行政助理工作手冊

行政助理工作手冊一、前臺工作（一）接待及門禁管理。1、前臺人員上班期間應注意得體著裝，化淡妝；2、公司門禁要求24小時關閉，上班時間（9:00-17:30）前臺應隨時有人在崗。若行政助理有需要暫時離開，應安排人代為值班并交代注意事項；3、禮貌接待來訪人員，主動詢問來訪事由；公司領導或來訪客戶進門時主動為其開啟電子門禁；5、前臺公共區(qū)域應時刻保持干凈整潔，無紙屑等可見污漬。接待室（502、503）、會議室隨時注意保持整潔。6、午休時間（11:45-13:30）和夜間值班員接班前（每周一至周五17:30-18:30，周六16:00-17:30）前臺采取輪班制安排人員值班。行政助理每月30日需排定下月午、晚間值班表，并將電子版發(fā)送到所有輪值人員。（注：因周六夜班值班員接班時間較晚，輪值人員可根據(jù)公司人員的留守情況適當安排下班時間，臨走前須囑咐最后離開的人員關閉電器和鎖門）7、午間值班時關閉大廳不需要的照明，秉持節(jié)約用電的原則。無人使用時關閉電扇、電燈、空調。夏天室內(nèi)溫度超過28度時方可開啟空調，空調溫度不應低于28度；大廳區(qū)域空調遙控器由行政助理持有，允許其他員工借用但需要及時歸還。8、每天上午巡查茶水間，如衛(wèi)生情況較差應主動進行清潔；注意更換飲水機用水，若存水不多應及時通知送水。（二）會議安排和保管借用1、登記會議室預約（一般要求提前一天預約），合理安排會議室的使用，確保各項會議的順利召開，避免沖突；借出的投影儀和投影筆必須及時收回，會議結束后應及時整理會議室，使其恢復整潔，方便下次使用；重要會議召開前應提前準備布置會場。2、注意保管前臺存放的2臺筆記本和一臺投影儀，謹防丟失；借出后應記好借用人并及時收回。3、公司辦公室備用鑰匙由行政助理專人保管，未經(jīng)允許不得轉借他人。鑰匙盒鑰匙在下班后應上鎖并將鑰匙妥善保管。4、簽收寄送到公司的快遞和文件，登記《快遞簽收表》，做好保管工作并及時通知相關收件人領取。5、公司證照復印件、掃描件的保管和領用，及時做好登記。（三）通訊錄更新二、行政助理工作（一）行政費用管理1、妥善使用行政備用金并做好記錄工作，注意資金安全；每月月底提交流程進行報銷。3、及時、全面地制作當月行政資金計劃并發(fā)送至行政主管補充、審核，經(jīng)行政經(jīng)理確認無誤后，于每月3號下班前提交到財務部。5、辦公用品、A4紙的申請和管控應參照年度預算進行。（二）資產(chǎn)管理1、負責公司固定資產(chǎn)新購、調撥變動、離職交接、報廢申請等相關手續(xù)的及時辦理和存檔。2、每年對全公司進行兩次資產(chǎn)盤點，內(nèi)容包括檢查賬實是否一致、資產(chǎn)存放地點、資產(chǎn)的完好性、資產(chǎn)責任人的落實等；修正資產(chǎn)盤點表的信息，出具固定資產(chǎn)分析報告，切實做到賬實相符、賬賬相符。3、固定資產(chǎn)的申購流程：資產(chǎn)申請人提交OA“資產(chǎn)申購流程”貨比三家進行詢價并在在流程中明確說明獲得批準后采購資產(chǎn)資產(chǎn)申請人驗收資產(chǎn)并填寫《資產(chǎn)驗收單》回收《資產(chǎn)驗收單》，其中一聯(lián)隨發(fā)票一同提交財務報銷（另一聯(lián)行政部留存）。4、固定資產(chǎn)的維修流程：收到維修申請申請人填寫《資產(chǎn)維修申請表》安排維修。若資產(chǎn)維修費用較高，應根據(jù)資產(chǎn)殘值情況決定是否維修或是新購。5、固定資產(chǎn)的處置流程：提交“固定資產(chǎn)處置流程”，寫明資產(chǎn)情況和處置方案，批準后即可按處置。（三）各類辦公用品的采購、領用、報銷和分攤工作2、盤點當月的辦公用品存余，修改實際庫存量；3、根據(jù)年度《辦公用品預算表》調節(jié)、控制辦公用品采購金額（灌粉要求各部按需申請，不必按月計劃次數(shù)）；提交“辦公用品匯總審批流程”。4、及時將采購清單報至供貨商，安排送貨；將辦公用品下發(fā)至各部并要求部門領取人簽字。5、如各部需要額外申請辦公用品，視情況進行辦公用品申購的線下流程；行政助理需對各種額外發(fā)生的辦公用品費用做好分攤記錄。（四）其他工作1、撰寫各類通知、申請等文書，發(fā)布文件。2、將接收的商超訂單傳真及時轉交，或掃描給相關負責人。3、收到集團刊物后及時下發(fā)并做好簽收登記。4、協(xié)助部門組織和籌辦集團、公司的各類活動。5、各類行政類外聯(lián)客戶的信息更新和關系維護