采購管理控制程序

采購管理控制程序編號：Q/HWM2C0081適用范圍本管理控制程序適用于本公司采購部管理工作，由辦公室配合采購部共同編制。2目的規(guī)范采購流程，保證正常生產(chǎn)運營，努力實現(xiàn)采購成本最低化。3工作職責3.1采購部經(jīng)理3.1.1工作職責負責分配好采購部各個采購人員的采購工作，對各個采購員的采購工作進行抽查和監(jiān)督；協(xié)調(diào)好采購與生產(chǎn)之間的工作聯(lián)系；組織指導所有供應商，每年定期組織公司有關(guān)部門對各個供應商進行評定；負責組織大宗物料供應商的招標工作；負責新供應商的開發(fā)工作。3.1.2工作權(quán)限對部門下屬的采購行為具有直接調(diào)查權(quán)；對部門下屬的采購任務具有分配權(quán)；采購金額在2000元以下的原輔材料具有直接決定權(quán)。3.2采購員負責按照物控部《申購單》的數(shù)量要求從合格供方名錄中采購各類原輔材料。3.3品管部負責編制采購物料的進貨檢驗規(guī)定并進行進貨檢驗和不定期的送檢。3.4設(shè)計部負責編制采購物料的材質(zhì)要求、品質(zhì)要求等技術(shù)參數(shù)。4工作流程4.1申購物料4.1.1申購單位：物控部4.1.2申購流程4.1.2.1物控部收到生產(chǎn)訂單后，根據(jù)生產(chǎn)圖紙核對物料清單；4.1.2.2根據(jù)倉庫庫存信息表反饋的庫存量及倉庫實際庫存量，填寫《申購單》并下達給采購部；4.1.2.3申購物料時，需注意幾個事項：①保證常規(guī)物料的安全庫存量；②保證非?，F(xiàn)物料的合理數(shù)量的申購；③要求倉庫對物料采取“先進先出”的原則發(fā)料。4.2供應商管理4.2.1供應商開發(fā)4.2.1.1由采購部負責供應商開發(fā)主導工作；由企劃部負責供應商樣品確認工作；由品管部負責供應商樣品品質(zhì)檢驗評估工作；由以上部門及生產(chǎn)部對供應商完成調(diào)查評核。4.2.1.2當要求有新供應商開發(fā)任務，采購部每位采購員通過各種渠道必須積極聯(lián)系并提供1~2家候選供應商，并分別填寫《供應商基本資料表》遞交給部門經(jīng)理；4.2.1.3采購部組織品管部、生產(chǎn)部、企劃部主管對新供應商進行審核調(diào)查，確定2~3家入圍單位，待提供樣品進行檢驗之后，進一步確定新供應商并列入當年度的合格供方名錄。4.2.2供應商評審4.2.2.1采購部要根據(jù)年采購量，原輔物料的重要程度等指標，對所有公司采購的原輔材料分成重要物資、一般物資、輔助物資三個等級，并編制《原輔物料重要等級分類表》。4.2.2.2采購部根據(jù)各個供應商的供貨質(zhì)量（品管部對于各類物料的抽查、檢驗報告）、交貨及時性、供應貨物的價格、售后服務等4項指標，組織生產(chǎn)部、品管部、企劃部等部門對供應商進行評審，記錄在《供方評定記錄表》A、相關(guān)項目及考核比例4.2.2.3所有供應商每年進行一次評審，根據(jù)評審結(jié)果，適應調(diào)整部分供應商，所有供應商記錄在《合格供方名錄》。4.2.2.4采購部文員每月需統(tǒng)計以下有關(guān)數(shù)據(jù)：1）各個供應商每月進貨批次數(shù)；2）每月延期交貨（根據(jù)采購單上約定的時間）的供應商名目，延遲時間以及延期交貨的批次；3）品管部對每一批次檢驗的結(jié)果必須收集，特別是涉及到檢驗不合格或生產(chǎn)部門重大投訴的批次貨物要記錄；4.3物料采購詢價4.3.1所有物料價格的調(diào)整變動必須填寫《物料價格調(diào)整申請表》，并通知公司總經(jīng)理、生產(chǎn)副總、采購副總，經(jīng)討論后由采購副總簽署決定意見。若有私自調(diào)整價格，一經(jīng)查實，把收貨物或按原價格付款。4.3.2新物料詢價1）凡屬一般采購，應選擇至少三家符合采購條件的供應商作為詢價對象；2）確屬資源緊張，獨家代理，專賣品等特殊狀況，不受1）條所限；3）凡屬合約采購項目，采購部依合約價格核價，不需另詢價，合約條件發(fā)生重要變化除外。4>詢價時，采購部只負責組織聯(lián)系供應商，并向供應商說明原料材質(zhì)要求、品質(zhì)要求、采購數(shù)量等事項，最終物料的采購價格和供應商的確定由生產(chǎn)部、物控部、企劃部等相關(guān)部門出具意見后，由采購副總決定。5>詢價填寫《采購詢價單》并保持紀錄。4.4收貨管理4.4.14.4.24.4.3收貨時，該批次送貨金額在5000元以下，倉庫、品管必須同時在場，采購、物控原則上要求在場；若該批次送貨金額超過5000元，要求倉庫、品管、采購、物控同時在場；倉庫負責清點數(shù)量，品管負責品質(zhì)驗收，并抽查數(shù)量4.4.4品管員在進行品質(zhì)驗收時，發(fā)現(xiàn)原材料質(zhì)量達不到要求，則立刻通知品管部經(jīng)理及采購員，由品管部經(jīng)理做出是否收貨的決定；倉庫在進行清點數(shù)量時，發(fā)現(xiàn)原材料送貨數(shù)量與實際送貨單數(shù)量有出入時，應通知物控部經(jīng)理及采購員，并更改送貨數(shù)量；屬于以上兩種情況，采購部應及時與供應商聯(lián)系，采取換貨/退貨/補料等應急措施，并填寫相應的《換貨告知書》/《退貨告知書》/《補料告知書》（一式三份，一份交物控、一份交供應商、一份采購留底4.5大宗物料年度招投標4.5.1實施目的為使公司各類大宗物料的采購成本進一步管控，培養(yǎng)具有開發(fā)潛力的供應商，建立公司與供應商之間良好的合作關(guān)系，故實施年度招投標工作。4.5.2實施年度招投標的物料類別要求1>當年度采購量金額在XX萬以上；2>屬于常規(guī)物料類別，可選供應商超過3個以上；4.5.3實施步驟4.5.3.1采購部按照公司要求，編制招標文件，內(nèi)容包括物料年采購量、材質(zhì)要求、供應商生產(chǎn)管理要求、品質(zhì)要求、供貨時效性、付款要求等信息，向有意向投標的新老供應商發(fā)送招投文件；4.5.3.2由公司總經(jīng)理、常務副總、采購副總、生產(chǎn)副總、采購部經(jīng)理、財務部經(jīng)理共同對各個供應商進行評標，確定第一供應商及第二供應商。4.5.3.3確定合格供方之后，采購部下《采購單》給從評標確定的兩家供應商。4.6入賬請款管理4.64.5相關(guān)文件及表格5.1《采購物料重要度分類方法及進貨檢驗方法》5.2《申購單》5.3《采購單》5.4《合格供方名錄》5.5《供方評定記錄表》5.6《供方基本資料表》5.7《原輔物料重要等級分類表》5.8《物料價格調(diào)整申請表》5.9《采購詢價單》5.10《檢驗報告單》附圖1常規(guī)物料采購流程申購單（請購單）采購單下達合格供應商（確定交貨時間）明確品質(zhì)要求送貨填寫補料數(shù)量倉庫點收品管檢驗不符合退回通知單或商不準要求供應商更改送貨單OK收貨入庫1.送貨單請款2.質(zhì)量檢驗單3.申購單4.采購單附圖2非常規(guī)物料采購流程申購單（請購單）1.供應商調(diào)查尋找合適供應商2.供應商評估3.詢價4.比價、定價采購單送貨填寫補料倉庫點收品管驗收通知單或