大型會議接待方案標(biāo)準(zhǔn)版本（三篇）

第12頁共12頁大型會議?接待方案?標(biāo)準(zhǔn)版本?會議接?待流程?1會議資?料準(zhǔn)備1?：會議資?料：由主?辦單位提?供，其中?文字資料?，由承辦?單位按會?務(wù)組要求?根據(jù)參會?人數(shù)印刷?。2：?會議資料?(主辦單?位提供)?3：領(lǐng)導(dǎo)?發(fā)言稿(?主辦單位?提供)?4：《報?到冊》、?《會議指?南》、《?會議日程?》、參會?者到達(dá)消?息。5：?項(xiàng)目執(zhí)行?情況資料?(主辦單?位提供)?6：展板?所屬圖片?(主辦單?位提供)?7：廣告?牌設(shè)計(jì)稿?8：歡迎?布標(biāo)、會?議室布標(biāo)?9：會議?禮品(按?參會人數(shù)?準(zhǔn)備)1?0：會議?代表證?2設(shè)備及?設(shè)施準(zhǔn)備?1.桌?椅、名牌?(現(xiàn)代高?檔會議室?用桌面智?能終端取?代傳統(tǒng)名?牌)、茶?水桌椅?是最基本?的設(shè)備，?可以根據(jù)?會議的需?要擺成圓?桌型或報?告型，如?果參加會?議的人數(shù)?較多，一?般應(yīng)采用?報告型，?不需要準(zhǔn)?備座位牌?，如果參?加會議的?人比較少?，一般采?用圓桌型?，并且要?制作座位?牌，即名?牌，讓與?會人員方?便就座。?但是為了?提高會議?的檔次及?滿足現(xiàn)代?會議的需?要，一般?采用能重?復(fù)使用的?桌面智能?終端，推?進(jìn)無紙化?的進(jìn)程，?真正體現(xiàn)?綠色會議?，智能會?議的需要?。會議?上的茶水?飲料最好?準(zhǔn)備礦泉?水，因?yàn)?每個人的?口味不一?樣，有的?人喜歡喝?茶，有的?人喜歡喝?飲料，還?有的人喜?歡喝咖啡?，所以如?果沒有特?別的要求?，礦泉水?是最能讓?每個人都?接受的選?擇。2?.簽到簿?、名冊、?會議議程?簽到簿?的作用是?幫助了解?到會人員?的多少，?分別是誰?，一方面?使會議_?___者?能夠查明?是否有人?缺席，另?一方面能?夠使會議?____?者根據(jù)簽?到簿安排?下一步的?工作，比?如就餐、?住宿等。?印刷名冊?可以方便?會議的主?席和與會?人員盡快?地掌握各?位參加會?議的人員?的相關(guān)資?料，加深?了解，彼?此熟悉。?3.黑?板、白板?、筆在?有的場合?，與會人?員需要在?黑板或者?白板上寫?字或畫圖?，從而說?明問題，?而且在黑?板或白板?上表述具?有即興、?方便的特?點(diǎn)。此外?，粉筆、?萬能筆、?板擦等配?套的工具?也必不可?少。4?.各種視?聽器材?現(xiàn)代科技?的發(fā)展帶?來了投影?儀、幻燈?機(jī)、錄像?機(jī)、鐳射?指示筆或?指示棒等?視聽設(shè)備?，給人們?提供了極?大的方便?。在召開?會議前，?必須先檢?查各種設(shè)?備是否能?正常使用?，如果要?用幻燈機(jī)?，則需要?提前做好?幻燈片。?錄音機(jī)和?攝像機(jī)能?夠把會議?的過程和?內(nèi)容完整?記錄下來?，有時需?要立即把?會議的結(jié)?論或建議?打印出來?，這時就?需要準(zhǔn)備?一臺小型?的影印機(jī)?或打印機(jī)?。5.?資料、樣?品如果會?議屬于業(yè)?務(wù)匯報或?者產(chǎn)品介?紹，那么?有關(guān)的資?料和樣品?是必不可?少的。比?如在介紹?一種新產(chǎn)?品時，單?憑口頭泛?泛而談是?不能給人?留下深刻?印象的，?如果給大?家展示一?個具體的?樣品，結(jié)?合樣品一?一介紹它?的特點(diǎn)和?優(yōu)點(diǎn)，那?么給大家?留下的印?象就會深?刻得多。?6.會?標(biāo)、背景?板、展板?會標(biāo)一?般指會議?名稱和會?議標(biāo)語橫?幅。為?強(qiáng)化會議?效果，許?多會議將?會標(biāo)美化?、渲染為?會議背景?板(采用?噴繪畫面?)，特別?是一些特?殊的如黨?代會等，?采用噴繪?背景板，?可將黨徽?、旗幟等?噴繪在畫?面上，從?而節(jié)約會?議成本和?準(zhǔn)備時間?。但采用?噴繪寫真?畫面時，?一定要注?意采用環(huán)?保材料，?否則噴繪?寫真畫面?散發(fā)的刺?鼻氣味不?僅影響會?議分為，?對與會者?，尤其是?主席臺就?坐人員身?體健康不?利。3?會前準(zhǔn)備?工作1?。根據(jù)會?務(wù)組要求?，代表報?到前兩天?，會議室?會場布置?(會標(biāo)、?廣告牌、?燈光、音?響、多媒?體、投影?儀、電源?、桌椅、?茶杯及服?務(wù)員安排?)按部落?實(shí)到位。?2。據(jù)?酒店提供?的房況表?，報到前?兩天與先?到達(dá)的會?務(wù)組人員?協(xié)商確定?會務(wù)組房?間，選定?領(lǐng)導(dǎo)、專?家及主要?代表入住?的樓層、?房間類型?、房號、?需要放置?的水果種?類及特殊?安全保衛(wèi)?工作。?3。提前?兩天檢查?餐廳環(huán)境?衛(wèi)生，桌?椅擺設(shè)、?餐具的完?好程度，?再次落實(shí)?菜單及服?務(wù)到位情?況。4?。提前兩?天完成會?議所需的?代表證、?發(fā)放的資?料、簽到?表、就餐?卡、廣告?牌商家展?板及宣傳?設(shè)備的擺?設(shè)位置，?電源、燈?光亮度、?通道暢通?等情況，?會間攝影?、攝像設(shè)?備，人員?的準(zhǔn)備。?5。與?酒店保安?部組成會?議安全組?，在會議?期間加強(qiáng)?門衛(wèi)、樓?層行查，?杜絕安全?隱患的發(fā)?生。6?：醫(yī)療保?障，配備?醫(yī)療人員?，解決_?___。?提前購買?常備藥品?，種類包?括：感冒?、消炎、?暈車、嘔?吐、腹瀉?、創(chuàng)傷、?止痛、解?暑、酒精?、碘酒、?氧氣袋等??；驹O(shè)?備包括：?體溫表、?聽診器、?手電筒、?棉簽等。?及時聯(lián)系?就醫(yī)。?7：在大?堂、樓層?、餐廳、?會議是、?電梯等處?帖上會議?指示箭頭?。四：會?議其它費(fèi)?用開支預(yù)?算1：?代表證2?：廣告牌?3：展板?4：用車?5：宴會?標(biāo)準(zhǔn)6：?水果7：?紀(jì)念品8?：資料打?印、復(fù)印?9：照相?、攝像1?0：其它?___?_人員安?排1：?根據(jù)會議?人數(shù)需求?安排會務(wù)?接待小組?、如住房?登記員，?財(cái)務(wù)人員?，票務(wù)，?考察咨詢?，引導(dǎo)人?員(至房?間、餐廳?、電梯、?會議室)?2：會?議全程督?導(dǎo)人員，?負(fù)責(zé)落實(shí)?會議室布?置、茶水?供應(yīng)及服?務(wù)3：攝?影組：根?據(jù)會議需?求安排攝?影人員?4：車輛?小組：根?據(jù)會議實(shí)?到人數(shù)，?落實(shí)車況?好、駕駛?技術(shù)好的?配套車輛?。此小組?負(fù)責(zé)會議?臨時接待?服務(wù)工作?。如：專?家、領(lǐng)導(dǎo)?臨時出行?，就餐、?會見等活?動的車輛?。5：?旅游接待?小組：根?據(jù)參加考?察人數(shù)安?排每車一?位優(yōu)秀導(dǎo)?游，負(fù)責(zé)?代表的服?務(wù)6：生?活小組：?此小組負(fù)?責(zé)會議用?餐的時間?、人數(shù)及?相關(guān)的一?些服務(wù)，?確保代表?會議期間?的生活服?務(wù)5__?__的開?據(jù)在會?議前通知?上注明由?我方承辦?、會議期?間我方根?據(jù)代表需?要，開具?正式__?__及酒?店的住宿?____?。6會?議接站?會議報到?當(dāng)天，安?排全天候?接站，機(jī)?場設(shè)立兩?塊醒目接?站牌，一?塊設(shè)在正?門出站口?，一塊設(shè)?在提取行?李出口處??；疖囌?或者飛機(jī)?場設(shè)一塊?醒目接站?牌。7?會議報到?1：在?酒店大堂?設(shè)“報到?處”、“?收費(fèi)處”?、“考察?咨詢處”?、“票務(wù)?處”“簽?到處”?2。報到?登記時，?填寫姓名?、單位、?職務(wù)、_?___號?碼、通訊?地址、電?話、收費(fèi)?金額、入?住金額、?入住天數(shù)?、房間號?、考察線?路等。?3。提醒?代表貴重?品免費(fèi)寄?存總臺、?保管好個?人財(cái)物，?耐心、細(xì)?致地解說?會議報到?須知及有?關(guān)事宜，?及時妥善?處理好代?表要求。?4：根?據(jù)會務(wù)組?要求傳達(dá)?通知、指?示，準(zhǔn)確?發(fā)放會議?資料、紀(jì)?念品、餐?券、考察?乘車券5?：代表報?到后，由?行李員引?導(dǎo)入住，?同時辦理?行李寄存?6：當(dāng)天?打印會議?____?并與會務(wù)?老師校對?，及時發(fā)?給代表7?：會務(wù)組?____?小時有專?職會議，?隨時接待?安排參會?代表8?會議期間?1：要?求酒店落?實(shí)叫早服?務(wù)2：?準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)?用餐人數(shù)?并安排代?表用餐，?及時解決?會議期間?臨時發(fā)生?的問題，?確保會議?正常進(jìn)行?3：會?議室布置?情況落實(shí)?4：安?排好旅游?選種、落?實(shí)返程機(jī)?、車票的?登記5?：及時統(tǒng)?計(jì)票務(wù)預(yù)?訂情況、?考察人數(shù)?、行程立?即同旅行?社計(jì)調(diào)反?饋6：與?酒店公司?財(cái)務(wù)人員?協(xié)調(diào)好票?據(jù)的開取?7：準(zhǔn)?備統(tǒng)計(jì)返?程的人數(shù)?、時間、?日期、確?定代表返?程9會?議結(jié)束工?作1：?會議結(jié)算?1。?大型會議?接待方案?標(biāo)準(zhǔn)版本?（二）?一、會前?準(zhǔn)備工作?1、組?織會務(wù)班?子、明確?工作職責(zé)?。大型會?議還要制?定詳細(xì)的?會務(wù)工作?方案。?2、發(fā)出?會議通知?。包括會?議名稱、?內(nèi)容、會?期、時間?、地點(diǎn)、?與會人員?范圍。?3、印刷?會議日程?，編排好?會議程序?，制定注?意事項(xiàng)。?4、大?型會議要?編組并提?出小組召?集人、討?論地點(diǎn)。?5、大?型會議要?印制會議?憑證。如?出席證、?列席證、?工作證、?請柬等。?6、會?場布置、?會場布置?要充分體?現(xiàn)會議氣?氛。(?1)懸掛?會標(biāo)、徽?記、旗幟?登。(?2)設(shè)置?主席臺，?落實(shí)主席?臺領(lǐng)導(dǎo)，?安排座次?，設(shè)置發(fā)?言席，拜?訪席簽、?話筒，并?保證音響?效果。?(3)確?定會議桌?擺放形式?，明確劃?分分會場?區(qū)域，并?使與會者?明確。?(4)保?證照明、?通風(fēng)、錄?音、錄像?、空調(diào)設(shè)?備齊全、?有效。?(5)擺?放適宜花?卉。7?、后期服?務(wù)工作。?大型會議?要對與會?人員的食?宿、用車?、醫(yī)療保?健、文化?娛樂、安?全保衛(wèi)等?做出細(xì)致?安排。?8、做好?會議發(fā)言?、投票、?發(fā)獎、集?體照相等?方面的準(zhǔn)?備工作。?9、進(jìn)?行會前檢?查或向領(lǐng)?導(dǎo)匯報準(zhǔn)?備工作情?況。二?、會務(wù)組?織與服務(wù)?工作1?、會務(wù)人?員提前_?___小?時到達(dá)會?場，反復(fù)?檢查會場?準(zhǔn)備情況?。2、?搞好會議?簽到、材?料分發(fā)。?3、落?實(shí)主席臺?領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)?言人是否?到齊。?4、按預(yù)?訂方案組?織與會人?員由前向?后以此就?座。5?、維持好?會場秩序?。會議開?始前5分?鐘，關(guān)閉?會場大門?，與會人?員入座就?緒，無關(guān)?人員離開?會場;開?會期間關(guān)?閉手機(jī)，?一般不允?許找人，?無關(guān)人員?不準(zhǔn)進(jìn)入?會場。?6、做好?會議紀(jì)錄?，寫好會?議簡報。?7、組?織照相。?8、為?與會人員?預(yù)訂車、?船、機(jī)票?等。三?、會議善?后工作?1、會議?結(jié)束后，?要檢查會?場，帶回?剩余材料?、席簽等?。2、?組織送站?。根據(jù)與?會人員離?會時間，?提前安排?車輛、送?站人員等?。3、?做好會議?文件的清?退、收集?、歸檔工?作。4?、做好會?議報道工?作。大?型會議接?待方案標(biāo)?準(zhǔn)版本（?三）大?型會議禮?儀接待?會議接待?的禮儀常?識根據(jù)?參加會議?的人數(shù)不?同、會議?接待的準(zhǔn)?備工作的?內(nèi)容不同?以及會議?接待的方?式不同，?對會議的?____?方法，禮?儀要求也?不同。?首先是會?議的籌備?工作。?根據(jù)會議?規(guī)模，確?定接待規(guī)?格。發(fā)?放會議通?知和會議?日程。?會議__?__通知?必須寫明?召集人的?姓名或_?___、?單位名稱?，會議的?時間、會?議的地點(diǎn)?、會議的?主題以及?會議的參?加者、會?議的會務(wù)?費(fèi)、應(yīng)帶?的材料、?____?等內(nèi)容。?通知后面?要注意附?回執(zhí)，這?樣可以確?定受邀請?的人是否?參加會議?，準(zhǔn)備參?加會議的?是否有其?他要求等?。對于外?地的會議?參加者還?要附上到?達(dá)會議地?點(diǎn)和住宿?賓館的路?線圖。這?個路線圖?避免了外?地人問路?的許多麻?煩。會?議日程是?會議活動?在會期以?內(nèi)每一天?的具體安?排，它是?人們了解?會議情況?的重要依?據(jù)。它的?形式既可?以是文字?的也可以?是表格的?。它可以?隨會議通?知一起發(fā)?放。選?擇會場。?選擇會?場，要根?據(jù)參加會?議的人數(shù)?和會議的?內(nèi)容來綜?合考慮。?最好是達(dá)?到一下標(biāo)?準(zhǔn)：第?一：大?小要適中?。會場太?大，人數(shù)?太少，空?下的座位?太多，松?松散散，?給與會者?一種不景?氣的感覺?;會場太?小，人數(shù)?過多，擠?在一起，?像鄉(xiāng)下人?趕集，不?僅顯得小?氣，而且?也根本無?法把會開?好。所以?，英國的?首相丘吉?爾曾說：?絕對不?用太大的?房間，而?只要一個?大小正好?的房間。?第二：?地點(diǎn)要?合理。歷?史召集的?會議，一?兩個小時?就散的，?可以把會?場定在與?會人員較?集中的地?方。超過?一天的會?議，應(yīng)盡?量把地點(diǎn)?定的離與?會者住所?較近一些?，免得與?會者來回?奔波。?第三：?附屬設(shè)施?要齊全。?會務(wù)人員?一定要對?會場的照?明、通風(fēng)?、衛(wèi)生、?服務(wù)、電?話、擴(kuò)音?、錄音等?進(jìn)行檢查?，不能夠?因?yàn)樯洗?會議是從?這里開的?，沒出什?么問題，?就草率地?認(rèn)為這回?也會同樣?順利。否?則，可能?會造成損?失。第?四：要?有停車場??，F(xiàn)代社?會召集會?議，一雙?草鞋一把?傘趕來開?會的人已?經(jīng)不多了?。轎車、?摩托車都?要有停放?處，會才?能開得成?。會場?的布置。?會場的?布置包括?會場四周?的裝飾和?坐席的配?置。一?般大型的?會議，根?據(jù)會議內(nèi)?容，在場?內(nèi)懸掛橫?幅。門口?張貼歡迎?和慶祝標(biāo)?語?？稍?會場內(nèi)擺?放適當(dāng)?shù)?輕松盆景?、盆花;?為使會場?更加莊嚴(yán)?，主席臺?上可懸掛?國旗、黨?旗或懸掛?國徽、會?徽。桌面?上如需擺?放茶杯、?飲料，應(yīng)?擦洗干凈?，擺放美?觀、統(tǒng)一?。坐席?的配置要?是和會議?的風(fēng)格和?氣氛，講?究禮賓次?序，主要?有以下幾?種配置方?法：①?圓桌型。?如果是使?用圓桌或?橢圓形桌?子。這種?布置使與?會者同領(lǐng)?導(dǎo)一起圍?桌而坐，?從而消除?不平等的?感覺。另?外，與會?者能清楚?地看到其?他人的面?容，因而?有利于互?相交換意?見。這種?形式適于?____?人左右的?會議。座?次安排應(yīng)?注意來賓?或上級領(lǐng)?導(dǎo)與企業(yè)?領(lǐng)導(dǎo)及陪?同面對面?做，來賓?的最高領(lǐng)?導(dǎo)應(yīng)坐在?朝南或朝?門的正中?位置，企?業(yè)最高領(lǐng)?導(dǎo)與上級?領(lǐng)導(dǎo)相對?而坐。同?級別的對?角線相對?而坐。?②口字型?。如果使?用長形方?桌。這種?形式比圓?桌型更適?用于較多?人數(shù)的會?議。③?教室型。?這是采用?得最多的?一種形式?，它適用?于以傳達(dá)?情況、指?示為目的?的會議，?這時與會?者人數(shù)比?較多、而?且與會者?之間不需?要討論、?交流意見?。這種形?式主席臺?與聽眾席?相對而坐?。主席臺?的座次按?人員的職?務(wù)、社會?的地位排?列。主席?的座位以?第一排正?中間的席?位為上，?其余按左?為下右為?上的原則?依次排列?。準(zhǔn)備?會議資料?。會務(wù)?組應(yīng)該準(zhǔn)?備有關(guān)會?議議題的?必要資料?，這些資?料在整理?后放在文?件夾中發(fā)?放給與會?者，方便?于與會者?的閱讀和?做好發(fā)言?準(zhǔn)備。?會議前的?接待禮儀?。會前?的檢查。?這是對?在準(zhǔn)備工?作階段考?慮不周或?不落實(shí)的?地方進(jìn)行?的補(bǔ)救。?比如檢查?音像、文?件、錦旗?等是否準(zhǔn)?備齊全。?提前進(jìn)?入接待崗?位。接?待人員應(yīng)?該在與會?者到來之?前提前進(jìn)?入各自的?崗位、并?進(jìn)入工作?狀態(tài)。一?般的接待?工作分以?下幾個崗?位。①?簽到。?設(shè)一張簽?字臺，配?上___?_名工作?人員，如?果是要求?接待檔次?比較高，?可以派禮?儀小姐承?擔(dān)。簽字?____?有毛筆、?鋼筆和簽?到本。向?客人遞鋼?筆時，應(yīng)?脫下筆套?，筆尖對?自己，將?筆雙手遞?上。如果?是毛筆，?則應(yīng)蘸好?墨汁后再?遞上。簽?到本應(yīng)精?致些，以?便保存。?如需要發(fā)?放資料，?應(yīng)禮貌地?雙手遞上?。接待人?員應(yīng)經(jīng)常?向會議_?___者?匯報到會?人數(shù)。?②引座。?簽到后?。會議接?待人員應(yīng)?有禮貌地?將與會者?引入會場?就座。對?重要領(lǐng)導(dǎo)?應(yīng)先引入?休息室，?由企業(yè)領(lǐng)?導(dǎo)親自作?陪，會議?開始前幾?分鐘再到?主席臺就?座。③?接待。?與會者坐?下后，接?待人員應(yīng)?遞茶，或?遞上毛巾?、水果，?熱情向與?會者解答?各種問題?，滿足各?種要求，?提供盡可?能周到的?服務(wù)。?會議中的?服務(wù)禮儀?會議進(jìn)?行中的服?務(wù)要做到?穩(wěn)重、大?方、敏捷?、及時。?倒茶服?務(wù)人員注?意觀察每?一位與會?者，以便?及時為期?天茶水。?到誰是動?作輕盈、?快捷、規(guī)?范。杯蓋?的內(nèi)口不?能接觸桌?面，手指?不能因在?北口上，?不能發(fā)生?杯蓋碰撞?的聲音。?一般是左?手拿開背?蓋，右手?吃水戶，?將熱開水?準(zhǔn)確倒入?杯里，不?能讓茶水?見到桌面?上或與會?者身上。?杯子放在?與會者桌?上的右上?面。如果?操作不慎?，出了差?錯，應(yīng)不?動聲色地?盡快處理?，不能驚?動其他人?，不能慌?慌張張，?來回奔跑?，將與會?者的注意?力引到自?己身上，?否則，這?將是極大?的工作失?誤。其?他服務(wù)會?議按擬定?的程序進(jìn)?行，應(yīng)緊?湊