行政管理制度

行政管理制度為加強公司行政管理，使各項管理原則化、制度化、提高辦事效率，特制訂行政管理制度。本制度所指部分為：文獻檔案管理及歸檔制度、會議管理制度、辦公用品用品管理制度、考勤制度、值班制度、接待管理制度、衛(wèi)生管理制度、招聘錄用制度、勞動合同的制訂及保管制度、辭職及辭退和公司保密制度等。第一部分行政事務管理第一、文獻檔案管理及歸檔制度1、歸檔范疇：公司的各類制度文獻及告知、公司紅頭文獻、勞開工資表、人事檔案、會議統(tǒng)計、公司決策、市場部合同等含有參考價值的文檔材料。2、凡公司發(fā)文，經(jīng)公司領導同意蓋章后，必須交一份復印件給行政部存檔，另一份需要在公示欄公示。3、公司各部門文獻檔案由行政部歸檔管理，指定專人負責，明確責任，確保原始資料及單據(jù)齊全完整。4、收文程序規(guī)定：凡公司收到需存檔的文獻、資料、檔案，必須填寫收文統(tǒng)計，由行政人員統(tǒng)一登記簽收管理。5、文檔的借取和借閱程序與規(guī)定：1）、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總助等公司領導查閱文檔可通過行政部人員辦理有關手續(xù)，直接提檔。2）、公司其別人員需借取和借閱公司文檔（原件或復印件）時，必須按規(guī)定填寫“檔案借?。ɑ蚪栝啠┯涗洷怼?，并報經(jīng)公司副總經(jīng)理或總助等領導按權限審批后，行政部人員方可予以借?。ɑ蚪栝啠?）、抽閱文檔須在當天償還，借取和抽閱期間對文檔資料必須愛惜，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁私自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，普通內部檔案需經(jīng)公司副總經(jīng)理或總助等領導同意方可摘錄和復制。6、凡交行政部存檔的合同：須做好登記，由行政人員統(tǒng)一整頓并歸檔。第二、會議管理制度1、會議目的：任何會議都必須有目的、有計劃、有組織地進行。開會的目的在于集思廣益，溝通意見，糾正偏差，統(tǒng)一意志，提高工作效率進而增進問題的解決。2、出席會議人員的擬定，應以必須參加為準則：1）、與會者與會議所要實現(xiàn)的目的與否負直接或重要責任，與會后的工作與否直接有關。2）、與會者在中心議題方面與否含有專門的知識與經(jīng)驗，與否能有助于議題的深化。3）、與會者與否有能力或者有權力形成一項決策，與否可有可無。3、擬定會議議事日程。1）、重要的議案或事項必須列在整個議事日程的前項，不重要的事項靠后討論。2）、必須合理分派各項議案或事項的時間，要為重要的事項留出足夠的時間，必要時標出各議案的時間分派，方便會議主持及與會者控制時間。3）、每次會議議程不必太雜，內容不必太多，以提高會議的成效.4）、如屬重要議題，在時間允許的狀況下，能夠事先規(guī)定與會者作準備，并指定時間提交建議或規(guī)定，由會議主持人歸納匯總，提交會議議定。5）、提前送交與會議議程有關有的資料或告知會議議題以減少會議討論的時間。4、會議統(tǒng)計。會議統(tǒng)計由行政部人員負責，規(guī)定真實、精確、完整。1）、會議統(tǒng)計涉及兩部分內容：會議的組織狀況：涉及會議名稱、時間、地點、出席者、主持人等。會議內容：涉及會議議題，討論講話，形成的決策等。2）、會議統(tǒng)計辦法：摘要統(tǒng)計：合用于某些日常性的工作會議，不是每言必錄，而是抓住重點，摘錄要意。具體統(tǒng)計：合用于領導的重要講話，會議決定、決策等，具體統(tǒng)計規(guī)定有言必錄，不僅要統(tǒng)計要點，并且要按照原話統(tǒng)計下敘述的材料和論證。3）、主持會議須知：（1）、開會時間。（2）、充足理解會議目的，始終把握會議主題，主動引導會議討論。（3）、善于誘導與會人員，主動參加討論。（4）、討論如出現(xiàn)混亂時，應以指名方式組織講話。（5）、議題如果偏離主題，應在闡明理由后，終止討論。（6）、讓與會者自由地表述意見，盡量公平地給每一種人講話的機會，不能根據(jù)個人好惡指定講話。對每一議案，都應付諸表決，以多數(shù)決定通過或否決。（7）、會議結論應獲得全體承認，如有必要應宣讀統(tǒng)計。5、會后工作：會議能否獲得成功，不僅在于會前準備與否充足，會中組織與否周密，并且還在于會后工作做得好壞。1）、會議簡報：會議統(tǒng)計是會議的原始材料，是會議內容的客觀反映，必須完整、精確、工整，在整頓會議統(tǒng)計的基礎上撰寫會議簡報，規(guī)定文字簡潔，篇幅短小，選擇會議中的某些重要內容編報,并發(fā)送至參會全部人員。2）、檢查催辦：為了使會議精神落到實處，對會議重要內容及決策，根據(jù)會議主持人規(guī)定，由有關人員采用電話催辦，直接派人檢查催辦等方式催辦、督辦。第三、辦公用品用品的管理制度辦公用品用品的購發(fā)：每月月底前，部門負責人將本部門所需要的辦公用品、用品，制訂購置計劃交行政部。行政部指定專人制訂每月辦公用品用品計劃及預算，經(jīng)副總經(jīng)理及總助審批后由行政部人員負責將辦公用品用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部門。由使用人簽字領回。除正常配給的辦公用品用品外，若還需其它用品的，須經(jīng)部門主管及副總經(jīng)理同意方可購置、領用。公司新聘工作人員的辦公用品用品，由行政部根據(jù)工作需要，負責為其配齊，以確保新聘人員的正常工作。負責購發(fā)辦公用品的行政部人員要做到辦公用品用品齊全、品種對路、量足質優(yōu)、庫存合理、開支適宜、用品保管好。6、負責購發(fā)辦公用品用品的行政部人員要建立賬冊，完善入庫、出庫手續(xù)。出庫必須有領用人簽字。庫存用品日清月結，確保做到帳實相符，帳帳相符，無丟失、毀損。第二部分辦公事務管理第一、考勤制度全部員工必須準時上班并打卡統(tǒng)計，不得無端缺勤、曠工、遲到、早退，嚴禁代人打卡（委托或代人打卡或偽造出勤統(tǒng)計者，一經(jīng)查明屬實，雙方均以曠工論處）。所謂全勤是全月沒有遲到，早退，請假。延遲半小時之內上班，為遲到行為，提前半小時下班的，為早退行為。1、上班時間周一至周六，上午9點至12點，下午1點至5點半，業(yè)務人員實施單休制，行政管理人員實施輪崗值班制，每七天工作未達40個小時不計加班，超出40個小時按照國家規(guī)定計算加班工資。

2、遲到、早退、曠工的具體規(guī)定：（1）.員工遲到超出30分鐘以內登記考勤者視為遲到，每次遲到罰款20元，（因偶發(fā)事故或特殊狀況遲到超出30分鐘以上能夠先用電話報告上級領導請假事宜，領導同意過后，待到上班日再用書面形式上交領導審批。）2）.員工未到規(guī)定時間提前10分鐘下班的為早退，每次早退罰款20元。3）.行政部門負責本規(guī)定在全公司的貫徹，各部門主管應督導員工按規(guī)定時間出勤。主管違規(guī)核準缺勤，隱瞞員工缺勤狀況等，按違規(guī)員工應扣金額雙倍處分。外出規(guī)定：1）上班時間內因有事外出的，要按規(guī)定提出申請并填寫統(tǒng)計，否則當曠工半天解決。.若有關人員外出無法報告，應向行政人員電話聯(lián)系并填寫備案。4、請假規(guī)定：1）.任何類別的假期都需部門主管事前同意，并到行政部登記。2）.如有緊急狀況，不能事先請假，應在兩小時以內電話告知本部門主管和行政部并在上班當天補辦手續(xù)，否則以曠工計。3）.員工身體不適請病假，須告知主管，填寫[請假條]交給主管簽名同意，遇緊急狀況先電話告知主管同意同意，病后上班應補回[請假條]。否則當曠工解決。.病假的請假條一天以上者（含一天）需出示病歷或處方藥單，病假一天扣發(fā)月工資總額2%.5、曠工1）.持續(xù)三個工作日無端缺勤，或未經(jīng)同意休假者將被視為曠工。直接主管將親自聯(lián)系本人查明因素，并于滿三天后的二天內交出"辭退處分報告"。.在30天內未經(jīng)同意缺勤總計1天（24小時）者被視為曠工，按曠工處分。6、月底由行政人員負責公司各部門人員的考勤統(tǒng)計，整頓好后發(fā)給總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總助等有關領導。第二、值班制度1、值班人員名單由行政部人員按周編制，經(jīng)副總經(jīng)理同意后，印發(fā)至各部門及值班人員本人。2、值班時間為：每日中午12.00至下午13.00。3、值班人員因故（如出差、病事假等）不能到崗值班時，必須提前一天告知公司行政部，由行政部另行安排。第三、接待管理制度接待指導、參觀、學習的學生家長及來賓要做到熱情周到、耐心細致，又要做到有條不紊、秩序井然。接待工作中做到下列幾項：1、接待前的準備工作1）、準備接待的人員告知，對來賓的基本狀況做到心里有數(shù)，涉及來賓姓名、性別、身份、人數(shù)、來意及大致停留時間等。2)、制訂和貫徹接待計劃，根據(jù)已理解的狀況及時向領導報告，聽取領導對接待工作的意見。普通的來客可直接接待；重要的來賓則要制訂接待工作方案，召開接待工作會議，根據(jù)擬定計劃，告知有關部門做好必要的準備工作。確保接待前的準備工作做到充足、合理。2、接待中的服務工作1、迎接來賓。對普通來賓，可由前臺人員或行政人員前往直接迎接。對重要來賓，則需要領導一起迎接。2、接待過程中的解說及安排?？创龑W生家長及來賓提出的問題要回答的耐心細致，體現(xiàn)出公司的特色及關愛。第四、衛(wèi)生管理制度為發(fā)明一種舒適、優(yōu)美、整潔的工作環(huán)境，樹立公司的良好形象，特制訂我司辦公室衛(wèi)生制度。此管理制度合用于我司全部辦公室衛(wèi)生制度管理制度。公共區(qū)域：涉及辦公室走道、辦公場合、會議室、衛(wèi)生間、倉庫等，每天以各部門值日表為準輪流值日清掃。個人區(qū)域：涉及個人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。每隔一段時間進行一次大掃除，全體動員清掃整個辦公室。大掃除時間由行政部根據(jù)狀況而定。辦公桌面只能擺放個人辦公必須物品，其它物品應放在個人抽屜里面。辦公室公用物品應擺放在整潔并放在固定工作區(qū)域，員工平時使用，要從哪取試用后放回原位。以免丟失或引發(fā)工作不便。電腦鍵盤要保持干凈，下班或離開公司前電腦和顯示屏要關閉。飲水機、燈具、打印機、傳真機、電話、文獻柜擺放要整潔，保持表面干掙整潔、無灰塵和廢紙屑。辦公室內電器線走向要美觀。漏出地面的網(wǎng)線和電線需要用防護條防護。新進設備的包裝、報廢設備及不用的雜物應按規(guī)定程序予以清理。個人衛(wèi)生應注意下列幾點：不隨處吐痰，亂扔垃圾。下班員工自已整頓個自各辦公區(qū)域，辦公桌上用品擺放整潔。嚴禁在辦公室抽煙。（特別是辦公用品用品管理的地方）。第五、使用空調的管理制度為加強我公司空調使用管理，節(jié)省用電，減少成本，確?？照{設施的正常運轉，發(fā)明安全、舒適的工作環(huán)境，公司對空調使用作以下規(guī)定：一、啟動條件規(guī)定1、公司統(tǒng)一控制空調啟動時間，具體啟用時間規(guī)定以下：（1）夏季：6月15日～9月15日9：00～17：30（2）冬季：11月30日～2月28日9：00～17：302、各部門要合理使用空調，避免能源浪費，確保無人不開空調，人離開室內，隨即關閉空調，嚴禁開門開窗使用空調。3、冬季空調低于10度能夠開放，但溫度調節(jié)不能高于16度，夏季空調高于30度能夠開放，但溫度調節(jié)不能低于26度，既節(jié)省能源，又避免因室內外溫差太大引發(fā)身體不適。4、空調長時間停用，必須把電源插座斷開。單機空調遙控器由各使用部門自行保管。二、負責人1、大廳空調由行政部門負責管理，各辦公室空調由領用空調遙控器使用人員負責管理。2、公司規(guī)定全體員工養(yǎng)成節(jié)省用電的習慣，自覺恪守公司使用空調的規(guī)定。空調啟用期間，公司將組織人員不定時到各辦公室進行檢查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)者，公司將對違規(guī)人員一次罰款xxx元，其負責人并處。三、其它管理規(guī)定1、為確保人員身體健康和空調使用安全，空調不適宜長時間運轉。2、使用空調時，應嚴格按照程序操作。3、凡違反規(guī)定使用者，造成資產(chǎn)損失或事故，由所在部門負責，有關負責人負責賠償。4、本管理規(guī)定由行政部管理人員負責實施及負責巡回檢查。第三部分人力資源管理第一、招聘錄用1、公司各部門如因工作需要，必須增加人員時，應先提出申請，經(jīng)行政部統(tǒng)計、交由總（副總）經(jīng)理同意后，由行政部有關人員統(tǒng)一納入聘任計劃并辦理招聘事宜。2、員工的甄選，以學識、能力、品德、體格及適合工作所需要條件為準。采用考核和面試兩種，依實際需要選擇其中一種實施或兩種并用。3、新進人員經(jīng)考核或面試合格和審查同意后，由行政部人員辦理試用手續(xù)。普通員工試用期兩個月，期滿合格后，方能正式錄用；但成績優(yōu)秀者，可適宜縮短其試用時間。4、入職人員報屆時，應向行政部送交下列證件：（1）畢業(yè)證書、學位證書原件及復印件；（2）專業(yè)證書原件及復印件；（3）身份證原件及復印件；（4）一寸半身免冠照片二張；（5）面試簡歷表；（6）獲獎證書等證件。所交證件由行政部人員整頓統(tǒng)計并完善存檔。5、入職人員如有違法、品行惡劣曾被政府行政機關處罰者或身體條件不適合所從事的崗位者，公司有權視狀況不予錄用。第二、勞動合同的制訂及保管制度試用期勞動合同：、行政部于員工入職當天制訂試用期勞動合同，并雙方訂立試用期勞動合同；試用勞動合同期限為自入職之日起兩個月；試用期內雙方可隨時提出解約,除違反國家法律或公司紀律外,雙方不承當違約責任；試用期合同由行政部人員整頓存檔。正式勞動合同：、行政部自員工轉正審批通過兩個工作日內按本地勞動局規(guī)定的規(guī)定，制訂并訂立正式《勞動合同》，勞動合