內(nèi)部信息溝通管理辦法

文件編號：版本號：V1.0內(nèi)部信息溝通管理辦法狀態(tài)：草稿頁次：第頁AUTONET內(nèi)部信息溝通管理辦法文件編號：***********[經(jīng)營管理部]2013-01-17版本修訂歷史記錄版本號修訂內(nèi)容修訂者修訂時間V1.0初稿2013-1-17擬制:部門主管：會簽：簽發(fā)核準(zhǔn)：發(fā)布日期：內(nèi)部信息溝通管理辦法總則目的：為提高工作效率，建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通渠道，根據(jù)公司管理要求及公司實際工作的需要，特制定本辦法；解釋：本辦法自發(fā)布日起開始執(zhí)行，由經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)解釋修訂；溝通渠道會議溝通會議種類及要求例會A部門例會：每周一各部門召開部門例會，由部門負(fù)責(zé)人召集，進(jìn)行部門工作總結(jié)并確認(rèn)本周工作計劃安排；B公司例會：每周二9:30召開公司例會，由經(jīng)營管理部召集，進(jìn)行上周工作匯報及本周工作計劃溝通；臨時性會議：由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責(zé)主管依需要臨時召集，包含經(jīng)營會議、工作匯報、項目會議、各評審會議、頭腦風(fēng)暴會議等；會議管理例行性會議如有變更原則上應(yīng)提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知；發(fā)起非常規(guī)臨時性會議原則上應(yīng)至少提前1小時通知與會人員,并且應(yīng)采用郵件及口頭并行方式通知（郵件中須明確會議時間、地點(diǎn)、與會人、會議主題及會議議程）；與會人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備(包括資料、數(shù)據(jù))，確保會議效果；在公司級會議中未按要求提交資料者，將依照規(guī)定通報并給予行政處罰；主持人及會議室管理人員應(yīng)提前進(jìn)行會場布置（具體參照《會議管理制度》）；與會人員須準(zhǔn)時出席并簽到，因故無法到會者,須提前向主持人請假并取得許可，或派代理人出席(代理人應(yīng)向主持人報備)，遲到、早退者須向主持人報備,取得諒解及同意；由會議主持人把控整體會議進(jìn)度，討論范圍需緊扣主題，并盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議；各類會議由主持人指定人員做《會議記錄》，（副）總經(jīng)理主持召集的會議原則上由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)《會議記錄》；重要會議的《會議記錄》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，由會議記錄者發(fā)放給與會人員及相關(guān)人員；會議決議及相關(guān)工作安排，應(yīng)由會議記錄者在會議結(jié)束一個工作日內(nèi)發(fā)布《會議決議事項追蹤表》，明確責(zé)任人及追蹤人，并及時將事項結(jié)果反饋給相關(guān)人員；會議決議的落實實施情況，應(yīng)作為下次會議議題之一。文件規(guī)章、制度類此類文件包含紅頭文件、各種規(guī)章制度流程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等，需統(tǒng)一使用公司模板及標(biāo)準(zhǔn)格式并嚴(yán)格按照文控制度完成會簽、審批流程；此類文件須在受控條件下通過郵件及OA兩種形式發(fā)布，并且僅限在受控級別內(nèi)流通，嚴(yán)禁外泄；公司制定的制度規(guī)章等，由經(jīng)營管理部統(tǒng)一頒布、發(fā)放，相關(guān)人員需仔細(xì)學(xué)習(xí)閱讀，并嚴(yán)格遵守。公告、聯(lián)絡(luò)、通知類此類文書包含各種公告、通知、聯(lián)絡(luò)函、指令、呈報等，需按其級別完成相應(yīng)的簽發(fā)流程，建議使用統(tǒng)一公司模板及格式；公司范圍的公告、通知類文書需同時通過公告欄、OA和郵件的方式通知到相關(guān)部門及個人，盡量覆蓋較為全面的范圍，避免信息遺漏；各部門之間、上下級之間的具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、指令傳達(dá)呈報等事宜建議使用電子文件進(jìn)行溝通、傳遞。簽（呈）、報告、報表類此類文件包含下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門，各級主管向公司或總經(jīng)理的述職報告、專項工作匯報、簽呈及各項業(yè)務(wù)報表等，分為定期及不定期的呈遞；須定期呈報有：報告/報表形式提報周期報告對象級別公司大事記周報報告次/周公司管理層及各經(jīng)理人公司級部門周工作計劃及匯報報告次/周總經(jīng)辦/經(jīng)管部收集公司級項目流轉(zhuǎn)報告/項目周報報告次/周公司管理層及各經(jīng)理人公司級部門月度工作計劃匯報報告次/月總經(jīng)辦/經(jīng)管部收集公司級業(yè)務(wù)體系數(shù)據(jù)報表報表次/月、年終經(jīng)管部收集公司級財務(wù)體系數(shù)據(jù)報表報表次/月、年終經(jīng)管部收集公司級供應(yīng)鏈體系數(shù)據(jù)報表報表次/月、年終經(jīng)管部收集公司級部門工作分析報告報告次/季度、年終總經(jīng)辦/經(jīng)管部收集公司級個人周工作計劃匯報報告次/周部門負(fù)責(zé)人部門級個人月度工作計劃報告次/月部門負(fù)責(zé)人部門級不定期呈報：根據(jù)公司管理需要，臨時組織呈報的文件，包含專項工作報告、具體事項呈報核準(zhǔn)、項目評審報告等。非正規(guī)場合、形式的溝通交流溝通：除工作接觸外，各級主管應(yīng)定期或不定期與下屬進(jìn)行交談溝通，以增進(jìn)彼此了解，掌握各層次人員的動態(tài)信息，幫助決策層把握方向，適當(dāng)準(zhǔn)確地制定相關(guān)政策溝通建議：總經(jīng)理同各中心負(fù)責(zé)人等直接部屬每個月應(yīng)有一次交談溝通，總經(jīng)理同下二級部屬，每季度應(yīng)有一次交談溝通；經(jīng)（副）理同直接部屬每周應(yīng)有一次交談、溝通，同其他部屬每月應(yīng)有一次交談、溝通。意見反饋：公司應(yīng)設(shè)置員工意見郵箱，指定專人負(fù)責(zé)管理，員工如有各類意見或建議可以通過實名或匿名郵件的方式進(jìn)行投遞，由管理員定期整理并直接反饋給總經(jīng)理；如合理化建議經(jīng)員工實名提出一經(jīng)采納，公司將根據(jù)建議重要程度給予相應(yīng)獎勵。溝通工具使用要求及建議電子郵件（詳細(xì)參考電子郵件使用規(guī)范）非緊急事件或附加較多信息資料的事件建議使用郵件溝通，公司內(nèi)部建議養(yǎng)成每日查收并處理郵件的習(xí)慣，非業(yè)務(wù)體系人員應(yīng)盡量實時處理郵件；使用電子郵件時需附上電子簽名，明確個人信息（姓名、職位、部門、公司、聯(lián)系方式等），以便收件人隨時聯(lián)系；發(fā)送郵件時需明確分清郵件主送人、抄送人、暗送人，并且要求郵件主題明確、內(nèi)容簡明扼要，并使用合適的拼寫、語法和標(biāo)點(diǎn)符號，根據(jù)郵件需求選擇使用自動回復(fù)及閱讀收條功能；建議在發(fā)送郵件前再次仔細(xì)檢查，確保郵件信息描述明確，盡量避免誤解及多次郵件反復(fù)溝通確認(rèn)；重要郵件發(fā)送后應(yīng)采取當(dāng)面、電話或其他方式進(jìn)行跟進(jìn)確認(rèn)，提醒收件人及時處理；接收到重要郵件需即刻回復(fù)對方，告知發(fā)件人已知悉并正在處理；對于正常郵件可按緊急及重要程度依次處理，對于有回復(fù)時限要求的郵件需按時回復(fù)，如無法按時需盡快通知發(fā)件人，并告知可完成時限；接收到有工作任務(wù)的郵件，回復(fù)時需在原郵件上回復(fù)，以便增強(qiáng)事件處理的連貫性；接收到群發(fā)郵件，除非必要，盡量避免回復(fù)所有人，以免給他人帶來郵件困擾；電話溝通（詳細(xì)可參考電話商務(wù)禮儀）無法當(dāng)面溝通的緊急事件或日常信息傳達(dá)提醒，建議使用電話溝通；電話溝通前建議組織語言，明確主題，盡量將所述信息準(zhǔn)確清楚的傳達(dá)給對方，并注意使用禮貌電話用語；電話溝通切忌長篇大論或參雜過多個人情緒，建議在溝通結(jié)束時與對方確認(rèn)是否已清晰接收相關(guān)信息，如需回復(fù)，則雙方確認(rèn)回復(fù)方式及時間；如條件允許的情況下，建議在電話溝通時在手邊準(zhǔn)備紙筆，以便隨時記錄相關(guān)信息；QQ、MSN溝通日常非機(jī)密事件可采取QQ、MSN等聊天工具進(jìn)行溝通；QQ、MSN等軟件可作為溝通的輔助工具，跟進(jìn)工作事項階段，加強(qiáng)員工實時互動；在此類溝通工具中，嚴(yán)禁上傳公司機(jī)密文件、透露內(nèi)部核心數(shù)據(jù)等保密信息；公司網(wǎng)絡(luò)平臺/OA（詳細(xì)可參見《公司OA使用管理制度》）公司網(wǎng)站主要發(fā)布公司重要事件、最新行業(yè)資訊、產(chǎn)品項目等信息，員工可以通過網(wǎng)站了解行業(yè)及公司的最新動態(tài)；公司OA主要通過內(nèi)部流程的執(zhí)行、文件制度的發(fā)布和公司網(wǎng)上信息的傳遞達(dá)到溝通的目的，各部門需加強(qiáng)OA使用率，充分利用公司提供的溝通平臺；各部門業(yè)務(wù)流程需按規(guī)定在OA上完成相應(yīng)審批流程，并在要求時間內(nèi)提交所需資料單據(jù)，以利下一步工作的開展；如某節(jié)點(diǎn)未及時審批，可通過郵件、電話、短信等方式進(jìn)行催辦；公司內(nèi)部各文件制度需根據(jù)受控范圍設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，并上傳OA，以供員工隨時查看調(diào)用；公司范圍內(nèi)公告、新聞、人事變動、知識共享等信息需按OA使用規(guī)定在相應(yīng)版塊發(fā)布更新，并使用郵件進(jìn)行提醒；同時員工可以在論壇里進(jìn)行互相交流。公告欄：公司的重要事件和最新決策除在網(wǎng)站上公布外，還要及時在公告欄上發(fā)布，以便員工隨時了解公司動態(tài)。信息溝通反饋機(jī)制溝通反饋：指對領(lǐng)導(dǎo)安排給自己的工作或業(yè)務(wù)伙伴相互協(xié)作的承諾，在限定時間內(nèi)必須完成并及時反饋的一個結(jié)果；信息傳達(dá)：按照‘發(fā)布信息--傳遞信息--接收信息--處理信息--反饋信息’的幾個步驟，從而能更好地下達(dá)指令、執(zhí)行指令，做好領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門之間、個人與部門之間、個人之間的溝通；信息處理分析：接收到信息后通常可以采用五個“W”來對信息進(jìn)行分析處理：What，什么工作任務(wù)；When，什么時間完成；Where，什么地點(diǎn)完成；Who，找什么人或需要什么人完成；how，怎樣去完成?信息處理過程中應(yīng)注意四個要點(diǎn)：接收信息：接收到信息后首先要回復(fù)，證明自己已正常接收到對方的信息；處理信息：在處理過程中，對出現(xiàn)的問題要及時提出并通報給信息傳達(dá)方，以便其提前做出準(zhǔn)備；處理時限：如信息傳達(dá)方對信息處理有時限要求，則應(yīng)嚴(yán)格遵照時限處理信息，如不能按時完成，需盡早告知傳達(dá)方并反饋可以完成的時間點(diǎn)。信息結(jié)果：完成信息處理后應(yīng)及時將結(jié)果反饋給相關(guān)人員，并確認(rèn)接受方已正常接收；監(jiān)督執(zhí)行經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)每月對公司文件發(fā)布、工作總結(jié)與計劃上報、OA使用率等信息情況進(jìn)行統(tǒng)計，對未提前說明原因又未按要求執(zhí)行的人員予以通報，并按相關(guān)考核制度要求扣罰分?jǐn)?shù)。參考資料《中級文控管理制度》《電子郵件使用規(guī)范》《電話商務(wù)禮儀》《公司OA使用管理制度》《公司保密協(xié)議》新彩包裝有限公司二○一三年一月十七日5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410187866086962880217088100343356185101775831