大學文書立卷歸檔工作程序

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一、文書立卷的任務(wù)

文書立卷工作是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)。文書立卷的任務(wù)就是將已經(jīng)辦理完畢的具有查考和保存價值的文件材料，按照它們的自然形成規(guī)律和相互間的內(nèi)在聯(lián)系，按照一定的立卷方法組成案卷，歸檔保存。

二、文書立卷的基本要求

凡是學校在各項工作和活動中形成的應(yīng)立卷歸檔的各種不同載體的材料，必須收集齊全、完整；組成的案卷應(yīng)能清晰地反映學校各項工作和活動的真實歷史面貌。

三、材料的收集

（一）收集范圍

1、凡是能反映學校在黨政管理、教學、科研等各項工作和活動中直接形成的對學校和社會有保存和查考價值的各種文件材料，均屬歸檔范圍。

2、《黑龍江農(nóng)墾大學立卷歸檔范圍》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會十類文件材料中的管理性、全局性、綜合性文字材料。

3、上級部門下發(fā)的文件材料、內(nèi)部刊物、資料以及上下級部門、其他單位針對學校各項工作情況與學校有密切聯(lián)系的有關(guān)文件材料等。

4、與歸檔范圍相關(guān)的反映學校各項工作和重要活動有保存價值的聲像載體材料（照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等）、獎狀證書、實物等其他具有保存價值的不同載體材料。

（二）收集辦法

1、全校性、綜合性的文件材料由辦公室文書負責立卷歸檔。

2、教學類中的學生畢業(yè)論文、成績表、教材、專著，科研類中的科研項目，基建類的基建項目，出版類中的學報、校報，儀器設(shè)備類的設(shè)備項目，產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類中的產(chǎn)品項目，財會類中的會計憑證、賬等，專題性、科技檔案及其相關(guān)的文字、聲像載體的材料、榮譽證書等實物，由業(yè)務(wù)部門收集、立卷、歸檔后向檔案室移交。

3、其他有關(guān)檔案材料收集的問題參照《黑龍江農(nóng)墾大學檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求進行。

四、立卷方法

（一）根據(jù)黑龍江農(nóng)墾大學檔案實體分類大綱和檔案歸檔范圍，制定本年可能形成文件材料的案卷類目，做好平時的收集積累工作。

（二）黨群、行政類按照黑龍江農(nóng)墾大學《歸檔文件整理辦法》進行歸檔，其他各類按照黑龍江農(nóng)墾大學《立卷歸檔細則》進行分類組卷，一般以問題特征為主，結(jié)合運用其他特征(、時間、名稱、通訊者、發(fā)文字號等特征)將文件材科進行分類組卷。組卷應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系。

（三）歸檔文件按[年度-檔案類目-保管期限]進行組卷。

1、年度：指文件形成年度?？缒甓鹊膽?yīng)按文件落款時間；無法用成文時間進行排序的，將時間定為每年年末。

2、檔案類目：黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會、聲像、榮譽、上級文件、資料等。

3、保管期限：永久（Y）、長期（C）、短期（D）。

五、具體步驟

（一）全面檢查、清點和核對所收集和積累的材料是否齊全與完整。

（二）根據(jù)立卷原則，進行卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)整理。

檢查調(diào)整案卷內(nèi)文件材料，補充遺缺和清理重復(fù)或不需歸檔的文件材料，確定上級來文中針對學校工作方面的文件材料歸入學校相應(yīng)的案卷中。

（三）擬寫案卷標題。

案卷標題一般由、文件內(nèi)容、名稱組成。標題書寫工整，內(nèi)容概括準確。

（四）進行卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)排列。

文件材料的排列要注意保持文件之間的歷史聯(lián)系和時間先后順序。同一保管期限內(nèi)，一般按文件事由、重要程度、成文日期的順序排列。有年無月的文件可歸入年末，有月無日的文件可歸入月末。

（五）編號

1、黨群、行政類歸檔文件應(yīng)依檔案分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端居中的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、類目代碼、保管期限、室編件號等。

2、其他各類案卷按《黑龍江農(nóng)墾大學實體分類大綱和分類編號辦法》分類編號。

（1）全宗號--我校全部檔案按照一個全宗進行整理，全宗號暫不填寫。

（2）年度--文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2000。

（3）類目代碼--分別為：黨群DQ、行政*Z、教學J*、科研KY、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)CP、基建JJ、儀器設(shè)備SB、出版CB、外事WS、財會CK、聲像S*、榮譽RY、上級文件SH、資料ZL等。

（4）保管期限--歸檔文件保管期限（永久、長期、短期）或代碼（Y、C、D）。

（六）編制輸出目錄

將已分好類的案卷與南大之星檔案管理系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)進行調(diào)整與校對準確后，選擇打印目錄，黨群行政類選擇歸檔文件目錄一式兩份，其目錄項目設(shè)置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、盒號、備注。其他各類案卷選擇卷內(nèi)文件目錄與全引目錄一式一份，卷內(nèi)文件目錄中件號為序號、頁數(shù)為頁次，其他項目與歸檔文件目錄相同。

1、件號--填寫室編件號。

2、責任者--制發(fā)文件的單位或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，要求全稱或規(guī)范化的簡稱。

3、文號--文件的發(fā)文字號（要求全號）。

4、題名--文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"[]'號。

5、日期--文件的形成時間，以8位阿位伯數(shù)字標注年月日，如20000802。

6、頁數(shù)--黨群、行政類歸檔文件按每份文件編頁號，其他各類對卷內(nèi)文件材料進行統(tǒng)一編寫頁號，頁號位置在文件的非裝訂線一側(cè)的下角。凡是載有文字的頁面,均要逐張編頁號。

7、備注--解釋文件需說明情況。

卷內(nèi)目錄裝訂在案卷首頁，歸檔文件目錄放在卷盒內(nèi)，全引目錄和另一份歸檔文件目錄裝訂成冊并編制封面，作為手工檢索工具。

8、打印輸出備考表

備考表附在卷內(nèi)文件的最后，包括卷內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。卷內(nèi)文件情況說明中填寫文件在保管期間發(fā)生修改、缺損、補充、移出、銷毀等情況；整理人是各部門負責整理歸檔文件人員；檢查人是負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員；日期是指歸檔文件整理完畢的日期。

9、案卷的裝訂

為保護卷內(nèi)文件材料和便于保管使用，裝訂前應(yīng)做好以下幾項工作：

（1）修整卷內(nèi)文件：對受損或不規(guī)格的文件材料(過寬和超長)進行修補和折疊；

（2）拆除金屬物(包括訂書釘、曲別針和大頭針等)；

（3）裝訂時正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文、請示與批復(fù)為一件時，復(fù)文在前，來文在后；批復(fù)在前，請示在后。

（4）整理取齊后進行裝訂，黨群、行政類使用不銹鋼釘和鋼夾逐件進行裝訂，其他各類案卷將卷內(nèi)目錄放在案