文件管理程序

文獻管理程序1.0目的使管理體系所使用之文獻，能快速流通、對的應用，并確保各有關(guān)部門可適時獲得適宜且有效之最新文獻。確保其有嚴格的分類編號、編寫、審核、同意、發(fā)放管理以及有效控制、保管、更改、作廢工作，確保公司的文獻和資料的管理有據(jù)可依。2.0范疇適合公司全部質(zhì)量管理體系包含的有關(guān)文獻和資料的管理及其它與體系有關(guān)的外來文獻的控制。3.0職責3.1品質(zhì)部文控員 3.1.1負責體系文獻的收集、分類、整頓、存檔保管、作廢等有關(guān)工作；3.1.2負責公司體系文獻發(fā)放和控制等有關(guān)工作。3.2各部門應按本程序文獻管理本部門的文獻和資料。4.0定義：文獻：指信息及其承載媒介,我司的文獻涉及質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)規(guī)范、檢查原則、及外來的需要受控的資料。統(tǒng)計在我司將作為一種特殊的文獻，按《統(tǒng)計管理程序》進行控制。受控文獻：指按照發(fā)放范疇登記、分發(fā)，并能確保收回的文獻。受控文獻未經(jīng)文獻管理部門同意不得復制，受控文獻封面要加蓋受控章進行識別。外來文獻：指來自公司外部的與我司管理體系有關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)范、原則、或客戶提供的圖面、規(guī)定等，被公司用來做為管理體系中引用的原則，特別是與產(chǎn)品或環(huán)境有關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、國際原則、客戶原則文獻。4.1烏龜圖和流程圖文獻管理過程文獻管理過程品質(zhì)部、生技部及各有關(guān)部門內(nèi)部網(wǎng)絡、計算機、復印機、資料柜、受控章、作廢章技術(shù)文獻、質(zhì)量手冊、程序文獻、管理原則、質(zhì)量統(tǒng)計、外來文獻及其它需控制的管理文獻技術(shù)文獻一周內(nèi)評審，全部部門使用的管理文獻和資料均為有效版本、全部文獻都有現(xiàn)行狀態(tài)標記全部文獻都有現(xiàn)行狀態(tài)標記全部部門使用的管理文獻和資料均為有效版本全部文獻都有現(xiàn)行狀態(tài)標記全部部門使用的管理文獻和資料均為有效版本全部文獻都有現(xiàn)行狀態(tài)標記全部部門使用的管理文獻和資料均為有效版本全部文獻都有現(xiàn)行狀態(tài)標記文獻管理程序統(tǒng)計管理程序文獻編號的規(guī)定管理文獻的編制、審核、同意、公布、標記、貯存、發(fā)放、使用、修改、回收處置得到有效的控制用何資源誰來做好事輸入輸入輸出輸出現(xiàn)在于用何指標衡量用何程序辦法各部門各部門部長管理部文控中心部長級以上參考文獻/統(tǒng)計/重點批注文獻編制/修訂及標記文獻編制/修訂及標記NG受控文獻的接受受控文獻的接受文獻評審文獻評審舊原件保存舊原件保存回收件銷毀OK文獻同意文獻同意文獻受控分發(fā)文獻受控分發(fā)舊文獻回收舊文獻回收NGOK《質(zhì)量手冊》《文獻管理程序》《文獻管理程序》《文獻分發(fā)部門清單》《文獻發(fā)放回收統(tǒng)計表》《文獻新增/變更申請單》《外來文獻清單》《文獻補發(fā)申請單》《作廢文獻清單》5.0程序內(nèi)容5.1文獻的審批5.1.1文獻發(fā)放前應交授權(quán)人審批其合用性；5.1.2各文獻的審批權(quán)限序號文獻類別制訂人或部門審核人或部門同意人或部門1質(zhì)量手冊管理部管理者代表總經(jīng)理2程序文獻類(二級文獻)權(quán)責部門部門部長總經(jīng)理3作業(yè)指導書（三級文獻）權(quán)責部門部門部長總經(jīng)理4規(guī)定/規(guī)范類（三級文獻）權(quán)責部門部門部長總經(jīng)理5表格（四級文獻）權(quán)責部門部門部長總經(jīng)理以上1——3三類文獻的同意均需有親筆簽字。但表格的審批不用在上面簽字，只需得到承認即可；也能夠?qū)⒈砀褡鳛槌绦蛭墨I和三級文獻的附件一起審批。對形成的統(tǒng)計需要跨部門溝通或傳遞時，需要管理者代表或授權(quán)人簽字才可生效,對重大事件的溝通與聯(lián)系需逐級提交給總經(jīng)理審批。5.2文獻編號、版本和格式5.2.1文獻編號5.2.1.1一級文獻a)質(zhì)量手冊編號為：GS-QM(GS表達公司名稱簡稱，QM表達質(zhì)量手冊，因質(zhì)量手冊是唯一性文獻，故不加流水號)5.2.1.2二級文獻a)程序文獻編號為：GS-QP-流水號（GS表達公司名稱簡稱，QP表達程序文獻）5.2.1.3三級文獻a)質(zhì)量體系管理類三級文獻編號為：GS-**3-流水號（含設備操作規(guī)程、檢查規(guī)范、檢查原則、管理規(guī)定等，指各部門為了規(guī)范本部門的管理而編制的某些管理類文獻，全部受控管理類三級文獻全部按此規(guī)則進行編號），**：指的是部門代號，3表達三級文獻，下列為部門代號：部門代號部門代號部門代號部門代號品質(zhì)部P采購部G倉儲部C研發(fā)部YF行政部X營銷部Y制造中心一S制造中心二SJ財務部FA拉絲車間L漆包車間Qb)產(chǎn)品作業(yè)指導書：GS-WI-產(chǎn)品編號，WI表達作業(yè)指導書，標示在文獻頁眉；c）控制計劃:GS-CP-產(chǎn)品編號,CP表達控制計劃，標示在文獻頁眉；d）FMEA：GS-FM-產(chǎn)品編號,FM即潛在失效模式分析，標示在文獻右上角；e)樣品承認書：GS-SA-產(chǎn)品編號，SA表達樣品承認書，標在文獻右上角；5.2.1.4四級文獻：表單表單編號為：GS-QR-流水號。表單流水號根據(jù)所跟屬的程序文獻進行編寫，每一種不同的表單需對應唯一的編號，在表單命名時也應避免名稱重復，以避免造成誤解。如設備點檢表有多個，在取名時就應叫：拉絲機點檢表、卡尺點檢表，而不能都只叫點檢表。表格的編號由品質(zhì)部文控統(tǒng)一進行編號。5.2.2版本a)文獻版本號:文獻版本號在大改動時（新增或修訂（不含）五個以上章節(jié)內(nèi)容）以大寫英文字母（A、B、…）表達，小改動（新增或修訂（含）五個下列章節(jié)內(nèi)容）可在大寫字母后加（1、2、…）表達。b)臨時性、一次性發(fā)放的、不回收的文獻無需版本,以在使用期內(nèi)為有效。5.2.3格式a)文獻標題:某某有限公司名稱及文獻名稱。b)文獻頁眉:涉及文獻編號、版本、頁次。c）文獻主體：1.0目的:輸入文獻的目的；2.0范疇:輸入文獻適應的范疇；3.0職責:輸入文獻中活動的執(zhí)行職責及權(quán)限界定；4.0定義；5.0程序內(nèi)容:輸入活動過程的描述及環(huán)節(jié)；6.0有關(guān)文獻:輸入此文獻中所敘述的有關(guān)參考文獻；7.0有關(guān)統(tǒng)計:輸入此文獻中有關(guān)的統(tǒng)計表單。5.3文獻的登記和發(fā)放5.3.1受控文獻有：質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)指導書、管理方法、品質(zhì)與生產(chǎn)的規(guī)范文獻、表格類資料；5.3.2二級文獻、三級文獻在打印前應先填寫《文獻新增/變更申請單》按規(guī)定填寫有關(guān)內(nèi)容，并描述對該文獻發(fā)放的因素闡明；《文獻新增/變更申請單》由文獻編制的編制部門人員填寫、部門負責人審核同意后，給文控中心，同時索取文獻編號方可打印出來簽名審核，同意后交文控中心發(fā)放同時附有效的電子文檔。5.3.3文控中心接到《文獻新增/變更申請單》文獻后,應在對應文獻目錄上登記,用以識別文獻的現(xiàn)行修訂版本。然后按照《文獻新增/變更申請單》上的份數(shù)或分發(fā)規(guī)定復制文獻,并于每頁復制的文獻上加蓋紅色“受控”印章。對于質(zhì)量手冊和空白表格不發(fā)放書面文獻，只需發(fā)放電子檔，便可視為文獻已經(jīng)分發(fā)，不需要另外填寫書面的發(fā)放統(tǒng)計。5.3.4文控中心按照《文獻新增/變更申請單》中規(guī)定的發(fā)放規(guī)定填寫《文獻發(fā)放統(tǒng)計表》,將需發(fā)放的文獻紙質(zhì)檔發(fā)送到有關(guān)部門，文獻接受人應在《文獻發(fā)放回收統(tǒng)計表》上簽收。5.3.5接受文獻時如有缺頁、破損、筆跡含糊或遺失等現(xiàn)象，應向文控中心申請補發(fā)，不得以復印等方式自行解決。5.4文獻的保管和使用5.4.1管理體系文獻的正本原件由文控中心統(tǒng)一保管；文控中心得到文獻文本時，需規(guī)定編制部門發(fā)送有效的電子文獻，文控中心統(tǒng)一保管。5.4.2受控文獻由各部門或持有人負責保管。當文獻在使用期限內(nèi)或保管過程中有破爛、污漬、損壞等需要換時,應由部門主管向文控中心提出申請,文控中心復制、蓋章后發(fā)放,同時收回舊文獻；當文獻發(fā)生丟失，寫《補發(fā)申請單》向管理者代表闡明因素，得到同意后，文控中心按規(guī)定重新補發(fā)。5.4.3當文獻使用部門需要超出發(fā)放范疇內(nèi)規(guī)定的份數(shù)時,應以《補發(fā)申請單》的形式向管理者代表提出申請，得到同意后,文控中心予以補發(fā)，各部門不得私自復印受控文獻。 5.4.4文獻的解釋權(quán)和修改權(quán)在文獻的原審批部門。如果使用中發(fā)現(xiàn)文獻有疑問、錯誤或矛盾之處應向原審批部門提出,由其按5.6進行修改,使用部門不得私自修改文獻。5.5電子媒體等文獻的管理方法5.5.1對于工程設計、客戶提供的原始電子圖紙、客戶重要的信息、重要數(shù)據(jù)與統(tǒng)計（如生產(chǎn)計劃單統(tǒng)計、財務數(shù)據(jù)等）等重要資料統(tǒng)一由文控人員一種月進行一次拷貝或備份。5.6文獻和資料的新增與變更5.6.1公司管理體系運作過程中的多個因素均可造成體系文獻和資料的新增與更改，新增文獻由編輯部門制訂，經(jīng)部門負責人同意后，按5.3.2填寫完畢后，交文控中心按5.3.3發(fā)放。更改規(guī)定由各有關(guān)部門向原文獻審批部門提出，填寫《文獻新增/變更申請單》提出更改申請。5.6.2原文獻審批部門接到文獻和資料更改規(guī)定后,應決定與否接受更改規(guī)定；如不接受更改規(guī)定,應向提出部門闡明理由；如接受,則由部門實施更改有關(guān)體系文獻和資料。5.6.3原文獻審批部門在對《一級文獻》、《二級文獻》以及《三級文獻》更改后，應在《文獻新增/變更申請單》上填寫修訂統(tǒng)計，更改后的《二級文獻》應在文獻封面注明修改的頁數(shù)、章節(jié)、修訂內(nèi)容。更改后交由文控中心按5.3.3以及5.7.1發(fā)放同時回收舊版本。5.6.4新增三級文獻需在二級文獻進行定義延伸，所涉及的四級文獻的表單，應跟屬對應的程序文獻進行編寫。5.6.5文獻修改,則應更換版本號，且要重新進行評審、同意。5.6.6當客戶工程規(guī)范或圖紙發(fā)生變更時（如圖紙版本號發(fā)生變更）或其它任何與公司生產(chǎn)有關(guān)之信息的變更，營銷部應以聯(lián)系函形式知會對應部門進行評審，評審時間不能超出兩個工作周；并由責任部門發(fā)文獻變更申請對有關(guān)資料進行變更，參見《工程變更管理程序》。5.6.7發(fā)生工程變更時，工程部應發(fā)出變更告知知會對應部門，并修改有關(guān)文獻。5.6.8更改正的管理體系文獻和資料經(jīng)審批后交文控中心重新受控管理。5.6.9全部更改后的文獻應得到再次審核、同意才干發(fā)放。5.7失效/作廢文獻的解決5.7.1失效/作廢后的受控文獻由文控中心換發(fā)文獻時統(tǒng)一回收銷毀并統(tǒng)計，作廢文獻上應加蓋紅色“作廢”印章，為避免作廢文獻的非預期使用，作廢文獻正本應另外保存，保存三年，其它作廢文獻副本予以銷毀，登記《作廢文獻清單》。5.8外來文獻的控制5.8.1外來文獻的種類1）法律法規(guī)類2）技術(shù)資料類（涉及客戶提供、合力廠商）3）合同類（有關(guān)方）5.8.2任何部門收到外來文獻時應到文控中心進行備案，方便管理全部外來文獻的流通狀態(tài),并登錄《外來文獻清單》；5.8.3全部外來文獻和資料只能作為我司技術(shù)人員和管理人員轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)部原則、規(guī)范的根據(jù)和參考；未經(jīng)我司有關(guān)職能部門審批的外來文獻和資料不能轉(zhuǎn)交給執(zhí)行部門執(zhí)行；5.8.4全部外來文獻應交由文控中心登記,使用部門保管,并加蓋紅色“外來文獻”印章；5.8.5經(jīng)審批的外來文獻或資料需發(fā)放時,則應加蓋“受控”印章,編制發(fā)放文獻受控號,并