行〈××××××規(guī)定〉有關(guān)問題的通知》與《××××關(guān)于執(zhí)行〈××××××規(guī)定〉有關(guān)問題的通知》。⑶介詞“關(guān)于”的位置不正確。例如《關(guān)于××××公司請求協(xié)調(diào)解決××××××問題的函》。⒊概括不準確。例如：《××××公司關(guān)于××××××產(chǎn)品問題的101⒌錯用標點符號。⑴應(yīng)該使用書名號時錯用引號，例如：《××××公司關(guān)于印發(fā)“××××××管理辦法”的通知》。⑵不應(yīng)使用的地方用了書名號，例如：《××××公司關(guān)于印發(fā)〈×××領(lǐng)導(dǎo)同志在××××會議上的講話〉的通知》。⑶在標題中不當使用頓號、逗號等，例如：《關(guān)于嚴格執(zhí)行操作規(guī)程，杜絕誤操作事故的緊急通知》和《關(guān)于批轉(zhuǎn)×××部、×××部〈加快實施新農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)方案〉的通知》。⒍誤用“的”字。⑴文種前隨意省略“的”字，例如：《關(guān)于××××××工作安排通知》、《關(guān)于××××年××××××工作安排報告》。⑵“的”位置不正確，例如：《關(guān)于××××××的情況報告》。⑶搭配不當、產(chǎn)生歧義，例如：《××××公司關(guān)于×××同志的考察報告》。⒌錯用標點符號。⑴應(yīng)該使用書名號時錯用引號，例如：《××××102問題討論：在工作中，我們經(jīng)常會遇到轉(zhuǎn)發(fā)上級文件由于轉(zhuǎn)發(fā)層級較多，致使標題冗長的問題。請問，是否有相應(yīng)的規(guī)定或較好的辦法予以解決？答：轉(zhuǎn)發(fā)式公文標題的擬制，有以下三種處理方法供參考。下面以某集團公司擬轉(zhuǎn)發(fā)國資委轉(zhuǎn)發(fā)的財政部《關(guān)于做好2009年×××工作有關(guān)問題的通知》為例：（1）省略法。此種方法是將標題中涉及到的所有書名號去掉，在保證標題必備要素（事由+文種）的情況下，對可省略的內(nèi)容進行壓縮。如《×××集團公司轉(zhuǎn)發(fā)國資委轉(zhuǎn)發(fā)財政部做好2009年×××工作有關(guān)問題通知的通知》。（2）替代法。此種方法是根據(jù)擬轉(zhuǎn)發(fā)文件的要求，替代為布置該項工作的通知。如《×××集團公司關(guān)于進一步做好2009年×××工作的通知》。（3）直轉(zhuǎn)法。此種方法是對擬轉(zhuǎn)發(fā)的文件僅要求照章執(zhí)行，但未提出具體要求的情況下，直接轉(zhuǎn)發(fā)需執(zhí)行的主體文件。如《×××集團公司轉(zhuǎn)發(fā)財政部做好2009年×××工作有關(guān)問題通知的通知》。問題討論：在工作中，我們經(jīng)常會遇到轉(zhuǎn)發(fā)上級文件由于轉(zhuǎn)發(fā)層級較1031.建立轉(zhuǎn)發(fā)文種商業(yè)部轉(zhuǎn)發(fā)國家經(jīng)濟委員會《關(guān)于加強合理運輸工作的通知》2.在事由部分只寫轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文號××市旅游事業(yè)管理局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)北京市財政局京財字﹝1988﹞××號文件的通知1.建立轉(zhuǎn)發(fā)文種1043.越級轉(zhuǎn)發(fā)，標題中只寫轉(zhuǎn)發(fā)級別最高的××市旅游事業(yè)管理局轉(zhuǎn)發(fā)

《××市財政局、稅務(wù)局、人事局、勞動局、總工會轉(zhuǎn)發(fā)〈勞動部、財政部、全國總工會關(guān)于適當提高城鎮(zhèn)職工生活困難補助費標準的通知〉的通知》的通知××市旅游事業(yè)管理局轉(zhuǎn)發(fā)

《勞動部、財政部、全國總工會關(guān)于適當提高城鎮(zhèn)職工生活困難補助費標準的通知》的通知3.越級轉(zhuǎn)發(fā)，標題中只寫轉(zhuǎn)發(fā)級別最高的××市旅游事業(yè)管理局轉(zhuǎn)1054.獨立發(fā)文，單獨擬題北京市旅游事業(yè)管理局轉(zhuǎn)發(fā)

《北京市人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)〈國務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴禁濫發(fā)錢物和贈送禮品以及在接待中不擺煙酒等問題的通知〉的通知》的通知北京市旅游事業(yè)管理局關(guān)于反對鋪張浪費，提倡勤儉節(jié)約的通知4.獨立發(fā)文，單獨擬題北京市旅游事業(yè)管理局轉(zhuǎn)發(fā)

《北京市人民1065.半獨立標題××區(qū)財政局轉(zhuǎn)發(fā)

《××市財政局轉(zhuǎn)發(fā)〈財政部關(guān)于糾正干部職工借用、拖欠款問題的通知〉的通知》的通知

××區(qū)財政局關(guān)于貫徹

財政部、市財政局糾正干部職工借用、拖欠款有關(guān)精神的通知

5.半獨立標題××區(qū)財政局轉(zhuǎn)發(fā)

《××市財政局轉(zhuǎn)發(fā)〈財政部關(guān)107【病例】

1．《××省機構(gòu)編制委員會辦公室關(guān)于機構(gòu)改革中有關(guān)問題的解釋》2．《××公司關(guān)于新建創(chuàng)新大廈要求補助資金的申請》3．《××管理局關(guān)于要求撥款進行1號水泥生產(chǎn)線技術(shù)改造問題的答復(fù)》【修改稿】1．《××省機構(gòu)編制委員會辦公室關(guān)于印發(fā)機構(gòu)改革中有關(guān)問題解釋的通知》

2．《××公司關(guān)于要求給予創(chuàng)新大廈工程投資補助的請示》