酒店會議接待方案（2篇）

第10頁共10頁酒店會議?接待方案?銷售部?在獲取客?戶在賓館?舉辦會議?的信息后?，應著手?做以下工?作:1?、及時與?會務方負?責人進行?聯絡(?1)清楚?了解會議?性質(屬?勘探局接?待工作、?還是商務?活動，是?否有重要?嘉賓參加?等)及內?容(包括?:時間、?人數、所?需房間數?、場地、?器材、形?式、交通?及其他特?殊要求等?);(?2)若屬?大型、重?要的會議?接待，在?和客戶商?定有關接?待細節(jié)后?，應及時?向部門主?管領導匯?報情況，?由部門主?管領導召?開協調會?議，統籌?整個會議?的接待工?作。2?、落實會?議場地和?房間數量?在會議?洽談協商?的過程中?，應和會?務方具體?負責人詳?細討論有?關的會議?細節(jié)，做?好記錄，?尤其應盡?快落實是?否有適合?客人要求?的場地和?客房。當?確認場地?及客房可?按客戶要?求提供后?，應向餐?飲部、房?務部發(fā)出?預留場地?及房間_?___書?。3、?商談價格?當確認?場地及客?房的安排?沒有問題?后，應根?據實際情?況給客戶?提供清晰?的價格。?如該活動?涉及多項?內容，應?會同有關?部門對某?些價格進?行調整及?平衡。?價格政策?是相對固?定的，如?超出自己?的權限，?應及時向?主管領導?請示。?4、簽訂?會議協議?，收取會?議押金?當會務方?已確認所?有會議細?節(jié)后，雙?方應根據?要求及承?諾簽訂會?議協議，?并依照協?議收取相?應的會議?押金;?5、下發(fā)?會議接待?通知單?簽訂好會?議協議后?，根據雙?方協商的?具體內容?和有關細?節(jié)，填寫?會議接待?通知單，?經核對無?誤，下發(fā)?至各部門?,并保存?該次會議?的檔案;?6、會?議接待?發(fā)出會議?接待通知?單后，需?和會務方?負責人及?賓館相關?部門隨時?保持聯系?，協調會?場的布置?，跟蹤會?議進程;?7、會?議結賬?會議結束?，若客戶?消費掛賬?，其帳務?由銷售部?和財務部?共同催收?，餐飲部?給予協助?;8、?會議送別?恭送會?務方領導?及辦會負?責人，為?賓客留下?美好感受?;同時擇?機贈送精?美小紀念?品給會務?方負責人?，加深友?情;9?、會議結?束會議?結束，視?需要召開?總結會，?分析會議?接待的得?失，并將?客戶意見?反饋至相?關部門，?同時銷售?部應做好?回憶資料?的存檔工?作;對有?新聞價值?的會議接?待活動，?可撰稿送?媒體發(fā)表?。二、?房務部接?待程序:?房務部?接到銷售?部所下發(fā)?的會議接?待通知單?后，應做?到:1?、會議接?待的前期?工作(?1)熟悉?、了解會?議接待通?知單的內?容;(?2)了解?結算方式?，收費項?目、聯系?人和費用?簽單人;?(3)?落實是否?需要安排?會議用房?及用房數?量和時間?，了解房?間是否需?要開通長?途電話、?撤酒水、?加床;?(4)落?實房間配?備的鮮花?、水果標?準及總經?理名片、?致意卡等?;(5?)落實參?會嘉賓是?否乘專梯?，客人是?否分批到?達;(?6)負責?會議嘉賓?報到時房?卡的分發(fā)?等。2?、會議排?房按會?議接待要?求安排相?應的房間?，在房類?資源充足?的情況下?，房間安?排力求集?中，同時?也可選擇?安排同類?客房中處?于最佳狀?態(tài)的房間?。3、?會議空房?確認會?議定房，?落實好具?體房間后?，將預定?內容輸入?電腦并確?定房號。?4、會?議嘉賓入?住(1?)在會議?客人到店?前一天，?與銷售部?就會議接?待用房事?宜進行核?實，至少?前一天排?房，做好?一切賓客?入住前的?準備工作?;(2?)會議賓?客到達前?，準備好?房卡及團?隊會議分?發(fā)一覽表?;對于重?要客人，?可將房卡?、歡迎卡?、登記表?等送到大?堂副理處?，由當值?大堂副理?在客人到?達前檢查?房間，確?保房間處?于正常狀?態(tài);(?3)當會?議賓客抵?店后，按?會議接待?安排及正?常接待程?序為客人?辦理入住?手續(xù)，并?由行李員?及時運送?客人的行?李。若遇?問題，及?時與銷售?部會議接?待負責人?聯系。?5、會議?嘉賓離店?(1)?禮賓官接?待信息，?應及時協?助客人收?送行李;?(2)?前臺收銀?處快速結?賬;(?3)協助?客人安排?好車輛。?6、關?注重要賓?客的消費?習慣，收?集整理客?史資料。?三、餐?飲部接待?程序餐?飲部接到?由市場銷?售部下發(fā)?的會議接?待通知單?后，應做?到:1?、會議接?待前期工?作(1?)做好記?錄，根據?會議接待?通知單，?準確掌握?會議的舉?辦單位、?時間、地?點、人數?、形式、?接待標準?及有關特?殊要求并?將接待信?息逐級傳?遞;(?2)根據?會議接待?通知單及?會務方的?要求，至?少提前半?天布置會?場;(?3)由宴?會主管按?賓館服務?標準和客?戶要求檢?察會前準?備情況(?會議通道?是否暢通?、會議設?施的擺放?與清潔、?電源音響?設備的功?能狀態(tài)、?會場的布?置質量、?服務人員?的精神面?貌等)，?發(fā)現問題?立即整改?，力求沒?有疏漏;?(4)?提前兩天?跟進會務?方及銷售?部會議聯?絡人，確?定會議茶?歇、用餐?餐標及特?殊要求，?并為會議?客人預留?用餐場所?。2、?會議接待?中(1?)安排優(yōu)?秀禮儀人?員，在會?議召開前?40分鐘?到場，引?領參會嘉?賓;(?2)跟進?會議服務?及協助客?人處理會?間特殊事?項;(?3)協助?銷售部會?議聯絡人?及財務部?收銀員及?時理清會?議帳務，?準備與會?務方負責?人結賬。?3、會?議結束?(1)宴?會服務人?員跟進會?議結帳工?作;(?2)幫助?會議客人?整理會議?遺留物品?。4、?會議用餐?及送別?(1)引?領會議客?人用餐，?并提供優(yōu)?質服務;?(2)?做好餐飲?帳務的結?賬工作。?5、送?別(1?)恭送會?議客人，?為賓客留?下美好感?受;(?2)客人?離店后，?若遺留下?貴重物品?，應盡快?聯系交換?客人。?6、整理?會議客戶?資料，總?結會議接?待得失。?四、其?他相關部?門請參照?銷售部所?下發(fā)會議?接待通知?單，做好?相應接待?工作。?酒店會議?接待方案?（二）?(一)會?前工作:?1、與?會議主辦?方洽談。?2、向?會議主辦?方提供會?議接待策?劃方案和?報價。?3、邀請?會議主辦?方實地考?察會議舉?辦場所。?4、與?會議主辦?方確認會?議接待方?案。5?、與會議?主辦方簽?訂會議接?待合同，?順便要定?金。6?、準備會?議資料。?(含代邀?請相關領?導、新聞?媒體、新?聞通稿、?接待資料?、會議配?套的商務?服務及公?關禮儀、?翻譯、通?訊及文秘?服務。)?(二)?、跟進工?作:1?、機場、?車站:專?人、專車?分批分時?段按要求?接站。?2、會議?酒店現場?:會議秘?書分發(fā)會?議資料，?來客接待?。3、?會議秘書?協助會場?布置及會?場的會務?服務。?4、會議?秘書在會?議接待(?報到)處?協助會務?組確認和?分發(fā)房間?，確認V?IP用房?及整理記?錄有關信?息。協助?分發(fā)會議?禮品及房?間派送水?果等會務?工作。?5、確認?用餐時間?、菜單、?標準、形?式、酒水?及主次桌?和其他相?關安排等?工作。?6、提前?確認會議?代表(客?戶)的娛?樂項目、?娛樂場所?及消費和?付費的方?式。7?、確認旅?游公司為?該會議提?供的旅游?考察的吃?、住、行?、游、購?、娛安排?事宜(日?程安排、?房餐車導?游等安排?)。8?、確認并?保障會議?期間會場?防盜、消?防等安全?工作、參?會代表的?人、財、?物等安全?工作。?9、確認?特殊客人?(如偉大?的領導少?數民族代?表、VI?P、殘障?代表及家?屬等)的?安排及接?待工作。?10、?協調會議?期間的交?通工具的?安排。?11、代?辦會議代?表返程及?他程的交?通票務及?其他委托?代辦服務?。(三?)、會后?工作:?1、會務?服務的總?結、評估?、會議代?表的意見?反饋及處?理工作。?2、會?議資料、?領導講話?稿、、新?聞報道資?料的匯總?結書工作?及印刷代?表通訊錄?。3、?與會議主?辦者的費?用結算工?作。4?、歡送代?表工作。?(四)?、會議的?籌備工作?:1、?根據會議?規(guī)模，確?定接待規(guī)?格。設定?待規(guī)格。?2、發(fā)?放會議通?知和會議?日程。會?議通知必?須寫明召?集人的姓?名或組織?、單位名?稱，會議?的時間、?地點、會?議主題以?及會議參?加者、會?務費、應?帶的材料?、聯系方?式等內容?。通知后?面要注意?附回執(zhí)，?這樣可以?確定受邀?請的人是?否參加會?議，準備?參加會議?的是否有?其他要求?等。對于?外地的會?議參加者?還要附上?到達會議?地點和住?宿賓館的?路線圖。?這個路線?圖避免了?與會者問?路的許多?麻煩。?會議日程?是會議活?動在會期?以內每一?天的具體?安排，它?是人們了?解會議情?況的重要?依據。它?的形式既?可以是文?字的也可?以是表格?的。它可?以隨會議?通知一起?發(fā)放。?3、會場?的布置。?會場的?布置包括?會場四周?的裝飾和?坐席的配?置。一般?大型會議?，根據會?議內容，?在場內懸?掛橫幅。?門口張貼?歡迎和慶?祝標語。?可在會場?內擺放適?當的輕松?盆景、盆?花;為使?會場更加?莊嚴，會?議桌上可?懸掛或擺?放國旗、?黨旗或懸?掛國徽、?會徽。桌?面上如需?擺放茶杯?、飲料，?應擦洗干?凈，擺放?美觀、統?一。坐席?的配置要?和會議的?風格和氣?氛統一，?講究禮賓?次序，主?要有以下?幾種配置?方法:圓?桌型，如?果是使用?圓桌或橢?圓形桌子?。這種布?置使與會?者同領導?一起圍桌?而坐，從?而消除不?平等的感?覺。另外?，與會者?能清楚地?看到其他?人的面容?，因而有?利于互相?交換意見?。座次安?排應注意?來賓或上?級領導與?企業(yè)領導?及陪同面?對面做，?來賓的最?高領導應?坐在朝南?或朝門的?正中位置?，企業(yè)最?高領導與?上級領導?相對而坐?。同級別?的對角線?相對而坐?。因為為?尊者享有?優(yōu)先知情?權。教室?型，這是?采用得最?多的一種?形式，它?適用于以?傳達情況?、指示為?目的的會?議，這時?與會者人?數比較多?、而且與?會者之間?不需要討?論、交流?意見。這?種形式主?席臺與聽?眾席相對?而坐。主?席臺的座?次按人員?的職務、?社會的地?位排列。?主席的座?位以第一?排正中間?的席位為?尊位。?(五)、?會議的接?待禮儀:?一是會?前檢查。?這是對在?準備工作?階段考慮?不周或不?落實的地?方進行的?補救。比?如檢查音?像、文件?、錦旗等?是否準備?齊全。?二是提前?進入接待?崗位。接?待人員應?該在與會?者到來之?前提前進?入各自的?崗位、并?進入工作?狀態(tài)。一?般的接待?工作分以?下幾個崗?位。1?、簽到。?設一張簽?字臺，配?上___?_名工作?人員，如?果是要求?接待檔次?比較高，?可以派禮?儀小姐承?擔。簽字?臺北有毛?筆、鋼筆?和簽到本?。向客人?遞鋼筆時?，應脫下?筆套，筆?尖對自己?，將筆雙?手遞上。?如果是毛?筆，則應?蘸好墨汁?后再遞上?。簽到本?應精致些?，以便保?存。如需?要發(fā)放資?料，應禮?貌地雙手?遞上。接?待人員應?經常向會?議組織者?匯報到會?人數。?2、引座?。簽到后?。會議接?待人員應?有禮貌地?將與會者?引入會場?就座。對?重要領導?應先引入?休息室，?由企業(yè)領?導親自作?陪，會議?開始前幾?分鐘再到?主席臺就?座。3?、接待。?與會者坐?下后，接?待人員應?遞茶，或?遞上毛巾?、水果，?熱情向與?會者解答?各種問題?，滿足各?種要求，?提供盡可?能周到的?服務。?(六)、?會議的服?務禮儀:?所有員?工統一外?著公司西?服套裝工?作服，男?士內穿藍?色襯衣工?作服，女?士內穿白?色襯衣工?作服，服?裝應完好?、無污漬?，扣子齊?全，不漏?扣、錯扣?。打好領?帶，配穿?皮鞋，上?衣袋不裝?東西，褲?袋少裝東?西，并做?到不挽袖?口和褲腳?。佩戴工?號牌。?2、接待?時注意力?集中，展?現良好的?精神狀態(tài)?，無疲勞?狀、憂郁?狀和不滿?狀。立姿?端正，抬?頭、挺胸?、收腹、?雙手自然?下垂。行?走步伐有?力，步幅?適當，節(jié)?奏適宜。?3、避?免在客戶?面前打哈?欠、伸懶?腰、打噴?嚏、挖耳?朵等，實?在難以控?制時應側?面回避。?與領導、?客人交談?時，要神?態(tài)專注，?表情自然?，表達得?體，不得?背手、袖?手、抱手?或抄手，?不要左右?晃動和抓?耳撓腮。?4、會?議進行中?的服務盡?量要做到?穩(wěn)重、大?方。如果?操作不慎?，出了?差錯，應?不動聲色?地盡快處?理，不能?驚動其他?人，不能?慌慌張張?，來回奔?跑，將與?會者的注?意力引到?自己身上?，否則，?這將是極?大的工作?失誤。?5、服務?會議應緊?湊，不要?出現冷場?的局面。?這就要求?各個工作?人員“嚴?陣以待”?，做好各?項準備工?作。6?、要做好?會后服務?的準備。?會議進行?之中，就?應為會后?服務做好?準備。如?，會后要?照相，就?應提前將?場地、椅?子等布置?好，攝影?師做好攝?影的準備?。另外，?會后的用?車也應在?會議結束