大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的改進(jìn)策略

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的改進(jìn)策略進(jìn)入新世紀(jì)后我國科技水平不斷提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)也被普及運(yùn)用到諸多行業(yè)和領(lǐng)域，在很大程度上提高了信息處理速度，助力社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展。近年來，高校檔案管理工作受到了越來越多的關(guān)注和重視，作為高校日常教育管理的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)主動運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來改革和創(chuàng)新傳統(tǒng)的高校檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作水平不斷的發(fā)展提升，最大程度的發(fā)揮出檔案工作對高校教育管理的輔助性作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)推進(jìn)高校現(xiàn)代化檔案管理體系的構(gòu)建，利用大數(shù)據(jù)對高校檔案資源庫的信息進(jìn)行分析研究，在這一過程中，檔案管理人員必須要深入全面認(rèn)識到檔案管理工作中的普遍性問題，制定明確的創(chuàng)新方向和改革目標(biāo)，借助大數(shù)據(jù)來對檔案管理工作予以完善，為其他各部門相關(guān)工作的高質(zhì)量開展帶來更為準(zhǔn)確可靠的檔案信息支持。

一、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢

現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展和普及運(yùn)用，讓各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都逐漸開始邁入到了一個(gè)發(fā)展的新階段。大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及使得高校檔案管理工作能夠助于信息化建設(shè)和數(shù)字化技術(shù)的推廣運(yùn)用，已經(jīng)轉(zhuǎn)變了過去那種手工管理的陳舊模式，不單單促進(jìn)了檔案管理效率與質(zhì)量的提升，還使檔案管理人員的日常工作量得到了大幅的降低，同時(shí)針對紙質(zhì)檔案實(shí)施掃描后能夠通過圖片的形式保存于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫之內(nèi)，防止傳統(tǒng)保存模式因?yàn)橥獠凯h(huán)境因素和紙張自身質(zhì)量而出現(xiàn)損壞或丟失的問題。同時(shí)檔案材料的檢索與查詢效率也得到了顯著提升，使用者僅僅需要直接輸入關(guān)鍵詞即可第一時(shí)間獲得相應(yīng)的檔案材料，為檔案資源的開發(fā)利用帶來了極大的便利性。由此可見，高校在開展檔案管理工作中，應(yīng)把信息化建設(shè)作為必然的要求，才能夠真正發(fā)揮出高校檔案資源的價(jià)值與作用。

（二）拓寬檔案服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，大部分檔案資料都是紙質(zhì)檔案，因?yàn)榇鎯Φ臄?shù)據(jù)資料數(shù)量較多，在實(shí)際檢索查找時(shí)會消耗極高的人力成本和時(shí)間成本，很難實(shí)現(xiàn)隨時(shí)調(diào)閱，更難以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的傳輸。用過檔案管理信息化建設(shè)，可以借助于信息化系統(tǒng)平臺和相關(guān)軟件來對檔案資源實(shí)施科學(xué)管理，在授權(quán)登錄系統(tǒng)后即可直接搜索需要的檔案材料，比如說教師遠(yuǎn)程備課選擇這樣的檢索下載方式能夠有效擺脫時(shí)間與空間的束縛。

（三）降低檔案管理差錯(cuò)率，實(shí)現(xiàn)檔案資料的永久保存

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作質(zhì)量水平不高，因此經(jīng)常會出現(xiàn)歸檔模糊、管理混亂甚至檔案遺失等現(xiàn)象。隨著檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施，過去的紙質(zhì)檔案將逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變，得以更好地保存利用，有效防止由于人工操作不規(guī)范出現(xiàn)的差錯(cuò)。同時(shí)檔案管理工作人員借助于信息化管理平臺開展工作，其數(shù)據(jù)處理能力、分析能力以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力得以提升，使得高校檔案管理工作隊(duì)伍整體專業(yè)水平得到提升。這樣一來，高校檔案管理工作質(zhì)量也將向越來越好的方向發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作與服務(wù)模式存在的問題

（一）檔案服務(wù)內(nèi)容以及方式單一

在傳統(tǒng)的高校檔案管理服務(wù)中，主要的內(nèi)容是保存和查詢相關(guān)信息，服務(wù)內(nèi)容較為片面，服務(wù)方式也很單一，沒有充分發(fā)揮出檔案信息內(nèi)容的作用和功能。針對這一現(xiàn)象，高校在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)，要充分結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)，最大程度的體現(xiàn)出信息技術(shù)的準(zhǔn)確性和有效性，同時(shí)注重檔案信息的個(gè)性化服務(wù)。傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)平臺往往只具有存儲和調(diào)用功能，無法實(shí)現(xiàn)其服務(wù)功能，如通過查詢檔案信息關(guān)鍵詞來調(diào)閱檔案等?；诖?，為了更好的體現(xiàn)出高校檔案管理工作的服務(wù)性，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案管理服務(wù)工作滿足以上需求。

（二）檔案信息數(shù)據(jù)的安全性欠佳

大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理開始采用線上模式，其服務(wù)模式也更加具有開放性。在此背景下，檔案資料信息的安全性也更加需要引起重視，不能出現(xiàn)檔案信息泄漏、違規(guī)調(diào)用檔案等情況?，F(xiàn)階段，高校首先需要保證的是能夠?qū)崿F(xiàn)快速、大量的信息數(shù)據(jù)處理，在此過程中，如何保證不出現(xiàn)錯(cuò)誤，有效保證數(shù)據(jù)安全及其重要。首先需要相關(guān)人員具備一定程度的專業(yè)能力，能夠掌握網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置技能；其次是明確高校檔案管理操作流程，并根據(jù)具體的檔案內(nèi)容和操作流程對檔案進(jìn)行編目和保存，防止出現(xiàn)檔案信息泄漏的情況。

（三）檔案管理人員的專業(yè)能力較低

現(xiàn)階段，還有很多高校檔案管理員在檔案管理專業(yè)能力方面還有存在很多的不足。這類檔案管理人員通常不是畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，工作期間也很少參與過檔案管理相關(guān)培訓(xùn)。這就導(dǎo)致一部分高校檔案管理人員對自身工作認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案管理就是保管檔案和調(diào)閱檔案，這也是檔案信息價(jià)值得不到體現(xiàn)的主要原因。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使得這部分檔案管理人員迎來了更大的挑戰(zhàn)，如何改變其對單一的檔案管理理念，促進(jìn)檔案管理工作人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)的提升，已經(jīng)成為了當(dāng)前高校開展好檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容?？傮w上來說，要提高檔案管理人員的專業(yè)能力，主要還是要從平時(shí)做起，通過日積月累的提升，逐步組建起能夠匹配大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案管理人員隊(duì)伍。

三、對大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作與服務(wù)模式改進(jìn)的思考

從上文總結(jié)的幾個(gè)問題來看，首先要充分利用信息技術(shù)做好檔案信息的保存；其次是要注意大數(shù)據(jù)技術(shù)中的數(shù)據(jù)處理模式與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理模式的不同點(diǎn)，以此更好的推動高校檔案管理工作發(fā)展。

（一）善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校檔案資料所包含的內(nèi)容不斷增加，涉及到學(xué)生管理、教學(xué)管理和科研管理等各個(gè)方面的內(nèi)容，學(xué)校要提高對信息化建設(shè)的重視程度，積極利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，將過去一些分散管理的檔案資料納入到集中管理中來。在此過程中，學(xué)校要做好以下幾個(gè)方面的內(nèi)容才能有效的開展檔案管理信息化建設(shè)工作：一是要協(xié)調(diào)好學(xué)校自動化辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相互獨(dú)立的現(xiàn)狀，采取有效的措施進(jìn)行融合，使檔案的完整性和真實(shí)性得到有效的提升，滿足不同的檔案使用功能要求。二是結(jié)合高校檔案中資料繁雜的特殊情況，可以應(yīng)用智能著錄技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能化識別電子檔案、文本、圖片等，抽取相關(guān)信息完成著錄，既提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)還可以使檔案著錄的準(zhǔn)確性進(jìn)一步得到提升。三是對于一些需要通過人工完成的檔案錄入，也可以利用人工智能技術(shù)對錄入信息進(jìn)行監(jiān)測，有效保證信息資料的完整性和準(zhǔn)確性，避免檔案資料出現(xiàn)問題。

（二）建立健全標(biāo)準(zhǔn)的高校檔案管理信息化體系

推動高校檔案管理信息化建設(shè)的目的是為了最大程度的將檔案資料的規(guī)范性和科學(xué)性特點(diǎn)體現(xiàn)出來。在此過程中，高校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。一是為了促進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式與大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式充分融合，并有效的發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理模式功能，首先就需要把檔案信息資源體系數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)下的檔案管理操作規(guī)范，同時(shí)在檔案資源中建立起能夠和其他高校共享的檔案資源。二是要將現(xiàn)代化檔案資料的動態(tài)性特點(diǎn)體現(xiàn)出來，對高校檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，制定嚴(yán)格的檔案管理工作制度，在各個(gè)院系營造良好的檔案管理氛圍。三是健全高校檔案管理安全體系，以高校檔案管理安全防護(hù)要求為根據(jù)，制定保密管理工作制度，還應(yīng)采取有效的措施多重保護(hù)檔案資料，這也是現(xiàn)階段高校開展檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

（三）積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校必須要要現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施支出。因此高校要結(jié)合實(shí)際情況，為檔案室購置計(jì)算機(jī)、掃描儀等必要的硬件設(shè)備，同時(shí)還要引入圖像處理軟件和數(shù)字加工管理系統(tǒng)等，并隨時(shí)保持此類軟件系統(tǒng)得到及時(shí)更新。此外，在檔案信息安全防護(hù)方面也要采取多元化的防護(hù)措施，促進(jìn)檔案管理安全性的提升?？梢酝ㄟ^采用人臉識別和指紋識別系統(tǒng)等方式，提高檔案管理系統(tǒng)的安全性；也可以通過安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻和殺毒軟件，防止因網(wǎng)絡(luò)病毒入侵所導(dǎo)致的檔案信息損壞或丟失問題。

（四）提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校在進(jìn)行檔案管理人員招聘時(shí)，應(yīng)提高對應(yīng)聘人員的綜合素質(zhì)要求，不僅要具有良好的道德素質(zhì)和專業(yè)能力，同時(shí)要應(yīng)掌握一定程度的信息技術(shù)應(yīng)用技巧以及檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。為此，對于復(fù)合型的檔案管理人才應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行聘用，這類人才需要能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)熟練運(yùn)用，快速高效的完成檔案統(tǒng)計(jì)、分類、編目等工作內(nèi)容。其次，檔案工作人員要樹立起終身學(xué)習(xí)意識，通過加強(qiáng)考核等方式促使其不斷強(qiáng)化自身知識儲備，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用方式。最后，是要針對高校現(xiàn)有的檔案工作人員定期開展相關(guān)的培訓(xùn)功能做，從整體上提升檔案隊(duì)伍專業(yè)水平，從而進(jìn)一步完善高校檔案管理人才結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理工作實(shí)效。

（五）構(gòu)建并完善檔案信息化安全體系

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與完善，檔案管理工作越來越便捷，但是安全問題也必須引起高度重視，具體可以從這些方面入手：第一，結(jié)合高校檔案信息化管理的特征，制定與實(shí)際情況相符合的保密制度；同時(shí)，需要針對檔案管理人員開展相關(guān)培訓(xùn)工作，使其能夠有更強(qiáng)的檔案安全防范意識以及安全意識，并制定相關(guān)制度，督促檔案管理人員能夠?qū)n案信息化的安全性加強(qiáng)重視。第二，根據(jù)高校檔案信息化管理的安全要求，及時(shí)引入最新的管理系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備。例如人臉識別和指紋識別等，當(dāng)用戶需要使用檔案資料時(shí)，只有通過識別后獲得權(quán)限才能進(jìn)行使用，這樣能夠從源頭上強(qiáng)化檔案信息的安全力度。第三，做好基礎(chǔ)方案，例如，安裝以及更新防火墻以及殺毒軟件，一定程度上能夠有效防范病毒入侵以及黑客的惡意攻擊。第四，制定嚴(yán)格的維護(hù)以及保養(yǎng)制度，定期維護(hù)和保養(yǎng)軟硬件設(shè)備；同時(shí)，實(shí)時(shí)掌握各種設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行解決，從而保障整個(gè)設(shè)備以及系統(tǒng)的安全性。

四、高校檔案信息化管理未來發(fā)展趨勢概述

（一）管理特色化

現(xiàn)階段，用戶的個(gè)性化需求越來越高，對于高校檔案信息化管理也提出更大挑戰(zhàn)?；诖耍咝n案信息化管理未來發(fā)展要更具有特色，例如，個(gè)性化特色，即：要盡可能滿足用戶的個(gè)性化需求，以此為基礎(chǔ)，便能夠打造出高校檔案信息化管理特色；同時(shí)，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)深入分析以及挖掘用戶群體的實(shí)際需求，這樣才能更好的明確檔案管理信息化的服務(wù)方向，進(jìn)而提供不同的服務(wù)給用戶。

（二）管理精細(xì)化

信息化時(shí)代背景下，檔案信息的價(jià)值日益突出，而信息化管理也需要基于價(jià)值而做出改變，其中一個(gè)目標(biāo)便是讓管理更加精細(xì)化，具體而言：第一，更加精細(xì)、多樣的服務(wù)方式。在信息時(shí)代背景下，服務(wù)渠道呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，服務(wù)方式也越來越豐富；從用戶角度來看，他們需要查詢、瀏覽、閱讀，這就意味著管理必須要有針對性，以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，讓服務(wù)能夠圍繞用戶需求而不斷優(yōu)化。第二，服務(wù)要更加高效、精準(zhǔn)，這就需要利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，一方面，分類高效檔案的用戶；另外一方面，需要不斷分析服務(wù)過程中存在的問題，并針對問題進(jìn)行修正，這樣才能讓管理更加精細(xì)化，而服務(wù)也會更加多元化。

（三）管理聯(lián)合化

如今已經(jīng)是信息共享的時(shí)代，高校之間的聯(lián)系也比以往更加緊密，為了能夠讓高校之間，或者是各個(gè)機(jī)構(gòu)之間的文件傳輸、溝通、交流等方面更加順暢，高校檔案信息化管理還需要朝著管理聯(lián)合化方向發(fā)展，這就能夠讓高校檔案部門的聯(lián)合性日益增強(qiáng)，而高校之間可以相互學(xué)習(xí)、共享信息、取長補(bǔ)短，能夠?qū)n案的價(jià)值最大化的出來。

（四）管理市場化

在高校檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，其目的是為了更好的服務(wù)檔案管理和使用，最大程度的發(fā)揮檔案資料的功能與價(jià)值?，F(xiàn)階段，隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量日益增多，特別是相關(guān)內(nèi)容更加精細(xì)化，其社會價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值也慢慢體現(xiàn)