IATF16949文件管理程序

編制部門(mén):技術(shù)部文件名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序編號(hào):版次:版本號(hào):編制人:第1頁(yè)共6頁(yè)日期:目的對(duì)與我司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)進(jìn)行控制，保證各有關(guān)場(chǎng)所使用文獻(xiàn)為有效版本。范圍本程序合用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)控制。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)同意公布質(zhì)量手冊(cè)。3.2管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)。3.3各部門(mén)負(fù)責(zé)有關(guān)文獻(xiàn)的編制、使用和保管。3.4技術(shù)部負(fù)責(zé)組織對(duì)既有體系文獻(xiàn)的定期評(píng)審和對(duì)文獻(xiàn)控制的歸口管理。3.5各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)本部門(mén)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)的搜集、整頓和歸檔等。4過(guò)程展開(kāi)與控制4.1文獻(xiàn)的分類(lèi)、保留及編號(hào)我司文獻(xiàn)由質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)(包括所有過(guò)程控制的文獻(xiàn))、技術(shù)文獻(xiàn)及企業(yè)級(jí)管理性文獻(xiàn)構(gòu)成。4.1.1質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)4.1.1.1質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)包括a.質(zhì)量手冊(cè)(含質(zhì)量方針、質(zhì)量目的)b.程序文獻(xiàn)c.保證過(guò)程有效控制所需的其他質(zhì)量文獻(xiàn)：包括針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或協(xié)議編制的質(zhì)量計(jì)劃、外來(lái)圖樣或技術(shù)原則、國(guó)標(biāo)、行業(yè)原則、企業(yè)原則、工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢查試驗(yàn)規(guī)程等。質(zhì)量記錄文獻(xiàn)可采用任何形式或類(lèi)型的媒體。4.1.1.2質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的保留質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)由技術(shù)部立案保留；其他質(zhì)量文獻(xiàn)由各有關(guān)部門(mén)保留、使用。4.1.1.3質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的編號(hào)與識(shí)別我司質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的編號(hào)形式為：審核批準(zhǔn)日期－1－編制部門(mén):技術(shù)部文件名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序編號(hào):版次:版本號(hào):編制人:第2頁(yè)共6頁(yè)日期:**/XX/YY－AB**—我司代碼XX—部門(mén)代號(hào)YY—文獻(xiàn)類(lèi)別AB—次序號(hào)4.1.1.4詳細(xì)參照我司《文獻(xiàn)編碼規(guī)則》進(jìn)行編號(hào)和識(shí)別。技術(shù)文獻(xiàn)技術(shù)文獻(xiàn)的分類(lèi)、保留及編號(hào)等詳細(xì)參照《技術(shù)文獻(xiàn)和資料的管理細(xì)則》執(zhí)行。企業(yè)級(jí)管理性文獻(xiàn)企業(yè)級(jí)管理性文獻(xiàn)，如多種行政管理制度、文獻(xiàn)的編號(hào)為：年號(hào)+月份+次序號(hào)，如：－04－01。4.1.4外來(lái)文獻(xiàn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)原則、圖紙與質(zhì)量管理體系有關(guān)的原則、部分外來(lái)的管理性文獻(xiàn)，包括政策、法規(guī)文獻(xiàn)等。4.2文獻(xiàn)的編寫(xiě)4.2.1《質(zhì)量手冊(cè)》管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，其他職能部門(mén)配合，重要包括如下內(nèi)容：a.我司質(zhì)量方針、質(zhì)量目的；b.我司質(zhì)量管理體系的范圍、包括刪減的細(xì)節(jié)與合理性；c.質(zhì)量管理體系編制的形成文獻(xiàn)程序或?qū)ζ湟?；d.質(zhì)量管理體系過(guò)程之間互相作用的表述。4.2.2程序文獻(xiàn)由管理者代表組織，由我司質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)編寫(xiě)小組編寫(xiě),其內(nèi)容根據(jù)有關(guān)部門(mén)工作內(nèi)容確定,但必須充足體現(xiàn)IATF16949:中有關(guān)質(zhì)量規(guī)定。4.2.3其他質(zhì)量文獻(xiàn)由各主管部門(mén)先提出編制申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表同意后，進(jìn)行編寫(xiě)，其內(nèi)容須完全符合質(zhì)量手冊(cè)和程序文獻(xiàn)中指出的有關(guān)文獻(xiàn)或表式（包括技術(shù)文獻(xiàn)）規(guī)定。4.2.4企業(yè)級(jí)其他管理性文獻(xiàn)的編寫(xiě)可根據(jù)文獻(xiàn)的詳細(xì)規(guī)定由企業(yè)辦決定。4.3文獻(xiàn)的同意.質(zhì)量管理體系及其有關(guān)文獻(xiàn)公布前，由管理者代表組織有關(guān)部門(mén)對(duì)文獻(xiàn)的充足性與合適性進(jìn)行評(píng)審后由授權(quán)人審批。審核批準(zhǔn)日期－2－編制部門(mén):技術(shù)部文件名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序編號(hào):版次:版本號(hào):編制人:第3頁(yè)共6頁(yè)日期:4.3.1.質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核,總經(jīng)理同意公布。4.3.2.程序文獻(xiàn)由管理者代表同意公布。其他質(zhì)量文獻(xiàn)由管理者代表同意公布。企業(yè)級(jí)管理性文獻(xiàn)由總經(jīng)理同意公布4.4文獻(xiàn)的建檔經(jīng)同意的質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)及其他質(zhì)量管理文獻(xiàn)的原件需到技術(shù)科立案存檔，由技術(shù)部建立《受控文獻(xiàn)清單》。技術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)按《技術(shù)文獻(xiàn)和資料的管理細(xì)則》執(zhí)行。4.5文獻(xiàn)的修改4.5..1質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)4.5.1.1.質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)在下列狀況下各編制部門(mén)必須積極修改。a.不能有效地防止質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生;b.機(jī)構(gòu)、崗位和職責(zé)發(fā)生變化;c.外部認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出的修改意見(jiàn);d.管理評(píng)審會(huì)議提出的修改意見(jiàn);e.質(zhì)量管理體系原則的最新版次的更改;f.糾正和防止措施整改后的需要；內(nèi)部審核提出修改意見(jiàn)。4.5.1.2質(zhì)量管理體系中任何人均可對(duì)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的內(nèi)容向文獻(xiàn)的執(zhí)行部門(mén)或編制部門(mén)提出改善提議，由文獻(xiàn)執(zhí)行部門(mén)或文獻(xiàn)編制部門(mén)填寫(xiě)《文獻(xiàn)修改告知單》報(bào)文獻(xiàn)編制部門(mén)。4.5.1.3《文獻(xiàn)修改告知單》經(jīng)編制部門(mén)主管審核，管理者代表同意后方可進(jìn)行修改；文獻(xiàn)編制部門(mén)根據(jù)修改意見(jiàn)研究確定修改方案后負(fù)責(zé)文獻(xiàn)修改。4.5.1.4企業(yè)管理文獻(xiàn)修改由修改部門(mén)在更改頁(yè)上記錄更改。4.5.1.5文獻(xiàn)的修改一般應(yīng)由原編制部門(mén)負(fù)責(zé)修改，原審批部門(mén)審批，若有特殊狀況需要由其他部門(mén)審批時(shí)，該部門(mén)應(yīng)獲得審批所需根據(jù)的有關(guān)背景資料。文獻(xiàn)更改后，技術(shù)部門(mén)應(yīng)組織有關(guān)部門(mén)對(duì)修改的充足性和有效性進(jìn)行評(píng)審。4.5.2技術(shù)文獻(xiàn)的修改詳細(xì)參照《技術(shù)文獻(xiàn)和資料的管理細(xì)則》執(zhí)行。4.5.3企業(yè)級(jí)管理性文獻(xiàn)的修改由人力資源部根據(jù)詳細(xì)狀況重新下達(dá)文獻(xiàn)，并報(bào)總經(jīng)理同意。4.5.4顧客工程原則/規(guī)范更改的實(shí)行，應(yīng)包括所有對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)的更新（FMEA、控制計(jì)劃、PPAP等），必要時(shí)需獲得顧客生產(chǎn)科同意記錄的更新。審核批準(zhǔn)日期－3－編制部門(mén):技術(shù)部文件名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序編號(hào):版次:版本號(hào):編制人:第4頁(yè)共6頁(yè)日期:4.5.5對(duì)于所有顧客提供的工程原則、規(guī)范、圖紙及其更改或其他外來(lái)文獻(xiàn)，各受理部門(mén)應(yīng)盡快審查（不超過(guò)十個(gè)工作日）分發(fā)及執(zhí)行，并保留記載每次生產(chǎn)更改的生效日期的記錄，保持工作現(xiàn)場(chǎng)為最新版本。4.6文獻(xiàn)的換版4.6.1.質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的換版4.6.1.1質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)在下列狀況下應(yīng)進(jìn)行換版:a.文獻(xiàn)經(jīng)10次以上修改;b.企業(yè)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目的發(fā)生重大變化;c.企業(yè)的組織構(gòu)造發(fā)生重大變化;d.質(zhì)量管理體系原則有重大更改。4.6.1.2質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)換版的編寫(xiě)、同意按4.2,4.3處置。4.6.2技術(shù)文獻(xiàn)的換版詳細(xì)參照《技術(shù)文獻(xiàn)和資料的管理細(xì)則》執(zhí)行。4.6.3技術(shù)部資料員應(yīng)填寫(xiě)《文獻(xiàn)和資料動(dòng)態(tài)登記表》，控制掌握文獻(xiàn)和資料的修改換版動(dòng)態(tài)。4.7文獻(xiàn)的發(fā)放與領(lǐng)用4.7.1各有關(guān)部門(mén)都應(yīng)得到對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)的有效版本,這些文獻(xiàn)列為受控文獻(xiàn)。4.7.2受控文獻(xiàn)必須保持最新的版本和近來(lái)的修改狀態(tài)。4.7.3受控文獻(xiàn)發(fā)放前由技術(shù)科資料員加蓋“受控”章，按受控文獻(xiàn)發(fā)放名單和發(fā)放號(hào)發(fā)放，并注冊(cè)編號(hào)，持有人應(yīng)在《文獻(xiàn)發(fā)放登記表》上簽字。4.7.4嚴(yán)格控制不受控文獻(xiàn)的發(fā)放，不受控文獻(xiàn)由技術(shù)科資料員加蓋“不受控”章，不受控文獻(xiàn)的發(fā)放名單由管理者代表審批。持有人應(yīng)在發(fā)放單上簽字，文獻(xiàn)修改不告知不受控文獻(xiàn)持有人。4.7.5質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)及有關(guān)支持性文獻(xiàn)由技術(shù)科發(fā)放。4.7.6發(fā)放文獻(xiàn)應(yīng)同步收回作廢文獻(xiàn)(新版時(shí)除外)，并在《文獻(xiàn)回收登記表》登記,回收文獻(xiàn)需“銷(xiāo)毀”的按本程序4.8處置。因破損而重新領(lǐng)用的新文獻(xiàn)，發(fā)放號(hào)不變，并收回對(duì)應(yīng)的舊文獻(xiàn)；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文獻(xiàn)，應(yīng)予以新的發(fā)放號(hào)，并注明已丟失的文獻(xiàn)的發(fā)放號(hào)失效；發(fā)放部門(mén)作好對(duì)應(yīng)發(fā)放簽收記錄。文獻(xiàn)的保留與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)都必須有序分類(lèi)寄存在干燥、通風(fēng)、安全的地方，便于識(shí)審核批準(zhǔn)日期－4－編制部門(mén):技術(shù)部文件名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序編號(hào):版次:版本號(hào):編制人:第5頁(yè)共6頁(yè)日期:別和查閱。4.8.2各部門(mén)文獻(xiàn)由本部門(mén)資料員或負(fù)責(zé)人保管。技術(shù)部每季度對(duì)各部門(mén)文獻(xiàn)保管狀況進(jìn)行檢查。4.8.3任何人不得在受控文獻(xiàn)上亂涂畫(huà)改，不準(zhǔn)私自外借，保證文獻(xiàn)的對(duì)的、清晰、完整、易于識(shí)別和檢索。4.9文獻(xiàn)的作廢與銷(xiāo)毀4.9.1所有失效或作廢文獻(xiàn)由技術(shù)科資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出收回，加蓋“作廢”印章；需保留的作廢文獻(xiàn)，應(yīng)加蓋“存檔”印章，保留一份存檔,并在《作廢文獻(xiàn)目錄》上登記后，其他進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.9.2文獻(xiàn)銷(xiāo)毀時(shí),《文獻(xiàn)銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》由技術(shù)部資料員或有關(guān)部門(mén)文獻(xiàn)發(fā)放人員填寫(xiě)，經(jīng)技術(shù)經(jīng)理或部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后執(zhí)行。4.10文獻(xiàn)的借閱與復(fù)制借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)，應(yīng)填寫(xiě)《文獻(xiàn)和資料借閱復(fù)制申請(qǐng)單》，由有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文獻(xiàn)必須由資料管理人登記編號(hào)。4.11外來(lái)文獻(xiàn)的控制4.11.1收到外來(lái)文獻(xiàn)的部門(mén),需識(shí)別其合用性并到技術(shù)部門(mén)立案登記。4.11.2技術(shù)部負(fù)責(zé)搜集有關(guān)國(guó)家、行業(yè)、國(guó)際原則的最新版本，統(tǒng)一編號(hào)，加蓋受控印章，分發(fā)到有關(guān)部門(mén)使用，并把舊原則收回。4.11.3技術(shù)部要把上述原則及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文獻(xiàn)填入《受控文獻(xiàn)清單》，并存檔。4.11.4外來(lái)圖樣的管理和發(fā)放按《技術(shù)文獻(xiàn)和資料的管理細(xì)則》執(zhí)行。4.11.5企業(yè)負(fù)責(zé)國(guó)家法律法規(guī)的搜集和管理。4.12文獻(xiàn)的評(píng)審每年管理評(píng)審會(huì)議之前由技術(shù)部組織對(duì)既有質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)進(jìn)行定期評(píng)審，各部門(mén)結(jié)合平時(shí)使用狀況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審,必要時(shí)予以修改,詳細(xì)參照4.6條款規(guī)定執(zhí)行。5本程序所波及的有關(guān)文獻(xiàn)：《文獻(xiàn)編碼規(guī)則》《技術(shù)文獻(xiàn)和資料的