漢能檔案管理制度

PAGE漢能集團(tuán)管理制度檔案管理制度制度代碼版本實(shí)施日期主編單位批準(zhǔn)人HNKG-ZD-XZ-03V220行政管理中心李河君說(shuō)明：目錄TOC\o"1-1"\h\z\u第一章總則 1第二章檔案管理辦法 1第三章檔案管理流程 2第四章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰 4第五章附則 4附件1：集團(tuán)檔案管理流程圖 5附件2：存檔登記臺(tái)賬 6附件3：文檔使用登記臺(tái)賬 7附件4：文檔清單 8附件5：文檔管理評(píng)審表 9附件6：數(shù)碼照片文件目錄 10附件7：視頻文件目錄 11漢能集團(tuán)管理制度檔案管理制度（HNKG-ZD-XZ-03）V2PAGE11第一章總則第一條為加強(qiáng)檔案管理，維護(hù)集團(tuán)檔案的完整與安全，避免泄密和文檔遺失，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)管理工作中的作用，更好的促進(jìn)檔案工作為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，制定本制度。第二條集團(tuán)檔案是指在工程建設(shè)、科研、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中,直接形成的具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條集團(tuán)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)負(fù)責(zé)，各單位負(fù)責(zé)人為本單位檔案第一責(zé)任人。集團(tuán)檔案管理部負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)文檔歸檔單位資料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，文檔歸檔單位負(fù)責(zé)本單位形成文檔的收集、積累和歸檔工作。第四條檔案收集、積累、歸檔工作納入各歸檔單位績(jī)效考核。第五條各單位有價(jià)值的文檔必須異地備份。第六條本制度適用于集團(tuán)各類檔案的管理。第二章檔案管理辦法第七條檔案分類（一）按保密等級(jí)為標(biāo)準(zhǔn)，分為：絕密文檔、機(jī)密文檔、秘密文檔、普通文檔，其中前三種屬保密文檔；（二）按發(fā)布范圍為標(biāo)準(zhǔn)，分為：公共文檔、定向外發(fā)文檔、定向內(nèi)部文檔；（三）按文檔來(lái)源為標(biāo)準(zhǔn)，分為：外部文檔、內(nèi)部文檔；（四）按保留單位為標(biāo)準(zhǔn)，分為：集團(tuán)文檔、單位文檔、個(gè)人文檔；（五）按文檔內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，分為：文書檔案、技術(shù)文檔、專門檔案等；（六）按文檔載體為標(biāo)準(zhǔn)，分為：紙張文檔、聲像檔案和電子文檔等。第八條檔案管理單位（一）行政管理中心：管理集團(tuán)中除財(cái)務(wù)部、金融部、審計(jì)部、人力資源部專門檔案之外的集團(tuán)文檔和保密文檔。（二）財(cái)務(wù)部：管理集團(tuán)有關(guān)財(cái)務(wù)的專門檔案。此類文檔仍屬集團(tuán)文檔類，應(yīng)與部門文檔分別管理。（三）金融部：管理集團(tuán)有關(guān)金融的專門檔案。此類文檔仍屬集團(tuán)文檔類，應(yīng)與部門文檔分別管理。（四）審計(jì)部：管理集團(tuán)有關(guān)審計(jì)的專門檔案。此類文檔仍屬集團(tuán)文檔類，應(yīng)與部門文檔分別管理。（五）人力資源部：管理集團(tuán)有關(guān)人事檔案的專門檔案。此類文檔仍屬集團(tuán)文檔類，應(yīng)與部門文檔分別管理。（六）各部門、下屬公司、個(gè)人：分別管理屬單位文檔、個(gè)人文檔范疇的文檔。第九條檔案管理工具檔案管理工具包括：（一）《存檔登記臺(tái)賬》（附件2）（二）《文檔使用登記臺(tái)賬》（附件3）（三）《文檔清單》（附件4）（四）《文檔管理評(píng)審表》（附件5）（五）《數(shù)碼照片文件目錄》（附件6）（六）《視頻文件目錄》（附件7）第三章檔案管理流程第十條存檔管理（一）各單位報(bào)送集團(tuán)總部的或?qū)瘓F(tuán)其他部門發(fā)送的文檔需報(bào)行政管理中心備案存檔。（二）各單位獲得的新文檔應(yīng)及時(shí)登錄《存檔登記臺(tái)賬》，然后再根據(jù)文檔屬性進(jìn)入集團(tuán)文檔或單位文檔的保管、使用程序，保證文檔流轉(zhuǎn)程序的統(tǒng)一性。（三）各類文檔的使用應(yīng)在《文檔使用登記臺(tái)賬》登記。（四）文檔使用包括：原件借閱、復(fù)印借閱、復(fù)印發(fā)送、原件轉(zhuǎn)移。復(fù)印發(fā)送、原件轉(zhuǎn)移需要核定使用單位是否有權(quán)保留；原件借閱和復(fù)印借閱兩種形式都要求到期歸還；復(fù)印借閱的文檔，歸還后，可由文檔管理單位視情況銷毀或保留復(fù)印件。（五）屬于借閱的，應(yīng)限期歸還。（六）需要移交或發(fā)送其他單位的文檔，應(yīng)及時(shí)移交或發(fā)送。（七）為便于登記，可使用《文檔清單》作為成套文檔總目錄，并同時(shí)歸檔。在使用過(guò)程形成的《文檔清單》，在文檔歸還時(shí)一并歸還，并視作使用記錄與該文檔并檔保存。（八）文檔送交單位或個(gè)人可預(yù)定文檔密級(jí)，文檔管理單位可提升文檔密級(jí)。（九）保密文檔必須移交集團(tuán)文檔管理部門。除相應(yīng)集團(tuán)文檔管理單位外，任何單位不得保留絕密文檔。（十）各類文檔均應(yīng)加蓋密級(jí)印章，標(biāo)明其保密等級(jí)。檔案密級(jí)按“普通、秘密、機(jī)密、絕密”的順序提高，檔案管理單位只能提升送交單位預(yù)定的密級(jí)。（十二）除原件轉(zhuǎn)移外，普通文檔的使用無(wú)需批準(zhǔn)。（十三）無(wú)保留權(quán)限的任何單位和個(gè)人，不得以任何形式保留原件或復(fù)印件。第十一條文檔銷毀（一）集團(tuán)文檔的銷毀，由集團(tuán)文檔管理部門提出可銷毀文檔的《文檔清單》，經(jīng)與該文檔相關(guān)的單位及主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，經(jīng)董事局主席批準(zhǔn)執(zhí)行?！段臋n清單》需在相應(yīng)文檔管理部門存檔。（二）單位文檔的銷毀，由該單位提出可銷毀文檔的《文檔清單》，經(jīng)與該文檔相關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行?！段臋n清單》需在該單位存檔。（三）文檔銷毀時(shí)需有監(jiān)銷人監(jiān)督執(zhí)行。集團(tuán)文檔的監(jiān)銷人需副總裁或以上級(jí)人員擔(dān)任。（四）本制度中對(duì)單位文檔的監(jiān)銷人資質(zhì)不作強(qiáng)制要求。第十二條管理評(píng)審（一）集團(tuán)文檔及單位文檔的管理單位負(fù)責(zé)人，應(yīng)每年對(duì)文檔管理進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審結(jié)果納入相關(guān)人員績(jī)效考核。自檢評(píng)審資料作為單位文檔存檔。（二）文檔管理評(píng)審的主要內(nèi)容：資料收集整理工作與項(xiàng)目的同步性；資料借閱、交接手續(xù)規(guī)范性；資料的完整、準(zhǔn)確性；資料保存的安全性等。根據(jù)文檔管理評(píng)審結(jié)果，對(duì)文檔管理中的缺陷進(jìn)行糾正。（三）集團(tuán)每?jī)赡赀M(jìn)行一次檔案管理工作評(píng)審，評(píng)審分為集團(tuán)部門、在建工程、生產(chǎn)銷售、電站運(yùn)營(yíng)四類，分別從檔案基礎(chǔ)管理工作；檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性；檔案安全三個(gè)大的方面進(jìn)行評(píng)審。第四章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第十三條在檔案收集、管理和利用；保護(hù)檔案安全做出突出成績(jī)；對(duì)檔案研究做出突出貢獻(xiàn)；同違反檔案法律、法規(guī)行為作斗爭(zhēng)等表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人予以表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。第十四條未按要求履行本制度的人員、單位，將根據(jù)其違規(guī)性質(zhì)和造成的不良后果嚴(yán)重程度，予以處罰、賠償損失直至追究其法律責(zé)任。第五章附則第十五條各類文檔分類辦法和具體內(nèi)容請(qǐng)參考HNKG-ZD-(XZ-03)-01《文檔管理制度條文說(shuō)明》。第十六條集團(tuán)總部及水電項(xiàng)目文書文檔編號(hào)、歸檔規(guī)則請(qǐng)參考細(xì)則HNKG-ZD-(XZ-03)-02《文書檔案立卷規(guī)則》。第十七條水電工程檔案立卷及管理方法請(qǐng)參考細(xì)則HNKG-ZD-(XZ-03)-03《水電工程檔案立卷規(guī)則》。太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)立卷及歸檔管理方法請(qǐng)參考HNKG-ZD-(XZ-03)-04《太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法》。第十八條本制度由行政管理中心負(fù)責(zé)制定、解釋和修改。第十九條本制度由集團(tuán)總裁執(zhí)行委員會(huì)審核，董事局主席批準(zhǔn)。第二十條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。附件TOC\o"3-3"\h\z\t"樣式1,1,樣式4,1,樣式5,2"附件1：集團(tuán)檔案管理流程圖附件2：存檔登記臺(tái)賬附件3：文檔使用登記臺(tái)賬附件4：文檔清單附件5：文檔管理評(píng)審表附件6：數(shù)碼照片文件目錄附件7：視頻文件目錄附件1：集團(tuán)檔案管理流程圖各單位各單位將接收、或產(chǎn)生的新文檔，登錄《存檔登記臺(tái)賬》。各單位使用《文檔使用登記臺(tái)帳》，將需要?dú)w檔的文檔歸檔到有關(guān)單位財(cái)務(wù)部接收財(cái)務(wù)專門檔案，歸檔管理金融部接收金融專門檔案，歸檔管理審計(jì)部接收審計(jì)專門檔案，歸檔管理人力資源部接收人事專門檔案，歸檔管理行政管理中心接收除財(cái)務(wù)、金融、審計(jì)、人事專門檔案之外的集團(tuán)文檔和保密文檔，歸檔管理檔案管理部門每年進(jìn)行一次文檔管理自評(píng)，根據(jù)評(píng)審進(jìn)行缺陷糾正。集團(tuán)集團(tuán)每?jī)赡陮?duì)各檔案管理單位進(jìn)行一次檔案管理評(píng)審。檔案管理單位填寫《文檔清單》，列明應(yīng)銷毀文檔，獲得相關(guān)單位、主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，經(jīng)董事局主席批準(zhǔn)執(zhí)行。各單位在文檔管理部門的《文檔使用登記臺(tái)賬》登記，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，獲得借閱、復(fù)印、保留、發(fā)送權(quán)

附件2：存檔登記臺(tái)賬存檔登記臺(tái)賬（文檔特性）使用單位： 第頁(yè)序號(hào)文檔題名送檔單位數(shù)量接收日期檔案狀況簡(jiǎn)要說(shuō)明案卷編號(hào)備注

附件3：文檔使用登記臺(tái)賬文檔使用登記臺(tái)賬（文檔特性）使用單位： 第頁(yè)序號(hào)文檔題名案卷編號(hào)密級(jí)原件借閱復(fù)印借閱原件轉(zhuǎn)移復(fù)印發(fā)送數(shù)量經(jīng)辦日期限還

日期批準(zhǔn)人經(jīng)辦人歸還

日期歸還

簽字備注注：1、各單位可根據(jù)需要增加欄目，改變頁(yè)面形式。2、如有《文檔清單》，需在“文檔題名”欄注明，并列出其中一個(gè)主要文檔的名稱。3、在“原件借閱”欄、“復(fù)印借閱”欄、“原件轉(zhuǎn)移”欄、“復(fù)印發(fā)送”欄的其中一欄填“是”或“√”表示使用性質(zhì)。4、“文檔特性”處：填寫“集團(tuán)文檔”，或“單位文檔”，并可標(biāo)明文檔種類，如：“集團(tuán)文檔——合同”，或“單位文檔——項(xiàng)目文檔”等。

附件4：文檔清單文檔清單發(fā)送單位： 第頁(yè)共頁(yè)密級(jí)：絕密□機(jī)密□秘密□普通□（按文檔中的最高密級(jí)確定）用途：送交□登記□原件借閱□復(fù)印借閱□復(fù)印發(fā)送□原件轉(zhuǎn)移□銷毀□臺(tái)賬中序號(hào)：經(jīng)辦日期：經(jīng)辦人或銷毀申請(qǐng)人簽字：接收人或銷毀執(zhí)行人簽字：批準(zhǔn)人簽字：監(jiān)銷人簽字：備注：序號(hào)文檔題名數(shù)量案卷編號(hào)附件5：文檔管理評(píng)審表文檔管理評(píng)審表單位：第頁(yè)共頁(yè)評(píng)審人簽字：評(píng)審日期：評(píng)審表接收簽字：評(píng)審表接收日期：項(xiàng)目缺陷建議糾正措施糾正結(jié)果檔案基礎(chǔ)管理制度執(zhí)行；檔案收集整理與項(xiàng)目同步性；檔案人員配備及考核；檔案資料整理、移交、借閱規(guī)范性等檔案的完整準(zhǔn)確系統(tǒng)性歸檔文件材料門類、載體齊全性檔案安全檔案庫(kù)房安全性及設(shè)備配備情況；檔案裝具；檔案文件材料耐久性等其他注：評(píng)審項(xiàng)目具體內(nèi)容可參考《漢能控股集團(tuán)檔案檢查評(píng)價(jià)表》中集團(tuán)總部、在建項(xiàng)目、運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目各不同要求進(jìn)行評(píng)審。附件6：數(shù)碼照片文件目錄數(shù)碼照片文件目錄單位：照片號(hào)拍攝時(shí)間拍攝地點(diǎn)主要人物事由背景攝影者備注注：1、歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字照相機(jī)直接拍攝形成的原始圖像文件。2、拍攝時(shí)間：指數(shù)碼照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20101001。3、攝影者：拍攝數(shù)碼照片的個(gè)人或單位。4、歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF格式，單張數(shù)碼照片文件分辨率應(yīng)在1280*960以上。5、對(duì)同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔；反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。附件7：視頻文件目錄視頻文件目錄單位：視頻文件號(hào)攝影時(shí)間攝影地點(diǎn)主要人物事由攝影者存儲(chǔ)格式備注注：1、歸檔的視頻文件應(yīng)是直接拍攝形成的原始圖像文件。2、拍攝時(shí)間：指視頻拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20101001。3、攝影者：視頻拍攝的個(gè)人或單位。4、視頻存儲(chǔ)格式：按照規(guī)范要求，視頻文件標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式為：MPEG、ＡＶＩ二種標(biāo)準(zhǔn)格式。5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410187