視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法

附件：中交XXX工程局有限公司視頻會(huì)議系統(tǒng)管理方法為規(guī)范中交XXX工程局有限公司（下列簡(jiǎn)稱公司）視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，確保公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制訂本方法。本方法合用于公司總部及公司所屬各單位使用公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理。公司視頻會(huì)議系統(tǒng)是指公司總部——公司所屬各單位——工程項(xiàng)目部（專業(yè)分公司）之間互聯(lián)互通的視頻即時(shí)通訊平臺(tái)。視頻會(huì)議采用兩種方式租用外部視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器；使用自建視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器。公司以租用外部視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器為主，使用自建視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器為輔。使用會(huì)議系統(tǒng)的單位涉及公司總部（部門）、公司所屬各單位。視頻會(huì)議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)省、便利辦公的有效方式，各單位應(yīng)主動(dòng)運(yùn)用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開會(huì)議、組織講座和培訓(xùn)等，充足發(fā)揮其效能。公司辦公室是公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理部門，公司公司發(fā)展部信息中心為公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門。公司所屬各單位應(yīng)明確視頻會(huì)議系統(tǒng)的具體管理部門及其職責(zé)，并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員。各單位的每個(gè)部門都必須要有2名以上的人員（下列稱視頻會(huì)議系統(tǒng)協(xié)助員）能夠純熟使用視頻會(huì)議系統(tǒng)，并能夠進(jìn)行簡(jiǎn)樸的故障排除。視頻會(huì)議的日常操作及保養(yǎng)按照《視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范》(附件1)的規(guī)定進(jìn)行。會(huì)議發(fā)起單位申請(qǐng)使用公司總部視頻會(huì)議系統(tǒng)須經(jīng)公司辦公室同意，按下列程序辦理。會(huì)議發(fā)起單位（部門）提前2個(gè)以上工作日在協(xié)同辦公平臺(tái)的會(huì)議管理申請(qǐng)會(huì)議室。視頻會(huì)議的聯(lián)調(diào)工作，重要涉及音頻、視頻和幻燈片準(zhǔn)備等，由召開會(huì)議的單位（部門）負(fù)責(zé)，信息化管理部門提供必要的協(xié)助；除了總部發(fā)起的會(huì)議外，各單位使用公司自建視頻會(huì)議系統(tǒng)，應(yīng)提前申請(qǐng)，以免沖突；緊急狀況下，會(huì)議發(fā)起單位可先將視頻會(huì)議有關(guān)信息告知公司辦公室和信息中心，并在會(huì)后補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。會(huì)議期間故障解決如分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議終端出現(xiàn)故障，分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員應(yīng)盡快予以排除，并避免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。系統(tǒng)管理員應(yīng)具體統(tǒng)計(jì)故障解決狀況；如租用的視頻會(huì)議系統(tǒng)出現(xiàn)故障，主會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)告知各分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員改用公司自建視頻會(huì)議系統(tǒng)。會(huì)議發(fā)起單位召開視頻會(huì)議前，必須在協(xié)同平臺(tái)的會(huì)議管理中發(fā)出視頻會(huì)議告知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、聯(lián)調(diào)時(shí)間、會(huì)議議程和會(huì)議規(guī)定等內(nèi)容，并提前告知信息化管理部門。會(huì)議發(fā)起單位如有電子報(bào)告材料演示，必須在會(huì)議前做優(yōu)化解決，并使用視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試；在會(huì)議開始前十分鐘自行將材料上載到視頻服務(wù)器，以防視頻會(huì)議系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定現(xiàn)象，影響會(huì)議正常進(jìn)行。電子報(bào)告材料內(nèi)容規(guī)定格式簡(jiǎn)潔，嚴(yán)禁使用與會(huì)議無(wú)關(guān)的圖片、視頻和語(yǔ)音資料，詳見《視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范》（附件1）。會(huì)前準(zhǔn)備主會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員應(yīng)在各分會(huì)場(chǎng)開始準(zhǔn)備前檢查和調(diào)節(jié)會(huì)議室燈光、音響狀態(tài)，進(jìn)入值機(jī)狀態(tài)；視頻會(huì)議開始前，會(huì)議主辦及承接單位必須派人到主會(huì)場(chǎng)做好會(huì)務(wù)安排和協(xié)調(diào)工作，并全程參加聯(lián)調(diào)工作；各參會(huì)單位在接到會(huì)議告知后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議告知中的聯(lián)調(diào)時(shí)間安排及有關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時(shí)，各分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)協(xié)助員應(yīng)逐項(xiàng)檢查系統(tǒng)狀況與否符合會(huì)議規(guī)定。調(diào)試正常后不得變化視頻會(huì)議系統(tǒng)終端狀態(tài)；會(huì)議開始前一小時(shí)，各分會(huì)場(chǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)協(xié)助員應(yīng)達(dá)成工作崗位開始值機(jī)。主會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)協(xié)助員出示《視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)導(dǎo)播表》（附件2），并進(jìn)行會(huì)議試運(yùn)行。若會(huì)前10分鐘仍無(wú)法正常參加會(huì)議的分會(huì)場(chǎng)不得在公共會(huì)議室調(diào)試，須改用公司“自建視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器”為各單位設(shè)立的虛擬會(huì)議室自行調(diào)試；如召開緊急會(huì)議，各參會(huì)單位系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到告知后立刻達(dá)成主（分）會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)參加聯(lián)調(diào)，確保系統(tǒng)盡快進(jìn)入正常運(yùn)行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立刻開始值機(jī)。會(huì)議期間各參會(huì)單位應(yīng)在會(huì)場(chǎng)的明顯位置設(shè)立本單位的名稱標(biāo)牌，重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo)；各單位應(yīng)確保會(huì)議期間會(huì)議室的燈光、音響狀況良好；系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)系暢通，隨叫隨應(yīng)；視頻會(huì)議系統(tǒng)協(xié)助員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，及時(shí)切換會(huì)場(chǎng)畫面，隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，避免偏轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面；不得隨意播放與會(huì)議無(wú)關(guān)的音視頻信息；除視頻會(huì)議操作人員之外，無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入設(shè)備操作區(qū),不得操作與視頻會(huì)議有關(guān)的設(shè)備；各分會(huì)場(chǎng)不講話時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；參會(huì)人員應(yīng)避免隨意走動(dòng)。會(huì)議結(jié)束后，待主會(huì)場(chǎng)退出視頻會(huì)議系統(tǒng)后，各分會(huì)場(chǎng)方可關(guān)閉視頻會(huì)議系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)填寫《視頻會(huì)議效果統(tǒng)計(jì)表》（附件3），并報(bào)公司公司發(fā)展部信息中心。會(huì)議的文檔、錄音、錄像資料應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案規(guī)定妥善保存和解決，未經(jīng)會(huì)議、培訓(xùn)主辦部門領(lǐng)導(dǎo)同意，不得對(duì)外公布有關(guān)信息。各單位系統(tǒng)管理員應(yīng)定時(shí)對(duì)其視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行自檢，確保其正常穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)做好對(duì)系統(tǒng)協(xié)助員的培訓(xùn)和服務(wù)工作。公司總部系統(tǒng)管理員應(yīng)對(duì)自建視頻會(huì)議服務(wù)器定時(shí)升級(jí)修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，定時(shí)查殺病毒，確保服務(wù)器正常運(yùn)行。各單位應(yīng)明確視頻會(huì)議系統(tǒng)管理員，同時(shí)在視頻會(huì)議室設(shè)立值班電話。視頻會(huì)議系統(tǒng)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的姓名及聯(lián)系方式（涉及辦公電話、移動(dòng)電話、電子郵箱及視頻會(huì)議室電話）如發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)告知上級(jí)信息化主管部門。本方法由公司公司發(fā)展部負(fù)責(zé)解釋，各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際，參考本方法制訂本單位視頻會(huì)議管理方法。本方法自公布之日起施行。附件1：中交XXX工程局有限公司視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范準(zhǔn)備工作會(huì)前24小時(shí)檢查網(wǎng)絡(luò)，保持內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定暢通。根據(jù)深圳視高視頻會(huì)議系統(tǒng)的規(guī)定，視頻終端對(duì)本地區(qū)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商機(jī)房ping值不得不不大于10ms，持續(xù)ping值20次不得中斷。每100顧客10M網(wǎng)絡(luò)帶寬tcp總數(shù)不得不不大于1000，udp總數(shù)不得不不大于300。每顧客tcp數(shù)不得不不大于15，udp數(shù)不得不不大于5。不能達(dá)成上述規(guī)定的建議使用視頻會(huì)議專用網(wǎng)絡(luò)，專網(wǎng)專用，分會(huì)場(chǎng)最少2M帶寬，主會(huì)場(chǎng)最少4M帶寬。會(huì)前24小時(shí)內(nèi)必須升級(jí)殺毒軟件，并全盤殺毒；修復(fù)系統(tǒng)漏洞，去除全部惡評(píng)插件及其它無(wú)用插件，清理系統(tǒng)垃圾，清理使用痕跡。禁用殺毒軟件、視頻會(huì)議系統(tǒng)和輸入法以外的全部開機(jī)啟動(dòng)項(xiàng)。（規(guī)定必須安裝正版殺毒軟件）；各單位在召開視頻會(huì)議前1天，自行進(jìn)入指定“虛擬會(huì)議室”（下簡(jiǎn)稱會(huì)議室）進(jìn)行測(cè)試；會(huì)前30分鐘，各分會(huì)場(chǎng)需進(jìn)入指定會(huì)議室進(jìn)行會(huì)前的聯(lián)調(diào)測(cè)試；視頻會(huì)議系統(tǒng)調(diào)試完畢后，規(guī)定保持設(shè)立；幻燈片制作規(guī)定統(tǒng)一格式，可參考使用基本模版；內(nèi)容精練，段落清晰，小標(biāo)題能反映主題，能明示重點(diǎn)；有效運(yùn)用當(dāng)代化數(shù)理統(tǒng)計(jì)工具，充足用數(shù)據(jù)、圖表等反映管理工作、項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程、問(wèn)題及成果；插入的圖片要與主題內(nèi)容相符，嚴(yán)禁設(shè)立動(dòng)畫效果；幻燈片電子文檔控制在1兆以內(nèi)。主會(huì)場(chǎng)管理主屏幕顯示幻燈片、主持人和無(wú)幻燈資料的公司總部講話人；次屏幕顯示公司所屬各單位分會(huì)場(chǎng)及所屬各單位講話人；會(huì)議采用“集中管理模式”，方便有效地控制會(huì)議的進(jìn)程；會(huì)議由主會(huì)場(chǎng)主持人根據(jù)會(huì)議議程提示會(huì)議協(xié)助員進(jìn)行控制操作；會(huì)議室管理員可對(duì)分會(huì)場(chǎng)指定講話人講話（設(shè)立主席）和取消講話（取消主席）；視頻區(qū)設(shè)定顯示9分頻圖像或16分頻圖像，不要同時(shí)顯示25分頻及以上圖像。分會(huì)場(chǎng)管理與會(huì)人員集中前排就座，領(lǐng)導(dǎo)班子組員集中于中間位置，攝像效果盡量覆蓋整體會(huì)場(chǎng)，并隨著會(huì)議議程突出中心位置或講話人；會(huì)場(chǎng)應(yīng)安裝兩個(gè)攝像頭，設(shè)立兩個(gè)視頻終端，分別顯示幻燈片和講話人；會(huì)議期間嚴(yán)禁隨意關(guān)閉和移動(dòng)攝像頭；為了確保主會(huì)場(chǎng)和講話分會(huì)場(chǎng)的音頻、視頻質(zhì)量，減輕視頻會(huì)議服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的負(fù)荷，規(guī)定只保存主會(huì)場(chǎng)和講話分會(huì)場(chǎng)的視頻圖像（本地圖像已在窗口左下方顯示），關(guān)閉其它旁聽分會(huì)場(chǎng)視頻圖像；講話方分會(huì)場(chǎng)主持人應(yīng)根據(jù)本方講話人的方位提示操作人員調(diào)節(jié)攝像頭方向，方便其它會(huì)場(chǎng)觀看；講話完畢，講話分會(huì)場(chǎng)應(yīng)告知主會(huì)場(chǎng)主持人，方便控制會(huì)議進(jìn)程；旁聽會(huì)議的分會(huì)場(chǎng)操作人員根據(jù)講話方的變更，即時(shí)關(guān)閉講話完畢的分會(huì)場(chǎng)視頻圖像，并切換顯示即將講話分會(huì)場(chǎng)的視頻圖像；各分會(huì)場(chǎng)在通過(guò)主會(huì)場(chǎng)同意的前提下，能夠“錄制會(huì)議”，未經(jīng)同意不得錄制會(huì)議。會(huì)議期間管理各分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)系暢通，隨叫隨應(yīng)；各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)在會(huì)場(chǎng)的明顯位置設(shè)立本單位的名稱標(biāo)牌，重要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)立桌簽；重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo)；在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，為避免互相影響，嚴(yán)禁分會(huì)場(chǎng)顯示與現(xiàn)在講話無(wú)關(guān)的其它旁聽會(huì)場(chǎng)視頻圖像；講話人在講話時(shí)，應(yīng)保持身體、話筒和語(yǔ)音的穩(wěn)定，不講話時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；“文字交流區(qū)”不得公布與會(huì)議無(wú)關(guān)的信息；不得隨意播放與會(huì)議無(wú)關(guān)的音視頻信息，避免使用遠(yuǎn)端攝像頭控制；各會(huì)場(chǎng)應(yīng)避免人員的頻繁走動(dòng)，參會(huì)人員應(yīng)正對(duì)攝像頭，保持坐姿端正，關(guān)閉手機(jī)或置于震動(dòng)狀態(tài)。日常保養(yǎng)嚴(yán)禁帶電插拔任何連接線、帶電清潔和維護(hù)設(shè)備；嚴(yán)禁用手轉(zhuǎn)動(dòng)攝像頭，嚴(yán)禁震動(dòng)和擠壓設(shè)備，特別是攝像頭；設(shè)備應(yīng)放置在固定位置，盡量避免移動(dòng)和插拔連接線；嚴(yán)禁隨意更改設(shè)備的系統(tǒng)設(shè)立；攝像頭使用完畢應(yīng)注意防塵；設(shè)備電源應(yīng)有接地端；視頻終端、攝像頭、主機(jī)、話筒、分頻器等要專用，并由專人管理。注意更換無(wú)線話筒、遙控器電池，長(zhǎng)久不用則應(yīng)取出電池。附件2:中交XXX工程局有限公司視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)導(dǎo)播表階段時(shí)間會(huì)議流程主會(huì)場(chǎng)設(shè)備規(guī)定分會(huì)場(chǎng)設(shè)備規(guī)定備注1會(huì)前l(fā)小時(shí)2會(huì)前10分鐘至?xí)h開始3會(huì)議期間會(huì)議進(jìn)行同上同上主持人畫面按次序的講話人名單是/否錄音錄像備注注：1：第2、3階段主辦單位視頻會(huì)議協(xié)助人員不得私自離開會(huì)議設(shè)備間。2：會(huì)議