第八章 文件管理

第八章文件管理GMP文件管理的目的

實施GMP的一個重要特點就是要做到一切以文件為準。按照GMP的要求，生產管理和質量管理的一切活動均必須以文件的形式來體現(xiàn)。建立一套完備的文件系統(tǒng)可以避免語言上的差錯或誤解而造成事故，使一個行動如何進行只有一個標準，而且完成行動后，都有文字可查，做到“查有據(jù)、行有跡、追有蹤”。GMP文件管理的目的建立一套完備的文件系統(tǒng)，其主要目的在于：明確規(guī)定保證高質量產品的質量管理體系。行動可否進行以文字為準，避免純口頭方式產生錯誤的危險性。一個行動如何進行只有一個標準，保證有關人員收到有關指令并切實執(zhí)行，規(guī)范操作者的行為，保證對GMP的遵循。文件系統(tǒng)提供各項標準規(guī)定。任何行動后均有文字記錄可查，可以對不良產品進行調查和追蹤，查原因、追責任，為改進工作提供依據(jù)。書面的文件系統(tǒng)有助于對企業(yè)成員進行GMP培訓，保持企業(yè)內部良好的聯(lián)系，有助于GMP認證工作的進行。文件系統(tǒng)的建立和完善，促使企業(yè)實施規(guī)范化、科學化、法制化管理，促進企業(yè)向管理要效益。第一節(jié)文件系統(tǒng)的建立文件管理:

良好的文件和記錄是質量保證系統(tǒng)的基本要素。表達清晰的文件能夠避免由口頭傳達所引起的差錯，并有助于追溯每批產品的歷史情況。必須有內容正確的書面質量標準、生產處方和指令、規(guī)程以及記錄。文件表述的清晰易懂極為重要。文件系統(tǒng)中的幾個核心概念Who-誰來做What-做什么When-什么時候做Where-什么地方做Why-為什么要做Whynot-為什么不做How-如何做文件系統(tǒng)示意圖一、文件的種類與分類程序類文件——技術標準、管理標準、操作標準、記錄標準記錄類文件——批記錄、批生產記錄、電子記錄等1.技術標準文件

技術標準文件是由國家與地方、行業(yè)和企業(yè)所頒布和制定的技術性規(guī)范、標準等，如工藝規(guī)程、質量標準。（包括原料、輔料、工藝用水、半成品、中間體、包裝材料、成品等）2.管理標準文件管理標準文件是指企業(yè)為了行政生產計劃、指揮、控制等管理職能使之標準化、規(guī)范化而制定的制度、規(guī)定、標準、辦法等書面要求。如廠房、設施和設備的使用、維護、保養(yǎng)和檢修的制度，物料管理制度，企業(yè)員工培訓制度等。3.操作標準文件操作標準文件是指人或人群的工作崗位或設備為對象，對工作范圍、職責、權限以及工作內容等提出的規(guī)定、標準程序等書面要求。如崗位操作方法、標準操作規(guī)程等。4、記錄和憑證記錄和憑證是反映實際生產活動中執(zhí)行標準情況的實施結果。記錄如生產操作記錄、檢驗原始記錄、報表、臺帳等。憑證是表示物料、物件、設備、房間等所處狀態(tài)的單、證、卡、牌等，如產品合格證、半成品交接單。二、文件編碼編碼：由規(guī)定部門專人負責根據(jù)編碼規(guī)定給文件編碼并登記。*****藥業(yè)有限公司

標準操作規(guī)程（SOP）第1頁共1頁題

目：不合格半成品的處理

起草：

日期：

年

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審核：

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日編

碼：SOP-QA-005-01

日期：

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換：SOP-QA-005-00

批準：日期：

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生效日期：

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日本SOP印發(fā)至：QA、QC、各車間名詞與定義文件系統(tǒng)：涉及生產、經營管理全過程的一系列書面標準和實施各種標準的連貫記錄。標準：生產經營管理過程中預先制定的書面文件。技術標準：由國家、地方、行業(yè)及企業(yè)頒布和制定的技術性規(guī)范、準則、辦法、規(guī)程和程序等書面文件。管理標準：為了行使管理職能而使管理過程標準化、規(guī)范化而制訂的制度、規(guī)章、辦法等書面文件。操作(工作)標準：對人的工作范圍、職責、權限、工作方法及內容所制訂的規(guī)定、辦法、程序等書面文件。操作規(guī)程：用以指示操作標準和方法的通用性文件或管理辦法。記錄：反映實際生產經營活動中執(zhí)行標準情況的結果。對文件系統(tǒng)的要求系統(tǒng)性：依據(jù)GMP的要求，涵蓋所有要素，反映生產全過程質量管理體系本身所具有的系統(tǒng)性。動態(tài)性：隨著生產和質量管理的改進以及自檢和驗證的結果不斷修訂和完善。適用性：緊密聯(lián)系本企業(yè)的實際情況，做到切實可行，不搞花架子和形式主義。嚴密性：形式規(guī)范，用詞確切，標準量化，不模棱兩可，內容應與國家相關標準以及藥品生產許可、藥品注冊批準的相關要求一致?？勺匪菪裕合到y(tǒng)完善，責任明確，執(zhí)行嚴格，管理有序，可對設計、施工、認證、生產和質量改進的歷史進行追溯。文件的編碼每一個文件，不管是標準類文件還是記錄類文件，均應有一個獨一無二的能夠識別其文本類別的系統(tǒng)編碼。文件與編碼一一對應，做到一文一碼，一旦有文件被撤銷，此文件編碼也隨之作廢，不得再次使用；補訂或修訂的文件應給予新的編碼。編碼系統(tǒng)的制定應能便于識別文件的類別和級別，且可隨時查詢文件的演變歷史。編碼系統(tǒng)的編制由企業(yè)制定的相關規(guī)程決定，一旦確定，應保持穩(wěn)定，以后不得輕易變更。文件編碼的格式文件代碼一般由幾個英文或漢語拼音的第一個字母或漢字，再加上一組數(shù)字組成。標準類文件的格式一般為：標準類型-管理類別-(細分類別)-順序號-修訂號。標準類型包括技術標準、質量標準、操作標準和管理標準，可分別用TS、QS、OS和MS編碼。記錄類文件的格式一般為：使用部門-記錄類別-產品名稱或編號-順序號-修訂號。管理類別和記錄類別可使用該類別的漢語拼音第一個字母編碼，也可用00~99的數(shù)字編碼。順序號和修訂號一般使用01~99的數(shù)字編碼。制藥企業(yè)的基本標準類文件技術標準（工藝規(guī)程，生產和檢驗操作規(guī)程等）質量標準（包括原輔料、工藝用水、中間品、半成品、成品、包裝材料、倉貯和運輸?shù)龋C構、人員管理和培訓標準廠房和設施管理標準設備管理標準安全管理標準衛(wèi)生管理標準生產工序管理標準操作管理標準（部門和崗位責任制，崗位操作法等）銷售和售后（包括投訴和召回）管理標準質量標準的制定應制定原輔料、包裝材料、工藝用水、中間產品、半成品、待包裝產品和成品的質量標準。制定的各項質量標準應與注冊批準的標準一致。成品質量標準應符合國家藥典的要求，出口產品還應符合出口國藥典的要求。原輔料及與藥品直接接觸的包裝材料的質量標準所包括的內容應符合GMP第八章第171條的要求。成品質量標準的內容應符合GMP第八章第173條的要求。工藝規(guī)程的定義工藝規(guī)程是闡述生產一定量的某一藥品所需原、輔、包裝材料、中間產品和待包裝成品的數(shù)量、質量標準以及生產處方、生產工藝、作業(yè)方法、技術參數(shù)、中間控制方法和注意事項的一個或一套文件。工藝規(guī)程是對產品設計、處方、生產過程、控制標準、檢驗方法以及包裝、倉貯等的總體規(guī)范，是生產與質量管理的基準性文件，也是確定批生產指令、批生產記錄、批包裝記錄和各項操作規(guī)程的依據(jù)。工藝規(guī)程的制定目的與原則工藝規(guī)程制定的目的是確保工藝的科學性、技術的權威性和操作的正確性。工藝規(guī)程制定的原則是安全、優(yōu)質、高產、低成本，即在保證安全和產品質量的前提下，爭取以最少的能源、原材料和勞動力消耗，實現(xiàn)最好的經濟效益。工藝規(guī)程所描述的所有內容都必須經過生產驗證或確認。工藝規(guī)程一般要求每五年修訂一次，以適應技術進步的需要。工藝規(guī)程的主要內容產品名稱和代碼，產品概述，產品劑型、規(guī)格和批量，技術來源、歷史沿革及國內外發(fā)展概況，工藝流程，生產配方，工藝技術參數(shù)及操作要點，批生產周期與操作工時，生產過程質量監(jiān)測與控制，原輔料、中間產品、成品的質量標準和檢驗方法，容器和包裝材料質量標準，包裝規(guī)格，標簽和使用說明書，倉貯和運輸條件，生產設備、儀器一覽表，主要設備生產能力及動力配備，技術安全、工藝衛(wèi)生和勞動保護，原輔料及能源消耗定額，技術經濟指標及計算方法，物料平衡及計算方法，綜合利用、三廢處理及排放標準，勞動組織與崗位定員，附錄(有關理化常數(shù)、標準、圖表、計算公式等)。特定產品的工藝規(guī)程特定產品的工藝規(guī)程應有特定的內容。制劑生產工藝規(guī)程所包含的內容應符合GMP第八章第176條的要求。原料藥生產工藝規(guī)程所包含的內容應符合GMP附錄二第五章第20條的要求。中藥生產工藝規(guī)程所包含的內容應符合GMP附錄五第六章第26條的要求。工藝規(guī)程制定的注意事項技術上的先進性：在制訂工藝規(guī)程時，要了解國內外本行業(yè)的工藝技術的發(fā)展水平，通過必要的工藝試驗，積極采用技術先進、生產效率高、產品質量好的工藝路線和工藝裝備。經濟上的合理性：在一定的生產條件下，可能會出現(xiàn)多種能保證技術和質量要求的工藝方案，此時應通過核算或對比，選擇經濟上最合理的方案，使產品的能源、原材料消耗和生產成本最低。勞動條件的安全性：制訂的工藝規(guī)程應能確保良好的工業(yè)衛(wèi)生和安全的勞動條件，并盡量采用機械化作業(yè)和自動化措施，以減輕員工繁雜的體力勞動，避免事故和差錯的發(fā)生。工藝規(guī)程制定的注意事項環(huán)境的友好性：選擇的工藝路線和操作方法應避免對環(huán)境造成污染，廢氣、廢渣、廢水的排放符合國家環(huán)境保護法規(guī)的要求。用語的規(guī)范性：工藝規(guī)程中使用的名詞、術語、符號、代號等要符合GMP規(guī)范，計量單位要采用國家標準計量單位。工藝規(guī)程制定的程序資料準備：產品綜述資料，注冊批準的工藝技術資料，所用工藝設備和儀器儀表技術資料，相關設計資料，現(xiàn)行GMP、藥典及其他相關法律法規(guī)，國內外同類產品的參考技術資料等。物料和動力平衡核算：對各工序所消耗的物料和動力對照設計和注冊技術資料進行核算，在留有一定余地前提下確定各工序的消耗定額和生產技術指標。制定、修改、定稿：按GMP要求并結合本企業(yè)實際逐條編寫，反復征求意見修改，各方會商定稿。審查、批準、培訓、執(zhí)行：按GMP及本企業(yè)有關規(guī)程進行。標準類文件的格式表頭：應包括文件標題、編碼(號)、類別、制定人及制定日期、審核人及審核日期，批準人及批準日期、頒發(fā)部門、生效日期、分發(fā)部門、變更事項(修訂、作廢等)記載。正文：可按GB1.1—93《標準化工作導則標準編寫的基本規(guī)定》來編寫，一般包括目的、原則、適用范圍、職責、定義、制定依據(jù)以及具體的章、條、款、項、附錄等。章、節(jié)、條、款、項：可采用1、1.1、1.1.1、1.1.1.1、⑴的編排格式。頁碼：一般采用第頁

共頁的格式。同一企業(yè)各種標準文件的格式必須統(tǒng)一。標準類文件表頭舉例標準操作規(guī)程(SOP)的基本內容標題：概述工序或崗位操作名稱目的：簡述本規(guī)程需要達到的目的目標與職責：確定本工序或崗位所需達到的數(shù)量和質量目標，執(zhí)行人的責任及監(jiān)督檢查人的職責制訂依據(jù)：指明參考的法規(guī)、文件等相關規(guī)程：說明與本SOP相關的SOP設施和材料：指定執(zhí)行本SOP所需要的設施、設備(包括型號、規(guī)格、位置等)、儀器和主要原材料操作程序：包括準備、操作、結束以及過程的控制、復核、操作注意事項、操作結果的評價、異常情況的處理、安全防護等記錄類文件的格式表頭：應包括文件標題、編碼(號)、類別、制定目的、頒發(fā)部門、使用部門、部門責任人等。正文：格式和內容根據(jù)不同部門的不同需要確定，要有足夠的填寫空位，每頁的最下端都應包括記錄人、記錄日期、審核人和審核日期。記錄本：由企業(yè)統(tǒng)一印制、裝訂、分發(fā)，封面有企業(yè)的統(tǒng)一編碼、記錄名稱、企業(yè)名稱、部門名稱和班組名稱，每頁都有頁碼、企業(yè)名稱或標志，必要時還可以設置水印或帶有企業(yè)標志的暗背景，以防偽造或損毀。記錄類文件表頭舉例記錄類文件的制定目的與原則記錄類文件是為了對生產全過程進行監(jiān)督和控制，以確保產品質量。系統(tǒng)、完整的記錄類文件有利于對質量偏差進行追溯，以便對產品質量進行持續(xù)改進。記錄類文件既是GMP認證檢查的重要依據(jù)，也是對每位員工的工作數(shù)量和質量進行考核的重要依據(jù)。生產、試驗和檢驗過程的所有作業(yè)和管理活動都必須有書面記錄，不直接從事具體操作的人員也必須有工作日志。記錄類文件制定的注意事項記錄類文件的制定應按相關文件制定規(guī)程進行，并經生產管理負責人和質量管理負責人審核、批準。批生產記錄和批包裝記錄應依據(jù)經批準的現(xiàn)行工藝規(guī)程的相關內容制定。批生產記錄的每一頁應標注藥品的名稱、規(guī)格和批號；批包裝記錄的每一頁應標注藥品的名稱、規(guī)格、包裝形式和批號批生產記錄所包含的內容應符合GMP第八章第182條的要求；批包裝記錄所包含的內容應符合GMP第八章第18