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PAGEPAGE1公司檔案庫房管理制度第一篇:公司檔案庫房管理制度****公司檔案庫房管理制度根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)則》,制定本制度。本制度適用于各單位。一、庫房管理1.檔案庫房管理原則是“以防為主、防治結(jié)合”。庫房應(yīng)有防火、防盜、防塵、防光、防有害生物、防高溫、防高濕、防污染等設(shè)備和器材,以保障設(shè)備、檔案案卷的安全。應(yīng)加強(qiáng)科學(xué)管理,便于檔案的查閱利用。2.庫房內(nèi)溫度控制在14--24攝氏度,相對濕度控制在45--60%,利用庫房內(nèi)空調(diào)、排風(fēng)等設(shè)備控制溫濕度變化。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁明火,嚴(yán)禁存放易燃易爆品及其他與檔案無關(guān)的物品。4.庫房內(nèi)采用氣體滅火,發(fā)生煙感器自動報(bào)警時(shí),迅速關(guān)閉檔案密集架,庫房內(nèi)人員撤離庫房后關(guān)閉庫房大門,防止人員氣體中毒,立即通知樓內(nèi)監(jiān)控室,由專業(yè)消防人員查明報(bào)警原因,待報(bào)警解除后人員方可進(jìn)入庫房。5.保障庫房通往地面的安全通道應(yīng)保持暢通,標(biāo)明安全疏散指示標(biāo)志。6.定期檢查庫房門、窗、鎖、空調(diào)排風(fēng)開關(guān)控制盒及電器線路、電源的安全使用情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理,保證電器設(shè)備的正常使用。7.定期檢查消防設(shè)施,定期更換防蟲藥,保持庫房清潔衛(wèi)生。8.辦公室檔案人員負(fù)責(zé)管理門鎖、溫濕度調(diào)控等安全措施,各單位自行管理本部的智能密集架及檔案。二、檔案管理1.檔案庫房設(shè)在辦公樓,面積**平方米,*區(qū)**列密集架保存辦公室的文書、會計(jì)、科技、聲像、實(shí)物(獎(jiǎng)牌、工藝品)檔案;*區(qū)*列密集架保存人力資源部的人事檔案;*區(qū)***列密集架保存綜合檔案(*列)及人事檔案(×列)。2公室檔案人員做好本部檔案案卷進(jìn)出庫房登記工作,要求目錄與檔案相符,每年定期對庫內(nèi)檔案進(jìn)行檢查,核實(shí)數(shù)量,觀察保管的情況,記錄檢查項(xiàng)目,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào),確保檔案的完整與安全。3.人力資源部、有相應(yīng)措施保障檔案的安全,因保管方面發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與辦公室檔案部門溝通,及時(shí)向上級匯報(bào),盡快解決問題。4.各單位管理的電腦主要用于運(yùn)行智能密集架軟件,嚴(yán)禁電腦擅自連接互聯(lián)網(wǎng),由此造成的違禁、違法事件由各單位掌控電腦的人員負(fù)全責(zé)。5.各單位負(fù)責(zé)的每個(gè)區(qū)各列檔案密集柜架進(jìn)行自主編號,錄入管理軟件內(nèi)的目錄與檔案存放地點(diǎn)相符,按照正確方法使用智能檔案密集架,通電時(shí)不能使用手搖移動密集架,不能人為損壞地面軌道。因違反操作流程導(dǎo)致設(shè)備受損,使用者承擔(dān)一切損失。7.集團(tuán)公司辦公室檔案人員做好庫房的管理工作,每日檢查庫房的安全,并記錄溫濕度數(shù)據(jù),變化大時(shí)使用設(shè)備調(diào)控溫濕度,做好保潔、防塵工作,離開庫房時(shí)應(yīng)關(guān)閉集團(tuán)公司A區(qū)檔案密集架、關(guān)閉電燈、關(guān)閉電源、關(guān)門上鎖。開門前發(fā)現(xiàn)門鎖有問題要及時(shí)向保安部門反映,有重大問題時(shí)要及時(shí)向公安部門報(bào)警。8.B、C區(qū)的檔案管理人員在查閱檔案后,及時(shí)將檔案案卷歸位存放,關(guān)閉本區(qū)的檔案密集架,保管本區(qū)鑰匙,保持本區(qū)地面的清潔,如果發(fā)現(xiàn)安全隱患迅速向辦公室報(bào)告。三、本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋,自下發(fā)之日起施行。第二篇:檔案庫房管理制度檔案庫房管理制度一、保管檔案需有專用檔案庫房。檔案庫房必須具有防火、防盜、防光、防有害生物、防塵、防高溫、防潮、防蟲等防護(hù)措施和必要設(shè)施。二、每月初記載庫房內(nèi)溫濕度,并根據(jù)條件及時(shí)調(diào)節(jié)庫房溫濕度(檔案庫房溫濕度要求:溫度14-24℃,相對濕度45-60%)。三、檔案柜內(nèi)應(yīng)及時(shí)放入和更換防蟲藥物。四、檔案材料的進(jìn)出庫房要進(jìn)行登記,定期進(jìn)行庫藏檔案的清查核對工作,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、檔案人員要忠于職守,確保檔案完整與完全。庫房門窗必須緊閉,離開庫房要及時(shí)關(guān)閉電源,所好鐵門及門窗,下班前要認(rèn)真檢查,確保庫房安全。六、庫內(nèi)檔案應(yīng)分類存放。箱、柜、架必須擺放整齊,并編上箱號,嚴(yán)禁在庫內(nèi)存放個(gè)人物品或堆放雜物,嚴(yán)禁煙火與明火裝置。七、檔案庫房是機(jī)要重地,鑰匙應(yīng)專人保管,非檔案室工作人員不得隨便進(jìn)入。因公需進(jìn)入者,須有檔案室人員陪同。八、庫房內(nèi)應(yīng)經(jīng)常是保持清潔,每月一清掃,每季一大掃,做到窗明、門潔、地凈、箱柜無灰塵。九、消防器材安置在便于使用處,定期檢查,保持其良好性能。第三篇:檔案庫房管理制度檔案庫房管理制度3篇一、為了維護(hù)庫房管理秩序,保證檔案資料的完整與安全,非庫房管理人員不得進(jìn)入庫房。二、認(rèn)真做好防高溫高濕、防光、防盜、防霉、防蟲、防暑、防塵、防有害氣體、防震、防雷擊工作。加強(qiáng)電源、消防器材管理。庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、生火、存放易燃易爆物品。庫房窗、門要及時(shí)關(guān)閉上鎖。做好對平時(shí)溫濕度測試和記錄,采取有效措施調(diào)節(jié)庫房的溫濕度。三、對庫房內(nèi)檔案的保管情況,每月進(jìn)行一次抽查,每季進(jìn)行一次大查,并做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并進(jìn)行妥善處理。四、接收、移出、借閱、銷毀檔案資料和工作人員調(diào)動必須嚴(yán)格嚴(yán)格手續(xù)。檔案資料要進(jìn)行消毒、殺蟲處理,定期更換防蟲藥物。建立檔案資料、檢索工具、設(shè)施設(shè)備的統(tǒng)計(jì)臺帳,做到帳物相符。五、檔案資料排放要整齊有序,調(diào)出的案卷入時(shí)入庫、對號入座,不得放在辦公室。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生,不準(zhǔn)堆放公私雜物。六、檔案管理人員要忠于職守,充分履行自己的職責(zé);不失密、不泄密,不得私自將檔案資料帶出庫外或摘抄有關(guān)內(nèi)容。對違反規(guī)定造成不良后果者追究其責(zé)任。檔案查閱利用制度一、查閱利用我館檔案資料,利用者須憑本人在工作單位或鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村委會、居委會介紹信;查閱利用開放檔案亦可憑本人身份證。二、查閱檔案資料,利用者須填寫查閱利用檔案資料申請單。三、利用者領(lǐng)出、交還檔案必須當(dāng)面清點(diǎn),并只能在查閱室查閱檔案;不得抄閱與介紹信和申請單上無關(guān)的檔案資料;不得將檔案資料轉(zhuǎn)給他人抄閱。四、查閱檔案時(shí)不準(zhǔn)在閱覽室吸煙、喝茶、喧鬧;不準(zhǔn)在檔案資料上圈點(diǎn)、劃線、折疊、抽頁、裁剪;不準(zhǔn)在檔案原件和檔案館出示的檔案證明上涂改。違者造成不良后果的依法追究責(zé)任。五、摘抄、復(fù)制檔案資料須經(jīng)接待人員同意并使用檔案館統(tǒng)一印制的檔案史料摘錄卡。制發(fā)檔案證明由接待人員摘抄或復(fù)印,經(jīng)核對無誤后加蓋業(yè)務(wù)專用章,否則不能作憑證使用。六、查閱機(jī)密性質(zhì)的檔案,必須經(jīng)縣委主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則不予接待。七、館藏檔案的公布、出版權(quán)屬于我館所有,未經(jīng)我館同意,任何機(jī)關(guān)和個(gè)人無權(quán)公布、出版。檔案銷毀制度一、為了提高館藏質(zhì)量,有效地保護(hù)檔案,對確認(rèn)失去保管價(jià)值的檔案,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行銷毀。二、銷毀檔案必須經(jīng)本館鑒定小組嚴(yán)格鑒定后進(jìn)行,嚴(yán)禁任何個(gè)人擅自銷毀。三、檔案銷毀前,必須造具銷毀清冊,輸審批手續(xù),報(bào)縣委分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),銷毀___年以前的歷史檔案,必須同時(shí)報(bào)國家檔案局批準(zhǔn)。四、銷毀檔案時(shí),必須指定銷毀地點(diǎn),并派出兩個(gè)以后監(jiān)銷人員實(shí)施。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上簽字,并注明銷毀方式和日期。五、嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作廢品賣給收購商,或作其它用途,嚴(yán)防泄密。六、銷毀清冊應(yīng)歸檔保存,以便日后查考。“十防措施”為了切實(shí)做好防高溫、高濕、防火、防光、防盜、防霉、防蟲、防鼠、防塵、防有害氣體、防雷擊(含防震)工作,根據(jù)衡東氣候特點(diǎn)及我館實(shí)際情況,特制訂如下措施:一、庫房溫濕度常測記,適時(shí)通風(fēng)和密閉,使用空調(diào)去濕機(jī)、使用木炭、化學(xué)吸濕劑。二、庫內(nèi)使用白熾燈,安裝鐵窗、鐵門,報(bào)警器。三、建立消防安全隊(duì),加強(qiáng)培訓(xùn),提高技能,嚴(yán)禁煙、火,防止事故發(fā)生;庫外設(shè)立安全區(qū),消防器材和電源落實(shí)到人管理。四、建立值班責(zé)任制,加強(qiáng)巡邏保安全,庫房管理設(shè)專人,無關(guān)人員不入內(nèi);接待查閱設(shè)專人,防止檔案被盜、丟失、撕頁、裁剪和涂改。五、柜內(nèi)常換防霉防蟲藥,檔案資料進(jìn)館先消毒;管理人員勤清掃、勤檢查,防止霉菌、蟲卵入庫內(nèi)。六、定期放鼠藥,隨時(shí)關(guān)門窗,防止老鼠入庫內(nèi)。七、庫內(nèi)、庫外、查閱室清潔衛(wèi)生常保持,檔案資料、檢索工具、檔案用品常除塵。八、庫房周圍搞綠化,美化環(huán)境,凈化空氣,減少有害氣體。九、安裝避雷設(shè)施,及時(shí)檢維修,確保安全有效。消防安全人員領(lǐng)導(dǎo)小組第一負(fù)責(zé)人:法人代表局長組長:分管副局長副組長:檔案管理股股長消防安全員:檔案管理股全體人員防火負(fù)責(zé)人職責(zé)一、認(rèn)真貫徹上級有關(guān)消防安全工作的指示、規(guī)定,將防火安全工作納入議事日程與行政管理制度規(guī)劃,做到同計(jì)劃、同布置、同檢查、同總結(jié)、同評比。二、抓好干部、職工的法制教育和防火安全教育,以增強(qiáng)全員法制觀念和防火安全意識。三、組織制訂防火安全制度,并認(rèn)真部署貫徹。四、認(rèn)真組織防火檢查、監(jiān)督,主持研究整改火險(xiǎn)隱患。五、按消防安全法規(guī),配備和管理好消防安全設(shè)施,定期組織消防訓(xùn)練,豐富全員消防安全知識,以達(dá)到自防、自救、自衛(wèi)和自治的需要。六、對本單位的火災(zāi)事故,積極組織群眾加以撲救,并負(fù)責(zé)查明原因,提出處理意見。檔案庫房管理制度(二)1、業(yè)務(wù)檔案庫房是保管本單位業(yè)務(wù)檔案的機(jī)要重地,非檔案工作人員和其他人員未經(jīng)同意,嚴(yán)禁入內(nèi)。2、嚴(yán)禁在業(yè)務(wù)檔案庫房內(nèi)吸煙、吐痰、存放易燃、易爆物品和堆放雜物。3、要做好業(yè)務(wù)檔案庫房溫、濕度控制工作,保持庫區(qū)清潔,避免業(yè)各檔案干燥、脆變。4、業(yè)務(wù)檔案柜應(yīng)科學(xué)利用,不同門類、不同保管期限的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)分別排列,并編制檔案存放示意圖,鑰匙要妥善保管。5、定期檢查庫內(nèi)外的技術(shù)保護(hù)措施,做到防盜、防火、防高溫、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防紫外線、防陽光直照。6、做好庫房溫濕度記錄,溫度控制在14。C-24。C之間,相對濕度控制在45—___%之間。7、定期進(jìn)行清庫查卷工作,保證案卷質(zhì)量。遇有重大可疑情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。業(yè)務(wù)檔案借閱制度1、本單位各業(yè)務(wù)部門借閱業(yè)務(wù)檔案,須辦理借閱手續(xù)。借閱不屬于本部門業(yè)務(wù)范圍的,但確因工作需要的,須經(jīng)業(yè)務(wù)檔案管理部門同意后方可借閱。2、借閱業(yè)務(wù)檔案機(jī)密卷須經(jīng)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)同意和業(yè)務(wù)檔案管理部門批準(zhǔn)后,并限在業(yè)務(wù)檔案閱覽室閱看。3、非本單位人員借閱業(yè)務(wù)檔案,須持本單位寫明借閱業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的正式介紹信,經(jīng)業(yè)務(wù)檔案管理部門批準(zhǔn)后方可查閱。4、業(yè)務(wù)檔案不得轉(zhuǎn)借,不得攜帶業(yè)務(wù)檔案出入代共場所和探產(chǎn)訪龍。節(jié)假日前,借出的業(yè)務(wù)檔案一律歸還業(yè)務(wù)檔案管理部門。5、借閱汪務(wù)檔案,原則上得帶出檔案閱覽室,如確因工作需要的,須經(jīng)業(yè)務(wù)檔案管理部門同意并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可借出,歸還時(shí)間不得超過___日。6、查檔人員不得隨意涂改、圈點(diǎn)、勾畫、加注,更不得撕毀、抽頁。7、未經(jīng)業(yè)務(wù)檔案管理部門同意,查檔案不得私自摘抄、復(fù)制。業(yè)務(wù)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案工作領(lǐng)導(dǎo),把業(yè)務(wù)檔案管理工答納入本單位整體工作發(fā)展規(guī)劃,列入議事日程,對本單位業(yè)務(wù)檔案管理工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。2、認(rèn)真學(xué)心《中華人民共和國檔案法》、《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》以及以級業(yè)務(wù)檔案管理部門各項(xiàng)規(guī)定,并組織執(zhí)行。3、積極宣傳檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)檔案工作的重要性,確保業(yè)務(wù)檔案管理工和在各項(xiàng)管理中的重要地位和作用得以發(fā)揮。4、定期檢查各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理制度的落實(shí)情況,聽取有關(guān)人員的匯報(bào),及時(shí)解決業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題。5、監(jiān)督本單位各業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。6、加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案工作人員思想政治學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)檔案工作人員素質(zhì),增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案工作人員管理意識,切實(shí)抓好業(yè)務(wù)檔案管理工作。7、對在業(yè)務(wù)檔案管理工作中做好顯著成績的人員給予獎(jiǎng)勵(lì),對違反業(yè)務(wù)檔案管理法律、法規(guī)和制定的人員給予處罰。檔案庫房管理制度(三)1、檔案保管工作,是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法,對檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù),防治檔案損毀,延長檔案壽命,維護(hù)檔案安全。2、按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化,以利于檔案的保護(hù)管理。3、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針,切實(shí)做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作,確保檔案完整安全。4、加強(qiáng)庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),逐步購置先進(jìn)設(shè)備,改善庫房管理?xiàng)l件;引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù),實(shí)行科學(xué)管理。5、庫房要保持溫度在攝氏14-24°c,相對濕度在___%之內(nèi);保持清潔干凈,做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。6、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生,每天上下班各檢查一次溫濕度,每月清理二次檔案柜衛(wèi)生,發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷,及時(shí)進(jìn)行搶救。7、接交進(jìn)館的檔案,要認(rèn)真清點(diǎn),履行簽字接交手續(xù);檔案外借,要認(rèn)真清點(diǎn),履行批準(zhǔn)手續(xù),并保證按期歸還;非工作人員不得進(jìn)庫房,以防意外;在庫房里不準(zhǔn)吸煙。第四篇:檔案庫房管理制度1、檔案保管工作,是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法,對檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù),防治檔案損毀,延長檔案壽命,維護(hù)檔案安全。2、按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化,以利于檔案的保護(hù)管理。3、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針,切實(shí)做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作,確保檔案完整安全。4、加強(qiáng)庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),逐步購置先進(jìn)設(shè)備,改善庫房管理?xiàng)l件;引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù),實(shí)行科學(xué)管理。5、庫房要保持溫度在攝氏14-24°c,相對濕度在45-60%之內(nèi);保持清潔干凈,做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。6、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生,每天上下班各檢查一次溫濕度,每月清理二次檔案柜衛(wèi)生,發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷,及時(shí)進(jìn)行搶救。7、接交進(jìn)館的檔案,要認(rèn)真清點(diǎn),履行簽字接交手續(xù);檔案外借,要認(rèn)真清點(diǎn),履行批準(zhǔn)手續(xù),并保證按期歸還;非工作人員不得進(jìn)庫房,以防意外;在庫房里不準(zhǔn)吸煙。第五篇:檔案庫房管理制度縣檔案管理制度匯編二〇一一年十月十日檔案庫房管理制度一、專人管理,外人不得擅入。二、嚴(yán)格遵守檔案安全、保密的有關(guān)規(guī)定,嚴(yán)防破壞和竊密。三、認(rèn)真保管檔案資料,未經(jīng)允許不準(zhǔn)攜帶檔案外出,不準(zhǔn)將檔案外借,嚴(yán)防遺失。四、做好防火、防盜、防灰、防蟲、防光、防潮、防霉、防高溫、防高濕等“九防”工作。五、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,不準(zhǔn)存放易燃易爆物品及食物。六、庫房內(nèi)保持整潔和通風(fēng)良好,定期開關(guān)空調(diào)、去濕機(jī),并作好每日的溫濕記錄(庫房溫度應(yīng)控制在14-24c<±2℃﹥,濕度應(yīng)控制在45-60%)。七、經(jīng)常檢查庫房內(nèi)電源線路及其他安全設(shè)施,及時(shí)排除各種隱患。八、保持庫房內(nèi)衛(wèi)生,檔案入庫要作消毒處理,人員入庫換鞋,穿工作服。九、庫房和檔案柜鑰匙妥善保管,人離落鎖。十、庫房內(nèi)檔案定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào),及時(shí)解決。二〇一一年十月十日0檔案保管制度一、對各門類、載體檔案均由檔案室集中整理,案卷質(zhì)量必須符合規(guī)范要求,方予接收入室。全部檔案分別按不同門類、載體、保管期限排列、編號、固定位置。二、庫房管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。三、堅(jiān)持定期或不定期檢查、統(tǒng)計(jì)檔案,如有破損、字跡褪變、霉變生蟲等情況,應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的完整與安全。四、經(jīng)常保持庫房、柜架整潔整齊,定期對庫房內(nèi)電器、線路、消防設(shè)施進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,檔案人員離開庫房時(shí),必須切斷電源,關(guān)好門窗。五、堅(jiān)持溫濕度測記和調(diào)節(jié),檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14度至24度之間,相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。六、檔案庫房由專人管理,非庫房工作人員未經(jīng)許可不得擅入,檔案交接應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)。二〇一一年十月十日檔案收集制度一、檔案收集包括檔案的接收、征集以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集等方式。二、檔案材料收集范圍:凡是對我單位有參考利用價(jià)值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。三、檔案材料收集堅(jiān)持定期送交制度和聯(lián)系催要制度。(一)定期送交制度。形成檔案材料的各職能部門,應(yīng)在文件材料辦理完畢的第二年,按照檔案室的歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量的要求,歸檔到檔案室。(二)聯(lián)系催要制度。檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常了解和掌握形成檔案材料的信息,及時(shí)向形成材料的部門催收應(yīng)歸檔的材料。四、收集材料的要求。(一)收集入檔案的材料必須是辦理完畢的原始材料(原件),要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。(二)不符合歸檔要求的檔案材料,檔案室將責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)職能部門按要求完成。1.載體紙張要求。歸檔材料統(tǒng)一使用A4(80G)規(guī)格的辦公用紙(專業(yè)特殊要求的除外)。2.載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。3.現(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求。禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔;禁止傳真形成材料歸檔。(三)材料必須齊全、完整。1.各部門完成的當(dāng)年工作職責(zé)應(yīng)該有相應(yīng)材料佐證。包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料。2.整件事情形成的成套材料必須配齊,保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。二〇一一年十月十日檔案接收制度一、檔案室應(yīng)依據(jù)歸檔范圍,按時(shí)認(rèn)真做好文件材料的移交接收工作,并與有關(guān)部門及人員辦理好移交接收登記手續(xù)。二、歸檔的文件材料必須齊全、完整,不完整、不準(zhǔn)確以及不符合歸檔要求的文件材料,檔案室應(yīng)要求有關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)交、整理,做好補(bǔ)收補(bǔ)立工作。三、接收時(shí)間:文書檔案應(yīng)在第二年第一季度前移交接收;業(yè)務(wù)檔案在辦結(jié)完畢后移交接收;會計(jì)檔案按有關(guān)要求移交接收。二〇一一年十月十日檔案整理制度一、檔案的整理工作必須按照一定的原則和要求,根據(jù)其形成特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理。二、根據(jù)國家檔案局的檔案分類原則,結(jié)合本單位實(shí)際,編制科學(xué)的檔案分類方案。三、根據(jù)文件材料所反映的不同問題,區(qū)別不同保管期限,進(jìn)行系統(tǒng)整理、合理組卷。四、經(jīng)過整理的檔案,必須保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,便于保管和利用。五、案卷的封面要采用國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式,并按規(guī)定填寫。六、案卷編目要正確,案卷題名要簡明,要準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,書寫要用毛筆或鋼筆,字跡要工整、清晰。二〇一一年十月十日檔案修改補(bǔ)充制度一、檔案的修改、補(bǔ)充必須是以維護(hù)歷史真實(shí)面貌為前提,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確為原則。二、檔案一般不得隨意修改,如確因工作需要修改已歸檔的檔案,必須持有經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的“檔案修改、補(bǔ)充通知單”。三、修改內(nèi)容較小時(shí),可直接在頁面“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變化通知單”,修改后應(yīng)在修改處加蓋“更改章”。四、修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)另外行文,原文作廢。新文列入原文目錄并注明所代替的原文編號。作廢的文件應(yīng)注意新文的編號,根據(jù)需要另行保管。五、對修改后的檔案,入檔案室前要認(rèn)真檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施,以維護(hù)檔案的安全。二〇一一年十月十日檔案借閱制度一、因工作需要借閱檔案,須認(rèn)真填寫“檔案借閱登記簿”,借閱密級以上檔案,需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并履行完備手續(xù)方可查閱。二、查閱檔案一般在閱覽室內(nèi),因工作需要借出檔案,必須辦理借閱登記手續(xù)。外單位借閱檔案應(yīng)持有介紹信,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、借閱者必須愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)拆散、圈點(diǎn)、涂改、抽出、轉(zhuǎn)借他人,必須注意保密和保證檔案的絕對安全。四、檔案外借時(shí)間一般不超過一周,借閱者要按期歸還檔案。檔案管理人員對借出的檔案應(yīng)及時(shí)催還。五、歸還檔案的必須當(dāng)面點(diǎn)清,并在登記簿上注銷。發(fā)現(xiàn)損壞、丟失,立即追查,并立即報(bào)告辦公室。二〇一一年十月十日檔案保密制度一、按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》有關(guān)規(guī)定,遵守各項(xiàng)檔案管理制度,自覺執(zhí)行保密制度。二、嚴(yán)格執(zhí)行檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度,認(rèn)真履行登記、審批、簽字手續(xù)。三、外借檔案,必須有安全保護(hù)措施,節(jié)假日前及時(shí)催還,防止丟失。四、未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨意復(fù)印、摘抄檔案。五、非專職人員未經(jīng)許可,不得進(jìn)入檔案庫房。二〇一一年十月十日檔案統(tǒng)計(jì)工作制度一、檔案室應(yīng)按照檔案管理要求和我院實(shí)際情況,認(rèn)真做好統(tǒng)計(jì)工作。二、按做好檔案接收、保管、借閱、銷毀的統(tǒng)計(jì)工作。三、按做好檔案管理人員狀況、檔案設(shè)施情況的統(tǒng)計(jì)等工作。四、建立健全檔案統(tǒng)計(jì)的登記臺帳、統(tǒng)計(jì)應(yīng)及時(shí),數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、可靠,帳物相符。五、加強(qiáng)對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的利用和分析,及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門,為制定計(jì)劃、規(guī)劃和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供依據(jù)。二〇一一年十月十日檔案鑒定銷毀制度一、檔案的鑒定、銷毀工作,應(yīng)由檔案管理部門和有關(guān)職能部門組成鑒定小組進(jìn)行這一工作。二、鑒定小組根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,對檔案進(jìn)行甄別,對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,鑒定工作結(jié)束后應(yīng)提出工作報(bào)告。三、要銷毀的檔案必須慎之又慎,嚴(yán)格審查,對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊,送交領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理銷毀。四、凡需銷毀的檔案送造紙廠化漿,應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,防止檔案遺失和泄密,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。五、銷毀清冊形成的檔案專項(xiàng)保管。二〇一一年十月十日檔案利用制度1、查閱利用本檔案室檔案資料,需出示個(gè)人身份有效證件。檔案資料一律不外借,只能在“查閱室”內(nèi)閱覽,如需復(fù)印,由檔案室出示復(fù)印件,并加蓋檔案室查
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