設(shè)備檔案管理實(shí)施細(xì)則

1受控文件請(qǐng)?jiān)谝?guī)定范圍內(nèi)使用1受控文件請(qǐng)?jiān)谝?guī)定范圍內(nèi)使用設(shè)備檔案治理實(shí)施細(xì)則目的為加強(qiáng)公司設(shè)備檔案治理，確保設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，便于利用，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案治理工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，依據(jù)公司《檔案治理制度范圍適用于全公司范圍車(chē)輛、電子、辦公、生產(chǎn)等設(shè)備檔案的收集、整理和治理等工作。職責(zé)總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)組織檔案治理制度的制定和修訂；負(fù)責(zé)對(duì)檔案治理制度的執(zhí)行進(jìn)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)視治理；負(fù)責(zé)公司設(shè)備工程檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)和供給利用工作。各部門(mén)負(fù)責(zé)人：對(duì)本單位或工程的設(shè)備檔案的收集、整理、保管、供給利用和統(tǒng)計(jì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)本單位的設(shè)備檔案工作進(jìn)展監(jiān)視、檢查、指導(dǎo)和考核。各部門(mén)檔案治理人員〔兼職負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)本部門(mén)全部設(shè)備檔案的初步整理工作，具體包括檔案分保管期限、裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)〔用鉛筆編寫(xiě)、編寫(xiě)名目、裝盒等。術(shù)語(yǔ)定義編目：指依據(jù)確定的規(guī)章進(jìn)展檔案著錄并將條目組織成名目的過(guò)程。4.24.2案卷：由互有聯(lián)系文件按一樣類(lèi)目〔二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目〕組合成的檔案宗卷〔詳見(jiàn)案卷名目〕卷內(nèi)名目：指登記卷內(nèi)檔案文件按排列次序的表格，排列在一樣類(lèi)目卷內(nèi)文件之前。案卷名目：指以全宗為單位登記案卷，按二級(jí)類(lèi)目進(jìn)展分類(lèi)的，按類(lèi)目次序編排而成的一種檔案臺(tái)賬目錄。錄。備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。序號(hào)：卷內(nèi)設(shè)備文件材料件數(shù)的挨次。來(lái)源單位/部門(mén)：設(shè)備文件材料的形成部門(mén)、公司，一般為公司全稱(chēng)，如為某部門(mén)形成，則寫(xiě)公司全稱(chēng)加上部門(mén)全稱(chēng)。文件編號(hào)：設(shè)備文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、設(shè)備代號(hào)等文件題名：設(shè)備文件材料的全稱(chēng)。日期：設(shè)備文件的形成時(shí)間，由年月日組成，用八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：20230303。頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每份文件材料頁(yè)數(shù)。4.13互見(jiàn)號(hào)：反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。4.13互見(jiàn)號(hào)：反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。4.14部門(mén)預(yù)立卷原則：4.14部門(mén)預(yù)立卷原則：是指由一線業(yè)務(wù)人員對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)展初步分類(lèi)和整理，并定期移交檔案治理部門(mén)進(jìn)展歸檔，充分實(shí)現(xiàn)公司檔案治理工作全員參與。細(xì)則內(nèi)容總則設(shè)備檔案是設(shè)備購(gòu)置、使用、治理、修理的重要依據(jù)。設(shè)備檔案資料治理是保證設(shè)備修理工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好技術(shù)狀態(tài)，提高使用、修理水平，為設(shè)備管、修、用效勞的重要手段。設(shè)備檔案文件包括紙質(zhì)文件和電子文件，立卷原則為“部門(mén)預(yù)立卷”的原則。歸檔主體、范圍及保管期限設(shè)備檔案按全宗收集歸檔。歸檔范圍：設(shè)備檔案是指設(shè)備從購(gòu)置、安裝、使用、修理改造、更直至報(bào)廢等全過(guò)程中形成的應(yīng)整理歸檔保存的文字、圖紙、圖表文字說(shuō)明、照片、光盤(pán)等文件資料。設(shè)備檔案資料包括：①開(kāi)箱隨機(jī)文件〔技術(shù)檢驗(yàn)文件、合格證、技術(shù)說(shuō)明書(shū)、裝箱單、安裝規(guī)程、保修單、設(shè)備附表及工具清單〕。②使用后形成的文件〔設(shè)備大、小修理記錄，修理檢測(cè)記錄、設(shè)備改裝、更技術(shù)、設(shè)備缺陷記錄及事故報(bào)告單、緣由分析處理結(jié)果、設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表、保險(xiǎn)單等〕。設(shè)備檔案收集范圍詳見(jiàn)《檔案歸檔范圍及保管期限表保管期限：設(shè)備檔案保管期限為：永久、長(zhǎng)期、短期。收集〔大型2個(gè)月內(nèi)，設(shè)備驗(yàn)收合格后相關(guān)設(shè)備資料移交檔案治理部門(mén)歸檔，后期產(chǎn)生的2整理分工程劃分工程：將設(shè)備工程文件分工程分開(kāi)疊放。質(zhì)量、格式要求文件類(lèi)書(shū)寫(xiě)，保持書(shū)面干凈，不得有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)字跡，字跡應(yīng)工整、清楚，責(zé)任人簽署〔簽署意見(jiàn)、日期、簽名、簽章等要素〕必需齊全。②設(shè)備文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)反映生產(chǎn)過(guò)程，并與設(shè)備實(shí)際相符。文件內(nèi)容涉及的依據(jù)性、支撐性資料〔檢測(cè)結(jié)果、依據(jù)要求等〕必需齊全、準(zhǔn)確。寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。每卷文件應(yīng)單獨(dú)從“1”開(kāi)頭挨次編號(hào)，卷與卷之間不能連續(xù)編頁(yè)。④文件材料一律承受A4標(biāo)準(zhǔn)。文字材料承受線繩三孔左側(cè)裝訂法進(jìn)展裝訂，須整齊、結(jié)實(shí)、剔除金屬物。圖樣類(lèi)①圖樣嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)繪制，且須清楚干凈、簽字齊全。②不同幅面的圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法〔GGC/T10609.3-89〕A4〔承受手風(fēng)琴式折疊，圖標(biāo)欄露在外面，按專(zhuān)業(yè)圖號(hào)挨次排列裝訂成冊(cè)后裝盒。聲像類(lèi)文件：依據(jù)《聲像檔案治理實(shí)施細(xì)則》要求執(zhí)行。組卷整理原則組卷要遵循設(shè)備文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)設(shè)備文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。整理要求歸檔文件原有裝訂一般要撤除，用線〔繩〕重裝訂。印刷成冊(cè)、裝訂完好的設(shè)備文件材料一般不用拆開(kāi)重裝訂。凡文件尺寸大于A4紙張規(guī)格的，要按A4規(guī)格進(jìn)展折疊或裁剪；小于A4〔16〕規(guī)格及破損的，要按A4歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，凡原來(lái)文件字跡是用易褪色字跡材料編制〔如鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水或熱敏紙，歸檔時(shí)應(yīng)在原件后附上復(fù)印件。外文〔或少數(shù)民族文字〕材料假設(shè)有漢譯文的，應(yīng)與漢譯文一并歸檔；無(wú)譯文的，要譯出文件標(biāo)題歸檔。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必需形成一份紙質(zhì)文件歸檔。歸檔的文件應(yīng)為原件。確因故無(wú)法找到原件的，在用副本或復(fù)印件代替時(shí)，應(yīng)附有證明作用的文件材料。對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡集中、模糊的應(yīng)復(fù)制并與原件一并歸檔立卷。操作方法依據(jù)一個(gè)工程文件材料的數(shù)量和形成時(shí)間狀況，按工程形成階段，結(jié)合設(shè)備文件的內(nèi)容、性質(zhì)，選擇確定數(shù)量文件材料組成一卷。設(shè)備檔案一個(gè)設(shè)備一個(gè)流水號(hào)，按其形成階段和文件種類(lèi)分別組卷；設(shè)備修理中形成的文件材料單獨(dú)組卷。設(shè)備檔案的階段和主要內(nèi)容一般有：市場(chǎng)調(diào)研——立項(xiàng)審批——購(gòu)置合同——商務(wù)洽談——開(kāi)箱驗(yàn)收〔合格證、說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書(shū)等〕——安裝調(diào)試——驗(yàn)收——使用維護(hù)——更改造。設(shè)備檔案組卷時(shí)可按階段分別組合，也可幾個(gè)內(nèi)容合在一起，圖紙按部件分別組卷。案卷及案卷內(nèi)文件排列每一個(gè)案卷均由案卷封面〔詳見(jiàn)《設(shè)備檔案封面、設(shè)備卷內(nèi)名目〔詳見(jiàn)《設(shè)備檔案卷內(nèi)名目、卷內(nèi)文件材料及備考表〔詳見(jiàn)《設(shè)備檔案?jìng)淇急怼辰M成。卷內(nèi)文件材料、圖樣的排列。①設(shè)備檔案按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收〔自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。②有圖紙名目的，按圖紙的原名目、圖號(hào)排列。應(yīng)排在前，文字材料在后。編目卷內(nèi)名目的編寫(xiě)件材料在其右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的工程工程文件材料，正面在其右下角，反面在其左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。每個(gè)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)均從“1”開(kāi)頭，連續(xù)編號(hào),一個(gè)案卷內(nèi)全部材料編一個(gè)流水頁(yè)碼。②成套圖樣或印刷成冊(cè)的設(shè)備文件材料，自成一卷的，自成一卷的，原名目可代替卷內(nèi)名目，不必重編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；與其他工程工程文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最終，不必裝訂在一起，將其作為一份文件填寫(xiě)卷內(nèi)名目，不必重編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。③卷內(nèi)設(shè)備文件材料夾有折疊圖紙的，卷內(nèi)文件材料附有折疊圖紙的，可在卷內(nèi)文件備考表中注明。④卷內(nèi)文件名目、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。案卷封面的編制案卷封面上的設(shè)備：按《檔案歸檔范圍及分類(lèi)編號(hào)表》中的類(lèi)目編號(hào)，密級(jí)用黑色印章蓋上去，案卷名用牛皮紙打印，粘貼上去。①檔號(hào)編制設(shè)備檔案檔號(hào)：全宗號(hào)－一級(jí)類(lèi)目號(hào)·設(shè)備編號(hào)－案卷號(hào)01-C·XX-XXXX案卷號(hào)〔0001～9999〕設(shè)備編號(hào)〔1、2、3??〕〔C〕全宗號(hào)〔01〕一級(jí)類(lèi)目號(hào)：C〔設(shè)備檔案類(lèi)〕設(shè)備編號(hào)：設(shè)備的編號(hào)〔設(shè)備編號(hào)由各部門(mén)自行擬定〕案卷號(hào)：每卷檔案的編號(hào)，每套編制一個(gè)案卷號(hào)01-·1-000”代表信華置業(yè)購(gòu)置的第1套設(shè)備的第1卷設(shè)備檔案。由立卷人擬寫(xiě)。③立卷單位一般為本公司全稱(chēng)。④日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)設(shè)備文件材料形成的起止日期。⑤保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限，填寫(xiě)卷內(nèi)設(shè)備文件材料的最長(zhǎng)的保管期限。⑥密級(jí)應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)設(shè)備文件材料的最高密級(jí)，如無(wú)可留空。案卷脊背的編制。檔號(hào)用黑色印章蓋上去，案卷名用牛皮紙打印、粘貼上去。卷內(nèi)名目的編制1②文件編號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、設(shè)備代號(hào)等。③來(lái)源單位/部門(mén)：應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備文件材料的形成部門(mén)、公司或主要負(fù)責(zé)者責(zé)任者，一般為公司全稱(chēng)，如為某部門(mén)形成，則寫(xiě)公司全稱(chēng)加上部門(mén)全稱(chēng)。④文件名：應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備文件材料的全稱(chēng)。⑤日期：應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備文件材料的形成日期。⑥頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每份文件材料的頁(yè)數(shù)。⑦備注：用于填寫(xiě)需要說(shuō)明的狀況。⑧卷內(nèi)名目排列在卷內(nèi)設(shè)備文件材料首頁(yè)之前。名目。卷內(nèi)備考表的編制①說(shuō)明：案卷內(nèi)設(shè)備文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷供給使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。②立卷人：應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。③立卷日期：應(yīng)填寫(xiě)完成立卷的日期。④檢查人：應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。⑤檢查日期：應(yīng)填寫(xiě)審核的日期。形式，并用括號(hào)括起。⑦卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。案卷名目的編制案卷名目的工程有：檔號(hào)、案卷名、立卷單位、起止日期、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注。①檔號(hào)：全宗號(hào)－一級(jí)類(lèi)目號(hào)·工程代號(hào)－案卷號(hào)由立卷人擬寫(xiě)。③立卷單位：一般為本單位全稱(chēng)。④日期：應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)設(shè)備文件材料形成的起止日期。⑥保管期限：應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限，填寫(xiě)卷內(nèi)設(shè)備文件材料的最長(zhǎng)的保管期限。⑦頁(yè)數(shù)：案卷文件的總頁(yè)數(shù)。⑦備注：用于填寫(xiě)需要說(shuō)明的狀況。案卷的裝訂歸檔文件一般應(yīng)去掉文件上原有的易生銹金屬物，用線〔繩〕重裝訂。設(shè)備檔案可承受裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂方法：將卷內(nèi)名目、歸檔文件材抖和備考表一起裝訂成冊(cè)，裝訂方式用三孔一線。圖紙折疊,要按A4圖紙大小折疊成手風(fēng)琴式；折疊圖紙時(shí)留意正面朝內(nèi)，圖簽外露，以保護(hù)圖紙受磨損并便于查看利用。卷內(nèi)的圖紙左側(cè)要留出裝訂邊30mm。圖紙裝訂要加墊紙板。不裝訂：卷內(nèi)文字材料，要以份〔件〕為公司，用線裝訂。卷內(nèi)圖紙要折疊成手風(fēng)琴式A4大小的統(tǒng)一幅面，不留裝訂邊。卷內(nèi)的每一件文字材料和每一張圖紙，均在右上角空白處加蓋歸檔章。裝盒檔案