DB3211T 1060-2023 農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易電子檔案管理規(guī)范

ICS01.140.20CCSA12

3211鎮(zhèn) 江 市 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB3211/T1060—2023農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易電子檔案管理規(guī)范Specificationforruralpropertyrightstransactionelectronicarchivesmanagement2023-07-13發(fā)布 2023-08-01實(shí)施鎮(zhèn)江市市場(chǎng)監(jiān)督管理局??發(fā)布DB3211/T1060DB3211/T1060—2023PAGE\*ROMANPAGE\*ROMANIII目 次前言 II范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語(yǔ)和定義 1總體要求 1收集 1整理與歸檔 2保存與備份 2利用、鑒定及處置 3統(tǒng)計(jì) 3安全管理 4參考文獻(xiàn) 5前 言本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由丹陽(yáng)市公共資源交易中心提出。本文件由鎮(zhèn)江市公共資源交易中心歸口。DB3211/T1060DB3211/T1060—2023PAGEPAGE1農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易電子檔案管理規(guī)范范圍本文件規(guī)定了農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易電子檔案（以下簡(jiǎn)稱“電子檔案”）的總體要求、收集、整理與歸檔、保存與備份、利用、鑒定及處置、統(tǒng)計(jì)和安全管理。本文件適用于農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)開展的交易項(xiàng)目電子檔案管理工作。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T38748—2020農(nóng)村產(chǎn)權(quán)流轉(zhuǎn)交易服務(wù)通則GB50174—2017數(shù)據(jù)中心設(shè)計(jì)規(guī)范術(shù)語(yǔ)和定義GB/T38748—2020界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易信息服務(wù)平臺(tái) ruralpropertyrightstransactionserviceplatform基于計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，集成農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易多種數(shù)據(jù)信息資源，通過(guò)數(shù)據(jù)共享、協(xié)同工作，為農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易提供綜合性服務(wù)的信息平臺(tái)。fourattributesdetection對(duì)電子檔案準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性的檢測(cè)。總體要求應(yīng)充分利用農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易信息服務(wù)平臺(tái)對(duì)電子檔案實(shí)施集中管理，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全。應(yīng)建立健全電子檔案管理制度，明確電子文件歸檔和電子檔案管理的責(zé)任部門、責(zé)任人員。應(yīng)確保電子文件歸檔和電子檔案管理過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)和離線存儲(chǔ)介質(zhì)的安全。收集農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)收集交易項(xiàng)目相關(guān)的文件，并將交易過(guò)程中形成的紙質(zhì)文件電子化。應(yīng)通過(guò)農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易信息服務(wù)平臺(tái)收集交易過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件和元數(shù)據(jù)。收集的電子文件包括但不限于：——農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易項(xiàng)目審查表；——流出方承諾書；——交易公告；——意向流入方承諾書；——授權(quán)委托書；——結(jié)果公示文書；——身份證明文件；——村民（成員）代表意見；——交易合同。收集的交易元數(shù)據(jù)包括但不限于：——項(xiàng)目登記信息；——交易過(guò)程信息；——交易結(jié)果信息；——交易合同信息；——交易繳款信息；——交易公示信息；——交易鑒證信息。應(yīng)確保收集的電子文件具備格式開放、顯示一致、轉(zhuǎn)換靈活、易于利用等性質(zhì)。整理與歸檔應(yīng)確保電子文件內(nèi)容信息與其形成保持一致，歸檔前應(yīng)與信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)并通過(guò)審核。收集的電子文件和元數(shù)據(jù)應(yīng)完整準(zhǔn)確，按照交易登記、交易公告、交易報(bào)名、交易競(jìng)價(jià)、結(jié)果公示、交易繳款、合同鑒證、交易過(guò)程信息進(jìn)行分類匯總，確保同一項(xiàng)目電子文件的成套性。應(yīng)遵循項(xiàng)目電子文件的形成規(guī)律，確保項(xiàng)目之間電子文件的有序結(jié)合。應(yīng)按照電子檔案的分類、排序、著錄和標(biāo)引等形成電子目錄，并與檔案全文關(guān)聯(lián)。鎮(zhèn)級(jí)農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)應(yīng)按照“一項(xiàng)目一檔”的方式收集與整理文件后發(fā)起歸檔初審。經(jīng)檢查完整與規(guī)范后，提交縣（區(qū)、市）級(jí)農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)終審。縣（區(qū)、市）級(jí)農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)對(duì)提交歸檔的電子檔案進(jìn)行終審，發(fā)現(xiàn)不符合要求的應(yīng)退回補(bǔ)保存與備份應(yīng)根據(jù)農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易項(xiàng)目的品類確定其保存期限，宜設(shè)置為永久。應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)提供存儲(chǔ)空間并配置在線存儲(chǔ)設(shè)備。應(yīng)按照電子檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。應(yīng)根據(jù)電子檔案存儲(chǔ)信息包結(jié)構(gòu)，在存儲(chǔ)設(shè)備中有序存儲(chǔ)農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄檔案存儲(chǔ)路徑。電子檔案入庫(kù)前，應(yīng)按照歸檔電子文件格式的要求轉(zhuǎn)換格式，記錄其存儲(chǔ)載體，并進(jìn)行電子檔案四性檢測(cè)。應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，不同品類的電子檔案采取不同檢測(cè)頻度。應(yīng)根據(jù)電子檔案特點(diǎn)制定以下備份方案：——制定備份周期，按期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份；——采用一次寫入光盤、硬盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)，實(shí)施離線備份；——備份方式支持異地備份、雙機(jī)熱備、一主一備等；5%。每年應(yīng)至少開展一次備份數(shù)據(jù)恢復(fù)演練。當(dāng)電子檔案存儲(chǔ)載體或軟硬件環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。遷移前應(yīng)做好備份工作并制定應(yīng)急預(yù)案。利用、鑒定及處置利用應(yīng)明確利用管理人員，制定利用流程，審核利用者，按以下要求提供利用服務(wù)：——管理人員應(yīng)遵守管理權(quán)限和利用流程，遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定，不擅自利用、泄露及牟利；——利用者應(yīng)在權(quán)限范圍內(nèi)利用電子檔案，利用者對(duì)所獲取的非公開的、涉密的電子檔案安全負(fù)責(zé)，不隨意傳播、復(fù)制、借閱給他人。利用服務(wù)包括在線利用和遠(yuǎn)程利用。遠(yuǎn)程利用時(shí)，出具的證明應(yīng)加蓋電子檔案證明專用章。提供利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)登記并留存利用者基本信息、利用意圖、利用時(shí)限等內(nèi)容。提供在線利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)建立檔案利用庫(kù)，實(shí)施在線管理，確保檔案利用安全。提供在線利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)提供在線借閱、多條件檢索功能，利用者可通過(guò)模糊檢索、精確檢索和全文檢索方式進(jìn)行查閱瀏覽。鑒定應(yīng)建立電子檔案鑒定工作組，對(duì)已到保存期限的電子檔案進(jìn)行銷毀鑒定處理。應(yīng)根據(jù)電子檔案保管期限進(jìn)行銷毀鑒定，提出被鑒定電子檔案的銷毀或續(xù)存意見，必要時(shí)可與相關(guān)部門協(xié)商。銷毀鑒定意見通過(guò)審核、批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。處置應(yīng)對(duì)檔案鑒定及處置工作進(jìn)行規(guī)范性核查，確保電子檔案的鑒定、審核及銷毀按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)行，記錄、核查信息并進(jìn)行留存管理。涉密電子檔案的鑒定處置應(yīng)按國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行。統(tǒng)計(jì)農(nóng)村產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)應(yīng)定期或根據(jù)需要對(duì)電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容包括但不限于：——根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及實(shí)際需要，按年度、保管期限、密級(jí)、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時(shí)長(zhǎng)、銷毀等要素統(tǒng)計(jì)的電子檔案數(shù)量及容量；——按電子檔案公開、公開件數(shù)、公開占比、月度、季度、年度等要素統(tǒng)計(jì)的電子檔案公開情況；——按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的等要素統(tǒng)計(jì)的電子檔案利用情況；——按鑒定數(shù)、鑒定人、鑒定意見數(shù)、審批數(shù)、續(xù)存數(shù)、銷毀數(shù)、合規(guī)性、是否公開等要素統(tǒng)計(jì)的電子檔案鑒定及處置情況；——按電子檔案的歸檔、接收、整理、保存、利用、鑒定及處置等工作情況統(tǒng)計(jì)的輸出管理過(guò)程情況。安全管理應(yīng)按照《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》確定電子檔案管理的安全保護(hù)等級(jí)。GB50174—2017B參?考?文?獻(xiàn)[1]GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范[2]GB/T33190—2016電子文件存儲(chǔ)與交換格式[3]DA/T15—95磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范[4]DA/T38—2021檔案級(jí)可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+R技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范[5]DA/T47—2009版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求[6]DA/T58—2014電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)[7]《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于穩(wěn)步推進(jìn)農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革的意見》（中發(fā)﹝2016﹞37號(hào)）[8]《國(guó)務(wù)院