旅行社會議旅游產品開發(fā)方案

XX旅行社會議旅游產品開發(fā)方案一、前言本旅行社是一家以嶄新概念開創(chuàng)獨特旅游產品的旅游企業(yè)。自成立以來，堅持“賓客至上”的服務理念，通過經營優(yōu)質的觀光旅游產品，不僅打下了堅實的經濟基礎，還享有一定的知名度，具備開發(fā)新旅游產品的各方面能力。近年來，隨著我國國際地位的不斷提高以及國內旅游設施的不斷完善，越來越多的國際會議在我國舉行，會議旅游也越來越受到各個國家和地區(qū)的重視。它能給舉辦地帶來巨大的經濟效益，促進旅游及相關產業(yè)的發(fā)展。目前，許多旅行社在會議旅游中往往負責的僅是提供會議行程中的旅游觀光、機票預定等旅游服務，即在會議結束后由旅行社安排與會人員進行旅游活動，服務形式非常單一。他們缺少對會議旅游者進行全程服務，從而不能真正滿足會議旅游者的需求。因此，本旅行社決定開發(fā)全方位的會議旅游產品。會議旅游是現代旅游服務業(yè)的重要業(yè)務內容，擁有巨大的發(fā)展?jié)摿Γ哂锌尚行?。二、目標針對會議旅游者設計全方位的會議旅游產品，填補旅行社在這方面的空白。短期內，通過推廣會議旅游，進一步搶占旅游市場，從而拓寬本旅行社的收入渠道，進而擴大收益。逐漸加大對會議旅游的投入，不斷增強旅行社的競爭力，提高知名度。計劃五年內將會議旅游的經營比重提高到40%。三、措施（一）引進人才，培訓員工在旅行社中挑選出五名主要負責人，組成一支專門的會議旅游服務隊伍，包括采購經理、銷售經理、安排經理、接待經理和導游。從專門的會議服務中介公司引進會議策劃專業(yè)人才，對這支會議旅游服務隊伍進行培訓。首先，對他們進行集體培訓，讓他們了解整個會議旅游的流程，以及在會議旅游服務中應注意的問題。再對他們分別進行專門的培訓，如培養(yǎng)采購經理的談判能力、銷售經理的公關能力、接待經理的組織協(xié)調能力等等。由這些主要負責人根據需要各自篩選員工，成立專門的負責小組，并對員工進行相應的培訓。特別是，針對會議類型的不同對導游進行不同的培訓，相應地豐富他們的專業(yè)知識和各項導游技能。（二）采購——形成廣泛的合作體系廣泛收集酒店、交通、會議場所、娛樂場所、旅游景點等方面的信息，列出會議旅游的相關供應商清單，并且在清單表上注明其各自的優(yōu)缺點,例如酒店的知名度、服務類型、所選交通工具的快捷程度、會議場所的設施設備條件、旅游景點的適游期等等。對清單表上的供應商進行比較篩選，通過考慮會議類型、參會人數、與會人員的特點和需求、距離會議場所或旅游目的地距離的遠近、與會人員的消遣娛樂傾向、顧客的經費限制等綜合因素，相應地選出比較好的供應商，將他們按優(yōu)排序。深入調查所選擇的較合適的供應商，派人到現場進行實地考察，并會見供應商的相關決策者，向其了解和洽談合作關系，在這過程中要切記運用好相關的談判技巧，最后與其簽訂好合同協(xié)議。（三）采取差異化產品營銷策略，贏取會議旅游的客源利用旅行社的知名度，通過電視、報紙、微博和旅游門戶網（如攜程網、同程網等中介商）等方式，推出會議旅游產品形象廣告。同時，開展與客戶交流的展銷會，進一步推出本旅行社的會議旅游產品。在有重大會議要舉行的前期進行促銷廣告，加大宣傳力度。并與會議活動的主辦方建立直接銷售關系，建立忠實的會議旅游客戶組織。派旅游顧問與會議的主辦方洽談，確定會議主題、會議時間、會議地點、會議議程、設施要求、旅游服務等內容，進行個性化服務。根據主辦方的需求，擬定會議旅游策劃方案。然后，通過大概預算向主辦方提供參考報價。最后，雙方簽訂合同并確定相關事宜。（四）針對會議的類別對會議旅游的全程進行安排，突出專業(yè)化在設計安排過程的同時做出各個步驟的預算。在之前與客戶確定好的價格基礎上，扣除了相關供應商合同上的費用，員工勞動的費用和公司要獲得的利潤外，剩余的金額是支付一些額外的服務，比如，會議期間的酒水、文具、各種小禮品、小冊子、橫幅等。因此在過程中對其進行預算和控制。根據會議主題給會議場所設定一個與之相符的環(huán)境氣氛，以及會議前、中、后的需求設計。比如，準備翻譯員，設施設備的租賃與測試要求，場地布置的要求，是否要通知媒體，是否需要主持人，與會者位置的安排，給與會者準備水還是咖啡，禮儀接待的要求，與會者離場時的注意事項，設施設備的撤離等等。了解與會者的國籍文化以及他們是否有獨特的飲食偏好，旅行社為此制作相關的頁面，讓與會者能方便快捷地了解酒店的餐飲情況，也能在該網頁發(fā)表意見，從而方便旅行社決定采取西餐、中餐還是自助餐。還有，確定餐廳的布置裝修，菜單的設計。如果是自助餐，需要根據顧客愛好需求給他們設計不同菜色。此外，考慮就餐時是否安排表演，是否需要背景音樂，要用什么樣的音樂與餐廳氛圍比較相符，并確定就餐時間的長短，要給與會者有充分而舒適的時間就餐。通過對會議時間安排的了解后，針對與會者在晚上的空余時間給他們安排一些社交活動，以增強他們對議題或其他方面的溝通交流。首先，確定活動的時間、形式、主題?？舍槍h類型安排不同的活動，如針對經濟型會議安排宴會、酒會之類；針對政治型會議舉辦招待會；針對文化型會議舉辦文藝晚會；針對環(huán)保型會議安排環(huán)保討論會等等。其次，確定參加活動的人數，通知相關人員編制邀請卡，要突顯活動主題的。還要考慮活動場所的裝飾要求與需要哪些設施設備及其安排，和其它各項需要。安排旅游線路。首先確定旅游的時間，確定對各景點的位置，根據位置的距離來安排旅游線路，避免走回頭路。其次確定停留時間，旅行社可憑過去的經驗對此進行估計，若出現新的景點，可以派人員實地體驗，保證時間安排妥當。再來就是安排交通和飲食，旅游咨詢人員和導游在旅游前后整個過程都必須與司機、餐廳做好溝通，通過網絡、電話等方式，或者找技術人員為此雙方建立一個獨立的資源共享平臺，讓雙方隨時可了解對方的動向，確保行程的安排的順暢。最后是列出旅游過程中的注意事項，制定一個小冊子發(fā)放給游客。（五）制定會議旅游的相關時間表和活動計劃書，進行會議布置擬定會議旅游的時間表，確定與會者到達酒店登記注冊的時間段、會議開幕和介紹的時間、預留會議前的準備工作時間和會議的結束時間等，具體安排一日三餐、旅游活動和其它娛樂活動的具體時間安排表。分別制定會議活動和旅游活動計劃書，會議活動計劃書包括會前布置的計劃書、會中會后服務接待的計劃書，旅游活動計劃書包含旅游景點、交通工具、導游員等的選擇和安排，審核后交給特定部門來具體實施安排。會場布置：設計符合會議主題的會場標語，包括標語形式和內容。簽到臺的布置，包括臺布的選擇需與會場主題協(xié)調一致，以及必要的紙制資料和簽字筆、會議證件的配備等。會場入口的設計，包括盆花的擺設和需要的數量。會場主席臺的設計，包括主席臺的背景及其形式和內容。設置會議場所的座位數目和擺放形式，常見擺放形式有劇院式、課桌式、U型、宴會式、T型臺形等。確定會場所需的設備，在會議前必須嚴格核查各種設備，保證無誤。從會議開始至結束整個期間應安排專人負責貴重設備的看管。同樣，會務用品的準備以列出物資清單為佳，包括飲水、簽字筆、紙張、資料袋、布置會場用品等，也要派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失。餐飲布置：選擇一家有經驗的酒店承辦外燴，要求該酒店擁有全套設備與訓練有素的服務人員，保證餐飲的質量。由負責小組與酒店方面的宴會經理進行積極有效的溝通，確定用餐時間、用餐標準及其他特殊要求的安排，并將宴會核對清單交由飯店的宴會經理，幫助其順利完成餐飲的安排。根據與會人數確定位子數目及擺放形式，由酒店方進行宴會的布置，負責小組依據布置計劃，對實施過程進行全程督查，保證無誤。（六）實施會議旅游的全程接待，注重優(yōu)質的旅游服務配備專業(yè)翻譯、文秘、會議公關禮儀人員、設備維護師、票務處理人員、戶外拓展員、司機和導游。會前：事先調配司機和車輛，安排導游前去迎接與會者。注意向導游和司機交代清楚時間、地點、與會團體名稱、特征等情況。對于獨自前來的與會者應該由導游主動聯(lián)系，必要時為其安排專車，幫助與會者順利入住酒店。導游接到與會者團體后，在回酒店的途中先簡要介紹即將入住的酒店情況，餐飲和旅游景點的安排，同時提供自己的姓名和聯(lián)系方式。會議接待負責人提前10分鐘在酒店門口等待，對與會團體的到來表示熱烈的歡迎。導游負責安排與會團體入住酒店并交代第二天的具體會議時間和集合時間、集合地點和吃早餐的地點。導游對入住后與會者的意見和建議及時反饋給酒店，與酒店協(xié)商換房等事宜，直到全部客人基本滿意后方可離去。導游人員于第二天提前到酒店等待與會者。在指定地點集合與會者后引領與會者進入會場。會中：會議接待小組與導游進行交接工作。會議禮儀小姐引領與會者到簽到臺簽到，領取入場證件，有秩序進場并正確入座。會議期間，設備維護師要負責好音響、燈光、投影儀等設備設施的看管和維護，為會議提供有保障的硬件基礎。同時，提供專業(yè)的文秘、翻譯等相關服務。會議活動可以安排一些富有挑戰(zhàn)性的戶外擴展訓練項目，例如逃生墻、信任背摔、模擬電網等。戶外擴展人員將參加活動的與會者進行小組分配，充分調動與會者，讓他們在團隊合作中進一步認識或了解。會議公關禮儀人員根據與會者名單負責離場時禮品、紀念品分發(fā)。離場后，由會議負責人和禮儀小姐引領與會者進入餐廳。由酒店宴會經理或餐廳經理按序安排與會者就座，主要負責整個就餐過程中的事宜。會議接待小組派員輪流留守餐廳，定時向會議接待負責人報告場面情況以及及時反應突發(fā)狀況。與會者就餐完畢后再由會議負責人引領接下來的活動安排。會后：計調部安排旅游行程交與導游。導游根據書面行程內容與計調人員進行再次確認。導游與會議接待人員進行工作交接。由導游帶領游客上車，按計調安排的路線進行旅游活動。兩位導游明確分工，一名主要負責團隊的人員的人數清點和引領等除景點講解以外的事宜，一名充當游玩過程中的景點講解員。選用帶團經驗豐富，對景點熟悉，講解水平高的導游。在出發(fā)前，以面對面考核的形式確保導游對這次會議旅游充分了解。在旅游過程中，導游的講解及其它服務過程中也要注意與會者的特殊身份，與專業(yè)知識緊密結合。旅游完畢后，游客可在本旅行社官方網站上對此次會議旅游的整個過程進行評價。57710018030900120955790368228596330825771001803090012386576137399735760696577100180309001359457807757990251551257710018030900123875771649826018180515771001803090012138572131192158918326577100180309001235957903682236107605357710018030900123565761352861437917425771001803090012355575087869704693279170881003433552741012299443258333791708810034335527510186673293883200817088100343356107101581152501500522170881003433561081010001800598717321708810034335429510107419414268701717088100343356184101878660869628802170881003