公司文件編號管理制度

HJH/GL-ZHXZ-1400101A公司文件編號管理制度1.目的確保公司重要文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。2.適用范圍本制度適用于本公司經(jīng)營管理過程中，所涉及的全部文件的編號、版號以及分發(fā)編號的標(biāo)識管理。3.總則凡本公司需進(jìn)行編號管理的文件、資料，在編號時均應(yīng)按照本規(guī)定的要求接受管理；本規(guī)定不適用于黨務(wù)文件。由企業(yè)綜合部負(fù)責(zé)制訂公司文件分類的編號方法，并指導(dǎo)各部門專職人員執(zhí)行。根據(jù)文件類型和內(nèi)容進(jìn)行編號分類，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。4.文件類別4.1文件管理制度項目文件合同(招投標(biāo))外來文件4.2記錄會議記錄檢查記錄工作總結(jié)(周報、月報)工作計劃5.文件編號規(guī)則5.1編碼元素使用規(guī)則5.1.1公司名稱/文件類別公司全稱：皇爵匯商貿(mào)有限公司簡稱：HJH管理：GL;表單：BD；流程：LC；記錄：JL5.1.2部門代號部門縮寫財務(wù)CW綜合人事ZHRS綜合行政ZHXZ電商DS銷售XS市場SC采購CG金融JR倉儲CC策劃CH5.1.3日期代號統(tǒng)一采用“XXXX”的格式，例如“1410”代表該文件是2014年10月制定的。5.1.4類別號統(tǒng)一采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編碼，例如：“001”代表第一份文件。5.1.5順序號統(tǒng)一采用二位阿拉伯?dāng)?shù)字編碼，例如：“01”代表第一份文件。5.1.6版本號統(tǒng)一采用26個大寫字母編碼，例如：“A”代表第一個版本。5.2文件編碼結(jié)構(gòu)5.3文件分類編碼規(guī)則5.3.1規(guī)章制度和管理文件格式：HJH/JL-ZHXZ-14-001-01-A格式說明：公司名稱/文件類別-部門縮寫-年月-類別號-順序號-版本號5.3.2合同(招投標(biāo))協(xié)議格式：HJH/XI-SC-T-XX-YYY-NN格式說明：公司名稱/文件類別-部門縮寫-合同類型-年月-類別號-順序號T：合同類型（S-銷售合同；P-采購合同；C-合作協(xié)議；H-勞動合同；T-技術(shù)開發(fā)合同；O-其他合同）5.3.3外來文件格式：HJH/JL-XXXXXX-XQ-NN-xxx格式說明：公司名稱/文件類別-外來公司名稱-需求相關(guān)-年月-流水號5.3.4項目文件格式：HJH/JL-SC-CG-XM-YY-xxx格式說明：公司名稱/文件類別-部門縮寫-（項目名稱）工作過程名稱-年月-流水號相應(yīng)工作過程名稱的簡稱（例如XM，NCP）不是必需的，但如果要使用，應(yīng)該遵守下面表格中的標(biāo)準(zhǔn)。5.3.5會議記錄格式：HJH/JL-QF-HY-yyxx-nnn格式說明：公司名稱/文件類別-部門縮寫-會議縮寫-年月-流水號5.3.6工作總結(jié)或工作計劃格式：LYKJ/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn格式說明：公