文件和記錄管理控制程序

WISIN-QPGL-001-2023A0文件編號(hào)青島維思佰特工業(yè)科技版本頁碼/頁次生效日期1頁WISIN-QPGL-001-2023A0文件編號(hào)青島維思佰特工業(yè)科技版本頁碼/頁次生效日期1頁年9頁文件和記錄治理把握程序文件名稱月日目的用失效和作廢的各類文件，以保證在需要的場合能準(zhǔn)時(shí)獲得最最正確的文件。適用范圍公司各部門治理文件的編制、管制方法。供方及客戶文件〔如技術(shù)圖紙、測試報(bào)告、使用說明書等〕的把握方法?！?。確保對(duì)質(zhì)量籌劃和運(yùn)行所必要的外來文件得到識(shí)別，并把握其分發(fā)。適用于本公司質(zhì)量治理所要求的全部文件、記錄的治理和把握定義注釋受控文件：但凡直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件、資料、程序文件。非受控文件：不影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件或資料，如各類參考資料。文件：質(zhì)量方針：由組織的最高治理者正式公布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向質(zhì)量目標(biāo)：在質(zhì)量方面所追求的目的?！策^程。具體說明。它是程序文件的支持性內(nèi)容。范圍。職責(zé)總經(jīng)理或董事長：批準(zhǔn)公司的質(zhì)量方針/目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件。治理者代表：負(fù)責(zé)制定質(zhì)量手冊(cè)及相關(guān)程序文件。存受控文件、記錄，并將已失效的受控文件、記錄退回品管部。即受控文件的打印、分發(fā)、原版文件、外來文件的保存等。治理部負(fù)責(zé)空白表單、記錄的治理。部門負(fù)責(zé)各自部門相關(guān)聯(lián)記錄的治理。文件把握職責(zé)表一二文件類別編寫三作業(yè)指導(dǎo)書相關(guān)部門審核治理者代表批準(zhǔn)保存代表治理部四五表單隨相關(guān)二、三級(jí)文件一同審批文件作業(yè)程序挨次號(hào)部門代號(hào)文件類別挨次號(hào)部門代號(hào)文件類別公司代號(hào)XXX〕注釋：WISIN文件類別：質(zhì)量手冊(cè)—QM；程序文件—QP；作業(yè)文件—QWSOP；表單記錄—QR挨次號(hào)：001～999。各部門文件編號(hào)應(yīng)按以上要求執(zhí)行，不得有重復(fù)或誤用的情形。外來文件的編碼以外單位編碼為準(zhǔn)。各標(biāo)題內(nèi)小標(biāo)題挨次如下格式：5 5.4 5.4.1 5.4.1 5.4.1.1(a)以此類推受控文件把握的一般要求A/0A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此類推.同一類受控文件要求承受標(biāo)準(zhǔn)格式，以便于制定、保存。5.3.5《質(zhì)量手冊(cè)》及《程序文件》均由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)審。文件制定/修改/廢止作業(yè)準(zhǔn)后執(zhí)行。修改/廢止：文件需修改或廢止時(shí)，由提出人員填寫《文件制訂/修訂/修訂后將最版本文件提交治理部存檔。的圖紙?jiān)褰恢卫聿看鏅n。錄表》中。文件分發(fā)與回收文件制定/修改后，治理部依文件編寫原則對(duì)文件進(jìn)展編號(hào)和制定版本號(hào)，并受控文件分發(fā)要求：質(zhì)量手冊(cè)的發(fā)放以質(zhì)量手冊(cè)把握為準(zhǔn)；《程序文件》發(fā)放至公司各職能部門；各部門所制定的三級(jí)文件，發(fā)至使用部門，其它部門假設(shè)需要再申請(qǐng)。中予以把握。相關(guān)部門。在文件分發(fā)過程中，治理部須收回原有的舊版文件，并應(yīng)在《文件分發(fā)/回收記錄表》中簽收。版本。文件的保存容，原稿統(tǒng)一交到治理部存檔備份。文件原稿由治理部存檔治理。每個(gè)工程/生產(chǎn)使用的受控圖紙、BOM文件的增補(bǔ)/圖紙//執(zhí)行。文件的借閱把握還。非工作需要借閱質(zhì)量文件與外來文件，保存部門有權(quán)拒絕.意方可.外來文件的治理來文件進(jìn)展明確的標(biāo)識(shí)和理解。如：檢驗(yàn)報(bào)告單及客戶訂單，技術(shù)圖紙等.品管部應(yīng)獵取與產(chǎn)品品質(zhì)相關(guān)的法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。(d)其它相關(guān)的部門應(yīng)收集與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的各項(xiàng)外來文件。外來文件的標(biāo)識(shí)與治理為便利使用與取閱應(yīng)將外來文件進(jìn)展明確的標(biāo)識(shí)，分類擺放。全部的外來文件必需填寫于“外來文件清單”中，以便查閱。從外部獵取的外來文件，應(yīng)依據(jù)其性質(zhì)和變更的特點(diǎn)，由總經(jīng)理或其授權(quán)人監(jiān)視進(jìn)展定期(半年或一年/一次)向外來文件的所屬單位追詢其版本狀況，以便能準(zhǔn)時(shí)更或作廢。記錄治理程序記錄的分類與質(zhì)量治理治理有關(guān)的記錄主要有：與培訓(xùn)記錄、設(shè)施治理記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測量記錄等等。與選購、銷售、生產(chǎn)、檢驗(yàn)和交付有關(guān)的記錄主要有：統(tǒng)計(jì)技術(shù)的應(yīng)用記錄、顧客投訴及效勞記錄等等?！踩纾簳娴谋砀裥问?、報(bào)告文件形式等、硬拷貝、磁盤等電子媒體等形式。記錄表格的設(shè)計(jì)、審批、印制和領(lǐng)用。權(quán)人審批后交人事部印制。印制好的記錄表格由倉庫負(fù)責(zé)保管，各部門依據(jù)需要從倉庫領(lǐng)用。記錄的填寫記錄由開展該項(xiàng)活動(dòng)的直接責(zé)任人按要求準(zhǔn)時(shí)填寫，填寫要求如下：不任憑涂改。需更改的局部實(shí)行劃改，但需更改人簽字并注明更改時(shí)間。準(zhǔn)時(shí)：按規(guī)定時(shí)間填寫、傳遞，覺察問題應(yīng)馬上訂正。畫“記錄的治理記錄的編號(hào)各種記錄表格也是治理文件的一局部，其編號(hào)與對(duì)應(yīng)的文件章節(jié)相關(guān)聯(lián)。 質(zhì)量記錄的編號(hào)構(gòu)造如下：版本號(hào)修改次挨次號(hào)版本號(hào)修改次挨次號(hào)表格代號(hào)部門代號(hào)公司代號(hào)XXX〕編號(hào)含義：公司代號(hào): XXXXXX表格代號(hào)：作業(yè)指導(dǎo)類文件：QW/SOP:QR/JL3〕部門代號(hào):總經(jīng)辦：ZJL；市場部SC；治理部GL；技術(shù)部JS；品質(zhì)部QC；供給鏈治理部GYL；挨次號(hào):為表格序列號(hào)，以數(shù)字編號(hào)，數(shù)字取值范圍是“01~99”版本號(hào):為文件版本號(hào)，以字母編號(hào)，取值范圍是“A、B、C…”修改次:為表格修改次數(shù)號(hào),以數(shù)字編號(hào),取值范圍是“0-9”記錄的收集、歸檔、儲(chǔ)存和保管易于查找。治理部負(fù)責(zé)建立“公司記錄表格清單”。編寫名目，建立臺(tái)帳，以便檢索和查閱。c〕記錄的儲(chǔ)存與保管，必需防火、防潮、防霉、防蟲蛀，常常檢查，避開喪失。d〕文件記錄的查閱、借閱和復(fù)制查閱文件記錄，原則上在保管文件記錄的部門進(jìn)展，不得外借，不得涂改、加批和辦理相關(guān)手續(xù)。其他人員需借閱或復(fù)制質(zhì)量記錄的，應(yīng)經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。文件記錄的處理下予以銷毀。電子文檔需要由治理部專人定時(shí)備份、定時(shí)殺毒和定時(shí)整理歸檔；并保存〔建立檔案室。由治理部專人相關(guān)文件《公司文件清單》《文件∕圖紙∕技術(shù)資料申請(qǐng)單》《文件分發(fā)∕回收記錄表》《文件修訂記錄表》《外來文件清單》《文件制訂∕修訂∕廢止申請(qǐng)單》(g)8、附件文件印章：受控文件章、外來文件章、作廢文件章9內(nèi)部受控文件工作流程圖文件編制〔初稿〕文件編制〔初稿〕提出文件制訂文件審核提出文件修訂文件批準(zhǔn)提出文件作廢文件發(fā)放文件簽收、使用文件回收文件治理文件歸檔外來受控文件流程圖文件收錄文件收錄文件批準(zhǔn)〕文