辦公室保密文件管理規(guī)章制度

辦公室保密文件管理規(guī)章制度一、文件保密原則為保護公司的機密資料，維護公司的商業(yè)利益，確保公司與客戶之間的商業(yè)合作，所有的文件應(yīng)該根據(jù)公司的文件保密規(guī)定進行管理。1.嚴格掌握文件的分發(fā)，合理的限定文件的閱讀范圍和使用范圍。2.嚴格限制電子文件的讀取、轉(zhuǎn)移和復(fù)制等操作，盡可能先行物理保護，以防取得未經(jīng)授權(quán)的訪問。3.嚴格保密文件的任何修改內(nèi)容，任何人都不可隨意修改。4.任何保密文件都不允許私人帶出公司外并在公共場所使用。5.保密文件須定期更新和清理，及時銷毀不必要的保密文件。6.對于員工在工作過程中，如果產(chǎn)生了保密文件的處理流程，需要及時上報。二、文件保密等級劃分為了保護公司的機密資料，公司對各種文件根據(jù)其涉密程度，固定等級和浮動等級的方式進行保護和管理。公司文件等級分為絕密、機密、秘密和一般等級，采用涵蓋管理和制度控制相結(jié)合的方法進行管理。等級劃分如下：1.絕密文件：意義嚴重，一旦泄露可能造成重大損失的文件，統(tǒng)一設(shè)定為絕密等級。該類文件應(yīng)由專人掌握存放、管理，向來訪人員不予開放。2.機密文件：指對惡意訪問者、黑客等身份證明不一致者，產(chǎn)生相當(dāng)不利的影響的文件，由專人掌握存放、管理，避免任何人未經(jīng)許可查閱。3.秘密文件：指對公司的商業(yè)機密，影響公司信譽等方面產(chǎn)生一定重要影響的文件，由指定的管理人員存放、管理，并遵循合理的使用和閱讀范圍，不得隨意傳閱。4.一般文件：指對于公司日常工作和服務(wù)的一般文件，應(yīng)劃分為一般等級，保證其合法性、合規(guī)性，并進行規(guī)范的管理和使用。三、文件保密的操作程序1.登記備案：對于每份涉及公司機密的文件，必須在登記備案簿上登記，并做好備份措施，盡可能確保文件的完整性和安全性。2.發(fā)放權(quán)限：涉密文件的發(fā)放應(yīng)經(jīng)過嚴格審批，并明確指示閱讀范圍與使用范圍。并且每個涉密文件都有一份明確在冊的發(fā)放記錄。3.文件使用：使用涉密文件的人員必須要經(jīng)過嚴格審核，且在該文件的范圍之內(nèi)使用，不得隨意泄露機密內(nèi)容。4.文件存放：涉密文件必須劃歸專人管理，并且采取盡可能嚴密的存檔措施，防范各種不法手段。5.臨時存放:對于需要暫時收存的文件，應(yīng)先行打標(biāo)記，并安排盡快移交處理。6.出庫借閱：涉密文件在出庫前，必須經(jīng)過相關(guān)主管的審核并簽字認證，依據(jù)閱讀權(quán)限進行借閱，并留下借閱記錄以及借閱人員的真實信息等相關(guān)信息備查。7.回防措施：涉密文件在借閱結(jié)束后及時歸還，并安排校驗之后再次存放。統(tǒng)一標(biāo)明在閱讀期限內(nèi)未及時歸還者，將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按公司規(guī)定進行追責(zé)。8.閱讀結(jié)束：閱讀者對機密文件的閱覽及時終止后，應(yīng)立即上報主管人員，并自行進行記錄，包括文件的閱讀情況、涉及到的人員、時間、地點等信息，并移交存儲人員，再次進行核查。9.銷毀處理：涉密文件在保密期滿或已履行完畢的文件，都應(yīng)及時進行核驗并按徹底銷毀處理，保證其不會再次被使用。關(guān)于不必要的涉密資料應(yīng)先以形式的審批來進行銷毀。10.留存措施：對于部分重要文件或資料，或需要保證備份的文件，應(yīng)制定相應(yīng)的留存?zhèn)浞萦媱?，并嚴密存儲，同時進行相應(yīng)的安全設(shè)置，以確保安全。四、文件保密教育1.每位員工都應(yīng)理解和遵守公司的機密保護制度。公司應(yīng)定期為新員工舉行機密保護培訓(xùn)。并進行相關(guān)考核，以保證其對公司機密的保密意識和能力。2.對于涉密信息保護意識不強、不符合公司要求甚至故意泄漏機密資料的員工，要給予相應(yīng)的追責(zé)并進行修復(fù)和整改。3.公司應(yīng)制定完善的處理機密泄露的應(yīng)急預(yù)案，對于不同級別的機密泄露要做好相應(yīng)處置措施，避免造成更大的損失。五、文件臨時處理的規(guī)定1.在涉及保密時間緊迫且務(wù)必提前拷貝涉密文件，要經(jīng)過專人同意并進行相應(yīng)的處理，在使用期限內(nèi)，必須在辦公室內(nèi)嚴格限定閱讀范圍和使用范圍。2.受制于應(yīng)急情況需要暫存涉密信息時要設(shè)卡明示借閱人員和上級部門收取，收妥之后及時通知有關(guān)部門或相關(guān)人員核實其使用和保管情況。3.對于故意或并未認真負責(zé)地對涉密信息進行處理的人員，將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，公司將保留進一步追究其法律責(zé)任的權(quán)利。