企業(yè)檔案管理制度（匯編5）

頁附件二： 招標(biāo)采購檔案借閱登記表項(xiàng)目編號(hào)項(xiàng)目名稱領(lǐng)取人單位領(lǐng)取人名稱領(lǐng)取日期退還日期

附件三：招標(biāo)檔案存放登記匯總表序號(hào)存放地點(diǎn)內(nèi)容（編號(hào)）存放日期存放人管理制度和檔案建立管理物業(yè)管理規(guī)章制度明細(xì)豪之英物業(yè)管理中有嚴(yán)格的規(guī)章制度，以下制度是我公司現(xiàn)場(chǎng)配置的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度目錄，進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)后，公司運(yùn)行部將根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況，制定和現(xiàn)場(chǎng)相適應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)行培訓(xùn)教育。物業(yè)檔案管理措施物業(yè)管理是長(zhǎng)期細(xì)致的管理工作，涉及建筑物的硬件軟件、政府機(jī)關(guān)、客戶等各個(gè)方面。詳實(shí)準(zhǔn)確的檔案管理，有助于保持管理信息的連貫真實(shí)，利于資產(chǎn)管理和客戶服務(wù)，是非常重要的管理工作。項(xiàng)目管理的檔案可以分為客戶檔案和管理檔案兩大部分?？蛻魴n案：主要包括個(gè)科室基本情況，各科室緊急聯(lián)絡(luò)人、投訴和意見處理記錄、客戶滿意度調(diào)查等內(nèi)容管理技術(shù)檔案：主要包括項(xiàng)目圖紙、審批手續(xù)等法律技術(shù)資料、各物業(yè)管理專業(yè)的工作方案、ISO9001工作記錄、工作計(jì)劃及報(bào)告、客戶及政府機(jī)關(guān)工作指示、往來信函公文等。檔案管理職責(zé)公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合辦公室統(tǒng)籌管理。二級(jí)管理是指各職能部門、服務(wù)提供部門的檔案資料管理工作。公司檔案由專人負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)歸屬綜合辦公室。各職能部門、服務(wù)提供部門指定人員，兼職檔案資料管理工作。公司檔案管理人按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、作業(yè)規(guī)程統(tǒng)一管理公司的檔案。各職能部門、服務(wù)提供部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案保管的目的便于查閱。保證檔案的安全。防止檔案損壞。采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。檔案保管的責(zé)任部門項(xiàng)目所有檔案由檔案管理員統(tǒng)一歸檔、保管。各部門日常工作記錄由部門檔案負(fù)責(zé)人于每月1號(hào)統(tǒng)一遞交檔案管理員歸檔。檔案的保管程序各部門將需要保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交檔案管理員。檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。檔案原則上保管原件。檔案的查閱權(quán)限項(xiàng)目經(jīng)理可查閱所有檔案。部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門相關(guān)的所有檔案。其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。檔案的查閱/借閱/復(fù)制查閱/借閱/復(fù)制人員到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。檔案管理員審核其查（借）閱資格。權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理。權(quán)限外的，檔案員開具《文件查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)。屬公司或ISO9000質(zhì)量體系檔案，由項(xiàng)目經(jīng)理審批。屬部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批。借閱檔案原則上需當(dāng)日歸還，如不能當(dāng)日歸還的，應(yīng)嚴(yán)格按申請(qǐng)的歸還日期歸還檔案，檔案管理員負(fù)責(zé)驗(yàn)收保證檔案完好、整潔交還檔案室。需復(fù)制檔案：一般和涉密檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。機(jī)密和絕密檔案報(bào)部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目經(jīng)理逐級(jí)審批。檔案的銷毀檔案管理員依據(jù)檔案保管期限，編制計(jì)劃，填寫《檔案銷毀記錄》經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。屬公司檔案，由項(xiàng)目經(jīng)理審批。屬部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目經(jīng)理逐級(jí)審批。屬ISO9000質(zhì)量體系檔案，需報(bào)分公司總經(jīng)理審批。檔案管理相關(guān)制度歸檔制度凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、物業(yè)管理服務(wù)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或各部門須保留的，保存人必須到綜合辦公室登記，辦公室保存復(fù)印件。由公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔：以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部保存原件。屬人力資源問題的，由人事部保存原件。其他重要報(bào)告，在公司資料歸檔范圍內(nèi)的連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交綜合辦公室，在工程資料歸檔范圍的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后，根據(jù)具體情況移交工程維護(hù)部或綜合辦公室、相關(guān)項(xiàng)目部。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，均保留兩份原件，綜合辦公室、計(jì)劃財(cái)務(wù)室各存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，財(cái)務(wù)部保存原件，辦公室保存復(fù)印件并注明原件存放處。公司的收文、發(fā)文等文書資料在綜合辦公室歸檔。檔案保管制度各職能部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置專門存放檔案的文件柜并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。歸檔資料要進(jìn)行登記，編制全行目錄?？茖W(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄。根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)合理。庫存檔案必須圖物相符，賬物相符。檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。經(jīng)鑒定需銷毀的檔案，由綜合辦公室編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。項(xiàng)目部的管理檔案除國家規(guī)定外保存期為三年。項(xiàng)目結(jié)束后，所有檔案資料需要移交給客戶保管。檔案借閱制度檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。借閱部門保管的檔案、材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱非本部門經(jīng)辦的檔案、材料須經(jīng)綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。閱檔必須在綜合辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理并報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)。借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。借出檔案資料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。九、業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條為了維護(hù)XXXXXXX有限公司及委托單位的利益和合法權(quán)益，規(guī)范本公司的業(yè)務(wù)檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，結(jié)合本公司的具體情況，特制訂本制度。第二條本制度中所稱檔案是指各部門在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等績(jī)效評(píng)價(jià)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。第三條本公司各類業(yè)務(wù)檔案的所有權(quán)歸本公司所有。各類業(yè)務(wù)檔案由辦公室統(tǒng)一管理，對(duì)各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行日常管理、分類、整理、編目、借閱、銷毀等工作。第四條本公司業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，接受同級(jí)檔案行政管理部門、山東省財(cái)政廳等有關(guān)部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第二章業(yè)務(wù)檔案的收集與管理第五條檔案收集：業(yè)務(wù)檔案是本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的憑證底稿和文件資料，它是反映本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄。業(yè)務(wù)人員在辦理業(yè)務(wù)過程中，所需文件，權(quán)屬證明、會(huì)計(jì)資料和其他相關(guān)資料應(yīng)收集充分，以備核查和調(diào)閱。第六條歸檔收集范圍：各項(xiàng)績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告印稿，績(jī)效評(píng)價(jià)工作底稿及業(yè)務(wù)資料、報(bào)表等，包括綜合類、業(yè)務(wù)類及備查類工作底稿。第七條業(yè)務(wù)檔案管理的基本內(nèi)容包括：按照業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化要求，對(duì)業(yè)務(wù)報(bào)告、工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料進(jìn)行收集、分類、整理、編目、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。第八條各業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后，必須將業(yè)務(wù)工作過程中形成的文件材料和工作底稿按歸檔要求進(jìn)行收集、分類、整理后及時(shí)向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或?qū)⑿畔⑺搅?。第九條各業(yè)務(wù)項(xiàng)目小組，在每個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目完成后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人，按照業(yè)務(wù)類工作底稿和備查類工作底稿分別進(jìn)行整理。業(yè)務(wù)類工作底稿按照業(yè)務(wù)工作底稿目錄的順序排列裝訂，永久性工作底稿（備查類）按永久性工作底稿目錄的順序整理裝訂。裝訂后的工作底稿要規(guī)范整潔。各類業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容包括以下四類：相應(yīng)項(xiàng)目當(dāng)期檔案紙質(zhì)版。永久性檔案紙質(zhì)版（即備查工作底稿檔案）。留存正式的績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告。報(bào)告已正式簽字蓋章生效。底稿電子版。業(yè)務(wù)檔案的立卷程序包括以下工作：組卷：按照委托單位項(xiàng)目號(hào)劃分，原則上組成一個(gè)案卷。公司承接績(jī)效評(píng)價(jià)項(xiàng)目按照年度及項(xiàng)目號(hào)排序，卷內(nèi)的材料按照工作底稿目錄的內(nèi)容排序。業(yè)務(wù)檔案復(fù)核：檔案歸類、整理完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)工作底稿全面審核確認(rèn)無誤后，在相應(yīng)位置簽字；立卷人將項(xiàng)目復(fù)核后的檔案交至檔案復(fù)核人，在相應(yīng)位置簽字。業(yè)務(wù)檔案裝訂：業(yè)務(wù)檔案復(fù)核完畢后，去除所有文件材料附帶物。要求統(tǒng)一填寫案卷封面，注明客戶名稱、業(yè)務(wù)類別、期間、冊(cè)書、歸檔日期、歸檔人等相關(guān)信息。永久性檔案需單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并注明檔案類別。業(yè)務(wù)檔案移交：業(yè)務(wù)檔案立卷完畢后，應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)檔案交公司檔案管理員保管，并辦理檔案移交手續(xù)，檔案管理員需驗(yàn)收確認(rèn)無誤后歸檔。第十二條各業(yè)務(wù)類檔案，由立卷人編制檔案清單向檔案室移交，檔案室驗(yàn)收后，按照業(yè)務(wù)項(xiàng)目和業(yè)務(wù)報(bào)告文號(hào)順序編制案卷目錄。凡不符合立卷歸檔要求的則令其退回，重新按要求立卷歸檔。對(duì)驗(yàn)收合格的業(yè)務(wù)檔案，移交人和接交人要在移交清單上簽字確認(rèn)。第十三條移交后的各業(yè)務(wù)類檔案，檔案室人員根據(jù)移交清單，按照檔案的類別編制《皓誠投資咨詢有限公司檔案目錄》，編制好的檔案目錄，驗(yàn)收合格后正式歸檔保存。第十四條公司業(yè)務(wù)檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，安排有關(guān)人員監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接受人、監(jiān)交人均在移交表上簽章。移交人必須辦理完移交手續(xù)后方可一離開。若有一方未按照規(guī)定移交檔案，將追究其責(zé)任。第十五條業(yè)務(wù)人員調(diào)（離）職之前，須有檔案管理員在問詢業(yè)務(wù)人員所在部門經(jīng)理意見后在《人員調(diào)離簽單》中簽署業(yè)務(wù)檔案移交檢查是否符合規(guī)定的意見。凡有未交業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)補(bǔ)交相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案；凡造成業(yè)務(wù)檔案丟失且無法彌補(bǔ)的，按照有關(guān)規(guī)定辦理；業(yè)務(wù)檔案移交檢查沒有問題，或檢查出的問題全部處理完畢后，檔案管理員方可在《人員調(diào)離簽單》中簽署業(yè)務(wù)檔案移交檢查符合規(guī)定的意見；否則，簽署不符合規(guī)定的意見，人力資源部不辦理調(diào)動(dòng)和解聘手續(xù)。第三章業(yè)務(wù)檔案的保存第十六條為保證業(yè)務(wù)完整性、保密性和方便實(shí)用性，本公司業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一存放于檔案室。第十七條正式歸檔后的各類業(yè)務(wù)檔案，由檔案室管理員進(jìn)行分類整理，統(tǒng)一編寫案卷目錄。做到存放合理，排列有序，查找方便。第十八條檔案室要保持存放檔案的清潔衛(wèi)生，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等，確保各類業(yè)務(wù)檔案完好無損。第四章業(yè)務(wù)檔案的利用第十九條業(yè)務(wù)檔案的利用是指對(duì)業(yè)務(wù)檔案的借閱、復(fù)印和摘錄等。第二十條事公司內(nèi)部人員借閱業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格執(zhí)行借閱手續(xù)。檔案的借閱需填制《業(yè)務(wù)檔案借閱審批表》，經(jīng)經(jīng)理和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。借閱責(zé)任人及部門經(jīng)理應(yīng)對(duì)所借閱檔案負(fù)完全責(zé)任（包括安全性、完整性、保密性等）。第二十一條對(duì)借閱的業(yè)務(wù)檔案及本公司內(nèi)有關(guān)文件，需做到嚴(yán)格保密，對(duì)失密、泄密并造成有損客戶利益和本公司信譽(yù)的，應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任，并視其情節(jié)的輕重給予通報(bào)批評(píng)和經(jīng)濟(jì)處罰。第二十二條對(duì)于繼續(xù)為上年客戶提供服務(wù)的項(xiàng)目，永久性檔案可在借閱使用后在檔案負(fù)責(zé)人監(jiān)督下將內(nèi)容進(jìn)行更新，隨本期項(xiàng)目重新立卷歸檔；同時(shí)注銷以前年度永久性檔案存檔記錄編號(hào)。第二十三條本公司以外人員，如法院、檢察院等因業(yè)務(wù)工作需要查閱公司檔案時(shí)，須經(jīng)該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門的部門負(fù)責(zé)人審批，其他咨詢類公司人員等因業(yè)務(wù)工作需要查閱事務(wù)所檔案時(shí)，須經(jīng)該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門的部門負(fù)責(zé)人審批后，由有關(guān)部門代為辦理借閱手續(xù)方可借閱，但不得帶出公司以外，不得復(fù)制相關(guān)檔案。借閱的檔案由代辦人負(fù)責(zé)催收。第五章附則第二十四條本公司績(jī)效評(píng)價(jià)等咨詢類業(yè)務(wù)檔案參照本制度執(zhí)行。第二十五條本制度由公司經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十六條本制度自發(fā)布之日起生效。

派遣員工檔案管理制度為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度，維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益，避免糾紛產(chǎn)生，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)派遣員工的聘用及管理，請(qǐng)各部門相互配合，嚴(yán)格執(zhí)行。一、基本原則公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。

二、根本要求檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司對(duì)檔案的有效利用。1.檔案的完整：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全配套，不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁，雜亂無章；另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散，或者零亂堆砌。2.檔案的安全：一方面，從檔案的物質(zhì)安全上說，要努力采取科學(xué)措施，對(duì)派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；另一方面，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。三、派遣員工個(gè)人檔案的形成嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程，并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案，編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目：1.應(yīng)聘登記表；2.筆試成績(jī)表及面試評(píng)價(jià)表；3.體測(cè)表；4.體檢表；5.培訓(xùn)登記表；6.考核登記表；7.社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表；8.派遣員工告知書；9.無犯罪記錄證明（聲明）；10.個(gè)人承諾書；11.勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件；12.派遣員工手冊(cè)簽收憑證（公司聯(lián)）；13.個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件；14.員工離職相關(guān)材料；15.解除（終止）合同證明；16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。四、檔案管理1.管理部門派遣員工檔案歸口人力資源部（綜合辦公室），歸入人事檔案類別，與公司其他檔案分類編輯，統(tǒng)一管理。2.歸口管理2.1.歸檔前，要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別，按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。

2.2.歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。

2.3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。3.檔案的查（借）閱3.1.