電子文檔管理和銷毀制度

電子文檔治理和銷毀制度Q/NC—IWI—04－2023電子文檔治理和銷毀制度文件編號(hào)：Q/NC—IWI—04－2023版本/修訂：A/0編制人：李偉審定人：張米蘭批準(zhǔn)人：張惠民Add:Room101BuildingHanYunGe,Xi”anSoftwareParkNo.68Keji2ndRoad.,High-techDevelopmentZone,Xi”an,ShaanxiProvinceChina電子文檔治理和銷毀制度Q/NC—IWI—04－2023電子文檔治理和銷毀制度第一章總 則第一條為了公司信息化建設(shè)需要，標(biāo)準(zhǔn)公司形成的電子文件的歸檔與治理工性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法6制度。其次條根本術(shù)語(yǔ)解釋U件?！捕硽w檔電子文件：是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件?！踩鴮?shí)現(xiàn)的將電子文件的治理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程?！菜臋n案部門移交的過(guò)程。電子文件的真實(shí)性：指對(duì)電子文件的內(nèi)容、構(gòu)造和背景信息進(jìn)展鑒定后，確認(rèn)其與形成的原始狀況全都。電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容、構(gòu)造、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損?！财叩目勺R(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的牢靠性、載體的完好性和兼容性。八結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排構(gòu)造、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。Add:Room101BuildingHanYunGe,Xi”anSoftwareParkNo.68Keji2ndRoad.,High-techDevelopmentZone,Xi”an,ShaanxiProvinceChina電子文檔治理和銷毀制度Q/NC—IWI—04－2023其次章治理體制和職責(zé)第三條公司應(yīng)明確電子文件歸檔治理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決實(shí)際問(wèn)題,為電子檔案的保管、查驗(yàn)、復(fù)制供給支持。子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。案室移交工作。由公司檔案室負(fù)責(zé)。檔案室應(yīng)對(duì)電子文件的形成、積存、鑒定、歸檔及電子檔案的保管與利用實(shí)行全過(guò)程治理。開(kāi)展檔案編研、信息開(kāi)發(fā)和效勞利用工作。第三章電子文件收集、積存仍要在本部門保存一年前方可刪除或銷毀。第九條收集積存的電子文件類型〔一〕電子文件稿本電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起草文件時(shí)形成的最終一稿電子文件，記錄了文時(shí)，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。文件的職能，其標(biāo)識(shí)應(yīng)以正式文件文號(hào)注明。Add:Room101BuildingHanYunGe,Xi”anSoftwareParkNo.68Keji2ndRoad.,High-techDevelopmentZone,Xi”an,ShaanxiProvinceChina電子文檔治理和銷毀制度Q/NC—IWI—04－2023代碼為：M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件.〔二〕電子文件信息類型聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)文件。1、文本文件：指用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，收歸檔時(shí)應(yīng)重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件。文字型電子文件以XML、RTF、、NSFPDF保電子文件的真實(shí)性和不行改動(dòng)。2、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。對(duì)JPEGTIFF為通用格式。3、圖形文件：指承受計(jì)算機(jī)關(guān)心設(shè)計(jì)或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文、AVIWAV、MP3、超媒體鏈接文件：指用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。DBF、XLS對(duì)用專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則用連同專用軟件一并收集歸檔。Add:Room101BuildingHanYunGe,Xi”anSoftwareParkNo.68Keji2ndRoad.,High-techDevelopmentZone,Xi”an,ShaanxiProvinceChina電子文檔治理和銷毀制度Q/NC—IWI—04－2023〔三〕電子文件載體類型第四章電子文件的歸檔第十條電子文件歸檔范圍〔電子文件歸檔范圍附后〕第十一條電子文件歸檔期完成物理歸檔。一、規(guī)律歸檔：制作了紙質(zhì)版本的部門，可以直接向檔案室實(shí)施規(guī)律歸檔，其根本要求是：識(shí)。〔二〕檔案室要會(huì)同各部門設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。網(wǎng)絡(luò)治理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計(jì)算機(jī)效勞器上，效勞器必需實(shí)行雙機(jī)備份等牢靠的備份措施。據(jù)?！参迕艿臄?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在系統(tǒng)中運(yùn)行?！擦现貜?fù)的電子文件。記錄，將轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)向檔案室移交歸檔。Add:Room101BuildingHanYunGe,Xi”anSoftwareParkNo.68Keji2ndRoad.,High-techDevelopmentZone,Xi”an,ShaanxiProvinceChina電子文檔治理和銷毀制度Q/NC—IWI—04－2023地制作成光盤(pán)，并制作相應(yīng)的《歸檔電子文件登記表》一式兩份，待各歸檔部門確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽署，以實(shí)現(xiàn)物理歸檔。物理歸檔的根本要求是：文件標(biāo)注確定的標(biāo)記〔文件題名、形成日期、編號(hào)等。〔二要在部門保存一年前方可銷毀。〔三〕特別格式的電子文件〔非通用格式，歸檔時(shí)應(yīng)在存儲(chǔ)載體上同時(shí)備內(nèi)容用代碼表示的應(yīng)全部轉(zhuǎn)換為漢字表示，以確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息的可利用性。第十二條電子文件鑒定完整性、有效性檢驗(yàn)，覺(jué)察問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)實(shí)行補(bǔ)救措施。第五章歸檔電子文件的移交第十三條電子文件的形成部門一般應(yīng)在每年一月底前將上年度辦理完畢的屬案室移交歸檔。100%。檢驗(yàn)工程如下：1、載體有無(wú)劃痕，是否清潔；2、有無(wú)病毒；3、核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；4、核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；完整。Add:Room101BuildingHanYunGe,Xi”anSoftwareParkNo.68Keji2ndRoad.,High-techDevelopmentZone,Xi”an,ShaanxiProvinceChina電子文檔治理和銷毀制度Q/NC—IWI—04－2023凡檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)重制作，并再次對(duì)其檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的應(yīng)填寫(xiě)《歸檔一份由檔案室保存。第六章歸檔電子文件的整理第十五條歸檔電子文件的整理把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件按載體和文件類別代碼進(jìn)展相對(duì)集中分類組織存儲(chǔ)載體?！捕硽w檔電子文件以件為單位進(jìn)展整理?！踩畴娮游募幹品诸愄?hào)。存儲(chǔ)載體類型代碼為：GP-光盤(pán)；CP-磁盤(pán)等。文件格式代碼為：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；方案為載體編號(hào)—文件號(hào)?！参孱}名、責(zé)任者、文號(hào)、文件形成時(shí)間、全文標(biāo)識(shí)、實(shí)體分類號(hào)、電子文檔號(hào)〔盤(pán)號(hào)及件號(hào)、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容。歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)章根本要求。第十六條歸檔電子文件移交到檔案室后，檔案室要封存保管。第十七條接收入庫(kù)的電子檔案，每?jī)赡暌闄z一次，抽檢率不低于10%，覺(jué)察問(wèn)題要準(zhǔn)時(shí)實(shí)行恢復(fù)措施。第十八條隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的進(jìn)展更，設(shè)備環(huán)境更時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載后，原載體仍需保存三年。第十九條對(duì)電子檔案的復(fù)制分為一樣載體的原樣復(fù)制和不同載體的轉(zhuǎn)換復(fù)制。Add:Room101BuildingHanYunGe,Xi”anSoftwareParkNo.68Keji2ndRoad.,High-techDevelopmentZone,Xi”an,ShaanxiProvinceChina電子文檔治理和銷毀制度Q/NC—IWI—04－2023在同等條件下，要優(yōu)先考慮載體的牢靠性和先進(jìn)性。應(yīng)準(zhǔn)時(shí)復(fù)制，原載體保存時(shí)間不少于四年。10作。其次十三條歸檔電子文件的供給利用要留意以下事項(xiàng)：〔一〕封存的電子檔案不得利用和外借，利用時(shí)要使用電子檔案的復(fù)制件。定，并實(shí)行穩(wěn)妥的安全保密措施。其次十四條電子文件的保管期限參照紙質(zhì)文件材料保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)