企業(yè)差旅管理的問題及對(duì)策

企業(yè)差旅管理的問題及對(duì)策

旅行管理是指公司通過信息技術(shù)對(duì)旅行活動(dòng)進(jìn)行整個(gè)過程監(jiān)控，以實(shí)現(xiàn)控制差旅費(fèi)的目的。一、完善的報(bào)銷流程導(dǎo)致傳統(tǒng)報(bào)銷思維不由于我國大部分的企業(yè)缺乏完善的差旅管理意識(shí),因此在設(shè)置差旅費(fèi)用的管理方面存在復(fù)雜的報(bào)銷流程。這一原因?qū)е鲁霾顔T工的差旅費(fèi)用控制薄弱,管理效率不高。(一)通過管理流程出現(xiàn)上的漏洞對(duì)于管理層而言,有關(guān)企業(yè)的商務(wù)談判、采購以及營銷等已經(jīng)耗去了他們大部分的精力,因此,針對(duì)于差旅費(fèi)管理中的有多少人出過差,去過哪些地方,差旅費(fèi)開支的總額是多少等問題基本采取不過問的態(tài)度。這種管理模式無形之中助長了差旅費(fèi)管理漏洞的產(chǎn)生。與此同時(shí),對(duì)于企業(yè)行政人員而言,從預(yù)訂酒店和機(jī)票中獲得高額回扣,財(cái)務(wù)人員由于受制于管理層的領(lǐng)導(dǎo),本著多一事不如少一事的觀念,也就缺乏了對(duì)差旅費(fèi)用進(jìn)行管理的積極性。(二)虛開指數(shù)票、假發(fā)票中國的企業(yè)通常由行政、財(cái)務(wù)、人事等部門的人員來專門負(fù)責(zé)差旅費(fèi)用的支出,一方面一些出差員工住酒店時(shí),通過虛開住宿費(fèi)發(fā)票或者購買假發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷的方式賺取“外快”;另一方面由于公司所有職員有權(quán)選擇自己偏好的酒店,使得企業(yè)員工在特定酒店的住宿天數(shù)無法達(dá)到一定數(shù)量也就在獲取居住優(yōu)惠等方面難以協(xié)商。由于上述有關(guān)差旅費(fèi)管理控制力度的缺失,就造成了企業(yè)管理成本的提高,與之相對(duì)應(yīng)的,就會(huì)嚴(yán)重的影響企業(yè)利潤的獲取。(三)企業(yè)差旅管理策略有關(guān)于企業(yè)差旅費(fèi)的報(bào)銷流程,我國企業(yè)大多采取的是傳統(tǒng)的手工流程和紙質(zhì)表格處理差旅申請和審批方法進(jìn)行。差旅費(fèi)的管理方法在實(shí)施過程中,出差人員填寫各種紙質(zhì)單證,;之后交由領(lǐng)導(dǎo)們的審批;審批之后的紙質(zhì)單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門后給財(cái)務(wù)部門。報(bào)銷流程中紙質(zhì)單證的填寫、領(lǐng)導(dǎo)審批的時(shí)間長度以及財(cái)務(wù)部門實(shí)施審核與報(bào)銷的壓力,分析和統(tǒng)計(jì)很不方便,難以形成規(guī)范而有價(jià)值的差旅管理報(bào)告,對(duì)于企業(yè)差旅費(fèi)的管理就產(chǎn)生了很大的壓力。對(duì)于企業(yè)的管理也就產(chǎn)生了相對(duì)繁瑣的管理方式。(四)現(xiàn)金款出以及現(xiàn)金?，F(xiàn)金支付主要考在我國企業(yè)中,有關(guān)于差旅費(fèi)的報(bào)銷,最主要的實(shí)現(xiàn)方式依舊是現(xiàn)金支付,來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金預(yù)付款以及費(fèi)用等的報(bào)銷。與企業(yè)信用卡支付相比較,這一模式在時(shí)效性、可靠性等方面均難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐,這與世界其它地方的公司依賴于企業(yè)信用卡作為最主要的支付方式形成了鮮明對(duì)比。二、現(xiàn)代旅行管理的實(shí)施(一)完善差旅政策企業(yè)在差旅費(fèi)管理方面制定的政策對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用支出的原則,以及完善差旅費(fèi)管理的安排、付款方式、開小于支出等程序方面具有十分重要的作用。針對(duì)企業(yè)發(fā)展實(shí)際,制定出適用于本企業(yè)的差旅費(fèi)管理政策,是當(dāng)前一些忽視本企業(yè)資金管理的企業(yè)所應(yīng)給予充分重視的?；径?差旅政策的制定主要應(yīng)包含以下條款:員工出差的審批與職責(zé);交通工具的選擇、機(jī)票和酒店預(yù)訂系統(tǒng)選擇、住宿標(biāo)準(zhǔn);信用卡和現(xiàn)金使用條款、出差餐飲條款、電話費(fèi)及出租車費(fèi)條款、報(bào)銷程序條款等諸多涉及員工出差的住行等多方面。(二)差旅經(jīng)理的任命管理層針對(duì)本企業(yè)的差旅費(fèi)管理應(yīng)給予充分的重視,因?yàn)檫@一管理不僅是促進(jìn)企業(yè)管理成本降低的關(guān)鍵,同時(shí)對(duì)于整個(gè)企業(yè)資金管理的風(fēng)氣也具有很重要的影響力。因此,當(dāng)差旅費(fèi)達(dá)到一定規(guī)模時(shí),就應(yīng)任命一名經(jīng)理專門負(fù)責(zé)企業(yè)員工的差旅費(fèi)管理。簡單來講,差旅經(jīng)理的主要職責(zé)包括:首先,參與制定差旅費(fèi)管理的政策,為確保政策的有效運(yùn)行以及實(shí)施,經(jīng)理還應(yīng)向員工宣講這一政策;其次,擔(dān)當(dāng)起溝通外部商旅供應(yīng)商與企業(yè)內(nèi)部出差員工之間的媒介作用。對(duì)于出差的員工,差旅經(jīng)理及時(shí)的將有關(guān)資源提供給員工,使出差員工及時(shí)了解差旅管理部門的工作,并實(shí)現(xiàn)隨時(shí)與以下供應(yīng)商簽訂合同并協(xié)調(diào)關(guān)系;再次,對(duì)差旅活動(dòng)實(shí)施監(jiān)控。差旅經(jīng)理除了要對(duì)差旅費(fèi)實(shí)施報(bào)銷的管理之外,還應(yīng)針對(duì)差旅費(fèi)的產(chǎn)生過程進(jìn)行有效、實(shí)時(shí)的監(jiān)管,就差旅工作質(zhì)量進(jìn)行管理和監(jiān)督,確保差旅工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。(三)方案設(shè)計(jì)的長期目標(biāo)科技發(fā)達(dá)的今天,對(duì)于企業(yè)管理的日常開支,比如機(jī)票、酒店住宿、餐飲以至辦公用品的支出等,如果企業(yè)依舊采用原本傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)管理模式,很難實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金管理的實(shí)效性。因此,信用卡管理的時(shí)效性以及可分析性特點(diǎn),采用信用卡結(jié)算機(jī)票和酒店等一系列差旅費(fèi)支出,對(duì)于信用卡提供的全面性綜合報(bào)告,有關(guān)企業(yè)出差員工的賬項(xiàng)就會(huì)呈現(xiàn)的一目了然,同時(shí)也免除了原本的預(yù)借現(xiàn)金以及歸還現(xiàn)金的環(huán)節(jié),由于信用卡自身的免息期功能,避開了原本企業(yè)流動(dòng)資金管理的占用與使用效率,進(jìn)而積極的針對(duì)企業(yè)資金的使用效率進(jìn)行有效的提升與管理,這樣也就在季度、年度管理的過程中幫助管理層進(jìn)行及時(shí)有效地管理與有關(guān)資金使用效率的提升。對(duì)于企業(yè)而言,應(yīng)針對(duì)自身的發(fā)展實(shí)際,制定有關(guān)信用卡使用的具體做法。本人結(jié)合多年的資金管理經(jīng)驗(yàn),就信用卡使用的管理方法,提供如下的實(shí)施細(xì)則:一方面,針對(duì)本企業(yè)出差人員的級(jí)別辦理不同信用額度的信用卡。企業(yè)工作人員外出公務(wù)消費(fèi)時(shí),基于所持信用卡的額度,可以不再預(yù)借現(xiàn)金,而是持信用卡先行刷卡支付,在取得發(fā)票以及刷卡憑證的基礎(chǔ)上,通過網(wǎng)上提請單位財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷,單位財(cái)務(wù)審核無誤后將在銀行預(yù)先確定的信用卡還款日前將款項(xiàng)打入工作人員信用卡賬戶。另一方面,選取銀行的發(fā)卡行時(shí),應(yīng)積極的將是否足夠長、是否能夠提供較為完善的網(wǎng)上銀行服務(wù)作為最主要的考慮要點(diǎn),從而便于企業(yè)在網(wǎng)上進(jìn)行消費(fèi)明細(xì)的查詢、還款,并能夠方便地將交易數(shù)據(jù)下載至企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng),與此同時(shí),企業(yè)對(duì)差旅費(fèi)用的管理也就比較的方便。(四)開發(fā)網(wǎng)上差旅管理系統(tǒng)近些年來,隨著科技的發(fā)展,以及新科技在航空機(jī)票中的使用,電子化的航空機(jī)票、酒店之間所構(gòu)建企業(yè)的電子化商務(wù)管理平臺(tái),對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)在其網(wǎng)絡(luò)化的平臺(tái)上對(duì)機(jī)票的價(jià)格、房間的預(yù)訂以及消費(fèi)記錄以及報(bào)表也就成為可能。因此,一些中小型企業(yè)而言,針對(duì)自身的差旅費(fèi)管理,應(yīng)積極的與軟件公司合作,針對(duì)自身的發(fā)展實(shí)際,使用軟件公司開發(fā)的網(wǎng)上差旅費(fèi)管理系統(tǒng),這一系統(tǒng)通過將差旅得計(jì)劃的制定、預(yù)訂機(jī)票以及酒店管理等實(shí)現(xiàn)完善的自動(dòng)化管理。這樣不僅將有關(guān)差旅費(fèi)的管理實(shí)現(xiàn)公開化管理,同時(shí),這種差旅管理系統(tǒng)能夠與企業(yè)的差旅政策全面集成,系統(tǒng)將生成差旅管理報(bào)告,由企業(yè)的差旅經(jīng)理所率領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)自行分析,得出結(jié)論,不僅能夠降低財(cái)務(wù)人員的管理壓力,還能夠省去原本預(yù)計(jì)需要支付給差旅管理公司的服務(wù)費(fèi)用,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理成本費(fèi)用的降低,進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。但是在使用這一系統(tǒng)時(shí),應(yīng)注重一家公司全部軟件的采用,以及軟件之間的有效銜接。(五)及時(shí)做好分析工作差旅費(fèi)的使用、管理涉及到了企業(yè)資金管理的方方面面,再完善的差旅費(fèi)管理,都會(huì)存在一些管理上的、使用上的、分析上的漏洞,因此,針對(duì)愜意的差旅費(fèi)管理還應(yīng)及時(shí)的進(jìn)行事后的分析,將有關(guān)出差員工的包含了消費(fèi)日期、內(nèi)容、金額等的詳細(xì)消費(fèi)報(bào)表及時(shí)的進(jìn)行分析,在分析的過程中,為避免一些增開發(fā)票、虛開發(fā)票等問題的存在,還應(yīng)對(duì)員工消費(fèi)和其正在開展的項(xiàng)目收益,方便對(duì)員工進(jìn)行績效考核。同時(shí),對(duì)于分析中存在的一些問題,還應(yīng)給予充分的關(guān)注,針對(duì)一些分析中產(chǎn)生的信息,結(jié)合本企業(yè)有關(guān)