會(huì)議主持人的工作職責(zé)

會(huì)議主持人的工作職責(zé)

1.制會(huì)議的氣氛召開一個(gè)會(huì)議，會(huì)議主持人應(yīng)認(rèn)真地肩負(fù)起最大的責(zé)任，他應(yīng)能很好地掌控到全局，應(yīng)能有效地觀察到所有參會(huì)者及其反應(yīng)，決定整個(gè)會(huì)議氣氛的基調(diào)。會(huì)議主持人也許有一些個(gè)人的偏好，但是無論如何不能把所有的會(huì)議都開成個(gè)人風(fēng)格的會(huì)議。會(huì)議主持者應(yīng)當(dāng)按照會(huì)議的性質(zhì)、傳達(dá)的內(nèi)容來定位會(huì)議的風(fēng)格。會(huì)議主持者需要適時(shí)地區(qū)分參會(huì)者的不同風(fēng)格，控制會(huì)議的氣氛。2.控制會(huì)議時(shí)間、推動(dòng)會(huì)議的進(jìn)程作為會(huì)議的主持人，如果能充分地準(zhǔn)備，完全能有效地控制會(huì)議的時(shí)間。會(huì)議過程中，盡量不要拖延；發(fā)現(xiàn)會(huì)議誤入歧途或有一些拖延時(shí)，會(huì)議主持者應(yīng)立即以最快的速度調(diào)整到正常的議程中。會(huì)議主持者給參會(huì)者提供一個(gè)討論某項(xiàng)問題的環(huán)境，或傳達(dá)信息，一定要按照會(huì)議的議程進(jìn)行。此外，有很多專家在場(chǎng)時(shí)，會(huì)議主持者一定要做到不卑不亢。3.協(xié)調(diào)發(fā)言協(xié)調(diào)參會(huì)者的發(fā)言是會(huì)議主持者的另一項(xiàng)非常重要的工作，只有協(xié)調(diào)好參會(huì)者的發(fā)言，才能更好地將整個(gè)會(huì)議引向一個(gè)良好的進(jìn)程。這其中包括如何充分調(diào)動(dòng)參會(huì)者的積極性，讓其主動(dòng)、自覺地發(fā)言；或參會(huì)者積極性太高時(shí)，適當(dāng)?shù)匕盐諘?huì)議的進(jìn)程。4.觀察參會(huì)者的反應(yīng)并給予及時(shí)的反饋觀察參會(huì)者的反應(yīng)并給予一些及時(shí)的反饋是會(huì)議主持者的職責(zé)。觀察參會(huì)者的反應(yīng)，并給予反饋，有助于整個(gè)會(huì)議的順利進(jìn)行，同時(shí)還能很有成效地和參會(huì)大發(fā)議論的問題。這種做法也是錯(cuò)誤的，如果每提出一個(gè)問題都如此進(jìn)行，會(huì)議將占據(jù)工作的全部時(shí)間。因?yàn)槿绻麊T工提出一個(gè)問題就進(jìn)行討論，參與者將輪流成為主持人，那么所有的時(shí)間就被討論這些細(xì)枝末節(jié)的問題所占去了。◆打斷，并要求大家先集中問題，再有針對(duì)性地解決最后一個(gè)方法是“打斷，并且要求大家先集中問題”，如果問題是共性的，那么有針對(duì)性的解決；如果問題不是共性的，則可以略過，與員工在會(huì)后單獨(dú)地解決。解決主要問題是提高會(huì)議效率的好方法。在有人不停地大發(fā)議論時(shí)，會(huì)議主持者要打斷，征求大家的意見，然后繼續(xù)推動(dòng)會(huì)議的議程。此外，會(huì)議主持者還可以通過限制發(fā)言時(shí)間的辦法制止個(gè)別人不停地大發(fā)議論。3.進(jìn)行小范圍的討論在經(jīng)理或主管的心目中，可能會(huì)有個(gè)別重點(diǎn)員工，該重點(diǎn)員工可能是經(jīng)理培養(yǎng)發(fā)展的對(duì)象，也可能是能帶來最好業(yè)績(jī)的員工。通常在這種情況下，一旦他們提出問題，主管或經(jīng)理在作為會(huì)議主持時(shí)，就愿意多跟他們進(jìn)行溝通，結(jié)果可能就會(huì)使其他的員工感覺受到冷落。那么，會(huì)議主持者應(yīng)該如何有效地避免這種情況的發(fā)生呢？◆對(duì)參會(huì)者提出的問題置之不理，進(jìn)行下面的議題對(duì)參會(huì)者提出的問題置之不理，是會(huì)議主持者最容易也直接想到的辦法。但是這種做法是錯(cuò)誤的，鼓勵(lì)參會(huì)者提出問題是會(huì)議主持者的職責(zé)，如果對(duì)參會(huì)者提出的問題置之不理，不僅會(huì)直接打擊參會(huì)者的積極性，更重要的是對(duì)于解決問題毫無幫助。因?yàn)?，?huì)議主持者沒有確定該問題是否屬于共性的問題，就直接放棄了，對(duì)于會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成會(huì)有負(fù)面的影響，很容易造成損失?！艚ㄗh其他員工也就此發(fā)表意見，大家都參與討論，建議其它員工也就此發(fā)表意見，參與討論是主管從個(gè)人角度判斷，該參會(huì)者提出的問題屬于共性問題，因此建議其他員工也就此發(fā)表意見的一種做法。實(shí)際上，其他參會(huì)者不一定了解該問題的前因后果，因此不一定能有效地提出多少意見和建議。有調(diào)查數(shù)字顯示由于個(gè)別員工提出個(gè)性問題而致使會(huì)議跑題的現(xiàn)象大約占整個(gè)會(huì)議的50%。而有83%的人會(huì)對(duì)會(huì)議跑題感到苦惱，由此可見這是一個(gè)十分嚴(yán)重的問題。因此，這是一種錯(cuò)誤的做法。如果每提出一個(gè)問題都如此進(jìn)行，會(huì)議將占據(jù)了工作的全部時(shí)間。◆重復(fù)參會(huì)者提出的問題，并參其他參會(huì)者確認(rèn)此問題有無共性，這是會(huì)議主持者正確的做法。既然會(huì)議主持者鼓勵(lì)參會(huì)者提出問題，那么就要正視所提出的問題，向參會(huì)者確認(rèn)其所提出的問題，并與其他參與者共同確認(rèn)該問題的可探討性。此外，如果會(huì)議主持人企圖以更大的聲音壓倒小會(huì)的聲音，只會(huì)得到適得其反的不良結(jié)果，弄得自己疲憊不堪。取得滿意的會(huì)議效果掌握了會(huì)議主持的技巧，并有效地控制會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)后，處理好突發(fā)事件，會(huì)議主持者可以帶領(lǐng)參會(huì)者成功地完成一個(gè)完整的會(huì)議過程，但并不等同于實(shí)現(xiàn)了會(huì)議的最終目標(biāo)。會(huì)議是否有績(jī)效、能否真正地產(chǎn)生效果取決于會(huì)議主持者對(duì)于會(huì)議結(jié)果的及時(shí)跟蹤。管理者要取得滿意的會(huì)議效果，需要制訂行動(dòng)計(jì)劃、跟蹤執(zhí)行、責(zé)任到人、限制時(shí)間、確認(rèn)理解?！粜袆?dòng)計(jì)劃要取得滿意的會(huì)議結(jié)果，在整個(gè)會(huì)議進(jìn)程中，非常關(guān)健的一項(xiàng)也是最后一項(xiàng)，即行動(dòng)計(jì)劃。通過會(huì)議，管理者最終要得出決議，決議以后執(zhí)行的方法，這都需要制訂行動(dòng)計(jì)劃。通常情況下，管理者會(huì)將行動(dòng)計(jì)劃交給一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或行政，讓其依據(jù)決議制訂一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃。實(shí)際上，這樣制訂出的行動(dòng)計(jì)劃并不一定能有效地讓員工很好地執(zhí)行。因?yàn)閱T工有可能將其作為傳達(dá)文件看待，還有可能員工對(duì)其分工不認(rèn)可和不滿意，導(dǎo)致了員工的不愿意執(zhí)行。最終導(dǎo)致會(huì)議毫無結(jié)果。因此，若有必要，管理者一定要在會(huì)議過程中制訂一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃，對(duì)于各參會(huì)者所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，所有的參會(huì)者應(yīng)該有所共識(shí)。◆執(zhí)行的跟蹤達(dá)成共識(shí)，確定各參會(huì)者所負(fù)的責(zé)任之后，執(zhí)行的跟蹤就成為接下來最為關(guān)鍵的一步。執(zhí)行的跟蹤包括制訂跟蹤負(fù)責(zé)人和跟蹤的方法。通常，執(zhí)行的跟蹤要明確所要完成的項(xiàng)目、跟蹤的負(fù)責(zé)人、完成項(xiàng)目的限制時(shí)間、可能涉及的合作部門和個(gè)人、所要達(dá)成的目標(biāo)以及衡量的方法等各方面的內(nèi)容?！糌?zé)任到人責(zé)任到人即確定最終由誰(shuí)來負(fù)責(zé)某項(xiàng)具體任務(wù)，這是非常關(guān)鍵的一點(diǎn)。管理者一定要避免讓員工們?cè)谒较吕飬f(xié)商確定職責(zé)所在，這樣會(huì)造成效率降低，并且有可能造成項(xiàng)目的無法完成，成員之間也會(huì)相互推卸責(zé)任，從而最終影響了整個(gè)會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、決策的執(zhí)行?！魰r(shí)間限制時(shí)間限制是為保證項(xiàng)目的規(guī)定進(jìn)度而制訂的。有些項(xiàng)目會(huì)議通常在每個(gè)星期或項(xiàng)目取得一定進(jìn)展時(shí)，定期召開回顧會(huì)議。通過限制時(shí)間，管理者可以有效地把握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展程度，并能有效地最終保證項(xiàng)目的完成，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)?！舸_認(rèn)理解以上步驟完全完成之后，管理者還需要針對(duì)分工責(zé)任人、項(xiàng)目的時(shí)間限制等問題，詢問所有參會(huì)者是否理解并認(rèn)可，即進(jìn)行確認(rèn)理解的過程。只有得到全部員工的認(rèn)可，并使得員工明確了自己的職責(zé)所在以及時(shí)間上的限制，整個(gè)項(xiàng)目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可檢查性。完成確認(rèn)理解的過程，那么整個(gè)會(huì)議從準(zhǔn)備到實(shí)施及最后跟進(jìn)的過程也就完成了。

【小結(jié)】完成會(huì)議的準(zhǔn)備之后，管理者進(jìn)入到會(huì)議進(jìn)行的過程中，為成功地?fù)?dān)任會(huì)議主持人的角色，管理者需要正確而熟練地