二文件和資料管理(ISO9002質(zhì)量體系文件)行政部

PAGEPAGE7（二）文件和資料管理（ISO9002質(zhì)量體系文件）1．目的為保證所有與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料內(nèi)容的適用性和完整性，對質(zhì)量體系運行的各有關(guān)場所，都能使用相應(yīng)的有效版本，規(guī)定質(zhì)量體系文件的控制要求。2．范圍適用于與產(chǎn)品質(zhì)量和質(zhì)量體系有關(guān)的所有文件資料和外來文件(包括質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量體系第三層次文件和資料、國家標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)質(zhì)量文件)。3．職責(zé)3.1管理者代表負(fù)責(zé)組織編制質(zhì)量手冊，程序文件，審核質(zhì)量手冊和程序文件，批準(zhǔn)支持性文件。3.2總經(jīng)理批準(zhǔn)質(zhì)量手冊和程序文件。3.3技術(shù)開發(fā)部審核技術(shù)類支持性文件，由總工程師批準(zhǔn)。3.4各部門負(fù)責(zé)編寫本部門有關(guān)支持性文件，部門主管審核，管理者代表批表準(zhǔn)。3.5辦公室負(fù)責(zé)文件和資料的管理存檔。4．工作程序4.1文件的分類質(zhì)量活動有關(guān)文件分為：4.1.1質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃；4.1.2質(zhì)量程序文件；4.1.3質(zhì)量支持性文件（包括：作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(校驗)規(guī)程、制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)質(zhì)量文件）。4.2文件編制、審核和批準(zhǔn)公司各類文件的起草、審核、批準(zhǔn)與發(fā)放應(yīng)按一定的規(guī)定執(zhí)行。4.2.1質(zhì)量手冊和程序文件由管理者代表組織編寫、審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.2.2技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員編寫技術(shù)文件，確保技術(shù)文件正確、完整、統(tǒng)一。技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部主管審核，總工程師批準(zhǔn)。4.2.3技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé)收集現(xiàn)行有效的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)公司現(xiàn)有狀況對新標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行提出申請，報總工程師批準(zhǔn)。該新標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按文件發(fā)放進(jìn)行登記并及時發(fā)放到使用者手中。4.2.4其它管理文件由各部門負(fù)責(zé)編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)執(zhí)行。4.3質(zhì)量體系文件的編號編寫的文件按以下統(tǒng)一編號。（外來的受控文件不用編號）質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)程、校驗規(guī)程、制度、表格記錄按以下方法編號檢索：XX—XX—XX—XX公司代號—文件代號—要素號(0-99)—順序號(0-99)注：其中文件代號QM—質(zhì)量手冊QP—質(zhì)量體系程序文件WI—作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)程、校驗規(guī)程、制度QR—質(zhì)量記錄表按以上規(guī)則編制“受控文件清單”（LT-QR-05-01）4.4文件分發(fā)4.4.1質(zhì)量手冊，程序文件分發(fā)范圍由管理者代表提出總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)放；支持性文件分發(fā)范圍由編制部門/人提出，技術(shù)類文件由技術(shù)開發(fā)部審核，管理類支持性文件由辦公室審核，管理者代表批準(zhǔn)后分放。4.4.2文件管理員在文件分發(fā)前，應(yīng)編上“分發(fā)號”，蓋上受控或非受控狀態(tài)印章、填寫“文件分發(fā)簽收表”（LT-QR-05-02），接收部門簽收。4.4.3文件資料損壞、丟失和/或要求增發(fā)時，由領(lǐng)用人填寫“文件領(lǐng)用申請表”（LT-QR-05-03）。申請增發(fā)文件應(yīng)按4.4.1規(guī)定審批后，由文件管理員按4.4.2條規(guī)定發(fā)放。補發(fā)文件時應(yīng)給予新分發(fā)號，并注明丟失的文件分發(fā)號作廢。必要時將作廢的文件分發(fā)號通知各部門，防止誤用。4.4.4文件資料銷毀前，文件管理員應(yīng)填寫“文件資料銷毀申請表”（LT-QR-05-04），報原審批人審核批準(zhǔn)后銷毀。4.5文件和資料的更改4.5.1受控文件需要更改時，由更改部門/人提出，填寫“文件更改審批表”（LT-QR-05-05），報該文件原審批部門審批后進(jìn)行更改，個別少量更改采用換頁的方式進(jìn)行；更改超過10次或更改篇幅較大時，應(yīng)換版。4.5.2文件更改或換版應(yīng)按原文件分發(fā)范圍進(jìn)行換發(fā)。由公司文件管理員填寫“文件更改記錄表”（LT-QR-05-06）。并在發(fā)放新頁/新文件的同時收回作廢頁和作廢文件。并按本程序4.4.4的規(guī)定銷毀處理。4.5.3需作資料保留的作廢文件，由文件管理員在該文件上加蓋“保留資料”印章方可留存。4.6文件管理4.6.1文件打印后，辦公室應(yīng)將原文以及有關(guān)審批單歸檔，填寫“文件、資料歸檔登記表”（LT-QR-05-07）。4.6.2所有生產(chǎn)用配方、工藝操作規(guī)程和新產(chǎn)品開發(fā)資料屬公司技術(shù)機(jī)密文件，均應(yīng)由公司文件管理員作為保密文件進(jìn)行歸檔保存并加蓋“保密”印章。4.6.3所有受控文件使用部門和個人不得復(fù)印或以任何形式復(fù)制，不得擅自外借。4.6.4需分發(fā)的外來文件，如：法律、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)定、條例等，由辦公室在“文件分發(fā)簽收表”（LT-QR-05-02）上進(jìn)行分類登記、分發(fā)。分發(fā)新版文件時應(yīng)收回舊版文件并按本程序4.4.4執(zhí)行。4.6.5需查閱或借閱文件資料的人員，由文件資料管理員在“文件資料借閱登記表”（LT-QR-05-08）上登記后方可借閱。涉及本公司技術(shù)機(jī)密的文件、資料，須由借閱者填寫“文件借閱申請單”（LT-QR-05-09），報管理者代表批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者應(yīng)按指定日期歸還文件資料，到期不歸還時，由文件管理員強(qiáng)制收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。4.6.6文件分受控文件和非受控文件，受控文件蓋“受控”章，非受控文件蓋“非受控”章。4.6.7歸檔的文件資料應(yīng)存放在環(huán)境干燥，加鎖的專用柜中，防止損壞與丟失。5．引用文件質(zhì)量記錄控制程序LT-QP-166．質(zhì)量記錄受控文件清單LT-QR-05-01保存期限五年文件分發(fā)簽收表LT-QR-05-02保存期限一年文件領(lǐng)用申請表LT-QR-05-03保存期限一年文件資料銷毀申請表LT-QR-05-04保存期限一年文件更改記錄表LT-QR-05-05保存期限三年文件更改審批表LT-QR-05-06保存期限三年文件資料歸檔登記表LT-QR-05-07保存期限三年文件資料借閱登記表LT-QR-05-08保存期限一年文件借閱申請單LT-QR-05-09保存期限一年7．術(shù)語7.1受控文件:指其發(fā)放、修訂、更換均按照規(guī)定程序進(jìn)行控制的質(zhì)量體系文件，有受控標(biāo)識。7.2非受控文件:指按規(guī)定的范圍發(fā)放或提供給顧客的質(zhì)量體系文件。不受控制；不作修訂、更換等工作；不保證反應(yīng)不斷變化的現(xiàn)行要求；不一定是有效版本，無受控標(biāo)識。57710018030900120955790368228596330825771001803090012386576137399735760696577100180309001359457807757990251551257710018030900123875771649826018180515771001803090012138572131192158918326577100180309001235957903682236107605357710018030900123565761352861437917425771001803090012355575087869704693279170881003433552741012299443258333791708810034335527510186673293883200817088100343356107101581152501500522170881003433561081010001800598717321708810034335429510107419414268701717088100343356184101878660869628802170881003433561851017758311740866741708810034335610910108601437