物業(yè)質(zhì)量體系程序文件

Word版本，下載可自由編輯物業(yè)質(zhì)量體系程序文件物業(yè)質(zhì)量管理體系文件控制程序

1目的

對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本。

2范圍

適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

3職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。

3.2副總經(jīng)理負(fù)責(zé)綜合部質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的貫徹落實(shí)。

3.3管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。

3.4物業(yè)部是文件的主責(zé)部門并負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審及修改和資源提供。

3.5各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。

3.6各部門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。

4程序

4.1文件分類及保管

4.1.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由綜合部備案保存。

4.1.2第三級(jí)文件可分為兩類:

a)部門崗位職責(zé),由各相關(guān)部門自行保存并報(bào)綜合部備案存檔;

b)其他質(zhì)量文件:可以是針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等,文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。

4.1.3公司級(jí)管理性文件,如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件,包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策,法規(guī)文件等及管理標(biāo)準(zhǔn)(部門管理制度等)部門質(zhì)量記錄文件等,由綜合部保存。

4.1.4技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等),由工程科保存。

4.2文件的編號(hào)

4.2.1質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)

a)質(zhì)量手冊(cè):

質(zhì)量手冊(cè)縮寫:ZLSC一版次,手冊(cè)中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分。

例如:ZLSC一2023A,表示公司質(zhì)量手冊(cè)20**年第A版。

b)程序文件縮寫:CX一版次,程序中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分。

例如:CX41一2023A,表示公司第四章第一個(gè)程序文件2023年第A版。

c)質(zhì)量記錄:主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊(cè)中的文件章節(jié)號(hào)一記錄編號(hào)

例如:BG一5.6一01,表示物業(yè)部在程序文件中第5.6章《管理評(píng)審控制程序》中的第1個(gè)質(zhì)量記錄文件。

c)各部門其他質(zhì)量文件:部門代碼-文件順序號(hào)-年號(hào)

例如:GC-05-2023,表示工程科于2023年發(fā)放的第5號(hào)文件。

4.2.2各部門規(guī)定如下:

物業(yè)部:BG;工程科:GC;服務(wù)中心:FW。

4.3文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放

文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn),以確保文件是適宜的和充分的:

質(zhì)量手冊(cè)由物業(yè)部負(fù)責(zé)組織編寫,由管理者代表審核,上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布,由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放;

程序文件由各部門負(fù)責(zé)組織編寫,由管理者代表審核,上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布,由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放;

各部門崗位質(zhì)量職責(zé)由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放;

應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都得到相應(yīng)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

4.4文件的受控狀況

文件分為受控和非受拄兩大類,凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件,由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章,并注明分發(fā)號(hào)。

4.5文件的更改

a)質(zhì)量手冊(cè)由物業(yè)部組織更改,填寫《文件更改申請(qǐng)》,經(jīng)管理者代表審核,上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改,由綜合部發(fā)放。物業(yè)部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄;

b)其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請(qǐng)單》,經(jīng)原審批部門審批,再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料;

c)所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。

d)應(yīng)能識(shí)別所有文件的修訂狀態(tài),如采用控制清單、修訂一覽表及標(biāo)識(shí)的方式等。

4.6文件的領(lǐng)用

a)文件使用者應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用。

b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件,分發(fā)號(hào)不變,并收回相應(yīng)舊文件;因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件,應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效;發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。

4.7文件的保存、作廢與銷毀

4.7.1文件的保存

a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須易于識(shí)別、清晰可辯、分類存放在干燥通風(fēng),安全的地方;

b)各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。

c)對(duì)受控文件,各部門資料員應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個(gè)月應(yīng)將清單副本報(bào)綜合部備案,如內(nèi)容沒有變化,應(yīng)通知物業(yè)部;

d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準(zhǔn)私自外借,確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。

4.7.2文件的作廢與銷毀

a)所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出,并標(biāo)注作廢字樣,確保防止作廢文件的非預(yù)期使用;

b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí);

c)對(duì)要銷毀的作廢文件,由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請(qǐng)》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由物業(yè)部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。

4.7.3文件的復(fù)制

復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號(hào)。

4.8外來文件的控制

4.8.1收到外來文件的部門,需識(shí)別其適用性,并控制分發(fā)以確保其有效。

.-物業(yè)經(jīng)理人

4.8.2工程科負(fù)責(zé)收集相關(guān)國(guó)家、行業(yè)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本,統(tǒng)一編號(hào)、加蓋受空印章,分發(fā)到相關(guān)部門使用,并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。

4.8.3各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入部門受控文件清單,并報(bào)物業(yè)部備案。

4.9每年半年由物業(yè)部組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審,各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審,必要時(shí)予以修改,執(zhí)行4.5條款規(guī)定。

4.10對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

4.11作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。

5相關(guān)文件

5.1《質(zhì)量記錄控制程序》。

6質(zhì)量記錄

6.1《文件發(fā)放、回收記錄》。

6.2《部門受控文件清單》。

6.3《文件更改申請(qǐng)》。

6.4《文件銷毀申請(qǐng)》。

篇2：物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：質(zhì)量記錄控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的

證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程度以及質(zhì)量體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

2.0適用范圍

適用于服務(wù)質(zhì)量記錄、質(zhì)量體系運(yùn)行記錄以及分承包方的質(zhì)量記錄。

3.0職責(zé)

各部門負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、存貯、保管、處理本部門的質(zhì)量記錄。

4.0工作程序

4.1證實(shí)質(zhì)量體系有效運(yùn)行的所有記錄都要進(jìn)行標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、存貯、保管及處理。

4.1.1分供方提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。

4.1.2各部門對(duì)接口部門提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。

5.2質(zhì)量記錄的載體可以是書面的，也可以是磁帶、磁盤、膠片、照片以及硬拷貝、電子媒體等。

5.3各部門要根據(jù)自己的實(shí)際情況規(guī)定各種記錄的最低保存期。

5.4所有的記錄要按各類形存檔，記錄夾上要有記錄標(biāo)識(shí)和種類的目錄或存檔方式的說明。

5.5對(duì)于保存期內(nèi)的記錄要妥善保管，封裝時(shí)要作出標(biāo)識(shí)。

5.6各部門要編制自己的《質(zhì)量記錄清單》。

5.7行政部保留各部門現(xiàn)行記錄總覽表以及其記錄的空白格式，當(dāng)有任何更改時(shí)應(yīng)隨時(shí)更新該總覽表。

5.8質(zhì)量記錄的填寫要求

5.8.1操作人員填寫記錄要清晰及時(shí)，不能超過已完成的活動(dòng)2個(gè)小時(shí)。

5.8.2不能隨意涂改質(zhì)量記錄，如涂改則要在涂改處寫上涂改者姓名、日期，否則無效。

5.9各部門各自編制所負(fù)責(zé)的《質(zhì)量記錄清單》，按《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

5.10各部門每月上旬按《質(zhì)量記錄清單》收集上月的質(zhì)量記錄，并編目、存放。

5.11質(zhì)量記錄由各部門貯存在適宜的環(huán)境中，防止損壞、變質(zhì)和丟失。

5.12質(zhì)量記錄的查閱由部門主管控制，借閱者要登記在《借閱登記簿》上，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。

5.13在合同有要求時(shí)，質(zhì)量記錄可提供給顧客及其代表查閱。

5.14增加質(zhì)量記錄的內(nèi)容、格式更改。

5.14.1若取消或增加記錄時(shí)，應(yīng)向管理者代表提出申請(qǐng)，參照《文件和資料控制程序》。

5.14.2若記錄的格式有改變時(shí)，應(yīng)到資料室撤換舊的表格。

5.14.3管理者代表不定期對(duì)各部門的記錄現(xiàn)行狀態(tài)進(jìn)行抽查，以確?，F(xiàn)場(chǎng)使用的是最新的記錄格式，以及其記錄的管理，保存的情況良好。

6.0相關(guān)文件

6.1《文件和資料的控制程序》

6.1《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》

7.0相關(guān)記錄

7.1《質(zhì)量記錄清單》

7.2《借閱登記簿》

編寫：審批：

篇3：物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：文件和資料控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：文件和資料控制程序

1.0目的

確保現(xiàn)場(chǎng)所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的，防止誤用失效或作廢的文件和資料。

2.0適用范圍

適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。

3.0職責(zé)

3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

3.2各部門(管理處)負(fù)責(zé)本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

4.0工作程序

4.1文件和資料的分類

4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

4.1.2外來文件(國(guó)家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)

4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

4.2文件和資料的編號(hào)

按《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》執(zhí)行。

4.3文件和資料的受控狀態(tài)

4.3.1質(zhì)量手冊(cè)分為受控和非受控兩種，受控文件和資料在第一頁加蓋受控文件印章，注明受控號(hào)，非受控文件一般只進(jìn)行編號(hào)。

4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件，加蓋受控文件印章。

4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應(yīng)加蓋受控章留存外，其它現(xiàn)場(chǎng)使用的可不蓋受控章。

4.4文件和資料的編寫、審批

質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門編寫;質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)組織改編、編寫，管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。

4.5文件和資料的發(fā)布

4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分