電子檔案的保護與利用

電子檔案的保護與利用

隨著計算機應用的普及，所有行業(yè)都形成了大量的電子文件，主要包括電子文件、電子通信、電子報告、電子設計等。電子檔案以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體,與紙質(zhì)文件比較,具有以下特點:1、電子檔案保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高;2、電子檔案可由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速處理和傳遞;3、電子檔案可共享利用,不受時間和空間影響;4、電子檔案不是直觀紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用。由于以上特點,決定了電子檔案的管理要求突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式,本文著重從保護和利用兩個方面來闡述電子檔案對傳統(tǒng)檔案管理方式的影響。一、電子檔案存貯載體由于電子檔案以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于電子檔案的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將電子檔案轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是,刻錄儀一時還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護仍是當前電子文件載體歸檔保護的重點,必須制定保護措施。1.嚴把好質(zhì)量關A.統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。B.把住軟磁盤質(zhì)量關。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關。C.規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%～50%,溫度控制在14～24℃。D.加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存的電子文件磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。E.對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。F.在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。2.控制光照的溫度和濕度A.規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。B.保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14～24℃,相對濕度40%～65%。C.注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次,轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。二、電子文件的使用由于電子檔案具有可迅速處理、傳遞及可共享使用的特征,所以可通過網(wǎng)絡拓展電子檔案的利用方式。1.加強檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設,實現(xiàn)信息準確隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁,積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶提供更好的方便快捷服務。目前,國內(nèi)許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務,已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎,進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設,尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設,在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用,實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化,檔案信息服務利用網(wǎng)絡化,檔案管理工作自動化,檔案信息管理法制化。如:輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫,在網(wǎng)上公開部分檔案目錄,方便查詢檢索;檔案棺(室)與宣傳部門密切配合,可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔,建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫,以便于宣傳和利用。2.電子文件檔案信息管理中心檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館(室),是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,利用率高。3.建立電子文件上傳和上傳制度目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案館(室)的服務器上歸檔。4.現(xiàn)代化服務的社會化傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發(fā)生變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式,讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊,進行信息交流,回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢,提供查詢和資信服務。5.傳統(tǒng)檔案管理方式面臨的挑戰(zhàn)隨著改革開放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。為適應新形勢發(fā)展要求,進一步轉(zhuǎn)變工作職能,提高工作效率,密切黨