2016年檔案技能培訓-文書檔案

檔案治理技能培訓

文書檔案治理

2023年七月學習要求熟記文書檔案概念。把握文書檔案歸檔內容。把握文書檔案歸檔流程?？珊喪?-5大類分類表內容。結合實際，完成操作任務。一、概念文書檔案黨務行政治理黨工團政后勤公文檔案車輛概念：反映黨務、行政治理等活動的檔案。保密印信二、文書檔案治理流程簡圖簡圖：整理收集分類排列編號編目裝盒掃描錄入裝訂移交簡潔分類年度-問題-保管期限按事由結合時間、重要程度以件為單位年度問題保管期限件號歸檔文件名目名目、文件、備考表拆釘掃描掃描后的文件使用檔案專業(yè)釘裝訂好〔一〕收集篇一收集1、概念：檔案室承受及征集檔案的和其他文獻的活動2、意義：收集是檔案治理里的重要環(huán)節(jié)之一，是做好歸檔工作重要根底。3、標準：系統(tǒng)、齊全、完整。4、要求：文件必需是辦理完畢且具有保存價值的，符合歸檔范圍的原件。5、步驟之一：移交〔1〕責任者：各部門〔2〕范圍：與歸檔范圍全都，移交上一年的文件?！?〕時間：文件移交可分三次，預備移交時間為每年1月份通知各部門整理檔案，第一次移交時間為每年2月份要求各部門移交檔案，其次次移交時間為每年4月份用于查漏補缺。聲像、實物檔案移交為活動完畢后一周內完成移交?！?〕清單：移交部門做好移交清單，填寫序號、責任者、名稱、頁數(shù)、是否原件、有無電子版等，并完善簽字手續(xù)〔移交人及移交人所在部門負責人簽字〕，承受部門做好清點，并做好簽字手續(xù)〔承受人及承受人所在部門負責人簽字〕，雙方永久保存移交清單。〔一〕收集篇二步驟之二：簡潔分類：〔1〕篩選原則：按歸檔范圍篩選各部門移交資料。嚴禁有文必檔。工作呈報、會議紀要等簽字手續(xù)必需完備，文件必需加蓋各類行政章?！?〕按部門將資料分類保存〔此方法針對綜合部〕綜合部職責之一為發(fā)文收文部，檔案員通常兼文書一職，日常發(fā)文中要留意分門別類保存，將收發(fā)文按部門分好，分別保存。設立綜合部文件夾保存有關黨政工團、人事、車輛、公文、檔案、后勤、全公司性質的會議等收發(fā)文；設立生產(chǎn)部保存生產(chǎn)專題會、視頻會及有關生產(chǎn)的收發(fā)文；設立燃料部保存燃料專題會、視頻會及有關燃料的收發(fā)文；設立財務部保存財務專題會、視頻會及有關財務的收發(fā)文。為歸檔分類的0-5大類標準做預備?！踩呈占占粢馐马棧菏占凝R全完整很難做到，建議各位同仁將年初各部門工作準備要先收集到手，通常工作準備中的工作內容是產(chǎn)生檔案的源泉。加強與各部門兼職檔案員的聯(lián)系，提示兼職檔案員留意尋常收集和保存資料。加強檔案治理宣傳，使歸檔思想深入人心。

以上為小建議，僅供各位同仁參考?！捕痴砥徽?、概念：依據(jù)確定原則對檔案實體進展系統(tǒng)分類、排列、編號和根本編目，使之有序化過程。2、原則：遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合相關標準和要求。3、意義：是文件資料轉化為檔案的過程。4、標準：歸檔文件應齊全完整，歸檔文件材料、裝訂應符合檔案治理標準。5、要求：嚴格依據(jù)《技術標準》要求，完成工作。6、歸檔時間：本年度產(chǎn)生的文書檔案在次年的6月份之前歸檔。7、步驟〔二〕整理篇之二步驟之一分類方法：年度-問題-保管期限標準：0-5大類〔必需熟記五大類名稱〕流程:文書檔案是以“件”為整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，原件與附件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊為一件，來文與復文為一件。先分年度：依據(jù)文件的形成年度分類。后分問題：依據(jù)0-5大類文件少時可分到2級類目文件多時可分到3級類目0-5大類分類表是按問題兼顧機構的原則編制的，尋常依據(jù)部門分類理好的文件整理起來便利些?！捕痴砥诸愒斀?-5大類〔常用〕0類黨群類02黨務工作綜合以集團公司發(fā)文為主023黨委指示、準備、報告通知026爭先創(chuàng)新和表彰先進04黨風建設042關于紀檢工作指示、通知、報告〔與黨有關〕043黨風建設以集團公司發(fā)文為主06工會工作065勞動競賽和評比勞模、先進材料以本單位文件為主各項文體活動及競賽入此項07共青團工作079團簡報、統(tǒng)計以本單位文件為主〔二〕整理篇之四分類1行政〔12行政事務〕120行政工作總結、準備、通知本單位及上級單位工作準備、總結〔年中、年底〕、各部門準備、總結、專業(yè)工作準備總結121上級及本單位各類會議本單位總經(jīng)理辦公會、年中、年度工作會議、董事會、監(jiān)事會材料、生產(chǎn)調度會、周、月度例會、各專題會、各部門專業(yè)會依據(jù)分類入122廠長負責制、任期目標和長遠規(guī)劃文件本單位目標責任書、5年規(guī)劃、10年規(guī)劃書等123企業(yè)治理文件本單位企業(yè)治理文件、廠規(guī)廠法、對標創(chuàng)一流、包保工作標準、雙文明建設達標相關文件124工商行政、法律事務更換前的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證復印件，本單位組建、變更、登記的各類證書、經(jīng)濟合同協(xié)議125廠簽報單各部門呈報、報告和批復、狀況反映126機要、保密啟用印章、印信，檔案工作入393128大事記本單位大事記、廠史廠志〔二〕整理篇之五分類1行政14監(jiān)察142監(jiān)察工作指示、通知、報告、會議紀要16后勤福利離任審計報告162職工住房安排與治理本單位職工住房治理方法163生活治理食堂及宿舍治理方法、接待治理規(guī)定164車輛治理方法車輛購置的請示、批復、車輛治理規(guī)定、行政、生產(chǎn)、燃料車輛治理167后勤保障合同協(xié)議辦公用品〔除低值易耗品外〕、住房合同17外事工作171外事工作的通知規(guī)定與政府間及相關單位行政方面的訪問參觀等文件入此〔二〕整理篇之六分類2經(jīng)營22準備統(tǒng)計220生產(chǎn)、基建、總結及準備調整本單位工作準備〔數(shù)據(jù)性〕資金、基建、生產(chǎn)準備、停機檢修準備221準備治理、通知本單位融資合同、準備書、意向書、承諾函等223技術經(jīng)濟指標完成狀況經(jīng)濟活動分析會會議文件、經(jīng)濟指標完成狀況分析、考核、經(jīng)濟效益評價228統(tǒng)計報表及統(tǒng)計資料匯編固定資產(chǎn)報表、發(fā)電率、秸稈單耗報表23物資治理231總要物資供給文件本單位物資供給〔含燃料〕招投標、合同、協(xié)議、來往文件235倉庫治理本單位倉庫治理規(guī)定方法、通知、出入庫單等〔二〕整理篇之七分類2經(jīng)營24用電、供熱營業(yè)241電力安排及負荷治理廠用電構成、用電分析、耗電定額、倒送廠用電等242電費、電價、熱價治理電費、電價治理26產(chǎn)品銷售261銷售治理的規(guī)定通知售購電準備、治理方法262產(chǎn)品銷售合同售購電合同、協(xié)議、函件27多種經(jīng)營270準備、總結承包運營單位資料〔二〕整理篇之八分類3生產(chǎn)治理323基建工程治理的規(guī)定、方法等324工程工程治理325工程概預算定額治理規(guī)定及外包治理投產(chǎn)后擴建工程資料入此三項，投產(chǎn)前工程資料入8大類〔內容詳見技術標準〕330設備技術治理的通知、規(guī)定、方法生產(chǎn)設備招標、引進、技術改造、設備治理方法、通知、備品備件治理331生產(chǎn)技術治理的通知、規(guī)定、方法等生產(chǎn)工作準備、總結、生產(chǎn)技術治理的通知、規(guī)定、電力生產(chǎn)的指標及考核方法〔二〕整理篇之九分類3生產(chǎn)治理332檢修、調度、運行治理檢修、調度、運行治理，機組檢修準備總結、運行方式、繼電疼惜、負荷治理等336燃料治理燃料治理工作準備、總結、請示、批復、規(guī)定、會議文件、收購站343設備訂購、報廢重要設備〔備品備件、易壞易損設備等〕訂購、設備選型、合同357CDM、環(huán)保調查和污染治理CDM報表電子版、審核報告、發(fā)改委批復、合同協(xié)議等；環(huán)保調查和污染治理、綜合治理〔含大氣、水、噪音及費用和賠償〕393檔案工作358粉煤灰綜合利用買賣灰渣合同、灰渣治理方法等檔案治理工作規(guī)定、方法、移交清冊、請示批復、合同、呈報〔二〕整理篇之十分類4財務審計420財務治理制度、規(guī)定、方法、通知財務工作準備、總結，財務工作會議文件、呈報、請示、批復、財務治理制度、規(guī)定、方法422固定資產(chǎn)新增、報廢、調撥固定資產(chǎn)新增、報廢、調撥的請示、呈報、批復、清產(chǎn)核資、資產(chǎn)清查、設備保險、421流淌資金核定、結算本單位建立撤銷的銀行賬戶、流淌資金結算、付款、借款、擔保反擔保427價格治理電價、熱價、燃料加價、水價的規(guī)定、請示、批復429控購、費用開支及收費標準控購、費用開支及收費標準〔含養(yǎng)路費、過橋費等〕各種費用、報銷的標準、規(guī)定請示、批復、通知〔二〕整理篇之十一分類4財務審計43會計賬務由會計治理部門依據(jù)會計檔案治理方法，整理完畢移交檔案室，檔案室做好清點移交工作440財務審計工作的通知、規(guī)定、準備、總結財務審計工作的通知、規(guī)定、準備、總結等441專項審計的通知、報告、結論、準備、證明材料專項審計報告、通知、準備、證明材料〔注：各專項審計應分開立卷，概、預算審計入工程〕〔二〕整理篇之十二分類5人事勞資520機構設置機構設置、撤銷、合并、更改、轉變隸屬關系、職能劃分〔成立工作組則入各專業(yè)此機構設置專職部門等〕531干部教育培訓本單位干部教育培訓536干部任免、聘任、錄用干部任免文件540勞動治理規(guī)定、方法、通知勞動〔含合同〕治理方法、通知545班組建設和技師聘評本單位班組建設和技師評聘〔含班組長和重要崗位人員任免〕、人事呈報546獎懲獎懲的規(guī)定、準備、通報〔二〕整理篇之十三步驟之二：排列定義:歸檔文件應放在最低一級類目里，按事由結合時間、重要程度等排列。留意事項：文檔通常分到三級類目，全部的文檔文件按發(fā)文字號結合時間排列，本單位發(fā)文按發(fā)文字號排列好放在前面，集團公司發(fā)文放在本單位發(fā)文之后亦按字號排列，政府及相關單位來文放在集團公司發(fā)文之后可按時間結合字號排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套文件可集中排列。建議成套會議文件單獨放置一盒或幾盒，統(tǒng)計報表也如此并在盒上填好題名。以上文件排列方式可供參考，也可按重要程度排列。沒有硬性規(guī)定。排列挨次一旦確定要保持穩(wěn)定，排列完畢后要認真認真地再檢查一遍，否則會給編號編目帶來不便〔二〕整理篇之十三步驟之三編號定義：歸檔文件應依分類方案和排列挨次號漸漸編號，在文件首頁上端的空白頁位置加蓋歸檔章或填寫相關內容。意義：文件轉變成檔案的印證1、歸檔章的填寫全綜號年度室編件號機構或問題保管期限館編件號填寫須知1、全綜號不填寫；2、年度填寫四位，如：20233、室編件號填寫件號：暨文件的排列挨次號，從“01”開頭標注；如一盒裝不下同年度同分類同保管期限的則4、問題填寫分類號名稱；5、保管期限填寫：永久、長期、短期；6、館編件號不填寫。詳見實物〔二〕整理篇之十四關于保管期限的專題定義：歸檔文件地保管期限的簡稱或者代碼范圍：永久：對公司長遠進展及將來規(guī)劃有重大意義制度類正式、修訂、再版、補充的制度類文件會議類董事會、監(jiān)事會、總裁辦公會、年度〔中〕工作會、專題會等會議文件合同：房屋租賃重大經(jīng)濟合同〔CDM的減排購置資料〕人事勞動合同〔二〕整理篇之十五永久保密啟用印章、公司資質復印件活動重要的活動〔如;大干一百天、包保工作等對公司進展起重大推動作用或者有幾年意義的〕資料移交清單大事記組織機構沿革機構培訓人事任免〔高管〕獎懲準備〔省級、縣級〕，本單位及上級單位的懲辦重要政策〔二〕整理篇之十六長期：在公司進展中有確定作用，能夠指導一段時間公司工作的文件制度試行的制度文件會議月度工作例會、專題會、經(jīng)濟活動分析會合同10萬元以下5萬元以上的經(jīng)濟合同資料人事任免〔主管以上〕連續(xù)培訓上級機關的重要批示或者講話地級以下的獎懲

〔二〕整理篇之十七短期會議周例會、小組會文件日生產(chǎn)調度會文件一般通知各部門工作準備人事任免〔員工〕一般活動簡報一般外事活動技能培訓〔二〕整理篇之十八步驟之四編目定義：歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號挨次編制歸檔文名目。留意事項：來文與復文為一件時只對復文編目。樣式：件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注解釋說明或相關盒內信息歸檔文件目錄歸檔文件名目既放入盒內存放也可裝訂成冊填寫室編件號文件的簽發(fā)人文件地發(fā)文字號或者合同編號文件標題〔盡可能具體些〕文件形成時間如20230808文件形成頁數(shù)，有圖文的為一頁〔二〕整理篇之十九