國(guó)家檔案資源建設(shè)的主要途徑及策略

國(guó)家檔案資源建設(shè)的主要途徑及策略

國(guó)家文件資源是指對(duì)國(guó)家和社會(huì)事務(wù)有保存價(jià)值的文件的總和。它是在過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人社會(huì)活動(dòng)中形成的文件的總和。這一定義由原國(guó)家檔案局局長(zhǎng)毛福民提出,現(xiàn)已基本形成共識(shí)。而國(guó)家檔案資源建設(shè)則有廣義和狹義之分:廣義的國(guó)家檔案資源建設(shè)是以建立檔案資源體系為目的,“依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)開(kāi)展的檔案積累、移交、接收、整理、檔案資源開(kāi)發(fā)利用等一系列檔案工作”(1);狹義則是指國(guó)家檔案資源的形成、收集和整合過(guò)程。在工作實(shí)踐中的檔案資源建設(shè),主要是以后者為主,并不包括檔案資源的開(kāi)發(fā)利用,因此本文的討論重點(diǎn)也圍繞后一定義展開(kāi)。一、檔案資源及保管利用。在檔案自2001年全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議明確指出“要加強(qiáng)國(guó)家檔案資源建設(shè)”以來(lái),歷年全國(guó)局館長(zhǎng)會(huì)議始終把檔案資源建設(shè)作為重要工作加以部署。全國(guó)多個(gè)檔案部門如山東、遼寧、甘肅、陜西等在全省范圍內(nèi)深入開(kāi)展了檔案資源建設(shè)主題活動(dòng),其他多個(gè)省市也紛紛采取了加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的措施,取得了一定的成效。從目前各地的工作實(shí)踐以及學(xué)術(shù)界的理論研討來(lái)看,國(guó)家檔案資源建設(shè)的途徑主要應(yīng)包括以下幾個(gè)方面。1.前端控制:各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案是國(guó)家檔案資源的最主要來(lái)源。檔案行政管理部門通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo),督促檔案室切實(shí)做好各種門類和載體形態(tài)的文件材料的收集歸檔、整理保管工作,從源頭上確保檔案資源的齊全完整、規(guī)范整理、安全保管。2.檔案接收:檔案館依據(jù)《檔案法》和收集檔案的范圍,從檔案室依法接收到期檔案,是國(guó)家檔案資源建設(shè)的主渠道。根據(jù)工作領(lǐng)域的拓展,各地檔案館同時(shí)積極接收重大活動(dòng)、重要事件、臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案,提前接收重要單位的重要檔案。3.檔案征集:檔案館通過(guò)開(kāi)展征集,將流散于社會(huì)和民間的珍貴檔案資料收集進(jìn)館,防止檔案的損毀和流失,維護(hù)檔案資源的安全與完整。4.主動(dòng)記錄:圍繞本地區(qū)中心工作、社會(huì)發(fā)展和城鄉(xiāng)變遷等,由檔案館進(jìn)行實(shí)地拍攝形成檔案資源。5.全面采集:重點(diǎn)是開(kāi)展對(duì)數(shù)字檔案資源尤其是網(wǎng)絡(luò)信息資源(WebArchive)的采集、整理和保存,實(shí)現(xiàn)實(shí)體館藏與虛擬館藏并存。6.資源整合:由檔案行政管理部門合理規(guī)劃?rùn)n案資源的歸屬和流向,使檔案資源集中保管利用,實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案資源的共享。從某種程度上說(shuō),檔案資源整合已經(jīng)成了全國(guó)一些地方國(guó)家檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容之一。7.資源監(jiān)控:所謂監(jiān)控,是指檔案行政管理部門“依據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定,對(duì)檔案館以外的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案,采取各種監(jiān)管和控制手段,確保國(guó)家資源安全,不受損失和流失”(2)。雖然我國(guó)的檔案法規(guī)中對(duì)個(gè)人檔案的安全保管、公布利用、出售批準(zhǔn)權(quán)、捐贈(zèng)獎(jiǎng)勵(lì)作出了規(guī)定,但較為原則,缺乏操作性。二、國(guó)家文件資源建設(shè)中存在的突出問(wèn)題(一)檔案資源利用現(xiàn)狀。我國(guó)檔案文獻(xiàn)是人們一般應(yīng)做好的兩個(gè)從各級(jí)國(guó)家綜合檔案館資源建設(shè)的整體情況分析,主要存在三個(gè)問(wèn)題。一是急速增長(zhǎng)的數(shù)量難掩歷史檔案欠缺的遺憾。改革開(kāi)放初期,我國(guó)各級(jí)各類檔案館中保管的檔案大約有2000多萬(wàn)卷。至2008年底,全國(guó)各級(jí)各類檔案館中保管的檔案資源的數(shù)量已達(dá)2.5億卷。(3)與發(fā)達(dá)國(guó)家相比,我國(guó)國(guó)家檔案資源數(shù)量不多主要是由于歷史檔案不多而造成的。明代及其以前總共只有幾千卷,清代才有較為完整齊全的檔案。二是館藏檔案門類和載體形態(tài)結(jié)構(gòu)比例失衡,內(nèi)容單一。反映政務(wù)、黨務(wù)的文書(shū)檔案數(shù)量占絕對(duì)統(tǒng)治地位,全面反映經(jīng)濟(jì)、科技、社會(huì)、文化、藝術(shù)、民族宗教方面的專門檔案很少。紙質(zhì)檔案約占館藏檔案總數(shù)的74.9%,其他載體形態(tài)的檔案僅為25.1%,(4)無(wú)法全面有效生動(dòng)地反映國(guó)家發(fā)展、社會(huì)變遷和百姓生活變化,沒(méi)有真正成為“社會(huì)的集體的記憶”。三是缺乏特色檔案資源。大部分綜合檔案館在館藏檔案資源的內(nèi)容和形式上所反映的風(fēng)格特點(diǎn)和典型特征不突出,特色鮮明、具有重要影響和利用價(jià)值的檔案資源數(shù)量不足。(二)資源建設(shè)的不同方法中存在的具體問(wèn)題從檔案資源建設(shè)的七個(gè)主要途徑上分析,可以概括為存在如下具體問(wèn)題(見(jiàn)表1)。三、國(guó)家文件資源建設(shè)應(yīng)采取的戰(zhàn)略(一)檔案資源體系建設(shè)的原則從國(guó)家層面上來(lái)講,應(yīng)盡快完善檔案館網(wǎng)結(jié)構(gòu),切實(shí)保障綜合檔案館作為所在區(qū)域的檔案保管和利用中心的地位不動(dòng)搖,并帶動(dòng)其他各類檔案館的發(fā)展。對(duì)現(xiàn)有的專業(yè)館、部門館要正視其存在的現(xiàn)實(shí),通過(guò)多種途徑和方式,使國(guó)家檔案資源集中保管利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)要制定一系列相關(guān)的政策法規(guī),并使其相互協(xié)調(diào)、配合,形成體系。從綜合檔案館的層面上來(lái)講,首先應(yīng)明確檔案資源建設(shè)的基本原則。一是統(tǒng)籌協(xié)調(diào):正確處理重點(diǎn)突破與全面推進(jìn)、加快發(fā)展與增強(qiáng)后勁、資源共享與安全保障等關(guān)系,運(yùn)用不同機(jī)制和措施,促進(jìn)不同領(lǐng)域、不同區(qū)域的檔案資源建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。二是需求導(dǎo)向:根據(jù)本地區(qū)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展需求,根據(jù)維護(hù)人民群眾根本利益的需求,結(jié)合檔案資源建設(shè)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的新情況,科學(xué)確定檔案資源建設(shè)的任務(wù)和重點(diǎn)。三是全面系統(tǒng):全面收集反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等各方面內(nèi)容的檔案資源,組織調(diào)整不同門類、不同載體檔案之間的比例,使館藏檔案形成合理有機(jī)的系統(tǒng)整體。四是突出特色:堅(jiān)持圍繞地域、時(shí)代、文化、載體、門類等特色開(kāi)展檔案資源建設(shè),通過(guò)創(chuàng)新有效的途徑和方法豐富館藏。在遵循上述原則的基礎(chǔ)上,要確定各綜合館檔案資源建設(shè)的總體目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,制定實(shí)施方案和步驟,圍繞前端控制、檔案接收、檔案征集、主動(dòng)記錄、全面采集、資源整合、資源監(jiān)控這七個(gè)“面”有側(cè)重點(diǎn)地展開(kāi),形成資源建設(shè)的多維立體結(jié)構(gòu)。(二)解決具體問(wèn)題的微觀策略1.檔案歸檔的范圍前端控制是檔案資源建設(shè)的源頭保障。各級(jí)檔案行政管理部門要緊密結(jié)合貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局8號(hào)令,監(jiān)督指導(dǎo)本地區(qū)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位修改完善文件材料歸檔范圍,修改時(shí)必須突出反映各單位主要職能活動(dòng)的特點(diǎn),避免“千人一面”,尤其要注重把與人民群眾各方面利益密切相關(guān)的材料納入歸檔范圍。在繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案指導(dǎo)的同時(shí),監(jiān)督各單位嚴(yán)格落實(shí)檔案集中統(tǒng)一管理的原則,確?？萍?、專門、聲像、實(shí)物等各種門類和載體的檔案及相應(yīng)電子文件收集齊全,按時(shí)歸檔。特別是要深入調(diào)研本地區(qū)各立檔單位專門檔案的分布、種類、數(shù)量和管理利用情況,摸清底數(shù),建立臺(tái)帳,研究規(guī)律,制定計(jì)劃,采取措施,將各類專門檔案的管理納入到檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇。2.要從“疏堵結(jié)合”的工作方式接收是檔案資源建設(shè)的主渠道,任何時(shí)候都不能偏離。依據(jù)檔案法律法規(guī),做好到期檔案接收進(jìn)館工作,是綜合檔案館“應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的底線”(5)。執(zhí)行法律法規(guī)是不能討價(jià)還價(jià)的,但在堅(jiān)守原則的同時(shí),也要注意一定的靈活性。要采取動(dòng)之以情、曉之以理、嚴(yán)之以法的工作方式,“疏堵”結(jié)合。副省級(jí)市以上檔案館應(yīng)結(jié)合國(guó)家檔案局提出的三年內(nèi)完成收集范圍修改的要求,積極修改本館的收集范圍,使其能夠科學(xué)地指導(dǎo)接收工作。對(duì)一時(shí)不能進(jìn)館的各類民生檔案,要從實(shí)際出發(fā),因地制宜,提出管理標(biāo)準(zhǔn),明確管理要求,強(qiáng)化監(jiān)管措施。對(duì)于改制和破產(chǎn)企業(yè)的檔案,要根據(jù)實(shí)際情況有所選擇地接收。如本地區(qū)國(guó)資委直接監(jiān)管的改制和破產(chǎn)企業(yè)檔案,檔案部門應(yīng)當(dāng)采取有效措施,嚴(yán)格依法處置,防止國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)、改制過(guò)程中檔案的流失。對(duì)于重大活動(dòng)檔案接收,則要充分借鑒奧運(yùn)會(huì)、國(guó)慶60周年、特奧會(huì)、藝術(shù)節(jié)、亞冬會(huì)等重大活動(dòng)檔案工作的成功經(jīng)驗(yàn),積極探索檔案部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制,統(tǒng)一收集、整理、保管、移交本地區(qū)重要政務(wù)活動(dòng)、外事接待和重大突發(fā)事件形成的各類檔案。3.重點(diǎn)保護(hù),拓寬知識(shí)來(lái)源,著力提高館藏資源的“親民性”征集是檔案資源建設(shè)的重要途徑。征集工作要取得突破,必須做好三點(diǎn)。一要轉(zhuǎn)變工作手段。不少檔案館從思想上還沒(méi)有真正把征集作為重要的業(yè)務(wù)工作來(lái)對(duì)待,具體表現(xiàn)在行動(dòng)上就是征集缺少經(jīng)費(fèi)、隨意性較強(qiáng)等問(wèn)題。因此要積極爭(zhēng)取專項(xiàng)檔案征集經(jīng)費(fèi),由單一依靠行政手段轉(zhuǎn)變?yōu)樾姓侄?、?jīng)濟(jì)手段相結(jié)合,為征集工作提供物質(zhì)保障。二要拓寬征集范圍。與歐美國(guó)家的檔案館相比較,國(guó)內(nèi)檔案館征集檔案資料的范圍還是非常狹窄,尤其是缺乏“人本、人文檔案”(6)。要提高館藏資源的“親民”性,就特別要注意征集以下內(nèi)容:名人、名企、名產(chǎn)、名勝特別是老字號(hào)企業(yè)、地方土特產(chǎn)、名勝古跡區(qū)等檔案資料;物質(zhì)和非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、民間藝術(shù)、鄉(xiāng)土風(fēng)情、典籍掌故、宗教活動(dòng)等特色檔案;歷史上形成的地方志書(shū)、年鑒、叢書(shū)、圖錄等地方文獻(xiàn)資源;本地區(qū)著名人物、重大事件親歷者、民間工藝傳人的口述資料;有紀(jì)念意義的徽章印記、領(lǐng)導(dǎo)題詞、公務(wù)禮品、牌匾證杯等實(shí)物;與人民群眾需求和利益密切相關(guān)的族譜、宗譜、家譜;家庭和個(gè)人的證件、票據(jù)、生活流水賬、日記、中小學(xué)生畢業(yè)照、學(xué)習(xí)筆記、作品等反映普通百姓生活成長(zhǎng)、折射社會(huì)發(fā)展變遷的檔案資料等。三要拓展征集對(duì)象。通過(guò)加強(qiáng)與紀(jì)念館、博物館、展覽館等機(jī)構(gòu)間的館際協(xié)作,以復(fù)制、交換、共享目錄等方式征集珍貴歷史檔案。加強(qiáng)與收藏界、攝影協(xié)會(huì)、新聞媒體的合作,采用接受捐贈(zèng)、收購(gòu)、寄存等方式,征集珍貴、專題檔案資料。如北京市平谷區(qū)檔案館加強(qiáng)與收藏界人士李潤(rùn)波的聯(lián)系,上海市嘉定區(qū)檔案館加強(qiáng)與攝影家協(xié)會(huì)會(huì)員陳啟宇的合作等。不斷深化與學(xué)術(shù)界的交流,積極與專家學(xué)者建立穩(wěn)定的合作關(guān)系,通過(guò)開(kāi)展課題研究等方式進(jìn)行征集。對(duì)于經(jīng)鑒定確有重要?dú)v史文化價(jià)值的、具有明確線索的境外保存的散失檔案,有條件的地區(qū)可根據(jù)實(shí)際開(kāi)展境外征集。境外征集開(kāi)展前一定要做好系統(tǒng)的調(diào)研工作,掌握準(zhǔn)確的線索,制定周密的方案。4.主動(dòng)記錄城鄉(xiāng)文化隨著社會(huì)發(fā)展和檔案事業(yè)不斷開(kāi)拓,很多檔案部門開(kāi)始探索實(shí)踐“主動(dòng)記錄”這一新模式,積極參與本地區(qū)重大活動(dòng)、重要事件的現(xiàn)場(chǎng)拍照、攝像;記錄城鄉(xiāng)發(fā)展的重大變遷,對(duì)重大市政工程、主要街道、小區(qū)廣場(chǎng)、村容村貌、風(fēng)景名勝、特色建筑等進(jìn)行實(shí)地拍攝;積極策劃專題,采取人物專訪、外景采集等形式,對(duì)城鄉(xiāng)的文化、社會(huì)生活等領(lǐng)域,對(duì)反映本地區(qū)文化內(nèi)涵和人文精神的、具有保存價(jià)值的無(wú)形資源進(jìn)行“深度記憶”(7),為構(gòu)筑和完善社會(huì)記憶、塑造城鄉(xiāng)文化提供服務(wù)。值得注意的是,在一些地區(qū)開(kāi)展的主動(dòng)記錄工作比較重視城市,卻忽視了農(nóng)村的發(fā)展變化。近些年隨著城市化進(jìn)程的加快,村容村貌的建設(shè)和改造力度不斷加大,很多地區(qū)農(nóng)業(yè)人口戶籍整建制一次性變更為城鎮(zhèn)居民。很多歷史文化遺存、古村落和古建筑、具有紀(jì)念意義的革命遺址以及社會(huì)運(yùn)行、百姓生活的變化都需要檔案部門積極記錄,這樣才能真正全面地反映城鄉(xiāng)記憶。5.數(shù)字遺產(chǎn)的下載利用這主要是指檔案部門主動(dòng)開(kāi)展反映本地區(qū)歷史社會(huì)變化的、重要的資料性信息的收集工作,其中重點(diǎn)應(yīng)該是加大對(duì)數(shù)字檔案資源的采集力度。聯(lián)合國(guó)教科文組織在《保存數(shù)字遺產(chǎn)憲章》中明確指出,數(shù)字資源包括“文字、數(shù)據(jù)庫(kù)、靜止的和活動(dòng)的圖像、聲音和圖表、軟件和網(wǎng)頁(yè)等”,應(yīng)鼓勵(lì)“國(guó)家圖書(shū)館、檔案館、博物館和其他公共遺產(chǎn)組織通力合作,共同保存數(shù)字遺產(chǎn)”。檔案部門通過(guò)從網(wǎng)絡(luò)上下載、對(duì)廣播電視進(jìn)行錄制、專項(xiàng)購(gòu)買等多種渠道,采集具有利用和保存價(jià)值的信息,并進(jìn)行編輯、著錄、保存。網(wǎng)絡(luò)下載的內(nèi)容重點(diǎn)是與本地區(qū)歷史和現(xiàn)實(shí)相關(guān)的信息,主要表現(xiàn)形式是數(shù)字文本和圖像。有條件的地區(qū)可通過(guò)有線電視網(wǎng)絡(luò)、廣播網(wǎng)絡(luò),實(shí)時(shí)采集本地區(qū)電視新聞節(jié)目、專題節(jié)目等,建立音視頻數(shù)據(jù)庫(kù)。專項(xiàng)購(gòu)買是通過(guò)研究制定方案,有針對(duì)性地、分步補(bǔ)充購(gòu)買圖書(shū)資料、商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等。對(duì)于主動(dòng)采集的檔案資源,在利用時(shí)要特別注意符合其知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)規(guī)定。6.形成檔案資源多元化資源整合應(yīng)從國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度,運(yùn)用法律和行政等手段予以推廣。但對(duì)于各級(jí)檔案部門來(lái)講,不能等、靠、要國(guó)家政策,而應(yīng)該積極主動(dòng)探索區(qū)域性整合途徑與方案。從全國(guó)范圍講,目前檔案管理模式改革主要有安徽和縣模式、深圳模式、浦東模式、青島模式、哈爾濱模式等幾種典型,各有特點(diǎn)。檔案部門應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)這些地區(qū)的成功經(jīng)驗(yàn),從實(shí)際出發(fā),靈活通過(guò)機(jī)構(gòu)歸并、實(shí)體集中、網(wǎng)絡(luò)共享、館際(室)協(xié)作等多種方式,多渠道整合本地區(qū)檔案資源,加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,逐步建立以檔案行政管理部門為主導(dǎo)、各有關(guān)主管部門配合的檔案資源監(jiān)管體制,實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案資源的優(yōu)化組合。整合要抓好依法整合、因地整合、科學(xué)整合三個(gè)環(huán)節(jié),積極運(yùn)用技術(shù)手段,加快建設(shè)檔案目錄、全文、多媒體、信息數(shù)據(jù)庫(kù),加強(qiáng)對(duì)電子文件的控制與管理,提高網(wǎng)絡(luò)共享的安全性,使法制化、區(qū)域性、集約型的整合模式,在探索和實(shí)踐中取得新的進(jìn)展。7.確保完善的檔案資源“通過(guò)立法或其他行政手段,將具有重要?dú)v史價(jià)值與公共利益有關(guān)的私人檔案置于國(guó)家的監(jiān)管和保護(hù)之下,這在歐美各國(guó)是比較普遍的做法”(8)。不同的是有的國(guó)家比較強(qiáng)硬,如意大利、法國(guó)等是在立法中規(guī)定了檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)具有重要價(jià)值的私人檔案擁有強(qiáng)行登記權(quán)、優(yōu)先購(gòu)買權(quán)等權(quán)力;而有的國(guó)家則相對(duì)溫和,如美國(guó)、英國(guó)、德國(guó)等只規(guī)定由國(guó)家進(jìn)行調(diào)查登記,把握私人檔案的收藏情況