企業(yè)文檔管理

企業(yè)文檔管理目錄1

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)概述2

企業(yè)文檔管理的六大問題3

易度企業(yè)文檔管理解決方案4

企業(yè)文檔管理庫5

文檔的安全和防護6

文檔在線查看預覽7

解決文檔協(xié)作問題8

提供強大快速的搜索功能9

控制文檔的發(fā)布/solutions/edm.rst"10

系統(tǒng)定制11

集成和擴展1

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)概述易度文檔管理系統(tǒng)是潤普公司基于知識管理的理念，開發(fā)的一套用于企業(yè)文檔資料管理、知識管理的軟件系統(tǒng)，幫助企業(yè)進行文檔的全生命周期管理。系統(tǒng)采用了領先的文檔權限控制和SSL傳輸加密技術，支持文檔的共享和審核協(xié)作管理，并提供強大的文檔檢索機制。通過易度文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)可以高效、快捷地解決文檔的存儲、文檔的安全防護、文檔的查找、文檔的協(xié)作、文檔的在線查看及文檔發(fā)布問題。易度文檔管理系統(tǒng)適合于任何體系、任何規(guī)模的企業(yè)組織。2

企業(yè)文檔管理的六大問題2.1

文檔缺乏集中管理日積月累下來，企業(yè)文檔的數(shù)量和容量都很龐大。特別是知識型企業(yè)所屬部門、類型、格式、用途不同，管理方法不同海量文檔分散在不同部門，甚至個人手中，難于查找、控制2.2

文檔安全難以保障文檔分散存儲，容易丟失文檔權限控制不明，容易泄密紙質文檔的抗災難性差2.3

文檔版本管理混亂文檔版本繁多混亂，難以找到最新最正確的版本文檔歷史版本無法丟失，造成知識流失版本使用錯誤，而導致各種質量事故2.4

查找緩慢，效率低下每天需要花大量的時間去查找文檔資料人工方式和資料柜管理，查找非常緩慢工作效率大為降低2.5

文檔無法有效協(xié)作共享文檔共享不方便，員工難以獲取所需的資料文檔審核流程復雜，無法實現(xiàn)自動化管理缺乏高效的共同編寫文檔方式（合同、解決方案等)2.6

知識管理舉步維艱員工離職，交接不全，帶走了企業(yè)的知識（人才流失=知識流失）企業(yè)內部缺少分享經(jīng)驗和共享知識的環(huán)境和氛圍知識沉淀、挖掘、清理，缺乏電子化工具3

易度企業(yè)文檔管理解決方案針對上述問題，結合文檔管理系統(tǒng)，易度提出了相應的解決方案易度文檔管理系統(tǒng)建立中心文檔庫，實現(xiàn)企業(yè)文檔管理制度化；采用“四層六級”的權限體系數(shù)據(jù)容災存儲，記錄文檔使用痕跡；提供文檔版本管理和發(fā)布流程控制，涵蓋編寫、審核、發(fā)布、更改等各環(huán)節(jié)；提供毫秒級的全文搜索，可以多維度組合搜索，省時、高效；以文檔為中心的多人協(xié)作環(huán)境溝通更直接、更高效；易度建立企業(yè)知識體系和脈絡；通過多種溝通渠道，挖掘、傳播隱性知識lutions/edm.rst"4

企業(yè)文檔管理庫通過簡單可靠的存儲方式，集中管理文檔4.1

簡單存儲直接采用文件系統(tǒng)存放文件和元數(shù)據(jù)文檔的存取不依賴于任何數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不會因數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的故障而導致數(shù)據(jù)丟失文檔的存取不依賴易度文檔管理系統(tǒng)，即便易度系統(tǒng)出現(xiàn)故障，仍然可通過傳統(tǒng)的途徑管理文檔庫4.2

集中（分區(qū)）存儲建立文檔的集中式的存儲，對文檔進行有效的分類管理分為個人區(qū)、公司文檔區(qū)和網(wǎng)絡共享區(qū)，分區(qū)進行文檔分類管理4.3

海量儲存，無限擴容；自動備份可以儲存并管理海量的文檔文件，并無限擴展空間容量支持鏡像備份，增量備份或差異備份等備份方式4.4

RAID容錯磁盤陣列方便靈活配置擴展硬盤方便和NAS磁盤設備結合5

文檔的安全和防護5.1

嚴格的文檔權限管理支持授權委托管理，可單獨針對各個文件夾指定文件夾管理員，文件夾管理員在該文件夾下?lián)碛腥抗芾頇嘞拗С殖山M授權，針對某個部門、某個崗位進行授權支持負授權，禁止群組中的特定成員用戶的權限支持6級查看人權限，可單獨對文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權限進行控制，嚴防泄密支持權限繼承，子文件夾自動繼承上級授權，也可禁止上級授權具備文檔保密性控制功能，保護核心文檔5.2

完整的文檔操作歷史記錄可以記錄文件或文件夾的操作歷史，包括文件或文件夾的創(chuàng)建、編輯、版本、流程、打印等所有刪除文件都會自動進入回收站，通過操作歷史的查詢，可以還原已經(jīng)刪除的文檔同時也會記錄系統(tǒng)的操作歷史，便于系統(tǒng)管理員檢查系統(tǒng)，避免出現(xiàn)問題5.3

支持Https安全傳輸和病毒掃描防護可使用apache的安全傳輸https的功能，采用網(wǎng)上銀行相同的技術，實現(xiàn)文件的安全傳輸系統(tǒng)可支持ClamAV作為病毒掃描引擎上傳文件，均會進行病毒掃描，如果發(fā)現(xiàn)病毒，會通知管理員進行處理6

文檔在線查看預覽6.1

在線查看辦公文檔系統(tǒng)支持Office2003、Office2007、WPS、PDF等辦公文檔的在線預覽和全屏預覽系統(tǒng)可自動生成PDF，同時保存原文件和PDF文件，并提供下載6.2

在線查看AutoCAD圖紙無需任何插件，AutoCAD圖紙可以直接在線預覽6.3

在線查看2D/3D圖紙使用IE瀏覽器，并安裝eDrawing，可實現(xiàn)在線查看3D圖紙6.4

在線播放流媒體系統(tǒng)支持各種格式的流媒體（音頻、視頻）在線播放

6.5

在線預覽圖片可以縮略圖預覽，支持相冊式播放6.6

在線查看壓縮包無需安裝插件，系統(tǒng)支持在線查看壓縮包里的文件文檔6.7

創(chuàng)建快捷方式可在其它目錄或文件夾中創(chuàng)建一個快捷訪問圖標，類似電腦的桌面快捷方式免去文件產(chǎn)生過多副本，節(jié)省空間原文件與快捷方式文件的修改是同步的6.8

關聯(lián)文檔文檔之間可以相互關聯(lián)，快速查看更多相關文檔可以將關聯(lián)和文檔定義為附件關系7

解決文檔協(xié)作問題7.1

在線編寫文檔無需安裝程序，可在系統(tǒng)中直接創(chuàng)建html、txt、rst文檔可直接在線修改此類文檔，提供鎖定保護7.2

在線修改文檔只需要安裝易度的外部編輯器插件就可以在線修改文檔文檔修改時自動加鎖，防止多人同時修改的情況保存后，文檔會自動上傳至服務器中，并覆蓋原文檔或創(chuàng)建新版本7.3

提供強大、易用的版本管理文檔一旦定版，后續(xù)的修改，將自動保存為新版本版本版次自動維護，上傳新版本的時候，系統(tǒng)自動推薦一個版本版次。用戶也可以手動進行調整提供版本差異比較，所有可以在線預覽的文檔，均可支持在線版本差異比較提供文檔歷史版本的下載7.4

提供文檔評注和訂閱功能，幫助企業(yè)員工協(xié)同共享文檔可關注文檔，或者將文檔分享給其他用戶可直接發(fā)表評注，表達觀點，動態(tài)訂閱相關的文檔可在評注當中添加上附件，令其更加直觀支持三種通知方式：系統(tǒng)消息通知、電子郵件通知和手機短信通知8

提供強大快速的搜索功能8.1

支持全文檢索，多組合的高級搜索功能可根據(jù)文件正文內容信息精確搜索到相關文檔支持全文檢檢索的類型：.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rst可根據(jù)文檔的標題、正文內容、文檔標簽、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時間、修改時間、文檔編號、關鍵字、格式、狀態(tài)等進行搜索。8.2

通過標簽組進行搜索可管理、多層次、多維度的標簽分類機制可通過標簽組快速查找到相關的文檔，一個文檔可添加多個標簽

8.3

提供收藏夾功能收藏一些常用的、關注的文檔，并通過文檔標簽功能進行個人知識管理可以通過收藏夾方便快捷地進行文件查找和定位9

控制文檔的發(fā)布9.1

受控文件夾，保證文檔發(fā)布正確通過受控文件夾，將文件夾設置為受控狀態(tài)，可保證一般查看人無權查看到未發(fā)布的內容，只可以查看到已發(fā)布或已失效的文件保證文檔發(fā)布的正確性9.2

設置文檔狀態(tài)配備簡單的文檔審核流程：草稿—>待審—>發(fā)布，發(fā)布狀態(tài)的文檔不能再作修改文檔還具備保密狀態(tài)9.3

文檔編號和時效控制根據(jù)規(guī)則，文檔可以自動編號發(fā)布的文檔可以調整生效和失效的時間超過這個時間段后，文檔標題后會自動顯示“已失效”標識10

系統(tǒng)定制10.1

自定義流程系統(tǒng)自帶常用的審批、借閱等文檔流程。也可按需自定義流程包括表單、流程、階段等，支持腳本開發(fā)和流程圖形化繪制10.2

自定義擴展屬性可以自定義文檔的擴展屬性，完整描述文檔，一份文檔可以支持多組擴展屬性；另外，擴展屬性也可以用于搜索10.3

自定義規(guī)則規(guī)則，就是當發(fā)生某個事件時，文件夾或文件自動執(zhí)行某些操作，如自動添加擴展屬性，自動進行OCR識別10.4

自定義顯示列可以自定義文件夾或文件的查看顯示方式，如縮略圖查看、內容列表等；也可以調整文件的顯示信息，如顯示文檔負責人、大小等11

集成和擴展11.1

與掃描儀集成與掃描儀緊密集成，可把紙介質文件直接掃描至系統(tǒng)中。擁有文字OCR識別和自動