物業(yè)增值服務(wù)會(huì)議會(huì)客接待服務(wù)方案

NEW物業(yè)增值服務(wù)會(huì)議會(huì)客接待服務(wù)方案（附：會(huì)議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）適用于：各類商業(yè)物業(yè)會(huì)議、會(huì)客接待方案目的規(guī)范項(xiàng)目名稱會(huì)議、會(huì)客的各項(xiàng)工作，確保高質(zhì)量、高效率的完成學(xué)校會(huì)務(wù)接待的工作。適用范圍適用于項(xiàng)目名稱的各項(xiàng)會(huì)議、會(huì)客接待工作。職責(zé)3.1物業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)檢查會(huì)議的接待、會(huì)客的接待、會(huì)議室的衛(wèi)生日常清理工作的組織、監(jiān)督。3.2會(huì)議、會(huì)客接待人員負(fù)責(zé)會(huì)議的接待、會(huì)客的接待、會(huì)議室的衛(wèi)生的日常清理的工作。程序要點(diǎn)4.1會(huì)議接待人員進(jìn)行會(huì)議接待、會(huì)議室的衛(wèi)生日常清理的基本要求?！?〉會(huì)議接待人員進(jìn)行會(huì)議接待室嚴(yán)格遵守員工守則和各項(xiàng)規(guī)部分制度?！?〉會(huì)議接待人員進(jìn)行會(huì)議接待時(shí)，要做到如下：按規(guī)著裝。服裝整潔、皮鞋光亮，無(wú)泥污漬。佩戴卡，頭發(fā)梳理整齊。上崗的服務(wù)人員不戴首飾，一律淡妝，不留長(zhǎng)指甲，不涂抹指甲油。會(huì)議召開(kāi)期間崗位上有崗、有人、有服務(wù)。會(huì)議接待人員站姿、走姿、坐姿端正，要符合標(biāo)準(zhǔn)。確保會(huì)議室設(shè)備設(shè)施完好、有效，能隨時(shí)啟用。有工作日志，紀(jì)錄工作清楚，隨時(shí)查閱。4.2會(huì)議接待4.2.1會(huì)議準(zhǔn)備提前半小時(shí)，會(huì)議室開(kāi)窗通風(fēng)，確保會(huì)議室空氣清新；（夏天時(shí)將空調(diào)設(shè)定位26°C）檢查會(huì)議桌是否整齊，茶杯及椅子是否按位置擺放；會(huì)議用的暖水瓶打滿熱水并依次擺放整齊；檢查地面是否清潔；會(huì)議開(kāi)始前5分鐘將窗戶關(guān)閉；再次檢查地面的清潔；4.2.2會(huì)議期間（工作人員每次進(jìn)入會(huì)議室必須攜帶抹布）會(huì)議開(kāi)始時(shí)，將茶水到滿；會(huì)議前半段時(shí)間，每10分鐘倒一次茶水；會(huì)議后半段時(shí)間，每20分鐘倒一次茶水；4.2.3會(huì)議結(jié)束會(huì)議室開(kāi)窗通風(fēng)，確保會(huì)議室空氣清新；將用過(guò)的茶杯、煙灰缸進(jìn)行徹底的清洗；清理會(huì)議桌的衛(wèi)生；清洗過(guò)后的茶杯、煙灰缸用干抹布擦干，在茶杯內(nèi)倒入茶葉；將茶杯、煙灰缸、椅子擺放適當(dāng)?shù)奈恢?；清理地面衛(wèi)生及窗臺(tái)衛(wèi)生；關(guān)閉窗戶，確認(rèn)無(wú)誤，關(guān)閉會(huì)議室。4.3會(huì)客接待4.3.1客人來(lái)到接待中心問(wèn)訊某部門某工作人員，可通過(guò)通訊錄進(jìn)行查找；4.3.2查到時(shí)，打電話與其聯(lián)系，說(shuō)明有人找，征得同意后，可將電話轉(zhuǎn)接給客人。4.3.3如被訪者不在時(shí)，原則上不把電話號(hào)碼告知查詢者，但可問(wèn)清來(lái)訪者是否需要留言；4.3.4一時(shí)找不到被訪者，決不能輕易回絕客人，經(jīng)過(guò)多次查找，如仍找不到被訪者，應(yīng)向?qū)?wèn)者表示歉意，并說(shuō)明已通過(guò)多種方式查找，同時(shí)請(qǐng)留下電話號(hào)碼，一旦查到后馬上通知詢問(wèn)后，或請(qǐng)問(wèn)訊者留言。4.4報(bào)紙投遞4.4.1報(bào)社投遞；4.4.2會(huì)客接待人員在報(bào)紙登記表中，分別對(duì)報(bào)社名稱、報(bào)紙名稱、分?jǐn)?shù)、日期進(jìn)行登記。會(huì)客接待人員進(jìn)行簽收，投遞員簽字；4.4.3會(huì)客接待人員去各辦公室進(jìn)行發(fā)放；4.5信件簽收4.5.1普通信件按辦公室分別放到辦公室中;4.5.2掛號(hào)信、快件、包裹單等會(huì)議接待人員將掛號(hào)信、快件、包裹單等在信件登記表中 ，分別對(duì)郵件類別、辦公室、數(shù)量、接受日期，收件人進(jìn)行登記。辦公室人員收取信件時(shí)，在信件登記表中領(lǐng)件人一覽中簽字。如在當(dāng)班沒(méi)有聯(lián)系上師生，應(yīng)在交接班記錄本說(shuō)明，并說(shuō)明為聯(lián)系的原因。物業(yè)增值服務(wù)-會(huì)議服務(wù)規(guī)程及標(biāo)準(zhǔn)1.日常辦公會(huì)議服務(wù)?服務(wù)要求工作時(shí)統(tǒng)一著裝上崗，要保持服裝、鞋襪、領(lǐng)花干凈整潔。淡妝上崗，打扮適度，不蓄留和佩帶與本崗不相適的頭型和飾物，不得留長(zhǎng)指甲和涂有色指甲油。每天到崗后首先打開(kāi)各會(huì)議室門窗，進(jìn)行通風(fēng)，視季節(jié)、天氣情況掌握通風(fēng)時(shí)間，如有會(huì)議應(yīng)提前20分鐘關(guān)閉門窗，打開(kāi)空調(diào)送冷（暖）風(fēng)，以保證會(huì)場(chǎng)舒適度。每天檢查會(huì)議室的燈光，設(shè)備完好情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行維修，以保證會(huì)場(chǎng)的正常使用。?會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置按照主辦單位要求布置會(huì)場(chǎng)。如有特殊要求可提前訂制鮮花、懸掛會(huì)標(biāo)。提前2小時(shí)請(qǐng)主辦單位檢查會(huì)場(chǎng)布置是否符合要求。1小時(shí)準(zhǔn)備一一開(kāi)啟照明燈具，打開(kāi)門窗通風(fēng)，檢查室內(nèi)衛(wèi)生。按照要求訂制鮮花盤，會(huì)見(jiàn)主位擺放大花盤，陪同位置擺放小型花盤（花盤規(guī)格及所需的色調(diào)，由會(huì)見(jiàn)主辦單位確定），擺放在茶幾里端，與邊沿平齊。做好會(huì)見(jiàn)擺臺(tái)。每個(gè)座位內(nèi)側(cè)距茶幾前端10厘米處擺放茶杯墊盤，墊盤內(nèi)擺放濕巾托盤。30分鐘準(zhǔn)備一一啟動(dòng)空調(diào)設(shè)備。服務(wù)員站在門口兩側(cè)，面向外微笑迎候領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)人員，引導(dǎo)落座，協(xié)助安放隨身物品。10分鐘準(zhǔn)備一一擺放濕巾、潤(rùn)茶。5分鐘準(zhǔn)備一一沏茶。按要求布置好會(huì)場(chǎng)，做好清潔打掃工作，以保證會(huì)場(chǎng)的整齊與清潔。如需要音響設(shè)備、投影、幕布的，要配合相關(guān)人員做好一切準(zhǔn)備。會(huì)場(chǎng)布置好后，打好開(kāi)水放到會(huì)議室備用，并檢查會(huì)議服務(wù)必需品（如茶杯、杯墊、毛巾、托盤等）是否到位。服務(wù)人員要對(duì)每天所服務(wù)的會(huì)議室的會(huì)議情況有所了解，避免同時(shí)開(kāi)幾個(gè)會(huì)議而不知將客人引到那間會(huì)議室。要把會(huì)議指示牌擺放在電梯口，必要時(shí)在大廳指示牌也要有所指示。一切準(zhǔn)備好后，服務(wù)人員要面帶微笑提前15分鐘站在會(huì)議廳門口準(zhǔn)備迎客。當(dāng)客人到達(dá)時(shí)，要主動(dòng)向每位客人問(wèn)“您好”、“請(qǐng)進(jìn)”等。會(huì)議服務(wù)人員對(duì)入座的來(lái)賓要及時(shí)倒水，以示歡迎。會(huì)中服務(wù)會(huì)議開(kāi)始后，為每位來(lái)賓倒水。倒水時(shí)，應(yīng)在客人右方用無(wú)名指和小拇指夾起杯蓋，用拇指和食指拿起茶杯，退后一步倒水，茶杯里的水不要倒的太多，一般八成滿即可，避免灑在客人身上。放茶杯時(shí)要輕、穩(wěn)、茶杯要放在客人的右手一邊。待茶水全部上好后，環(huán)視會(huì)場(chǎng)是否還需其它服務(wù)，然后禮貌退出會(huì)場(chǎng)，輕輕把門關(guān)上。添水時(shí)間要視客人飲水多少而靈活掌握，一般第一次間隔15分鐘左右加一次水，以后可間隔20—30分鐘加一次水。如遇會(huì)議需上香巾、果盤等，要及時(shí)清理會(huì)議桌上的廢棄物，以保持桌面的干凈整潔。會(huì)議期間，會(huì)議廳門口要始終有一人值守，以備客人的各種需求及時(shí)得到解決和對(duì)周圍秩序的維護(hù)。會(huì)后工作會(huì)議結(jié)束后，為客人打開(kāi)會(huì)議廳大門，并向客人說(shuō)“請(qǐng)慢走，再見(jiàn)”，送走每一位客人。迅速檢查會(huì)議廳的設(shè)備設(shè)施是否完好，如發(fā)現(xiàn)有客人遺留下的物品，不能及時(shí)返還的要上交主管部門保管并負(fù)責(zé)聯(lián)系送還給客人。撤臺(tái)，把服務(wù)用品及時(shí)進(jìn)行清理，協(xié)助保潔做好清潔工作，恢復(fù)原貌，為下次會(huì)議做好準(zhǔn)備。會(huì)議撤下的茶杯及時(shí)送到水房進(jìn)行清洗。先用稀釋的消毒液進(jìn)行浸泡，再用洗潔精洗刷，特別對(duì)杯口部位重點(diǎn)洗刷，然后用清水沖洗干凈為止。清洗完畢的茶杯要逐個(gè)檢查，發(fā)現(xiàn)有破損的要及時(shí)拿出來(lái)，沒(méi)問(wèn)題的放好備用。2.大型會(huì)議的服務(wù)

會(huì)前服務(wù)服務(wù)項(xiàng)目工作標(biāo)準(zhǔn)接受任務(wù)根據(jù)甲方相關(guān)部門通知接受接待任務(wù)，明確記錄日期、時(shí)間及與會(huì)人數(shù)并了解其他特殊要求傳達(dá)任務(wù)在接受任務(wù)后5分鐘之內(nèi)將會(huì)議通知如實(shí)傳達(dá)到客戶服務(wù)部，客戶服務(wù)部對(duì)傳達(dá)的通知如實(shí)記錄，并迅速安排會(huì)議禮儀組作準(zhǔn)備。擬定方案會(huì)議禮儀組根據(jù)所接受的任務(wù)的具體要求，擬訂詳細(xì)地接待方案，管理處客服部對(duì)擬定的方案提出修改意見(jiàn)后，反饋給會(huì)議主辦部門獲得批準(zhǔn)確認(rèn)。準(zhǔn)備物品會(huì)議禮儀組根據(jù)確認(rèn)的實(shí)施方案，做好以下各類物品的準(zhǔn)備：茶具、日用品、飲料水果，做好品種數(shù)量登記?？蛻舴?wù)部按需準(zhǔn)備好徽標(biāo)、橫幅、大屏幕等；園藝工按需準(zhǔn)備好盆花、鮮花、花籃、會(huì)議桌椅等；保潔人員按需準(zhǔn)備清香劑、餐巾紙、其他衛(wèi)生用品；工程人員按需準(zhǔn)備好燈光、音響、空調(diào)、電梯等。布置場(chǎng)地會(huì)議禮儀組按實(shí)施方案，做好茶具、日用品、飲料、水果的擺放，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他設(shè)備的布置。保潔、園藝工按要求擺放桌椅、花卉等，并按要求清掃場(chǎng)地、置放衛(wèi)生用品、噴清香劑；工程人員按要求打開(kāi)通道、門、調(diào)好燈光、音響、協(xié)助掛放會(huì)標(biāo)橫幅等，并設(shè)置好大屏幕?？傮w驗(yàn)收會(huì)議禮儀組對(duì)所有的準(zhǔn)備工作做最后的確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，

及時(shí)通知有關(guān)人員糾正補(bǔ)做。?會(huì)中服務(wù)為安全保密起見(jiàn)，會(huì)議服務(wù)人員不得隨意出入會(huì)場(chǎng)，按會(huì)議舉辦者的要求，隨時(shí)在會(huì)場(chǎng)外待命，做好后勤工作。?會(huì)后服務(wù)服務(wù)項(xiàng)目工作標(biāo)準(zhǔn)整理物品會(huì)議禮儀組按單查驗(yàn)接待必需品，并做好剩量登記、物品整理，為下一次接待做好